CVDR71398_1Regeling budgetbeheer van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011nlregelingUtrechtse Heuvelrug2011-01-01Utrechtse HeuvelrugOnbekendRegeling budgetbeheer van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011Gemeentewet,Algemene wet bestuursrechtFinanciele verordening gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011Het Algemeen mandaat-, machtiging- en volmachtbesluit 2010college van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2010-08-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2011-01-012016-03-01nieuwe regelingOnbekendGeenRegeling budgetbeheer van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse HeuvelrugGelet op:De Gemeentewet;De Algemene wet bestuursrecht;De Financiële verordening van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011(art. 212
GW);Het Algemeen mandaat-, machtiging- en volmachtbesluit 2010 enHet Inkoopbeleid van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2009besluiten:vast te stellen de:Regeling budgetbeheer van de gemeente Utrechtse Heuvelrug
20111DefinitiesIn deze regeling wordt verstaan onder:Programma:Een programma is een samenhangend geheel van activiteiten en wordt,
financieel gezien, gevormd door de som van baten en lasten van de onder dat
programma vallende beleidsproducten.De raad stelt de begroting op programmaniveau vast en autoriseert het
college op dat niveau om de begroting uit te voeren.Beleidsproduct:Een beleidsproduct is een samenhangend geheel van activiteiten en wordt,
financieel gezien, gevormd door de som van baten en lasten van de onder dat
product vallende beheersproducten.Het college stelt de begroting op beleidsproductenniveau vast en mandateert
de uitvoering van de begroting op dat niveau aan de gemeentesecretaris. De
gemeentesecretaris mandateert de uitvoering van de begroting op
beleidsproductenniveau door aan de domeindirecteuren en de griffier.Beheersproduct:Een beheersproduct is een samenhangend geheel van activiteiten en wordt,
financieel gezien, gevormd door de som van baten en lasten van de onder dat
product vallende deelbudgetten.Op het niveau van beheersproducten wordt de uitvoering van de begroting door
de domeindirecteuren doorgemandateerd naar budgethouders.Verplichting:Een verplichting is een overeenkomst tot de levering van goederen- en / of
verlening van diensten aan- en / of door de gemeente, de aanneming van
werken voor- of door de gemeente, of de besteding van de voor subsidies,
gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde
bedragen.2Budget2Budget1.Een budget is een hoeveelheid middelen, die, op basis van de
(gewijzigde) programmabegroting, in de productenraming is uitgedrukt in
een taakstellend bedrag inclusief de daaraan verbonden
prestatie/doelstelling. Een budget kan betrekking hebben op de bij een
beleidsproduct, beheersproduct en/of (hulp)kostenplaats opgenomen
exploitatielasten en/of -baten, inclusief het (de) netto
investeringskrediet(en) die betrekking hebben op de daarin verwerkte
kapitaallasten.2.Over een budget kan worden beschikt als de door het college aangeboden
programmabegroting of wijziging daarvan is vastgesteld door de
raad.3Gemeentesecretaris1.De gemeentesecretaris wordt bij een afzonderlijk besluit door het
college gemandateerd voor de uitvoering van de
beleidsproductenraming.2.De gemeentesecretaris is verantwoording verschuldigd aan het college
voor het beheer van de toegewezen budgetten.4Hoofdbudgethouder1.De domeindirecteuren worden bij het vaststellen van de productenraming
uit hoofde van hun functie aangewezen als hoofdbudgethouders van de
budgetten die in de (gewijzigde) productenraming zijn opgenomen voor de
door zijn/haar sector te leveren prestaties.2.De griffier wordt bij het vaststellen van de productenraming uit hoofde
van zijn/haar functie aangewezen als hoofdbudgethouder van de budgetten
die in de (gewijzigde) productenraming zijn opgenomen voor de door de
griffie, gemeenteraad(scommissies) en rekenkamercommissie te leveren
prestaties3.Van budgetten waarvoor geen hoofdbudgethouder is aangewezen is de
gemeentesecretaris tevens hoofdbudgethouder.4.Een hoofdbudgethouder is verantwoording verschuldigd aan de
gemeentesecretaris voor het beheer van de aan hem/haar toegewezen
budgetten.5.Een hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor de aanwijzing van
budgethouders en voor het zover mogelijk doormandateren van de budgetten
naar budgetbeheerders.5Budgethouder1.Een budgethouder is een door de hoofdbudgethouder schriftelijk
aangewezen ambtenaar die, uit hoofde van zijn functie, verantwoordelijk
is voor de budgetten voor de door zijn/haar organisatieonderdeel, of
projectorganisatie, te leveren prestaties. In beginsel zijn dit de
