Organisatie | Utrechtse Heuvelrug |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling budgetbeheer van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011 |
Citeertitel | Regeling budgetbeheer van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2011 | nieuwe regeling | 24-08-2010 Onbekend | Onbekend |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrechtse Heuvelrug
De Algemene wet bestuursrecht;
De Financiële verordening van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011(art. 212 GW);
Het Algemeen mandaat-, machtiging- en volmachtbesluit 2010 en
Het Inkoopbeleid van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2009
Regeling budgetbeheer van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011
In deze regeling wordt verstaan onder:
Een programma is een samenhangend geheel van activiteiten en wordt, financieel gezien, gevormd door de som van baten en lasten van de onder dat programma vallende beleidsproducten.
De raad stelt de begroting op programmaniveau vast en autoriseert het college op dat niveau om de begroting uit te voeren.
Een beleidsproduct is een samenhangend geheel van activiteiten en wordt, financieel gezien, gevormd door de som van baten en lasten van de onder dat product vallende beheersproducten.
Het college stelt de begroting op beleidsproductenniveau vast en mandateert de uitvoering van de begroting op dat niveau aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris mandateert de uitvoering van de begroting op beleidsproductenniveau door aan de domeindirecteuren en de griffier.
Een beheersproduct is een samenhangend geheel van activiteiten en wordt, financieel gezien, gevormd door de som van baten en lasten van de onder dat product vallende deelbudgetten.
Op het niveau van beheersproducten wordt de uitvoering van de begroting door de domeindirecteuren doorgemandateerd naar budgethouders.
Een verplichting is een overeenkomst tot de levering van goederen- en / of verlening van diensten aan- en / of door de gemeente, de aanneming van werken voor- of door de gemeente, of de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.
Een budget is een hoeveelheid middelen, die, op basis van de (gewijzigde) programmabegroting, in de productenraming is uitgedrukt in een taakstellend bedrag inclusief de daaraan verbonden prestatie/doelstelling. Een budget kan betrekking hebben op de bij een beleidsproduct, beheersproduct en/of (hulp)kostenplaats opgenomen exploitatielasten en/of -baten, inclusief het (de) netto investeringskrediet(en) die betrekking hebben op de daarin verwerkte kapitaallasten.
Een budgethouder is een door de hoofdbudgethouder schriftelijk aangewezen ambtenaar die, uit hoofde van zijn functie, verantwoordelijk is voor de budgetten voor de door zijn/haar organisatieonderdeel, of projectorganisatie, te leveren prestaties. In beginsel zijn dit de afdelingshoofden en projectleiders.
De gemeentesecretaris verstrekt het college jaarlijks een raming van de middelen die hij/zij ten behoeve van het volgende begrotingsjaar voor de te leveren prestaties nodig acht. Daarbij geeft hij/zij een financiële vertaling van de voorgenomen activiteiten en de daarbij behorende inzet van middelen (zoals personeel, huisvesting, automatisering, materieel e.d.). Hij/zij geeft daarbij tevens aan welke ontwikkelingen hij/zij met betrekking tot de budgetten in de drie jaren na het volgende begrotingsjaar verwacht. Hij/zij houdt daarbij rekening met de door de raad via de kadernota vastgestelde begrotingsrichtlijnen en met eerdere bestuurlijke besluitvorming, waaronder de structurele gevolgen van tussentijdse rapportages.
Bij de rapportages als bedoeld in de “Financiële verordening gemeente Utrechtse Heuvelrug” legt de gemeentesecretaris tussentijds en bij de jaarstukken definitief verantwoording af aan het college over de naar zijn/haar inzicht relevante zaken met betrekking tot de toegewezen budgetten en de daarmee te leveren/geleverde prestaties. De gemeentesecretaris verstrekt de voor de verantwoording noodzakelijke gegevens aan de afdeling financiën, die deze gegevens verwerkt in de door deze afdeling op te stellen voorjaarsnota, najaarsnota en jaarstukken van het betreffende begrotingsjaar.
Als relevante zaken worden in ieder geval aangemerkt (verwachte) afwijkingen van ten minste € 10.000, -- per kostenplaats, dan wel 10% bij geraamde lasten en/of baten, (verwachte) bijstellingen van de te realiseren prestaties en/of beoogde maatschappelijke effecten, evenals (verwachte) afwijkingen ten opzichte van de (verwachte) kostendekkingspercentages. De bij de afwijkingen en/of bijstellingen gegeven toelichting dient inzicht te geven in de reden daarvan.
