| Organisatie | Tilburg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Prettig Geregeld |
| Citeertitel | Prettig Geregeld |
| Vastgesteld door | burgemeester |
| Onderwerp | ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Prettig geregeld |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-01-2024 | nieuwe regeling | 20-11-2023 |
De burgemeester van de gemeente Tilburg:
Tilburg kent een mooi en gevarieerd evenementenaanbod. Elk jaar zijn er in onze gemeente zo’n 450 evenementen en festiviteiten; van buurtfeesten
en straatspeeldagen tot hele grote evenementen, zoals de Tilburgse Kermis, carnaval, Ten Miles en de Meimarkt. Om dit goed georganiseerd en veilig te laten verlopen, hebben we als gemeente regels opgesteld. Zo wordt alles ‘Prettig Geregeld’!
Deze handleiding is bedoeld voor organisatoren die in Tilburg een evenement willen houden. Dus ook voor u! Hiervoor hebben we veel informatie gebundeld en afgestemd met gemeentelijke diensten en ketenpartners, zoals politie, brandweer en de GHOR (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de regio). In ‘Prettig Geregeld’ vindt u informatie over de procedures en regels rondom het organiseren van een evenement.
In hoofdstuk 1 omschrijven we wat we als een evenement beschouwen, in welke van vier categoriën van gemeente Tilburg een evenement ingedeeld kan worden, en of u een evenement moet melden en/of een vergunning moet aanvragen.
In hoofdstuk 2 beschrijven we de fases die u moet doorlopen om een vergunning te krijgen voor uw evenement. Ook behandelen we de criteria voor het toekennen van subsidie.
In hoofdstuk 3 vindt u voorwaarden en suggesties voor een goede communicatie rondom uw evenement.
Aanvullende informatie over regels en beleid organisatie evenementen gemeente Tilburg
In de ‘Locatiematrix Evenementen’ staan de regels en aandachts punten voor de verschillende evenementenlocaties. Hierin wordt mede aandacht gevestigd op geluid, eindtijden, flora en fauna en aantallen bezoekers. Informatie hierover is ook te vinden in ons Evenementenbeleid en op Evenementenlocaties Tilburg.
In de ‘Algemene Plaatselijke Verordening’ (APV) staan de regels voor openbare orde en veiligheid, maar ook de vergunningplicht voor evenementen is hierin geregeld. In deze nota staan een aantal verwijzingen naar de APV, zoals die gold op het moment van vaststelling van de nota. De APV is een dynamische verordening en wordt regelmatig gewijzigd. Kijk daarom steeds goed wat er in de APV staat, want dat zijn de voor u geldende regels.
1. EVENEMENTEN ORGANISEREN IN TILBURG
Wat verstaan we onder een evenement?
We hanteren voor een evenement de definitie zoals beschreven in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV).
APV, Artikel 25. Begripsomschrijving evenement.
Indeling van evenementen in categorie 0, A, B of C
In Tilburg hebben we evenementen onderverdeeld in de volgende vier categorieën:
Wanneer moet u een evenement melden en/of een vergunning aanvragen?
Als u een evenement in Tilburg wilt organiseren stelt u eerst zelf vast of u het evenement moet melden of er een vergunning voor moet aanvragen. In het overzicht op de volgende pagina staat uitleg over de verschillende categorieën, of u niet of wel een melding moet doen, een vergunning moet aanvragen en daarbij wel of geen vooraankondiging hoeft te doen. Een evenement dat in géén van de vier categoriën valt, is meldingsvrij.
Voorkom teleurstelling: vraag op tijd de vergunning voor uw evenement aan! Wanneer u uw evenement in de verkeerde categorie indeelt en hierdoor geen of te laat een vergunning aanvraagt, bestaat het risico dat uw aanvraag niet
in behandeling wordt genomen, wordt geweigerd of niet tijdig kan worden vergund. Het evenement kan dan niet doorgaan.
Twijfelt u tot welke categorie uw evenement behoort? Neem gerust contact op met het team Vergunningen van gemeente Tilburg via de gemeentelijke website:
MELDINGSPLICHT OF VERGUNNINGPLICHT VAN EVENEMENTEN
Alle evenementen die geen kennisgevingsevenement (0), of A, B, en Cevenement zijn.
Voorbeeld meldingsvrij evenement: Een besloten feest in uw eigen tuin of huis hoeft u niet te melden bij de gemeente.
Specifieke evenementen met een meldings- of vergunningplicht
Voor sporttoernooien die binnen de bestemming en reguliere bedrijfsvoering van de locatie vallen, hoeft u geen vergunning- aanvraag in te dienen. Wel moet u het evenement melden.
LET OP: als een sportevenement volledig of gedeeltelijk buiten de horecainrichting en/of in afwijking van de reguliere bedrijfsvoering plaatsvindt, dan moet u hiervoor wél een evenementenvergunning aanvragen.
Voor fullcontact vechtsport wedstrijden geldt altijd een vergun- ningplicht, ongeacht de locatie.
Evenement met een laag risicoprofiel waarvoor geen vergunning hoeft te worden aangevraagd.
Bedrijfsfeesten op eigen locatie of kleine activiteiten in de openbare ruimte, meldt u bij de gemeente als ze vallen onder de volgende voorwaarden:
Voorbeelden kennisgevingsevenementen: garagesale, buurtfeest, straatspeeldag (zonder afsluiting doorgaande wegen).
Reguliere kleinschalige evenemen ten met praktisch geen risico’s.
Operationele voorbereiding en uit- voering door een of meer diensten op het gebied van Openbare Orde en Veiligheid (OOV) en gezond- heid zijn bij deze evenementen niet noodzakelijk. Er is beperkte advisering van specialisten/hulp- diensten nodig.