afdelingshoofden en projectleiders.2.De aanwijzing van een budgethouder vindt plaats bij het samenstellen van
de beheersbegroting en de lijst van voorgenomen investeringen.3.Van budgetten waarvoor een hoofdbudgethouder geen budgethouder aanwijst,
is de hoofdbudgethouder tevens budgethouder.4.Tussentijdse aanwijzing of wijziging van een budgethouder gebeurt via
een afzonderlijk besluit van de hoofdbudgethouder. Dit besluit wordt
schriftelijk ter kennis gebracht van de gemeentesecretaris.5.Een budgethouder is verantwoording verschuldigd aan de hoofdbudgethouder
voor het beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten.6.De koppeling van budgethouders aan producten/investeringen/projecten
wordt door de afdeling financiën en belastingen in een register
vastgelegd.6Budgetbeheerder6Budgetbeheerder1.Een budgetbeheerder is een door de budgethouder op naam aangewezen
ambtenaar, die belast is met het beheer van (deel)budgetten. De
hoofdbudgethouder wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de
budgetbeheerders en door hen te beheren budgetten.2.De aanwijzing van een budgetbeheerder vindt plaats bij het samenstellen
van de beheersbegroting en de lijst van voorgenomen investeringen.3.Voor budgetten waarvoor een budgethouder geen budgetbeheerder aanwijst,
is de budgethouder tevens budgetbeheerder.4.Tussentijdse aanwijzing of wijziging van een budgetbeheerder gebeurt via
een afzonderlijk besluit van de budgethouder. Dit besluit wordt
schriftelijk ter kennis gebracht van de hoofdbudgethouder en van de
afdeling financiën en belastingen.5.Een budgetbeheerder is verantwoording verschuldigd aan de budgethouder
over het beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten.6.De koppeling van budgetbeheerders aan budgetten wordt door de afdeling
financiën en belastingen in een register vastgelegd.7Plichten1.De gemeentesecretaris verstrekt het college jaarlijks een raming van de
middelen die hij/zij ten behoeve van het volgende begrotingsjaar voor de
te leveren prestaties nodig acht. Daarbij geeft hij/zij een financiële
vertaling van de voorgenomen activiteiten en de daarbij behorende inzet
van middelen (zoals personeel, huisvesting, automatisering, materieel
e.d.). Hij/zij geeft daarbij tevens aan welke ontwikkelingen hij/zij met
betrekking tot de budgetten in de drie jaren na het volgende
begrotingsjaar verwacht. Hij/zij houdt daarbij rekening met de door de
raad via de kadernota vastgestelde begrotingsrichtlijnen en met eerdere
bestuurlijke besluitvorming, waaronder de structurele gevolgen van
tussentijdse rapportages.2.Bij de rapportages als bedoeld in de “Financiële verordening gemeente
Utrechtse Heuvelrug” legt de gemeentesecretaris tussentijds en bij de
jaarstukken definitief verantwoording af aan het college over de naar
zijn/haar inzicht relevante zaken met betrekking tot de toegewezen
budgetten en de daarmee te leveren/geleverde prestaties. De
gemeentesecretaris verstrekt de voor de verantwoording noodzakelijke
gegevens aan de afdeling financiën, die deze gegevens verwerkt in de
door deze afdeling op te stellen voorjaarsnota, najaarsnota en
jaarstukken van het betreffende begrotingsjaar.3.Als relevante zaken worden in ieder geval aangemerkt (verwachte)
afwijkingen van ten minste € 10.000, -- per kostenplaats, dan wel 10%
bij geraamde lasten en/of baten, (verwachte) bijstellingen van de te
realiseren prestaties en/of beoogde maatschappelijke effecten, evenals
(verwachte) afwijkingen ten opzichte van de (verwachte)
kostendekkingspercentages. De bij de afwijkingen en/of bijstellingen
gegeven toelichting dient inzicht te geven in de reden daarvan.4.Als afwijkingen in de rapportages leiden tot verhoging van of
verschuiving van budgetten tussen beleidsproducten, dan wel gevolgen
hebben voor de daaraan verbonden prestaties en/of beoogde
maatschappelijke effecten, dan legt de hoofdbudgethouder deze ter
goedkeuring voor aan het college.5.Zodra tussen twee rapportages duidelijkheid ontstaat over (dreigende)
afwijkingen die leiden tot verhoging van of verschuiving tussen
beleidsproducten van ten minste € 25.000,-- dan wel 10% bij geraamde
lasten en/of baten dan legt de hoofdbudgethouder dit zo spoedig mogelijk
ter goedkeuring voor aan het college.6.De budgetbeheerder voorziet de budgethouder en die op zijn/haar beurt de
hoofdbudgethouder en die op zijn/haar beurt de gemeentesecretaris van de
noodzakelijke gegevens ten behoeve van de op te stellen begroting,
verantwoordingsrapportages en het melden van (dreigende) tussentijdse
afwijkingen.7.De budgethouder/-beheerder dient gebruik te maken van de
verplichtingenadministratie.8Bevoegdheden8Bevoegdheden1.De hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder zijn onverminderd
