Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Afeer 2023 (artikel 213a Gemeentewet) van de Gemeenschappelijke Regeling Afeer: ”Onderzoeks-verordening van de Gemeenschappelijke Regeling Afeer”.

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Afeer
Organisatietype	Regionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regeling	Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Afeer 2023 (artikel 213a Gemeentewet) van de Gemeenschappelijke Regeling Afeer: ”Onderzoeks-verordening van de Gemeenschappelijke Regeling Afeer”.
Citeertitel
Vastgesteld door	algemeen bestuur
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp	Doelmatigheid en doeltreffendheid Afeer

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 213a van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
10-07-2023			Nieuwe verordening	10-07-2023 bgr-2024-142	AB voorstel versie 1.02_def

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Afeer 2023 (artikel 213a Gemeentewet) van de Gemeenschappelijke Regeling Afeer: ”Onderzoeks-verordening van de Gemeenschappelijke Regeling Afeer”.

Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Afeer (hierna te benoemen Afeer) besluit:

gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 22 juni 2023

gelet op artikel 213a, eerste lid van de Gemeentewet tot de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Afeer (artikel 213a Gemeentewet) “Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid Afeer 2023”.

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

•
Doelmatigheid: de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en presentaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen;
•
Doeltreffendheid: de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

1.
Het Dagelijks Bestuur verricht periodiek onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur.
2.
Het Dagelijks Bestuur stelt aan de hand van de te actualiseren beleidsnota’s of specifiek thema’s gericht op de doelmatigheid en doeltreffendheid een onderzoeksplan vast.
3.
Het onderzoeksplan wordt jaarlijks als onderdeel van de reguliere planning & controlcyclus
geactualiseerd.

Artikel 3. Uitvoering, voortgang en bijstelling planning

1.
Ieder onderzoek start met een onderzoeksopzet die door het Dagelijks Bestuur wordt vastgesteld.
2.
Het Dagelijks Bestuur rapporteert in de paragraaf bedrijfsvoering van de bestuursrapportage en het jaarverslag van de programmaverantwoording over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid.
3.
Het Dagelijks Bestuur kan op grond van belangrijke actuele gebeurtenissen of omstandigheden van bijzondere aard het onderzoeksplan (tussentijds) aanpassen. Dit wordt opgenomen in de bestuursrapportage.

Artikel 4. Verslag en gevolgtrekking

1.
Uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een onderzoeksverslag. Het verslag bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbetering.
2.
Op basis van het verslag stelt het Dagelijks Bestuur indien nodig een plan van verbetering op.
3.
Het verslag van het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan het Algemeen Bestuur aangeboden.
4.
Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de borging en implementatie van de vastgestelde aanbevelingen.

Artikel 5. Inwerkingtreding

1.
De verordening treedt in werking met ingang van de dag na algemene bekendmaking hiervan.

Artikel 6. Citeertitel

1.
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam: “Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid Afeer 2023”.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur, gehouden op 10 juli 2023.

Toelichting

Artikel 2 Onderzoeksfrequentie

De onderzoeken naar doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de werkwijze van een organisatorische eenheid of een onderdeel daarvan waarbij de verhouding tussen de prestaties en/of de activiteiten en de hiervoor ingezette middelen (doelmatigheid) wordt onderzocht. Hierbij kan worden gekeken naar zowel de opzet als de daadwerkelijke uitvoering van de procesgang van organisatie-eenheden alsook de omvang van de organisatie-eenheid zelf. Zo worden beleidsnota’s in principe geëvalueerd in het jaar voorafgaand aan het actualiseren van de nieuwe beleidsnota’s. Die evaluatie kan uitgevoerd worden middels de aanpak en werkwijze van deze verordening. De bevindingen en aanbevelingen uit de evaluatie kunnen worden meegenomen in de nieuwe beleidsnota. Ook kan een specifieke thema als een 213A onderzoek worden gekwalificeerd. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting of beleidsnota’s geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma's omvatten of delen daarvan. In het onderzoeksplan worden de onderzoeken geselecteerd op basis van de volgende criteria:

•
actualiteit;
•
mogelijke risico's;
•
bestuurlijk belang.

Artikel 3 Uitvoering, voortgang en bijstelling planning

Het onderzoeksplan moet een beeld geven van de voorgenomen onderzoeken. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt in een plan van aanpak.

De onderzoeksopzet moet in ieder geval bevatten:

a.
het object van het onderzoek: een dusdanige omschrijving van het onderzoek dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is;
b.
de onderzoeksvraag;
c.
de methodiek van onderzoek: hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts);
d.
een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen;
e.
een inschatting van de benodigde middelen voor het te verrichten onderzoek;
f.
de inhoudsopgave van het onderzoeksverslag.

Een actuele gebeurtenis of een omstandigheid van bijzondere aard kan aanleiding zijn voor het Dagelijks Bestuur om het onderzoeksplan aan te passen. De reden van deze aanpassing moet door het Dagelijks Bestuur worden toegelicht in de bestuursrapportage. De bedrijfsvoeringparagraaf van de bestuurs-rapportages en het jaarverslag dient inzicht te geven over voortgang van de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 4 Verslag en gevolgtrekking

Elk verslag bevat minimaal een globale beschrijving van:

a.
het object van onderzoek;
b.
de reikwijdte van het onderzoek;
c.
de onderzoeksvraag;
d.
de onderzoekmethode(s);
e.
de doorlooptijd van het onderzoek;
f.
de wijze van uitvoering van het onderzoek;
g.
de onderzoeksresultaten;
h.
een analyse van de onderzoeksresultaten;
i.
aanbevelingen voor verbeteringen

Het onderzoeksverslag wordt besproken in het Directie overleg. Vervolgens wordt het onderzoeksverslag, ter vaststelling doorgestuurd naar het Dagelijks Bestuur. Na vaststelling worden de bevindingen en aanbevelingen opgenomen in een actielijst verbeterpunten. Periodiek wordt de stand van zaken van de actiepunten bij de betreffende afdelingshoofden opgehaald. Dit wordt voorgelegd aan de Algemeen directeur. De actiepunten met de status “Gereed” of “Vervallen” worden opgenomen in de Bedrijfsvoeringsrapportage. Deze Bedrijfsvoeringsrapportage wordt door de Algemeen directeur vastgesteld en vervolgens ter kennisname naar het Dagelijks Bestuur gestuurd. Op deze wijze is navolging van de aanbeveling uit het onderzoeksverslag geborgd.