Voorbeelden A-evenementen: jaarmarkt, akoestische muziek- voorstelling, rommelmarkt, kleine sportevenementen (let op: zie ook ‘Specifieke evenementen met een meldings- of vergunningsplicht’)
(aandacht-evenement) Aandachtevenement met één of meerdere aanzienlijke risico’s.
Operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer OOVdiensten zijn voorstelbaar. Dit gelet op de interventiecapaci- teit van de organisatie en de mate van OOVrisico’s. Hier is advisering van specialisten/hulpdiensten en voorbereiding nodig.
Voorbeelden B-evenementen: Koningsdag op Piusplein, circus, Bevrijdingsconcert, Leijpark Festival.
Risicovol evenement waarbij sprake is van één of meerdere grote risico’s.
Operationele voorbereiding en uitvoering door één of meer OOV diensten zijn noodzakelijk. Dit gelet op de interventiecapaciteit van de organisator van dat evenement bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde & veiligheid en gezondheid. Hier is veel afstemming nodig, onder meer met de opera- tionele veiligheidsdiensten. Ook evenementen waarbij belangrijke verkeersaders worden afgesloten vallen in deze categorie.
Voorbeelden C-evenementen: carnavalsoptocht, Festival van het Levenslied, Tilburg Zingt.
2. IN ZES FASES NAAR EEN SUCCESVOL EVENEMENT
Evenementenprocedure: welke fases onderscheiden we?
Voor organisatoren van B en Cevenementen is de procedure iets uitgebreider dan voor organisatoren van Aevenementen. Meldingsvrije en 0evenementen hoeven deze fases niet te doorlopen.
FASE 1: Verkennen en vooraankondiging
Fase 5: Toezicht en handhaving
Op de volgende bladzijden vindt u een beknopt overzicht van de procedure en gaan we dieper in op elke fase.
FASES EVENEMENTENPROCEDURE A-, B- EN C-EVENEMENTEN
FASE 1: Verkennen en aankondigen
Heeft u plannen om een evenement te organiseren? Neem dan contact op met de accountmanager evenementen voor een verkennend gesprek.
De accountmanager vertelt dan wat de werkwijze en de kaders van de gemeente zijn. Zelf kunt u vrijblijvend de mogelijkheden voor het organiseren van een evenement onderzoeken.
Aankondigen evenement: laat snel weten van u van plan bent!
Wij willen zo snel mogelijk weten of u van plan bent een evenement te organiseren, op welke locatie, op welke datum en op welk tijdstip.
Organisatoren van evenementen die eerder een vergunning aanvroegen
In augustus sturen we een bericht naar de organisaties die dat jaar een vergunning hebben ontvangen of aangevraagd voor een B- of C-evenement. Hierin wordt gevraagd naar de plannen voor het jaar daarop, zodat hun evenement op de kalender kan worden geplaatst.
U moet uw B of Cevenement aanmelden vóór 1 september van het jaar voorafgaand aan het jaar dat het evenement plaatsvindt. Zijn er zwaarwegende redenen waarom dit niet mogelijk is, dan bespreekt u dat met de account- manager Evenementen. Organisatoren van Aevenementen raden wij ook aan het evenement vóór 1 september aan te melden, zodat zo snel mogelijk duide- lijk is of het evenement op de kalender past.
Organisatoren van nieuwe evenementen
Ook nieuwe initiatiefnemers moeten zich vóór 1 september van het jaar voor- afgaand aan het jaar dat het evenement plaatsvindt melden voor een plek op de kalender (dit kondigen wij aan op tilburg.nl). Zijn er zwaarwegende rede- nen waarom dit niet mogelijk is, dan bespreekt u dat met de accountmanager Evenementen. Aanmeldingen voor de kalender van volgend jaar die na de slui- tingsdatum (31 augustus) binnenkomen, worden in volgorde van binnenkomst afgehandeld. De kans is dan wel groot dat de gewenste locatie en/of datum niet meer beschikbaar is/zijn. Wees daarom op tijd! Zie de webpagina voor evene- menten van ondernemers op www.tilburg.nl.
Plek op de evenementenkalender
De burgemeester bepaalt aan de hand van vijf criteria of uw evenement in
aanmerking komt voor een plek op de evenementenkalender. Een interne commissie met deskundigen adviseert de burgemeester hierover.
De criteria voor een plek op de evenementenkalender:
Een eerste voorwaarde is of het evenement überhaupt kan plaatsvinden, onder meer in verband met veiligheid, geluid en wegafzettingen, en gelet op andere activiteiten in Tilburg en omstreken. We onderzoeken of de aanvraag past binnen de regels in de locatiematrix. Hierin staat onder andere hoe vaak op een locatie een evenement (met versterkte muziek) georganiseerd mag worden, welke eisen aan de locatie gesteld worden en wat het maximumaantal toelaatbare bezoekers is. We houden er ook rekening mee dat er rustdagen moeten zijn tussen evenementen met versterkte muziek.
Bij meerdere aanmeldingen voor één locatie/datum/geluidsdagen wordt bekeken welke evenementen het beste passen bij het evenementenbeleid van de gemeente Tilburg (bijvoorbeeld ook of evenementen in het verleden positieve evaluaties hebben gehad).
We nemen mee in welke mate het evenement past bij de doelen in het evenementenbeleid. In welke mate draagt het evenement bij aan:
Ook kijken we naar de mate waarin het evenement scoort op:
AANDACHTSPUNTEN VOOR SPECIFIEKE EVENEMENTEN
Aan sommige evenementen stellen we nadere en/of bijzondere voorwaarden.
Deze evenementen worden alleen vergund als ze in een daartoe passende omgeving worden georganiseerd. De locatie voor het publiek en de locatie van het parcours moeten met ‘harde barrières’ van elkaar gescheiden zijn om daarmee de veiligheid te borgen.