het bepaalde in artikel 171 van de Gemeentewet bevoegd tot het aangaan
van overeenkomsten voor de levering van goederen, aanneming van werk
en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente. Bij
gebruikmaking van deze bevoegdheid worden de regels voor delegatie en
mandaat, de regels voor inkoop en aanbesteding en de hierna volgende
bepalingen in acht genomen.2.De hoofdbudgethouder is bevoegd om binnen een beleidsproduct en/of
(hulp)kostenplaats tussen budgetten en kostensoorten te schuiven als dat
nodig is voor het realiseren van de prestaties /doelstellingen.3.Een in het vorige lid bedoelde verschuiving wordt via het daarvoor
bestemde formulier voor verwerking in de administratie aangeboden aan de
afdeling financiën en belastingen.4.De budgethouder is bevoegd om binnen een beheersproduct en/of
(hulp)kostenplaats tussen budgetten en kostensoorten te schuiven als dat
nodig is voor het realiseren van de prestaties / doelstellingen.5.Een in het vorige lid bedoelde verschuiving wordt via het daarvoor
bestemde formulier voor verwerking in de administratie aangeboden aan de
afdeling financiën en belastingen.6.In het 2e en 4e lid bedoelde verschuivingen tussen
budgetten en kostensoorten zijn niet toegestaan:
als aan de budgetten en kostensoorten verplichtingen ten
grondslag liggen;
als budgetten van andere sectoren daardoor nadelig worden
beïnvloed;
9Aangaan van verplichtingen1.Verplichtingen met financiële gevolgen mogen slechts worden aangegaan
als het daarvoor bestemde budget (nog) toereikend is en het aangaan van
die verplichtingen direct verband houdt met de daaraan verbonden
prestaties.2.De budgetbeheerder legt aangegane verplichtingen zodanig vast dat hij /
zij inzicht houdt in het nog beschikbare budget.3.Een uitzondering op lid 1 kan worden gemaakt voor zaken met een zodanig
spoedeisend karakter dat uitstel daarvan leidt tot onaanvaardbare
(financiële) consequenties. De gemeentesecretaris besluit, nadat hij /
zij de hoofdbudgethouder heeft gehoord, of sprake is van een dergelijk
spoedeisend karakter en brengt het college daarvan zo spoedig mogelijk
op de hoogte.4.Voor het aangaan van financiële verplichtingen van meer dan € 50.000,--
heeft de budgetbeheerder toestemming nodig van de budgethouder en van
meer dan € 200.000,-- van de hoofdbudgethouder.5.De in het vorige lid genoemde toestemming blijkt mede doordat de
opdracht waarmee de verplichting wordt aangegaan is ondertekend door de
budgethouder, respectievelijk hoofdbudgethouder.6.Het aangaan van verplichtingen geschiedt conform het geldende
inkoopbeleid en de daarbij geldende (aanbestedings)regels.10Overhevelen van het budget naar volgende jaren1.Een exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende
jaar (de uitzondering is beschreven in lid 2). Budgetoverschotten en
–tekorten vallen in het rekeningsaldo van het betreffende jaar. De raad
bepaalt de aanwending van het rekeningsaldo.2.Overheveling van een exploitatiebudget naar het volgende jaar (t + 1) is
alleen mogelijk indien ten laste van het budget contractuele
verplichtingen zijn aangegaan en de levering van een goed of dienst in
het lopende jaar (t) heeft plaats gevonden.11Budgetbeheer van investeringskredieten1.Het restant van een investeringsbudget wordt overgeheveld naar het
volgende jaar. De budgethouder geeft aan wanneer het investeringsbudget
kan worden afgesloten.2.Indien een krediet wordt overschreden maakt de budgethouder hiervan
direct melding aan de verantwoordelijk portefeuillehouder en draagt zorg
voor het opstellen van een college- en raadsvoorstel waarin de
overschrijding wordt toegelicht en gevraagd wordt om een aanvullend
krediet beschikbaar te stellen. In dit voorstel dient tevens aangegeven
te worden waaruit de aanvullende kapitaallasten gedekt kunnen
worden.3.Het is niet toegestaan te “schuiven” tussen kredieten, cq een
overschrijding op een krediet “weg te strepen” tegen een onderschrijding
op een ander krediet. Het schuiven tussen kredieten leidt immers tot een
bijstelling van het investeringsplan en dat kan niet zonder dat de raad
daarvoor toestemming geeft.4.In algemene zin geldt dat kredieten waarop nog geen uitgaven zijn
verantwoord en die ouder zijn dan twee jaar worden afgesloten, tenzij
gemotiveerd kan worden aangegeven waarom een investering nog niet in
uitvoering is genomen.12Financiële administratie en betaling en inning van gelden1.De budgethouder is verantwoordelijk voor de controle, accordering en
codering van een ingekomen factuur en voor een tijdige aanlevering van
gegevens ten behoeve van uitgaande facturen.2 De afdeling Financiën voert de financiële administratie voor de gehele
organisatie en is tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van de betaling
en inning van gelden.
