Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) Servicecentrum MER 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van Servicecentrum MER en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• -

  Gemeenschappelijke Regeling: Servicecentrum MER.

• -

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het Dagelijks Bestuur, waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Programma-indeling en paragrafen

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt een programma-indeling vast.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt op voorstel van het Dagelijks Bestuur per programma vast:

  • -

    de taakvelden, en de verplichte financiële indicatoren.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Zowel bij de begroting als bij de jaarstukken wordt een overzicht van de baten en lasten per programma weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur stelt de kadernota met daarin de algemene financiële en beleidsmatige kaders op en zendt deze aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur biedt aan het Algemeen Bestuur de begroting en de meerjarenraming voor het volgende begrotingsjaar aan conform de termijnen zoals bepaald in de Wet Gemeenschappelijke Regelingen.

Artikel 5. Autorisatie begroting

• 1.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als de lasten van een programma dreigen te worden overschreden. Het Algemeen Bestuur geeft aan of ze een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten van het programma.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur legt 2 keer per jaar ter vaststelling een begrotingswijziging voor aan het Algemeen Bestuur; de eerste begrotingswijziging bevat met name de verwerking van de financiële consequenties van de uitvoeringsprogramma’s (UP’s). De tweede begrotingswijziging bevat de verwerking van de financiële consequenties van de halfjaar rapportage.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur legt door het aanbieden van de jaarstukken verantwoording af aan het Algemeen Bestuur over de uitvoering van de begroting.

   

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze ze door middel van de paragraaf Rechtmatigheidsverantwoording van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de paragraaf Rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening, rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen. De verantwoordingsgrens is een percentage van de totale lasten.

• 3.

  In de paragraaf Rechtmatigheidsverantwoording worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan het bedrag, zoals vastgelegd in het controleprotocol, nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur biedt het Algemeen Bestuur jaarlijks ter vaststelling het controleprotocol inclusief het normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten op programmaniveau in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  In voorkomende gevallen zijn onderstaande begrotingsafwijkingen als onrechtmatig te bestempelen, maar hoeven niet te worden meegewogen in de rechtmatigheidsverantwoording.

  • -

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • -

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 4.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de paragraaf Rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf Rechtmatigheidsverantwoording.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt de regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van Servicecentrum-MER regelingen en eigendommen. Deze regels zijn vastgelegd in verordeningen en/of beleidsregels.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur middels de begroting en de jaarrekening over de vorming en besteding van reserves en voorzieningen.

Artikel 13. Financieringsfunctie

• 1.

  Voorschotten voor de dienstverlening worden voor de aanvang van elk kwartaal door Servicecentrum MER aan de gemeenten gefactureerd.

• 2.

  Facturering van aanvullende dienstverlening geschiedt per kwartaal achteraf.

• 3.

  De deelnemers zullen er steeds voor zorgen dat Servicecentrum MER over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

• 4.

  Servicecentrum MER sluit zelf geen financieringen af.

   

Artikel 14. Paragrafen

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur tenminste de verplichte onderdelen op voor de paragrafen die voor Servicecentrum MER van toepassing zijn.

Artikel 15. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

• 2.

  Het beleid inzake het risicomanagement van Servicecentrum MER wordt vastgelegd in een ‘Kaders Risicomanagement’. Het Algemeen Bestuur stelt de kadernota Risicomanagement & Weerstandsvermogen vast.

Artikel 16. Bedrijfsvoering

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 17. Rechtmatigheid

• 1.

  In de paragraaf rechtmatigheid bij de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur een toelichting op van alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals vermeld in het controleprotocol, overschrijden (zie artikel 8, lid 3). Ook wordt vermeld welke maatregelen eventueel worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Artikel 18. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in Servicecentrum MER als geheel en in de teams;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten;

• d.

  het afleggen van verantwoording door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeenschappelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan teams;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen/teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• h.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 20. Interne controle

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 7. Daarnaast informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

   

Artikel 21. Intrekking oude regeling

• 1.

  De Financiële Verordening Servicecentrum MER 2014, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening Servicecentrum MER 2023.