Vechtsportevenementen komen in Nederland steeds meer voor. Toch zit aan het organiseren van vechtsportevenementen extra risico’s. Daarom stellen we extra voorwaarden aan deze evenementen, zoals een goede screening van de organisatie en toezicht door de betreffende sportautoriteit. Bij de beoordeling van een vergunningsaanvraag toetsen we specifiek op:
Veiligheid en ondermijning. We toetsen het levensge- drag van de organisator. We nemen specifieke vergunningsvoorwaarden op voor financiering, VIPtafels en alcoholverkoop. Als basis voor mogelijke vergunnings- voorwaarden gebruiken we de richtlijn voor fullcontact vechtsportevenementen van de Nederlandse vechtsport- autoriteit.
Een Bibobtoets is een integriteitsonderzoek en standaard onderdeel van de vergunningaanvraag voor dit soort evenementen. De aanvraagtermijn voor een evenemen- tenvergunning bedraagt 12 weken. Voor een Bibobtoets is soms langer de tijd nodig. Dit is het geval als we aanleiding zien om een adviesaanvraag bij het Landelijk Bureau Bibob in te dienen, bijvoorbeeld omdat er sprake is van strafbare feiten in het verleden van de aanvrager of bij de aanvraag betrokken personen. Of in het geval er onduidelijkheid is over de financiering van het evene- ment. Daarom is het belangrijk om direct bij de aanvraag van een evenementenvergunning voor een vechtsporte- venement een ingevuld Bibob-vragenformulier mee te sturen (u krijgt dit aangeleverd), en tijdig een vergunning aan te vragen.
Gezondheid. Zeker voor jeugd is het van het grootste belang dat de sport veilig beoefend kan worden. Daarom worden dit soort wedstrijden gemonitord door de Neder- landse vechtsportautoriteit. Ook gebruiken we wederom de richtlijn voor fullcontact vechtsportevenementen van de Nederlandse vechtsportautoriteit als richtlijn voor vergunningsvoorwaarden omtrent gezondheid.
Evenementen met wilde dieren zijn wettelijk verboden. Evenementen met dieren zijn altijd vergunningplichtig, met uitzondering van gevallen waarin de dieren deel uitmaken van de dagelijkse bedrijfsvoering op de locatie van het evenement, zoals bij kinderboerderijen die gebruik willen maken van de daar al aanwezige dieren.
Past het evenement op de evenementenkalender?
We werken met een evenementenkalender. Deze bevat de data (inclusief op en afbouw), locatie(s) waarop elk aangemeld evenement plaatsvindt. We gebruiken de evenementenkalender voor planning, coördinatie en afstemming met andere gemeenten en de hulpdiensten. Als het evenement wenselijk is, komt het op de evenementenkalender. De burgemeester neemt hierover in de eerste week van december een besluit. Plaatsing op de evenementenkalender is geen directe ‘go’ op het evenement. Daarvoor is de evenementenvergunning nodig. Plaatsing biedt wel een ‘go’ op de locatie en datum (onder voorbehoud van het afgeven van de vergunning).
Wat als het evenement niet haalbaar of wenselijk is?
Als we bepalen dat een (B of C)evenement niet haalbaar en/of niet wenselijk is, wordt het evenement niet op de kalender geplaatst. U komt dan niet in aanmerking voor een vergunning voor de betreffende datum en locatie, en wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van dit besluit. Vraagt u ondanks dit besluit toch een evenementenvergunning aan, dan wordt die aanvraag op basis van de APV niet in behandeling genomen.
Regionale afstemming evenementenkalender
Als gemeente delen we de evenementenkalender met de Veiligheidsregio Middenen WestBrabant. Op basis van de kalender wordt een inschatting gemaakt van de inzet van hulpdiensten en de haalbaarheid van het evenement op die dag en die specifieke locatie.
Daarnaast stemtmen we de kalender af met de omliggende gemeenten in de regio Hart van Brabant, zodat er in de regio niet te veel grote evenementen tegelijkertijd plaatsvinden. Dit is belangrijk voor bezoekers, bewoners én ondernemers. Afstemming is ook bedoeld om andere gemeenten tijdig te informeren en overlast te beperken. Onderwerpen die besproken worden, zijn bijvoorbeeld verkeersmaatregelen, het gebruik van de openbare ruimte en parkeermogelijkheden.
Publicatie evenementenkalender
We publiceren vóór 1 januari de evenementenkalender op onze site. Door het jaar heen kan deze kalender wijzigen. Het kan zijn dat er nog evenementen bijkomen of dat evenementen niet doorgaan. In deze gevallen zijn de afspraken uit de locatiematrix maatgevend. Er komen dus niet zomaar meer evenementen dan maximaal in de locatiematrix toegestaan.
Evenementensubsidie vraagt u digitaal aan via www.tilburg.nl/subsidies. U kunt enkel subsidie aanvragen voor evenementen in Tilburg. Subsidieaanvragen die te laat binnenkomen, nemen wij niet in behandeling.
Organiseert u een straat of buurtfeest?
Organiseert u een straatfeest, buurt BBQ of heeft u een ander idee voor de buurt? Dan kunt u contact opnemen met uw wijkraad en hier een financiële bijdragen voor ontvangen via de Verrijk je Wijk regeling. We dragen met deze regeling bij aan ideeën van bewoners om hun straat, wijk of dorp gezelliger, socialer of veiliger te maken. Om hiervoor in aanmerking te komen vraagt
u een bijdrage aan bij uw wijkraad met het formulier ‘Verrijk je Wijk’ via Verrijk je Wijk! Gemeente Tilburg. Vraag voor activiteiten in het openbaar gebied, zoals een buurtfeest of straatspeeldag, ook toestemming of maak een melding bij de gemeente.