De afdeling Financiën verstrekt de hoofdbudgethouders, budgethouders
en budgetbeheerders de door hen nodig geachte informatie voor het
beheren en beheersen van hun budgetten.
De hoofdbudgethouders, de budgethouders en de budgetbeheerders
verstrekken de afdeling Financiën alle gegevens en stukken, die voor
een juiste uitoefening van haar taak nodig zijn.
13InwerkingtredingDe regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2011.14CiteerartikelDeze regeling kan worden aangehaald onder de naam “Regeling budgetbeheer
gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011”.Doorn, 24 augustus 2010,de secretaris, de burgemeester,drs. T.P. van der Steen G.F. NaafsToelichting op de Regeling budgetbeheer gemeente Utrechtse
HeuvelrugAlgemeenHet dagelijkse bestuur en daaruit voortvloeiend het financiële beheer van de
gemeente berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Uit dien
hoofde is het college verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting (op
programmaniveau) en tot het aangaan van overeenkomsten met derden voor aan en /
of door de gemeente te leveren goederen en diensten.Om de ambtelijke organisatie in staat te stellen productgericht te kunnen werken
draagt het college genoemde verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de
begroting op beleidsproductenniveau en de genoemde bevoegdheden op basis van een
bestuursrechtelijke mandaatverlening geheel c.q. gedeeltelijk (verbonden aan
voorwaarden) over aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris.De algemeen directeur / gemeentesecretaris wijst bij een afzonderlijk besluit de
domeindirecteuren aan als hoofdbudgethouders van de budgetten die in de
(gewijzigde) productenraming zijn opgenomen voor de door zijn / haar sector te
leveren prestaties;De griffier aan als hoofdbudgethouder van de budgetten die in de (gewijzigde)
productenraming zijn opgenomen voor de door de griffie te leveren
prestatiesOp zijn / haar beurt kan een hoofdbudgethouder weer budgethouders aanwijzen en
die op hun beurt weer budgetbeheerders.Budgetteren is het stellen van taken waarbij te leveren prestaties worden
gekoppeld aan daarvoor beschikbaar gestelde budgetten. Zoals hiervoor al genoemd
wordt de ambtelijke organisatie daardoor in staat gesteld om productgericht te
werken. Budgetteren bevordert daarnaast:Een doelmatige aanwending van schaarse (geld)middelen;Het stimuleren van kostenbewustheid;Het stimuleren van kostenbeheersing;Een omslag van het denken in de organisatie van input (hoeveel geld wordt er in
gestopt) naar output (welke prestaties worden gerealiseerd conform de
doelstelling).Voor een goede uitvoering van het budgetteringssysteem is het van belang dat
bestuurders en de ambtelijke organisatie er voor zorgen, dat doelstellingen en
prestaties duidelijk omschreven zijn en dat de budgetten zo goed mogelijk zijn
onderbouwd. Dit is ook van belang voor het goed kunnen afleggen van
verantwoording via tussentijdse rapportages en de jaarstukken. De opgestelde regeling sluit aan bij het voor de organisatie gekozen
sectorenmodel, is afgestemd op productgericht en doelmatig werken en is, hoewel
ook de hoofdbudgethouders, de budgethouders en de budgetbeheerders daarin worden
genoemd, vooral bedoeld om de relatie tussen het college en de algemeen
directeur / gemeentesecretaris vast te leggen.Artikel 1In dit artikel worden onder meer de in de regeling gehanteerde begrippen
programma, beleidsproduct en beheersproduct nader gedefinieerd. Daaruit blijkt
duidelijk dat de verantwoordelijkheid op programmaniveau bij het college ligt,
de verantwoordelijkheid op beleidsproductenniveau bij de algemeen directeur /
gemeentesecretaris, die dat weer doormandateert naar de hoofdbudgethouders, en
de verantwoordelijkheid op beheersproductenniveau bij de budgethouders.Daarnaast worden de begrippen verplichting en organisatie-eenheid
omschreven. Artikel 2In dit artikel wordt beschreven wat onder een budget moet worden verstaan en
wanneer daarover kan worden beschikt.Budgetten hebben een belangrijke functie bij:Het vaststellen wat men wil bereiken; Het mandateren van bevoegdheden en verantwoordelijkheden;Het machtigen tot het doen van uitgaven en genereren van inkomsten; De controle en verantwoording. Artikel 3In dit artikel wordt geregeld dat de algemeen directeur / gemeentesecretaris
door het college wordt gemandateerd voor de uitvoering van de
beleidsproductenraming.Hiervoor is gekozen omdat de eindverantwoordelijkheid van het integrale
management van de totale gemeentelijke organisatie aan hem / haar is opgedragen.
