Organisatie | Best |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financiële verordening 2023 |
Citeertitel | Financiële verordening Best 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Financiële verordening 2022.
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
12-01-2024 | nieuwe regeling | 11-12-2023 | BL23-15224 |
gezien het voorstel van Burgemeester en wethouders van 24 oktober 2023 (IN23-02396);
gelet op artikel 189 van de Gemeentewet en artikel 43 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
de Financiële verordening 2023 gewijzigd vast te stellen per 1 januari 2024, met inachtneming van de volgende wijziging:
Artikel 5, lid 3: toevoegen het woord ‘incidentele’: “Voor niet in de begroting opgenomen incidentele exploitatielasten van maximaal € 100.000 kan het college zonder voorafgaande autorisatie van de raad zelfstandig verplichtingen aangaan.”
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Deze verordening verstaat onder:
Bbv: het Besluit begroting en verantwoording voor provincies en gemeenten;
afdeling: de organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen verantwoordelijkheid, toegekend door het college op grond van artikel 160 lid 1c van de Gemeentewet;
programma: een samenhangend geheel van activiteiten waarbij de doelstellingen, in het bijzonder de beoogde maatschappelijke effecten zijn beschreven;
taakvelden: een samenvattend geheel van taken en activiteiten onder een programma, volgens het taakveldenoverzicht zoals opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording (Bbv) voor provincies en gemeenten;
taakveldenraming: overzicht van alle taakvelden
paragraaf: een verzameling van informatie die betrekking heeft op meerdere programma’s: een ‘dwarsdoorsnede’ van de begroting;
investering: een opoffering in tijd, geld en/of menskracht waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt;
investeringskrediet: een budget voor het realiseren van een investering;
budget: een door de raad beschikbaar gestelde hoeveelheid geldmiddelen voor een bepaald doel;
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken, verantwoorden en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie;
publieke taak / publiek belang: de taken die de gemeente ondersteunt op grond van lokale of landelijke wet- en regelgeving of wil ondersteunen op grond van artikel 2 lid 1 van de wet Fido;
integrale kostprijs: het totaal van alle met een product samenhangende directe- en indirecte kosten;
overhead(kosten): de indirecte kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.
memorie van toelichting: toelichting op de artikelen in deze verordening.
publieke media-instellingen: media instellingen die door de raad op grond van artikel 2 lid 1 van de wet Fido zijn aangemerkt als publieke media-instelling.
financieringsmiddelen: geld of bezittingen waarmee de uitgaven van de gemeente kunnen worden betaald.
CROW: stichting die aanbevelingen opstelt voor infrastructuur, openbare ruimte, verkeer en vervoer en werk en arbeid.
rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
financiële rechtmatigheid: het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen. Rechtmatigheidsverantwoording: In dit onderdeel in de jaarrekening legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de baten en lasten op een drietal criteria: Begrotingscriterium, Voorwaardencriterium en Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.
begrotingsonrechtmatigheid: afwijkingen van de (aangepaste) begroting zonder dat het bevoegde orgaan hier een besluit over heeft genomen.
Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 3. Inrichting van de begroting en jaarstukken
Bij de jaarstukken is op grond van artikel 20, lid 2b van het Bbv een financieel overzicht van de investeringskredieten in uitvoering van groter dan € 50.000 opgenomen. Inzicht is gegeven per investeringskrediet in het budget, de gerealiseerde uitgaven, de status van het investeringskrediet en het restantsaldo van het investeringskrediet.
Artikel 7 Financiële rapportages
Naast de tussentijdse rapportage volgens artikel 6 worden in het begrotingsjaar financiële rapportages inclusief een voorstel tot wijziging van de begroting aangeboden.
De 3e financiële rapportage behandelt de budgetaanpassingen over de eerste 9 maanden van het begrotingsjaar ten opzichte van 2e financiële rapportage. Aanbieding van het voorstel is in december van het begrotingsjaar. Via de 3e financiële rapportage doet het college ook voorstellen om exploitatiebudgetten door te schuiven naar een volgend jaar.
Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Hoofdstuk 3. Financieel beleid
Artikel 10. Wijze van omgaan met begrotingsonrechtmatigheden
Overschrijdingen van de begroting ten opzichte van de begroting inclusief de vastgestelde begrotingswijzigingen, die een van de volgende oorzaken hebben, worden niet meegenomen in het rechtmatigheidsoordeel:
In artikel 3 lid 8 van de financiële verordening zijn de spelregels opgenomen voor het inhoudelijk toelichten van de begrotingsverschillen tov de werkelijke realisatie. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid is het tijdig als afwijkingen van de realisatie tov de gewijzigde begroting in de jaarrekening worden gemeld en toegelicht.
