Financiële verordening Regio West-Brabant 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

administratie:  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

overheidsbedrijf:  onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeenschappelijke regeling, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

rechtmatigheids- de rapportage van het strategisch beraad waarbij aangegeven

verantwoording: wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

strategisch beraad:  dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regio West-Brabant

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt een programma-indeling vast bij de vaststelling van de begroting.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het strategisch beraad per programma de indicatoren vast. Het voorstel van het strategisch beraad bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 3.

  In de jaarstukken wordt de programma-indeling, bedoeld in het eerste lid, gevolgd.

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

  • 1.

    van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerd investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven, en

  • 2.

    in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

• 2.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

• 3.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 25.000 afzonderlijk gespecificeerd.

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma alsmede de omvang van de totale investeringen in het betreffende begrotingsjaar.

• 2.

  Indien een investeringsbudget niet wordt aangewend als gevolg van vertraging in de uitvoering van de investering, dan wordt het investeringsbudget doorgeschoven naar de begroting van het volgende jaar;

• 3.

  Als een deel van een begroting niet wordt besteed, kan het algemeen bestuur daaraan een andere bestemming toekennen.

• 1.

  Het strategisch beraad informeert het algemeen bestuur door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling over de eerste 4 maanden en de eerste 8 maanden van het lopende boekjaar. Deze rapportages worden in de eerste volgende vergadering van het algemeen bestuur verstrekt.

• 2.

  In de tussentijdse rapportages, bedoeld in het eerste lid, worden in ieder geval de verwachte afwijkingen, ten opzichte van de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt vast op welke wijze het door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het strategisch beraad aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief de dotaties aan de reserves.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 0,1% van de totale lasten (inclusief toevoegingen reserves) nader toegelicht.

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het strategisch beraad biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. [Het strategisch beraad operationaliseert dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.]

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • 1.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • 2.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • 3.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling bij financiële beheershandelingen. Het strategisch beraad zorgt voor, en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling.

• 1.

  Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief, alsmede het saldo van agio en disagio warden lineair in 4 jaar afgeschreven.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven in:

  • 1.

    40 jaar: nieuwbouw bedrijfsgebouwen;

  • 2.

    40 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten en bedrijfsgebouwen;

  • 3.

    20 jaar: motorvaartuigen;

  • 4.

    15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen;

  • 5.

    10 jaar: veiligheidsvoorziening en bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen; groot onderhoud bedrijfsgebouwen;

  • 6.

    5 jaar: zware transportmiddelen; aanhangwagens; schuiten; personenauto's;  lichte motorvoertuigen;

  • 7.

    3 jaar: automatiseringsapparatuur;

  • 8.

    niet: gronden en terreinen.

• 4.

  Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatstgenoemden worden altijd geactiveerd.

• 1.

  Het algemeen bestuur besluit over het instellen van bestemmingsreserves, de toevoegingen en de onttrekkingen aan, of de eventuele vrijval van bestemmingsreserves.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal het specifieke doel van de reserve aangegeven en de daaruit voortvloeiende hoogte en looptijd.

• 3.

  Wanneer een reserve 2 jaar of langer niet wordt ingezet, dan legt het strategisch beraad de instandhouding of vrijval van deze reserve in de besluitvorming bij de ontwerpbegroting voor.

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeenschappelijke regeling in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden gaat het strategisch beraad uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

• 4.

  Bij afwijking van het eerste lid vanwege een publiek belang doet het strategisch beraad vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel aan het algemeen bestuur, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

• 5.

  Besluiten van het algemeen bestuur met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

• 1.

  Het algemeen bestuur legt de kaders, uitgangspunten en verantwoordelijkheden voor de financieringsfunctie vast in het Treasurystatuut.

• 2.

  Het strategisch beraad draagt met de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor het waarborgen van de financiële continuïteit van de gemeenschappelijke regeling, zowel op de korte als de lange termijn.

1. In de begroting en de jaarrekening worden minimaal de verplichte paragrafen opgenomen. De verplichte paragrafen zijn opgenomen in het “Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)”.

2.  Het strategisch beraad neemt naast de verplichte paragrafen zoals bedoeld onder het eerste lid, de volgende paragrafen op: a. paragraaf subsidies, waar in ieder geval een overzicht van inkomende en uitgaande subsidies is opgenomen;

b.  openbaarheidsparagraaf als bedoeld in artikel 3.5 van de Woo.

3. In de paragrafen wordt een toelichting gegeven en verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid. Het strategisch beraad gaat daarbij in op tenminste de verplichte onderdelen per paragraaf zoals deze in het BBV zijn opgenomen.

4. Het strategisch beraad neemt naast de verplichte onderdelen op grond van het BBV in ieder geval op:

a. in paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing; - de risico’s met de meeste impact en de getroffen beheersmaatregelen - inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit.

b.  in paragraaf bedrijfsvoering

- een toelichting zoals bedoeld in artikel 6 lid 3.

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling geheel en in de organisatieonderdelen;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten et cetera;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringsbudgetten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Het strategisch beraad draagt zorgt voor:

• 1.

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• 3.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten, en

• 6.

  het beleid voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling;

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• 1.

  Het strategisch beraad zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het strategisch beraad maatregelen tot herstel.

• 2.

  Voor de interne toetsing, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller een intern controleplan opgesteld en ten uitvoer gebracht.

De Financiële verordening Regio West-Brabant 2011, vastgesteld door het algemeen bestuur op 16 februari 2011, wordt ingetrokken.

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening RWB.