Onder integraal management wordt tevens gerekend het realiseren van de
prestaties en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen
middelen.Hierbij is trouwens uitdrukkelijk sprake van mandaat in plaats van delegatie om
de politieke verantwoordelijkheid van het college tot uitdrukking te
brengen.Artikel 4In dit artikel wordt geregeld welke functionarissen als hoofdbudgethouders
worden aangewezen en waarvoor zij verantwoordelijk zijn.Voor het aanwijzen van de domeindirecteuren en de griffier als
hoofdbudgethouders is gekozen omdat aan hen het integrale management van een
organisatie-eenheid is opgedragen. Met andere woorden: zij vormen de leiding van een ambtelijke organisatie-eenheid
en zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de beheersbegroting.Artikel 5In dit artikel wordt geregeld welke functionarissen in beginsel als
budgethouders worden aangewezen en waarvoor zij verantwoordelijk zijn.Voor het in beginsel aanwijzen van de afdelingshoofden/projectleiders als
budgethouders is gekozen omdat aan hen het integrale management van een deel van
een organisatie-eenheid is opgedragen. Ze worden door de hoofdbudgethouder
aangewezen om namens hem / haar een deel van het budget te beheren en te
beheersen.Artikel 6De budgethouder kan het mandaat lager in de organisatie brengen, door het
aanwijzen van budgetbeheerders. Een budgetbeheerder hoeft niet per definitie in
een hiërarchische verhouding tot de hoofdbudgethouder en de budgethouder te
staan.Artikel 7Dit artikel regelt de plichten van vooral de algemeen directeur /
gemeentesecretaris. Van belang daarbij zijn vooral de aan te leveren gegevens
voor de begroting en het tussentijds bij rapportages en definitief bij de
jaarstukken afleggen van verantwoording aan het college. Het college kan dan ook
vaststellen of de doelen zijn gehaald en of dat is gebeurd met inzet van zo
weinig mogelijk middelen.In dit artikel is tevens het verplichte gebruik van de
verplichtingenadministratie opgenomen.Artikel 8Dit artikel geeft (begrensd) de bevoegdheid verplichtingen aan te gaan en het
(eenmalig) mogen schuiven tussen budgetten en kostensoorten. Als bijvoorbeeld
eigen personeel ziek wordt of vertrekt moet het mogelijk zijn binnen het budget
een derde in te huren. Verder vermeldt dit artikel de regels die bij het
uitoefenen van deze bevoegdheden in acht genomen moeten worden.Artikel 9In dit artikel wordt de bevoegdheid van de budgetbeheerder en de budgethouder om
verplichtingen aan te gaan door maximumbedragen begrensd.Er wordt ook geregeld dat de toestemming van de budgethouder en de
hoofdbudgethouder blijkt uit het door hem / haar medeparaferen van de daarop
betrekking hebbende te verzenden en ontvangen facturen.Ten behoeve van de controle daarop zal een parafenlijst worden
samengesteld.Artikel 10Op grond van dit artikel is de afdeling Financiën verantwoordelijk voor het
voeren van de financiële administratie en de uitvoering van de betaling en
inning van gelden.Daarnaast wordt in dit artikel geregeld welke gegevens en stukken aan de
afdeling Financiën moeten worden verstrekt.