Artikel 11: Wijze van omgaan met rechtmatigheidsverantwoording
Het college verstrekt bij de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording indien dit bij wet is voorgeschreven. In de rechtmatigheidsverantwoording wordt het totaal aan afwijkingen (fouten en onduidelijkheden, ieder afzonderlijk, ten aanzien van het begrotings-, voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium die boven de door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens van 1% van de totale geraamde lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves) opgenomen;
Artikel 15. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde integrale kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente, die worden geleverd, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening zijn naast de directe kosten ook de indirecte kosten verwerkt, die samenhangen met de door de gemeente geleverde goederen of verrichte werken/diensten.
Als op grond van wettelijke grondslagen een integrale kostprijs moet worden bepaald, dan wordt aan een taakveld een tabel toegevoegd. Via de tabel wordt de integrale kostprijs bepaald door de direct aan het product toerekenbare kosten te vermeerderen met de van toepassing zijnde opslagpercentages voor de overhead.
Artikel 16. Prijzen van economische activiteiten
Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd;
Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer
Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.
Aldus besloten door de raad van Best in zijn vergadering van 11 december 2023
Rian Swinkels
raadsgriffier
Hans Ubachs
voorzitter
Regels voor activering, waardering en afschrijving.
Deze bijlage behandelt de wijze waarop wij administratief omgaan met onze bezittingen (activa).
De landelijke regels hiervoor zijn opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv). De wetgever heeft de mogelijkheid gegeven om via de financiële verordening de regels voor het waarderen, activeren en afschrijven aan te vullen. Hiermee kan de financiële huishouding voor het waarderen, activeren en afschrijven op lokaal niveau eenduidig worden geregeld.
Met behulp van de regels kan de financiële positie van onze gemeente getrouw worden gepresenteerd. Daarnaast maken de regels een transparante en efficiënte werkwijze mogelijk die eenvoudig kan worden getoetst.
1. Begrippenkader bijlage activering, waardering en afschrijving:
Activa: op de balans opgenomen bezittingen;
Actief: een op de balans opgenomen bezitting;
Activering: opnemen van bezittingen op de balans;
Waardering: oorspronkelijke activering minus afschrijvingen;
Afschrijving: het tot uitdrukking brengen van de waardeverminderingen van een kapitaalgoed;
Immateriële vaste activa: bezittingen die niet tastbaar zijn maar wel waarde vertegenwoordigen (voorbeelden goodwill, licenties en voorbereidingskosten die worden gemaakt in de periode voordat de grondexploitatie wordt vastgesteld door de raad)
Materiele vaste activa: bezittingen die kunnen worden aangeduid als investeringen in economisch en maatschappelijk nut.
Financiële vaste activa: in geld gewaardeerde bezittingen waarover kan worden beschikt (zoals bijvoorbeeld geldleningen of effecten).
Economische levensduur: de periode waarbinnen een actief naar verwachting nuttig is voor het realiseren van beleidsdoelstellingen.
Techische levensduur: de periode waarbinnen een actief technisch meegaat.
1.1. Immateriële vaste activa, regels voor het activeren, waarderen en afschrijven
1.1.1. Bijdragen in activa van derden worden niet geactiveerd.
Het Bbv heeft bijdragen in activa van derden aangemerkt als immateriële activa. Het Bbv biedt de mogelijkheid om deze activa te activeren. Wij kiezen hier niet voor omdat we geen beschikkingsmacht over deze activa hebben en omdat ze geen onderdeel zijn van ons bezit.
1.1.2 Kosten van onderzoek en ontwikkeling die niet rechtstreeks samenhangen met een actief worden niet geactiveerd.
Voor dit soort kosten is een nuttige gebruiksduur van 2 jaar of langer niet objectief vast te stellen. Om deze reden worden deze kosten niet geactiveerd.
1.1.3 Immateriële vaste activa met een historische kostprijs tot € 25.000 worden niet geactiveerd.
De commissie Bbv adviseert om een drempel te stellen bij het activeren van bezittingen. Redenen hiervoor zijn dat het activeren van kleine bezittingen niet bijdraagt aan een getrouwere presentatie van de bezittingen.
1.1.4. Er wordt lineair (jaarlijks met gelijke bedragen) afgeschreven vanaf het jaar volgend op activering
Deze methode doet recht aan de actuele waardeontwikkeling van een actief en is eenvoudig uit te leggen.
Voor het overige wordt aangesloten wordt aangesloten bij de regels in het Bbv. De afschrijving start in het jaar na ingebruikname van een actief.
2.1 Materiele vaste activa, regels voor activeren
2.1.1. Materiele vaste activa met een historische aanschafprijs tot € 25.000 worden niet geactiveerd.
De commissie Bbv adviseert om een drempel te stellen bij het activeren van bezittingen. Redenen hiervoor zijn dat het activeren van kleine bezittingen niet bijdraagt aan een significant getrouwere presentatie van onze bezittingen. Ook speelt beperking van de administratieve lasten een rol.