Zodra tussen twee rapportages duidelijkheid ontstaat over (dreigende) afwijkingen die leiden tot verhoging van of verschuiving tussen beleidsproducten van ten minste € 25.000,-- dan wel 10% bij geraamde lasten en/of baten dan legt de hoofdbudgethouder dit zo spoedig mogelijk ter goedkeuring voor aan het college.
De hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder zijn onverminderd het bepaalde in artikel 171 van de Gemeentewet bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten voor de levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid worden de regels voor delegatie en mandaat, de regels voor inkoop en aanbesteding en de hierna volgende bepalingen in acht genomen.
Artikel 9 Aangaan van verplichtingen
Een uitzondering op lid 1 kan worden gemaakt voor zaken met een zodanig spoedeisend karakter dat uitstel daarvan leidt tot onaanvaardbare (financiële) consequenties. De gemeentesecretaris besluit, nadat hij / zij de hoofdbudgethouder heeft gehoord, of sprake is van een dergelijk spoedeisend karakter en brengt het college daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte.
Artikel 11 Budgetbeheer van investeringskredieten
Indien een krediet wordt overschreden maakt de budgethouder hiervan direct melding aan de verantwoordelijk portefeuillehouder en draagt zorg voor het opstellen van een college- en raadsvoorstel waarin de overschrijding wordt toegelicht en gevraagd wordt om een aanvullend krediet beschikbaar te stellen. In dit voorstel dient tevens aangegeven te worden waaruit de aanvullende kapitaallasten gedekt kunnen worden.
Het is niet toegestaan te “schuiven” tussen kredieten, cq een overschrijding op een krediet “weg te strepen” tegen een onderschrijding op een ander krediet. Het schuiven tussen kredieten leidt immers tot een bijstelling van het investeringsplan en dat kan niet zonder dat de raad daarvoor toestemming geeft.
Artikel 12 Financiële administratie en betaling en inning van gelden
1.De budgethouder is verantwoordelijk voor de controle, accordering en codering van een ingekomen factuur en voor een tijdige aanlevering van gegevens ten behoeve van uitgaande facturen.
2 De afdeling Financiën voert de financiële administratie voor de gehele organisatie en is tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van de betaling en inning van gelden.
Toelichting op de Regeling budgetbeheer gemeente Utrechtse Heuvelrug
Het dagelijkse bestuur en daaruit voortvloeiend het financiële beheer van de gemeente berusten bij het college van burgemeester en wethouders. Uit dien hoofde is het college verantwoordelijk voor de uitvoering van de begroting (op programmaniveau) en tot het aangaan van overeenkomsten met derden voor aan en / of door de gemeente te leveren goederen en diensten.
Om de ambtelijke organisatie in staat te stellen productgericht te kunnen werken draagt het college genoemde verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting op beleidsproductenniveau en de genoemde bevoegdheden op basis van een bestuursrechtelijke mandaatverlening geheel c.q. gedeeltelijk (verbonden aan voorwaarden) over aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris.
De algemeen directeur / gemeentesecretaris wijst bij een afzonderlijk besluit de domeindirecteuren aan als hoofdbudgethouders van de budgetten die in de (gewijzigde) productenraming zijn opgenomen voor de door zijn / haar sector te leveren prestaties;
De griffier aan als hoofdbudgethouder van de budgetten die in de (gewijzigde) productenraming zijn opgenomen voor de door de griffie te leveren prestaties
Op zijn / haar beurt kan een hoofdbudgethouder weer budgethouders aanwijzen en die op hun beurt weer budgetbeheerders.
Budgetteren is het stellen van taken waarbij te leveren prestaties worden gekoppeld aan daarvoor beschikbaar gestelde budgetten. Zoals hiervoor al genoemd wordt de ambtelijke organisatie daardoor in staat gesteld om productgericht te werken. Budgetteren bevordert daarnaast:
Een doelmatige aanwending van schaarse (geld)middelen;
Het stimuleren van kostenbewustheid;
Het stimuleren van kostenbeheersing;
Een omslag van het denken in de organisatie van input (hoeveel geld wordt er in gestopt) naar output (welke prestaties worden gerealiseerd conform de doelstelling).
Voor een goede uitvoering van het budgetteringssysteem is het van belang dat bestuurders en de ambtelijke organisatie er voor zorgen, dat doelstellingen en prestaties duidelijk omschreven zijn en dat de budgetten zo goed mogelijk zijn onderbouwd. Dit is ook van belang voor het goed kunnen afleggen van verantwoording via tussentijdse rapportages en de jaarstukken.
