| Organisatie | Lansingerland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 Gemeente Lansingerland |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 Gemeente Lansingerland |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-01-2024 | nieuwe regeling | 09-01-2024 |
De gemeente Lansingerland spant zich in voor een verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Op deze manier besteden we de gemeenschapsgelden op een zo goed mogelijke manier en leggen we daar verantwoording over af.
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in onze gemeente plaatsvindt. De gemeente streeft bij de inkoop een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2).
Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, wil de gemeente continu bezig zijn de inkoopprocessen te verbeteren. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente en is gebaseerd op het VNG-model inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Daarnaast gaan we bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten:
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
2. Doelstellingen gemeente Lansingerland
De gemeente Lansingerland wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het collegeakkoord en de volgende doelstellingen realiseren:
a.De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid volgt de meest relevante wet- en regelgeving uit:
3.2 Algemene beginselen bij inkoop
a.Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De gemeente neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
b.Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
De gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat de ondernemers weten waar ze aan toe zijn en (landelijk gezien) niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.
De gemeente past bij de betreffende inkoop in ieder geval toe:
Specifiek voor de gemeente Lansingerland geldt:
Inkoop vindt plaats met inachtneming van het geldende ‘Besluit mandaat, ondermandaat, volmacht en machtiging’, uitgewerkt in het Mandaatregister Lansingerland. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
De gemeente streeft er naar geschillen in onderling overleg op te lossen en niet onnodig aan de rechter voor te leggen. De gemeente hanteert een laagdrempelige klachtenafhandeling. Indien de klacht niet naar tevredenheid van de ondernemer wordt opgelost dan kan deze zich wenden tot de Commissie van Aanbestedingsexperts of de rechter in kort geding.
4. Ethische en ideële uitgangspunten
a.De gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.
De gemeente heeft hoog in het vaandel staan dat diens bestuurders en ambtenaren integer handelen.
De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b.De gemeente contracteert enkel integere ondernemers.
De gemeente wil alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door toepassing van uitsluitingsgronden en het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen, zoals ook opgenomen is in het Bibob beleid van de gemeente.
Ook behoudt de gemeente zich het recht voor om ondernemers van diens aanbestedingen uit te sluiten op basis van prestaties uit het verleden (conform artikel 2.87 eerste lid, Aanbestedingswet 2012).
4.2 Duurzaam en sociaal inkopen
Voorop staat dat inkoop zoveel mogelijk maatschappelijke waarde oplevert voor de gemeente.
a.Bij inkopen neemt de gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht.
Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij inkopen. Met een goed inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (inkopen met impact). De gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij inkopen en aanbestedingen van werken, diensten en leveringen.
De gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil de gemeente een duurzaam beleid door ondernemers stimuleren. De gemeente vergroot de impact van MVI door het opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor MVI wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.
Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
De gemeente analyseert in de voorbereiding van aanbestedingsprocedures, welke maatschappelijke winst we (realistisch gezien) kunnen behalen. De gemeente promoot het in dialoog met de markt vóór (markt-consultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen.
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
b.De gemeente wil dat inkopen ook social return opleveren.
Social return is het principe dat ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De gemeente wil dat de inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij.
Bij inkopen en aanbestedingen kan worden gekozen voor sociale uitgangspunten en wordt nagedacht over de kansen die er zijn voor social return bij een specifiek werk of dienst en eventueel levering. De gemeente kan social return inzetten voor:
Uitgangspunt is dat social return in ieder geval wordt toegepast in aanbestedingstrajecten van werken en diensten met een raming van € 200.000,- of meer. De opdrachtnemer conformeert zich door in te schrijven op een aanbesteding aan het realiseren van bepaalde resultaten op basis van sociale contractvoorwaarden. Social return is daarbij een contractvoorwaarde.
Opdrachtnemers zetten in beginsel 5% van de aanneemsom, afhankelijk van de aard van de opdracht, in voor social return. In situaties waarbij aantoonbaar is dat toepassing van social return niet passend is dan wel het gestelde percentage disproportioneel is ofwel toepassing van de social return verplichting leidt tot marktverdringing, kan ervoor gekozen worden social return buiten de opdracht te houden dan wel het genoemde percentage van 5% naar beneden bij te stellen. Social return is altijd maatwerk. De adviseur SR wordt betrokken bij het vaststellen van het genoemde percentage en het maatwerk. Met de kennis van de Participatiewet, arbeidsmarkt en opleidingen zorgt de adviseur SR voor een social return contract dat haalbaar is voor ondernemer en winst oplevert voor alle partijen.
Er wordt uitvoering gegeven aan social return op basis van eigen Social Return Beleid. Dit is regionaal afgestemd met de arbeidsmarktregio Zuid-Holland Centraal en de arbeidsmarktregio Den Haag. De deelnemende gemeenten hanteren grotendeels dezelfde normen zoals de social return bouwblokken.
c.Inkopen draagt bij aan de Duurzame Ontwikkelingsdoelen van de VN.
Door MVI draagt de gemeente bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheids-opdrachten. MVI draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
a.Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door, indien mogelijk, een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product of de dienst-verlening en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a.De gemeente acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk.
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in de keuzes van de inkoop (waaronder de keuze voor opdrachtnemer) en contractanten, ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b.De gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
a.De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot discriminatie van ondernemers leidt.