Organiseert u een evenement in een wijk of dorp?
Organiseert u een evenement in een wijk of dorp in Tilburg dat gericht is op alle inwoners van deze wijk of dit dorp? Dan komt u mogelijk in aanmerking voor een eenmalige subsidie voor kleinschalige evenementen. De aanvragen moeten worden ingediend via een vastgesteld aanvraagformulier en moeten volledig zijn en voorzien van de benodigde bijlagen, namelijk de begroting, een bankbewijs en bewijs van inschrijving bij de KVK. Het aanvraagformulier vindt u op www.tilburg.nl/subsidies. De regeling gaat open per 1 oktober 10:00 uur en 1 maart 10:00 uur en sluit zodra het subsidieplafond is bereikt. De aanvragen worden in volgorde van binnenkomst beoordeeld. Als de aanvraag voldoet aan de criteria wordt de subsidie direct verleend en vastgesteld. Als een aanvraag onvolledig wordt ingediend of onvoldoende aansluit op de criteria, wordt de aanvrager in kennis gesteld en kan de aanvraag opnieuw worden ingediend.
Het maximale aan te vragen bedrag bedraagt €7.500. Aanvragen worden alleen behandeld zolang heb subsidieplafond nog niet bereikt is.
U komt voor deze subsidie in aanmerking als uw evenement:
Organiseert u een stadsbreed evenement?
Organiseert u een stadsbreed evenement in Tilburg gericht op alle inwoners in Tilburg? Dan komt u mogelijk in aanmerking voor een eenmalige subsidie voor stadsbrede evenementen. De aanvraag voor deze subsidie moet tussen 1 augustus en 1 september van het jaar voorafgaand aan het jaar dat het evenement plaatsvindt worden ingediend. De aanvraag moet een volledig ingevuld aanvraagformulier, de begroting, een bankbewijs en een bewijs van inschrijving bij de KVK bevatten. Deze subsidie kunt u digitaal aanvragen via www.tilburg.nl/subsidies. Subsidieaanvragen die te laat binnenkomen,
nemen wij niet in behandeling. Het kan zijn dat de gemeente u vraagt om een mondelinge toelichting op de aanvraag. In de eerste week van december besluit het college welke aanvragen zij wil honoreren, zodat u voor het einde van het jaar hoort of uw evenement in aanmerking komt voor subsidie. Zij wordt daarbij geadviseerd door een interne adviescommissie. Het minimaal aan te vragen subsidiebedrag bedraagt €7.500.
U komt voor deze subsidie in aanmerking als uw evenement:
Indien het subsidieplafond wordt bereikt, vindt de verdeling van de subsidie plaats via een tendersysteem, waarbij het college van burgemeester en wethouders punten toekent aan de aanvragen op basis van de subsidie criteria (art. 3 Algemene Subsidieverordening gemeente Tilburg). De hoogst gerangschikte aanvraag komt het eerste in aanmerking voor subsidie.
Opeenvolgende aanvragen worden gesubsidieerd tot het plafond is bereikt.
Het college rangschikt de aanvragen op basis van de volgende criteria:
Evenementen die tijdens de Tilburgse kermis plaatsvinden komen niet in aanmerking voor de stadsbrede subsidieregeling. Organiseert u een stadsbreed evenement tijdens de kermis, neemt u dan contact op met de accountmanager kermissen via jet.van.baast@tilburg.nl.
Wilt u in aanmerking komen voor een meerjarensubsidie voor een stadsbreed evenement?
Wilt u in aanmerking komen voor een meerjarensubsidie voor een stadsbreed evenement gericht op alle inwoners van Tilburg? Als uw evenement al jaren in Tilburg plaatsvindt, alleen in Tilburg georganiseerd wordt en relatief veel bezoekers trekt óf behoort tot het cultureel en immaterieel erfgoed, komt u mogelijk in aanmerking voor een meerjarensubsidie. De aanvraag voor deze subsidie moet tussen 1 augustus en 1 september van het jaar voorafgaand aan het jaar de het evenement plaatsvindt worden ingediend. Bij een meerjarensubsidieaanvraag is het voldoende om de begroting van het eerste jaar in te dienen. Daarbij bevat deze regeling een cofinancieringsverplichting van 30%, wat betekent dat minimaal 30% van de kosten van het evenement uit andere bronnen dan de aangevraagde subsidie wordt betaald. Evenals in de regeling voor stadsbrede evenementen wordt er een tendersysteem gebruikt als het subsidieplafond wordt bereik Indien het subsidieplafond wordt bereikt, vindt de verdeling van de subsidie plaats via een tendersysteem. Dit zorgt ervoor dat de subsidie alleen wordt verstrekt aan evenementen die bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente Tilburg op het gebied van evenementen en een inclusieve stad.
Meerjarensubsidie wordt alleen verstrekt aan evenementen die voldoen aan de criteria in de regeling voor stadsbrede evenementen en:
Organiseert u een studentenevenement?
Organiseert u een studentenevenement in de gemeente Tilburg die de stad positioneert als kennis en studentenstad? Dan komt u mogelijk in aanmerking voor eenmalige subsidie voor studentenevenementen. Subsidieaanvragen moeten vóór 1 december van het voorgaande kalenderjaar ingediend worden en volledig zijn ingevuld en voorzien van de begroting, een marketingplan en eventueel een projectplan. De aanvraag wordt beoordeeld door het college van burgemeester en wethouders, daarbij geadviseerd door een adviescommissie. Hierin hebben de gemeente, de stichting Citymarketing, de Studentenraad en de Stichting Overleg Tilburgse Studentenverenigingen (SOTS) zitting. Indien het subsidieplafond wordt bereikt, vindt de verdeling van de subsidie plaats via een tendersysteem, waarbij het college punten toekent aan de aanvragen op basis van de subsidiecriteria.