2.1.2. Software wordt aangemerkt als een materieel vast actief en overeenkomstig verwerkt.
Door dit soort activa te behandelen als een materieel vast actief, wordt een getrouw beeld van de bezittingen gepresenteerd.
2.1.3. Gebruiksrechten van software worden geactiveerd.
Het Bbv biedt de mogelijkheid om gebruiksrechten van software te activeren. Als kosten jaarlijks in rekening gebracht, is activering niet nodig. Als ineens voor een aantal jaren gebruiksrechten worden verkregen, worden gebruiksrechten geactiveerd.
2.1.4. Op grond wordt niet afgeschreven.
De waarde van grond verminderd niet bij normaal gebruik en daarom wordt er niet op afgeschreven.
2.2. Materiele vaste activa, regels voor waarderen
2.2.1. Met uitzondering van courant vastgoed, wordt geen rekening gehouden met een restwaarde.
Vooraf is de restwaarde vaak moeilijk in te schatten. Als de voorspelde restwaarde bij verkoop niet wordt gerealiseerd ontstaat een onvoorziene last in de exploitatie. Door geen restwaarde te hanteren ontstaan geen onvoorziene lasten. Verkoopopbrengsten van materiële vaste activa worden als incidentele bate toegevoegd aan het rekeningresultaat.
2.2.2. Courant gemeentelijk vastgoed wordt afgeschreven tot 75% van de historische aanschafwaarde/vervaardigingsprijs.
Courant gemeentelijk vastgoed kan in normale markomstandigheden eenvoudig worden verkocht. Bovendien wordt gemeentelijk vastgoed doorgaans goed onderhouden, waardoor het waardevast blijft. Uitgangspunt is daarom dat courante gemeentelijk vastgoed wordt afgeschreven tot 75% van de historische aanschafwaarde/ vervaardigingsprijs. Als de waarde van courant gemeentelijk vastgoed per balansdatum lager is dan 75%, dan zal overeenkomstig de regelgeving in het Bbv het courant gemeentelijk vastgoed worden afgewaardeerd tot de actuele marktwaarde.
2.2.3. Kosten die rechtstreeks samenhangen met de waardering van de materiële activa worden meegenomen.
Tot materiele vaste activa worden gerekend: de verwervings-/vervaardigingskosten en kosten die daar rechtstreeks mee samenhangen zoals de kosten voor onderzoek en ontwikkeling en kosten van toezicht tijdens de vervaardiging. Al de genoemde kosten dragen bij aan het meerjarig gebruiksnut van het materieel actief. Deze kosten worden daarom aanvullend geactiveerd.
2.3. Materiele vaste activa, regels voor afschrijven
2.3.1. Er wordt lineair (met jaarlijks gelijke bedragen) afgeschreven vanaf het jaar volgend op ingebruikname
Deze methode is eenvoudig te volgen en biedt een goede indicatie van de actuele waardeontwikkeling van een actief.
2.3.2 De afschrijvingstermijn wordt bepaald op basis van de verwachte (restant) economische levensduur van het actief.
Door de afschrijvingslasten te verdelen over de jaren waarin het actief naar verwachting nuttig is, ontstaat aan het einde van de afschrijvingsperiode ruimte om een vervangende investering te doen. De noodzaak om te investeren kan ook het gevolg zijn van technische veroudering van een actief. Technisch is dan het actief nog in orde (de technische levensduur is nog niet verstreken), maar economisch voegt het actief niets meer toe, omdat het actief niet langer nuttig is voor onze organisatie. Dit komt veel voor bij computers en telefoons. Dit is tevens een belangrijke reden waarom de afschrijvingstermijn zo kort is voor deze apparatuur.
2.3.3. Bij nieuw te realiseren vastgoed en verwerving van vastgoed wordt de componentenmethode toegepast. Uitsplitsing vindt ten minste plaats naar ruwbouw, afbouw /inrichting en installaties. Elk component wordt op basis van de verwachte economische gebruiksduur afgeschreven.
Installaties gaan doorgaans korter mee dan het vastgoed. Voor een realistische bepaling van de vermogenspositie adviseert de commissie Bbv daarom om per onderdeel een afzonderlijke afschrijvingstermijn toe te passen.
2.3.4. De volgende afschrijftermijnen worden gehanteerd voor materiële vaste activa:
Voor niet genoemde materiële vaste activa geldt de verwachte economische levensduur als uitgangspunt voor de afschrijftermijn.
3.1. Financiële vaste activa, regels, waardering
3.1.1. Kosten van het sluiten van geldleningen en kosten van (dis)agio worden niet geactiveerd.
Het Bbv heeft deze kosten aangemerkt als immateriële activa. Het Bbv biedt de mogelijkheid om deze activa te activeren. Er wordt voor gekozen om deze kosten niet te activeren en ineens als nadeel in het jaar van afsluiten te verwerken.