De opgestelde regeling sluit aan bij het voor de organisatie gekozen sectorenmodel, is afgestemd op productgericht en doelmatig werken en is, hoewel ook de hoofdbudgethouders, de budgethouders en de budgetbeheerders daarin worden genoemd, vooral bedoeld om de relatie tussen het college en de algemeen directeur / gemeentesecretaris vast te leggen.
In dit artikel worden onder meer de in de regeling gehanteerde begrippen programma, beleidsproduct en beheersproduct nader gedefinieerd. Daaruit blijkt duidelijk dat de verantwoordelijkheid op programmaniveau bij het college ligt, de verantwoordelijkheid op beleidsproductenniveau bij de algemeen directeur / gemeentesecretaris, die dat weer doormandateert naar de hoofdbudgethouders, en de verantwoordelijkheid op beheersproductenniveau bij de budgethouders.
Daarnaast worden de begrippen verplichting en organisatie-eenheid omschreven.
In dit artikel wordt beschreven wat onder een budget moet worden verstaan en wanneer daarover kan worden beschikt.
Budgetten hebben een belangrijke functie bij:
Het vaststellen wat men wil bereiken;
Het mandateren van bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
Het machtigen tot het doen van uitgaven en genereren van inkomsten;
De controle en verantwoording.
In dit artikel wordt geregeld dat de algemeen directeur / gemeentesecretaris door het college wordt gemandateerd voor de uitvoering van de beleidsproductenraming.
Hiervoor is gekozen omdat de eindverantwoordelijkheid van het integrale management van de totale gemeentelijke organisatie aan hem / haar is opgedragen. Onder integraal management wordt tevens gerekend het realiseren van de prestaties en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.
Hierbij is trouwens uitdrukkelijk sprake van mandaat in plaats van delegatie om de politieke verantwoordelijkheid van het college tot uitdrukking te brengen.
In dit artikel wordt geregeld welke functionarissen als hoofdbudgethouders worden aangewezen en waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Voor het aanwijzen van de domeindirecteuren en de griffier als hoofdbudgethouders is gekozen omdat aan hen het integrale management van een organisatie-eenheid is opgedragen.
Met andere woorden: zij vormen de leiding van een ambtelijke organisatie-eenheid en zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de beheersbegroting.
In dit artikel wordt geregeld welke functionarissen in beginsel als budgethouders worden aangewezen en waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Voor het in beginsel aanwijzen van de afdelingshoofden/projectleiders als budgethouders is gekozen omdat aan hen het integrale management van een deel van een organisatie-eenheid is opgedragen. Ze worden door de hoofdbudgethouder aangewezen om namens hem / haar een deel van het budget te beheren en te beheersen.
De budgethouder kan het mandaat lager in de organisatie brengen, door het aanwijzen van budgetbeheerders. Een budgetbeheerder hoeft niet per definitie in een hiërarchische verhouding tot de hoofdbudgethouder en de budgethouder te staan.
Dit artikel regelt de plichten van vooral de algemeen directeur / gemeentesecretaris. Van belang daarbij zijn vooral de aan te leveren gegevens voor de begroting en het tussentijds bij rapportages en definitief bij de jaarstukken afleggen van verantwoording aan het college. Het college kan dan ook vaststellen of de doelen zijn gehaald en of dat is gebeurd met inzet van zo weinig mogelijk middelen.
In dit artikel is tevens het verplichte gebruik van de verplichtingenadministratie opgenomen.
Dit artikel geeft (begrensd) de bevoegdheid verplichtingen aan te gaan en het (eenmalig) mogen schuiven tussen budgetten en kostensoorten. Als bijvoorbeeld eigen personeel ziek wordt of vertrekt moet het mogelijk zijn binnen het budget een derde in te huren. Verder vermeldt dit artikel de regels die bij het uitoefenen van deze bevoegdheden in acht genomen moeten worden.
In dit artikel wordt de bevoegdheid van de budgetbeheerder en de budgethouder om verplichtingen aan te gaan door maximumbedragen begrensd.
Er wordt ook geregeld dat de toestemming van de budgethouder en de hoofdbudgethouder blijkt uit het door hem / haar medeparaferen van de daarop betrekking hebbende te verzenden en ontvangen facturen.
Ten behoeve van de controle daarop zal een parafenlijst worden samengesteld.
Op grond van dit artikel is de afdeling Financiën verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie en de uitvoering van de betaling en inning van gelden.
Daarnaast wordt in dit artikel geregeld welke gegevens en stukken aan de afdeling Financiën moeten worden verstrekt.