Controleverordening Regio West-Brabant 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

jaarrekening: jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

managementletter:  verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen

rechtmatigheid-  de rapportage van het strategisch beraad waarbij aangegeven

verantwoording: wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Strategisch beraad: Dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant.

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

• 2.

  Ter voorbereiding op de aanbesteding van de accountantscontrole stelt het strategisch beraad in overleg met het algemeen bestuur een programma van eisen op.

• 3.

  Het strategisch beraad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en eventueel afwijkende rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening;

b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

c. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

d. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering; en, voor zover van toepassing, voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

e. de posten van de jaarrekening, waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht dient te besteden;

f. de producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

4. In afwijking van het gestelde in lid 3, letters e en f kan het algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening en de producten en de organisatieonderdelen vaststelt, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

5. Bij de aanbesteding van de accountantscontrole stelt het strategisch beraad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

6. Bij de aanbesteding van de accountantscontrole stelt het strategisch beraad voor de selectie van de accountant specifieke voorwaarden aan de onafhankelijkheid van de accountant in relatie tot onderdelen en activiteiten van de gemeenschappelijke regeling waar tevens accountantscontrole op van toepassing is verklaard.

• 1.

  Het strategisch beraad kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant  opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

• 2.

  Het strategisch beraad draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het strategisch beraad is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in belang van de gemeenschappelijke regeling is.

• 3.

  Het strategisch beraad draagt zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemende accountant, indien dit in het belang is van de gemeenschappelijke regeling.

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening

  a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  b.  De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeenschappelijke regeling uit.

2. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, [een vertegenwoordiging uit] het algemeen bestuur en vertegenwoordigers van de gemeenschappelijke regeling.

• 1.

  Het strategisch beraad is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het strategisch beraad draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, bestuursbesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het strategisch beraad desgevraagd schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het strategisch beraad legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het algemeen bestuur binnen de hiervoor geldende wettelijke termijnen in de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het strategisch beraad aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het strategisch beraad zo veel mogelijk gebruik van het namens het strategisch beraad uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeenschappelijke regeling en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De tijdstippen waarop deze worden ingepland vinden zoveel mogelijk in onderling overleg plaats. Voor zover de accountant dit in het kader van zijn controleopdracht noodzakelijk acht, kan hij controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en een vertegenwoordiger uit het strategisch beraad, de directeur-secretaris en de (concern-)controller.

• 1.

  Het strategisch beraad draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de organisatie.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle in de organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het strategisch beraad draagt er zorg voor, dat de in de organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het strategisch beraad draagt er zorg voor, dat alle in de organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het strategisch beraad niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, dringt hij bij het strategisch beraad aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het strategisch beraad de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het strategisch beraad. Mits hiertoe gemandateerd kan de directeur-secretaris in de plaats treden van het strategisch beraad.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de directeur-secretaris, de concern controller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren van de gemeenschappelijke regeling.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de het algemeen bestuur door de accountant aan het strategisch beraad voorgelegd met de mogelijkheid voor het strategisch beraad om op deze stukken te reageren. Mits daartoe gemandateerd kan de directeur-secretaris in de plaats treden van het strategisch beraad.

De Controleverordening Gemeenschappelijke Regeling Regio West Brabant 2011, vastgesteld door het algemeen bestuur op 2 november 2011 wordt ingetrokken.

• 1.

  Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening RWB.