U komt voor deze subsidie in aanmerking als uw evenement:
Bij de rangschikking van de aanvragen kent het college punten toe aan de hand van de volgende criteria:
Staat een evenement eenmaal op de kalender, dan kan de vergunningverlener van de gemeente u uitnodigen voor een vooroverleg over het evenement en de vergunningaanvraag (bij een Aevenement is dit optioneel). Zelf contact opnemen mag uiteraard ook.
Het overleg is ongeveer 20 weken voor de geplande datum van het evenement. Ook als uw evenement in het eerste kwartaal van het jaar plaatsvindt. Dan is dit overleg dus al voordat uw evenement op de kalender staat. De burgemeester besluit namelijk de eerste week van december over de kalender voor het volgende jaar. Voor het overleg laten we weten welke informatie u hiervoor moet aanleveren. Samen met u en met adviseurs bespreken we het evenement. Ook krijgt u aanwijzingen specifiek voor uw evenement. Zo komen we samen tot een kwalitatief goede aanvraag, die tijdig kan worden ingediend.
Bijna altijd vooroverleg bij B- en C-evenementen
Vooroverleg vindt bijna altijd plaats bij B en C evenementen. Die vragen vaak om een goede afstemming. Het kan ook voorkomen dat het evenement helemaal gelijk van opzet blijft aan voorgaande edities, en de interne diensten van de gemeente en de organisatoren daarom geen vragen hebben. In dat geval spreken we met u af dat u zonder een vooroverleg een vergunningaanvraag mag indienen.
Afhankelijk van de afspraken die gemaakt worden in het eerste vooroverleg, kan worden besloten meerdere overleggen te plannen. Vaak hebben deze een specifiek thema (bijvoorbeeld ‘veiligheid ‘of ‘gebruik openbare ruimte’). In deze fase is er dus veelvuldig onderling contact. Tenzij het evenement gelijk is aan het voorgaande jaar, waarbij in goed overleg gezocht wordt naar een zo optimaal mogelijk evenement.
Organisatoren moeten uiterlijk 12 weken voor aanvang van het evenement (inclusief opbouwperiode) een volledige vergunningaanvraag indienen, dus met bijbehorende stukken. Dit kan via de website van de gemeente: www.tilburg.nl. Op de site en in de bijlagen staat aan welke eisen de aanvraag moet voldoen.
Let op: Als u het evenement nog niet heeft aangemeld voor een plek op de evenementenkalender, moet u dit eerst nog doen. Als dit niet op tijd gebeurt, kan uw aanvraag buiten behandeling gesteld worden en kan het evenement niet doorgaan.
Na ontvangst van uw vergunningaanvraag bepalen we of deze compleet én kwalitatief op orde is. Dat betekent dat we toetsen of de aanvraag voldoet aan de eisen van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Is de aanvraag niet volledig of voldoet deze niet aan de eisen, dan kan de organisator deze binnen twee weken aanpassen of aanvullen. Na deze stap is het niet meer mogelijk grote aanpassingen door te voeren. Een grote aanpassing is bijvoorbeeld wanneer u na deze tijd ineens aangeeft dat de Cityring afgesloten moet worden. U begrijpt dat het niet mogelijk is om dit soort grote aanpassingen op korte termijn voor elkaar te krijgen. In deze stap wordt ook de behandelaanpakscan ingevuld.
Aan de hand daarvan bepalen we definitief of het gaat om een A, B of C-evenement.
Vervolgens beoordelen we de aanvraag inhoudelijk en kijken we daarbij vooral naar de risico’s en of er (APVtechnische) redenen zijn om de vergunning te weigeren. Bij dit proces zijn mogelijk ook externe adviseurs betrokken.
Redenen om evenementenvergunning te weigeren
Bij de beoordeling van een vergunningaanvraag wordt gekeken of er redenen zijn de evenementenvergunning te weigeren. Dit gebeurt op basis van weigeringsgronden uit de APV.
De burgemeester weigert de vergunning als de organisator:
De burgemeester kan een vergunning weigeren, als:
Een Bibobtoets behoort tot de mogelijkheden
Een Bibobtoets (integriteitsonderzoek) wordt uitgevoerd wanneer daarvoor aanleiding blijkt uit:
Voorwaarden waaronder u een vergunning krijgt
Zijn er geen weigeringsgronden die op basis van een belangenafweging leiden tot het weigeren van de aanvraag, dan stellen we voorwaarden op waaronder u een vergunning krijgt.
Voorschriften en voorwaarden zijn er vooral in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu. Ook zijn ze bedoeld om overmatige overlast tegen te gaan. Veel voorwaarden en voorschriften bij een evenementenvergunning berusten op maatwerk. Dat wil zeggen dat ze zijn afgestemd op één evenement. Er zijn immers allerlei soorten evenementen: variërend in plaats, tijdsduur, type, omvang enzovoorts.
Er zijn ook algemene voorschriften en voorwaarden. Deze gelden voor alle soorten evenementen, zowel voor A, B als Cevenementen.
Afgifte of weigering vergunning door burgemeester
Uitgangspunt is dat de burgemeester uiterlijk vier weken voor aanvang van het evenement een vergunning of weigering afgeeft.
De aanvrager van een vergunning voor een evenement dient leges te betalen. Dit is een financiële tegenprestatie voor de kosten die de gemeente maakt voorafgaand en gedurende het vergunningentraject. De hoogte van deze kosten verschilt per risicocategorie A, B of C. De risicocategorie wordt beoordeeld op basis van criteria zoals de aard en omvang van het evenement, het aantal verwachte bezoekers, de locatie en de tijdstippen.