De gemeente heeft bij het verlenen van haar opdrachten zoveel mogelijk oog voor de lokale economie. Zonder het belang van de meest optimale prijs-kwaliteitsverhouding uit het oog te verliezen, bevordert de gemeente waar mogelijk de kansen van lokale ondernemers om mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerte-aanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, houden we rekening met de lokale economie en lokale ondernemers. We voorkomen daarbij discriminatie. Ook laat de gemeente niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen liggen. Local sourcing kan bijdragen aan de doelmatig-heid van de inkoop.
b.De gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De gemeente houdt echter bij de inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf en zelfstandigen in het oog. Dit kan de gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder-aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
c.De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van MVI worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet 2012 biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale onder-nemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De gemeente kan dit inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan het scheppen van mogelijkheden binnen inkoop- en aanbestedingsprocedures voor bijvoorbeeld ’right to challenge’ en inkopen bij sociale ondernemingen.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat men oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente zal, met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de opdrachtnemers opereren. Een aanbesteding moet volgens de wet altijd zijn gebaseerd op de principes van EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving). Dit betekent dat altijd wordt ingekocht volgens de beste prijs-kwaliteitverhouding, laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit (levenscycluskosten) of laagste prijs 1 .
Het is voor de gemeente te allen tijde mogelijk een ‘hogere’ aanbestedingsvorm te kiezen dan de in onderstaande tabel beschreven aanbestedingsvorm.
In deze klasse wordt de opdracht gegund aan één partij die op basis van de objectieve criteria geselecteerd is om een offerte in te dienen. Bij de selectie worden eerst de lokale mogelijkheden onderzocht. | |||
Voor inkopen in deze klasse worden minimaal 3 en in de regel maximaal 5 offertes opgevraagd. Bij 3 offertes wordt minimaal 1 en bij 5 offertes of meer worden minimaal 2 lokale ondernemer(s) (gevestigd te Lansingerland) uitgenodigd voor het doen van een offerte. Van deze verplichting kan alleen afgeweken worden als:
| |||
Een nationale aanbesteding wordt algemeen bekend gemaakt via www.tenderned.nl waarbij een ieder kan inschrijven. Tevens heeft de gemeente de mogelijkheid de opdracht op een aanvullende manier openbaar te maken: dit kan een melding op de eigen internetsite, plaatsing in een lokale/regionale krant, vakblad, etc. zijn. | |||
Bij inkopen van SAS-diensten met een contract-waarde onder het drempelbedrag doorloopt de gemeente de best passende procedure gelet op het voorwerp van de opdracht en het karakter van de markt. | |||
Bij inkopen van diensten en leveringen met een contractwaarde boven het drempelbedrag is een overheidsinstelling verplicht een Europese aanbesteding uit te voeren. Dit is een procedure volgens op Europees niveau vastgestelde richt-lijnen die digitaal wordt gepubliceerd op TenderNed en waar in principe alle hiervoor in aanmerking komende (Europese) ondernemers kunnen inschrijven. | |||
Bij inkopen van SAS-diensten met een contract-waarde boven het drempelbedrag geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. De keuze van de aanbestedingsprocedure is vaak een vereenvoudigde (grotendeels zelf ingerichte) aanbestedingsprocedure (de SAS-procedure). | |||
* Europees vastgestelde drempelbedragen waarboven de Aanbestedingswet 2012 moet worden toegepast. Drempelbedragen worden tweejaarlijks vastgesteld. In 2023 gelden de volgende drempels:
** Een volledig overzicht van de sociale en andere specifieke diensten is opgenomen in bijlage XIV van Richtlijn 2014/24/EU.
*** Indien er sprake is van grensoverschrijdend belang bij de opdracht is het altijd noodzakelijk te kiezen voor een Europese procedure, ook al is de geraamde waarde lager dan de Europese drempel.
5.7 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil niet het risico lopen dat de verplichtingen die worden aangegaan niet kunnen worden nagekomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. Organisatorische uitgangspunten
In dit hoofdstuk bespreken we kort het inkoopproces en de verschillende taken en bevoegdheden van de betrokken functionarissen.
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Onderstaande afbeelding geeft het cyclische inkoopproces weer.
Binnen het inkoopproces zijn verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden te onderscheiden. Het is belangrijk om deze rollen en verantwoordelijkheden goed vast te leggen. Hiervoor wordt het zogenaamde RACI-model gebruikt.
Om inkoopprocessen zorgvuldig te doorlopen, heeft de gemeente de fasen van het inkoopproces vertaald naar handzame factsheets met daarin de te nemen stappen per inkoopprocedure.
Daarnaast werkt de organisatie met o.a. modelleidraden, modelovereenkomsten, het startdocument en de checklijst inkoopdossier ter ondersteuning van inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Het college van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor het opstellen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.
6.3 Decentrale inkooporganisatie
Binnen de gemeente is sprake van een decentrale inkooporganisatie. Dit betekent dat ieder domein/team verantwoordelijk is voor haar eigen inkooptrajecten, -beslissingen en -resultaten. De (complexe) wet- en regelgeving omtrent inkoop en aanbesteden en (strenge) controle op naleving maakt dat er behoefte is aan specifieke kennis op dit gebied. Dit is belegd bij cluster Inkoop. Kort gezegd houdt cluster inkoop zich bezig met adviseren, faciliteren en professionaliseren van de inkoopfunctie binnen de organisatie.
Uit het decentrale inkoopmodel volgt ook dat het contractbeheer en –management decentraal is belegd.
Met goed contractbeheer en –management stuurt de gemeente erop dat alle partijen bij een overeenkomst volledig voldoen aan hun verplichtingen. Doel is dat wordt voldaan aan de operationele doelstellingen van het contract en de doelstellingen van de gemeente. Ook draagt het bij aan risicobeheersing op organisatorisch, financieel en juridisch gebied. De inkoopadviseurs faciliteren en adviseren in contractbeheer en –management.
Met een wijziging van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 wordt het aanbesteden van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning eenvoudiger. Gemeenten hoeven met deze wetswijziging in aanbestedingsprocedures niet langer te kiezen voor de aanbieder met de ‘economisch meest voordelige inschrijving’ (emvi-criterium). (Oktober 2022)