Enkel specifieke, kleine evenementen zoals herdenkingen en evenementen voor goede doelen, komen mogelijk in aanmerking voor verlaagde of geen leges.
Een evenement wordt beschouwd als een goed doel als het een zaak is van algemeen belang waar men geld of goederen aan kan geven. Om in aanmerking te komen voor verlaagde of geen leges dient u te verklaren waarom uw evenement een goed doel is. De volgende goede doelen zijn er:
In hoofdstuk 2 van de Verordening op de heffing en invordering van leges 2023 vindt u meer informatie over de tarieven die gelden voor verschillende diensten en de voorwaarden waaraan voldaan moet worden om in aanmerking te komen voor deze diensten.
De verleende vergunning sturen wij toe aan de aanvrager. Ook wordt deze gepubliceerd op Overheid.nl en via de gemeentelijke media. Ons streven is dat dit minimaal vier weken voor het evenement gebeurt. Direct betrokkenen worden zo ook op de hoogte gesteld van het evenement.
Belanghebbenden kunnen daarop rechtsmiddelen aanwenden. Dat betekent dat belanghebbenden, naast het indienen van bezwaar, de mogelijkheid hebben tot het aanvragen van een voorlopige voorziening. Dit is een verzoek om een voorlopig oordeel van de rechter over de rechtmatigheid van de vergunning, in een verkorte procedure. In het geval dat de voorzieningenrechter de bestreden evenementenvergunning schorst, kan het evenement niet doorgaan. Daarom is het van wezenlijk belang om bij de vergunningaanvraag de juiste stappen te zetten en transparant te handelen om dit soort procedures zo veel mogelijk te voorkomen.
FASE 5: Toezicht en handhaving
Waarom toezicht en handhaving?
We vinden het belangrijk dat er mooie evenementen plaatsvinden in Tilburg én dat ze voor alle betrokkenen goed verlopen. Daarom willen we dat iedereen rekening houdt met elkaar en zich aan de regels en gemaakte afspraken houdt. Medewerkers van Team Toezicht en Handhaving zien hierop toe.
Toezicht en handhaving: wat houdt het in?
Opleveringscontrole bij meest risicovolle evenementen
Bij de meest risicovolle evenementen voeren we een opleveringscontrole uit. Daarbij kijken we na de opbouw samen met de organisator of alles conform de vergunning is uitgevoerd. Als er een verhoogd risico is op het gebied van brandveiligheid, openbare orde, constructieve veiligheid of flora en fauna, zullen respectievelijk brandweer, politie, een bouwcontroleur of een ecoloog aansluiten bij de oplevering. We nemen contact met u op als we een opleveringscontrole nodig vinden. Bijvoorbeeld vanwege de grootte van een evenement, de geplaatste opstallen, ervaringen uit voorgaande jaren of de complexiteit van meerdere evenementen rond hetzelfde tijdstip.
Bij B en Cevenementen controleert Team Toezicht en Handhaving tijdens het evenement of aan vergunningsvoorwaarden wordt voldaan. Het team bespreekt bevindingen meestal direct met u. Meldingen of klachten over het evenement worden zo mogelijk direct behandeld. Aevenementen bezoekt Team Toezicht en Handhaving steekproefsgewijs voor een controle.
We willen dat vergunningsvoorwaarden goed worden nageleefd, zodat evenementen veilig verlopen en overlast beperkt wordt. Om dit naleefgedrag te bevorderen overleggen we voorafgaand aan het evenement om duidelijke afspraken te maken en eventuele (on)mogelijkheden en onduidelijkheden te
bespreken. We gaan ervan uit dat de organisator zich tijdens het evenement aan de gemaakte afspraken en vergunningsvoorwaarden houdt. Is dit niet het geval, dan kunnen we handhavend optreden om ervoor te zorgen dat de organisator de overtreding ongedaan maakt.
Voorafgaand en na het evenement
Voorafgaand aan een evenement vindt meestal een voorschouw plaats.
U bent als organisator verplicht een afspraak te maken voor een voorschouw en naschouw. Na uw aanmelding wordt er door de vertegenwoordigers van de gemeente bepaald of er daadwerkelijk een schouw moet komen. Tijdens de Voorschouw en Naschouw wordt de locatie samen met u geïnspecteerd. De eventuele bestaande schade wordt bepaald en er wordt afgesproken hoe de locatie na het evenement opgeleverd moet worden. Herstel van de schade aan het terrein dat door het evenement is veroorzaakt, is voor rekening van de organisatie.
Opbouwen en afbreken van het evenement is standaard toegestaan tussen 07.00 uur en 22.00 uur en op zondag tussen 13.00 uur en 22.00 uur (in verband met de Zondagswet) op de vergunde dagen. Dit om geluidsoverlast zoveel mogelijk te beperken.
Tijdens de oplevering kijken we samen met de organisator of het terrein conform vergunde tekeningen is opgebouwd. Bij afwijkingen kan worden gehandhaafd.
Het behoud van bomen vinden we erg belangrijk vanwege hun bijdrage aan het klimaat, de beleving en de ecologie. Organisatoren moeten er daarom voor zorgen dat eventuele bomen op het evenemententerrein niet worden beschadigd, zowel bovengronds als ondergronds. Dit geldt tijdens het evenement en tijdens de op en afbouw van het evenement. Indien nodig moet er een bomenwacht aanwezig zijn. U ontvangt hiervoor informatie via de evenementenvergunning. Indien er schade wordt veroorzaakt aan de bomen, zal de gemeente de organisatoren aansprakelijk stellen.
De organisator is verantwoordelijk voor de veiligheid en ordentelijk verloop van het evenement. Dit geldt voor bezoekers op en direct rond het evenemententerrein.
Kosten uitvoering verkeersmaatregelen, herstel gras, etc.
We proberen de evenementenorganisaties goed te faciliteren met een geschikte locatie, advies en begeleiding op maat. Daar horen in sommige gevallen ook werkzaamheden in het openbaar gebied bij zoals het nemen van verkeersmaatregelen of het herstellen van het gras in de parken. Bij normaal gebruik van de openbare ruimte ontstaat slijtage die we niet direct
doorberekenen aan de organisaties. Schades die niet bij normaal gebruik horen, worden middels voor- en naschouw vastgesteld en wel doorberekend.
Bij sommige risicovolle evenementen wordt het Coördinatie en management Team Evenementen (CMTE) van het risicovolle evenement aangevuld met medewerkers vanuit de gemeente, politie en eventueel andere hulpdiensten. Het doel van dit CMTE is de veiligheid op en rondom het evenement monitoren en waarborgen.
In de basis is de vergunninghouder verantwoordelijk voor een goede en op maat gesneden medische zorg (evenementenzorg), passend bij de aard en de omvang van het evenement. We hanteren een aantal richtlijnen:
Voor alle evenementen geldt dat de evenementenzorg moet voldoen aan de voorwaarden in de Veldnorm Evenementenzorg.
Voor alle B en C evenementen dient de organisator een zorgplan te maken waarin de evenementenzorg wordt beschreven. De GHOR zal aan de hand van het zorgplan een maatwerkadvies geven. Hierin wordt een specifiek advies gegeven over de geneeskundige voorzieningen (o.a. aantal en niveau hulpverlening dat aanwezig moet zijn om de reguliere zorg niet te belasten) en gezondheidskundige maatregelen (o.a. hygiëne maatregelen bij overnachtingen, drinkwatervoorzieningen of maatregelen bij zwemmen in (niet) aangewezen zwemwateren).
Bij een groot evenement zet de politie capaciteit in rond het evenementen terrein. De politie kan niet ingezet worden op het evenemententerrein zelf. Daar is het eventuele ingehuurde security/beveiligingsbedrijf verantwoordelijkheid voor. Bij escalaties op het evenemententerrein treedt de security zelf op. Alleen in uiterste gevallen biedt de politie ondersteuning op het terrein. In het geval dat er verdachten moeten worden overgedragen, gebeurt dit aan de rand van het evenemententerrein.
Inzet particuliere beveiliging
In beginsel wordt één gecertificeerde beveiliger ingezet op 250 bezoekers. Let op; dit is een richtlijn. Als de inrichting en omvang van de evenementenlocatie daartoe aanleiding geven, wordt dit aantal opgehoogd. Ook moet het aantal beveiligers zijn afgestemd op de gemaakte veiligheidsscenario’s. Zij moeten in staat zijn om de verschillende risico’s het hoofd te bieden en de reguliere inzet tegelijk uit te voeren. De beveiligers moeten de daarin vermelde handelingen uit kunnen voeren. Beveiligers moeten zich volledig richten op hun beveiligingstaak op het evenemententerrein, maar zijn ook verantwoordelijk voor een ordentelijke in en uitstroom van bezoekers (incl. het parkeerbeleid). NB: de organisator is de eindverantwoordelijke voor de beveiliging.
Bedrijfshulpverleners/bhvmedewerkers
Het aantal bhvmedewerkers wordt afgestemd op de aard, omvang en inrichting van het evenement en de locatie. Bhv’ers verrichten geen beveiligingstaken. Wel moeten er in het kader van de veiligheid voldoende bhvmedewerkers aanwezig zijn en moeten zij over de juiste opleiding beschikken. Ook moet het aantal bhv’ers zijn afgestemd op de gemaakte veiligheidsscenario’s. Zij moeten in staat zijn de daarin vermelde handelingen uit te voeren. Bhvmedewerkers moeten zich volledig kunnen richten op hun bhvtaak. Informatie over onder andere aantallen en verantwoordelijkheden staan in de evenementenvergunning.
Bij evenementen op het water worden er vaak duikers ingezet. Bij evenementen met open vuur is de inzet van brandwachten veelal verplicht. Dit is altijd een kwestie van maatwerk en wordt per evenement bepaald.
Houd er rekening mee dat door verschillende extreme weersomstandigheden, zoals extreme hitte/droogte of juist onweer, er mogelijk extra maatregelen getroffen moeten worden of sommige onderdelen van het evenement geen doorgang kunnen vinden.
Bij de aanvraag van de vergunning dienen alle nieuwe ontwikkelingen op het gebied van energie, zoals bijvoorbeeld EOS (Energie Opslag Systemen) of waterstof, te worden ingediend en aangevraagd zodat deze in de beoordeling meegenomen kunnen worden.
Welke evenementen evalueren we intern?
Na afloop evalueren we alle B en Cevenementen (en Aevenementen als daar aanleiding toe is) én nieuwe evenementen Kleine evenementen worden uitsluitend besproken wanneer er problemen geconstateerd zijn.
In sommige gevallen benadert de accountmanager Evenementen u voor een gesprek over de uitkomsten van de interne gemeentelijke evaluatie.
Waar letten we op bij de evaluatie?
In de evaluatie nemen we zaken mee die zijn opgemerkt tijdens het vergunningsproces en bij controles voorafgaand en tijdens het evenement. Eventuele overlastmeldingen worden ook altijd meegenomen in de evaluatie. Omwonenden kunnen betrokken worden bij de evaluatie van een evenement. Dit gebeurt bijvoorbeeld via een bewonersplatform of klankbordgroep die om input voor de evaluatie gevraagd wordt.
Na de interne evaluatie evalueren we het evenement met de organisator. Daarin wordt de positieve en negatieve feedback die is opgehaald, besproken. Ook de organisatie krijgt de kans haar bevindingen in te brengen. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt en dit dient als input voor de kalendercommissie voor een volgende editie van het evenement.
Wat doen we bij een negatieve evaluatie?
Bij een negatieve evaluatie is er een aantal scenario’s:
Een negatieve evaluatie wegen wij mee in het al dan niet verstrekken van de vergunning voor de volgende keer dat het evenement wordt georganiseerd. De gemeente deelt deze boodschap mee nog vóórdat een aanvraag is ingediend. Het is dus niet vanzelfsprekend dat de evenementenorganisator na dit jaar weer in aanmerking komt voor een vergunning. Dit hangt ervan af of hij duidelijk kan aantonen óf en wélke maatregelen hij heeft getroffen om aan alle voorwaarden en voorschriften te kunnen voldoen.
Vergunningverlening uit het verleden biedt geen garantie tot het verkrijgen van een vergunning in de toekomst. Per kalenderjaar beoordelen we elke aanvraag op basis van het beleid.
De evaluatie nemen we mee in de uiteindelijke afrekening van een eventueel toegekende subsidie. Mogelijke kosten voor schade die nog niet hersteld is, kunnen we in mindering brengen op het toegekende subsidiebedrag. Ook bij een nieuw subsidieverzoek komt de evaluatie van een evenement aan de orde en wegen wij deze mee.
3. COMMUNICATIE RONDOM UW EVENEMENT
Het belang van goede en tijdige communicatie
We hechten als gemeente groot belang aan goede communicatie rondom een evenement. Evenementen zijn feestjes voor de bezoekers, maar kunnen ook overlast veroorzaken. Vooral voor omwonenden. Door de juiste informatie te verstrekken en op tijd in gesprek te gaan met omwonenden voorkomt u dat mensen overvallen worden door het evenement. Soms zorgen kleine aanpassingen of gestes al voor meer tevredenheid onder omwonenden. Zij voelen zich gehoord en maken minder snel bezwaar.
Aandachtspunten voorafgaand aan het evenement
Enkele aandachtspunten, voorwaarden en suggesties op het gebied van informatie en communicatie rondom uw evenement hebben we voor u op een rij gezet.
Jaarlijks stellen we vóór 1 januari de evenementenkalender vast. We publiceren deze op www.tilburg.nl/evenementen. Zowel bewoners als ondernemers en organisatoren weten zo welke evenementen er dat jaar gaan plaatsvinden.
Uiteraard onder het voorbehoud dat de evenementenvergunning verleend wordt. Let op: de kalender kan door het jaar heen wijzigen. Het is mogelijk dat er evenementen toegevoegd worden of evenementen niet doorgaan. Verleende vergunningen sturen wij toe aan de aanvrager en worden gepubliceerd op Overheid.nl en via de gemeentelijke media. Ons streven is dit minimaal vier weken voor het evenement te doen.
Voor alle evenementen is het van belang om belanghebbenden te betrekken. Organisatoren van B- en C-evenementen bevelen we aan om contact op te nemen met de accountmanager Evenementen over hoe u omwonenden en ondernemers kunt betrekken bij de voorbereiding van uw evenement. Organiseer bijvoorbeeld een bijeenkomst voor bewoners of benader onder nemersverenigingen. Het is belangrijk om dit tijdig te doen. Zo creëert u draagvlak en wordt de kans op klachten kleiner.
Om uw publiek te bereiken is het van belang uw evenement te promoten bij de juiste doelgroep(en). Stichting Marketing Tilburg kan hierbij helpen.
Wanneer uw evenement aansluit bij het DNA van Tilburg en potentie heeft om (inter)nationale aandacht te genereren kunt u contact opnemen met Marketing Tilburg (marketingtilburg.nl).
Het DNA van Tilburg: sociaal x experimenteel = creatie
Door sociaal en experimenteel te combineren ontstaan de beste creaties en versterkt het merk Tilburg.
Uw evenement heeft de potentie om (inter)nationale aandacht te krijgen als het eerder belangstelling kreeg van de pers of zeker belangstelling trekt van (vak) pers omdat het een uniek evenement is. Stichting Marketing Tilburg zal vanuit haar marketingexpertise en kennis graag met u meedenken hoe uw evenement goed onder de aandacht brengt, en daarbij ook de stad betrekken. In sommige gevallen zal Marketing Tilburg haar middelen inzetten ter versterking van uw boodschap.
Eén van de voorwaarden in de evenementenvergunning voor B- en Cevenementen kan zijn dat u voorafgaand aan het evenement omwonenden en nabijgelegen bedrijven informeert over het evenement via een brief. De gemeente geeft in het vooroverleg aan wat het verspreidingsgebied is.
In de brief moet in ieder geval de volgende informatie staan:
Als het van toepassing is, staat in de brief ook informatie over:
Daarnaast kunt u in uw brief aangeven:
We raden u aan om na te denken over mogelijke handreikingen (gestes) die u aan omwonenden kunt doen om mogelijke overlast te beperken of draaglijker te maken. Een mooi voorbeeld is het verstrekken van parkeerkaarten aan mensen die door uw evenement hun auto niet bij het huis kunnen parkeren. Andere ideeën zijn het verstrekken van vrijkaartjes of een uitnodiging voor een rondleiding op het evenemententerrein.
Aandachtspunten tijdens het evenement
Tijdens het evenement is het vooral belangrijk dat u bereikbaar bent voor omwonenden als er klachten zijn.
Heeft u nog vragen? Neem dan gerust contact op. Mail naar evenementenkalender@tilburg.nl.