3. De aanwijzing van budgethouders en beheerders
Artikel 2 directeur Bedrijfsvoering
- 1.
De directeur Bedrijfsvoering, Griffier en de teammanagers worden aangewezen als budgethouder.
- 2.
De budgethouder wijst op advies van de financiële adviseurs van het team Informatiebeheer een onder zijn hiërarchische of functionele verantwoordelijkheid werkende medewerker aan als budgetbeheerder.
- 3.
De aanwijzing van een budgetbeheerder wordt met vermelding van de betreffende budget en/of investeringskrediet wordt geformaliseerd door de vastlegging in het financiële systeem dat voor de budgetbeheerder toegankelijk is.
- 4.
Verantwoordelijkheden /werkzaamheden
Artikel 3 De Budgethouder
- 1.
De budgethouder is de eindverantwoordelijke voor een rechtmatige beheersing van de begrotingsuitvoering en verantwoording van de budgetten van het team.
- 2.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de juiste uitvoering van werkzaamheden van de budgetbeheerders.
- 3.
De budgethouder kan ook als budgetbeheerder optreden.
Artikel 4 De Budgetbeheerder
- 1.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een rechtmatige beheersing van de begrotingsuitvoering en verantwoording van de budgetten, waarvoor door de budgethouder aangewezen.
- 2.
De budgetbeheerder draagt zorg tot het doen van uitgaven en draagt zorg voor het realiseren van de inkomsten waartoe de budgetbeheerder door de budgethouder is aangewezen.
- 3.
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een goede archivering (aanbestedingsregister en inkoopcontracten) van correspondentie rondom de aankoop van goederen, werken en diensten.
- 4.
De budgetbeheerder beoordeelt al dan niet door raadpleging van een Prestatie Akkoord Verklaarder (PAV er) of de levering of dienst ook daadwerkelijk volgens de afspraken is geleverd.
- 5.
Een budgetbeheerder kan ook Prestatie Akkoord Verklaarder zijn.
Artikel 4a De Prestatie Akkoord Verklaarder
- 1.
De Prestatie Akkoord Verklaarder is verantwoordelijk voor de controle of de daadwerkelijke levering of dienst ook daadwerkelijk volgens de afspraak is geleverd.
- 2.
De Prestatie Akkoord Verklaarder kan ook budgetbeheerder of budgethouder zijn.
- 3.
De Prestatie Akkoord Verklaarder is verantwoordelijk voor een goede archivering (aanbestedingsregister en inkoopcontracten) van correspondentie rondom de aankoop van goederen, werken en diensten.
6. Planning, Rapportage en verantwoording
Artikel 8 Planning en Control documenten
- 1.
De budgetbeheerder signaleert tijdig afwijkingen ten opzichte van het vastgestelde budget en rapporteert deze in overleg met de budgethouder via de planning en control cyclus (tussentijdse rapportages, begroting en jaarrekening).
- 2.
De budgetbeheerder zorgt in overleg met de budgethouder voor een goede toelichting van zijn budgetten.
- 3.
Als de budgetbeheerder op enig moment een substantiële overschrijding verwacht, informeert hij de budgethouder direct.
- 4.
De ambtelijke eindredactie over financiële rapportages ligt bij de financiële adviseurs van het team Informatiebeheer.
Artikel 9 Budgetrecht
- 1.
Door vaststelling van de programmabegroting (inclusief eventuele amendementen) door de raad is het college geautoriseerd om de uitvoering van de begroting ter hand te nemen en krijgen budgethouder en -beheerder de verantwoordelijkheid tot uitvoer daarvan.
- 2.
Het college legt verantwoording af aan de raad door middel van de tussentijdse rapportages en de jaarrekening en met een goede toelichting.
- 3.
Bij substantiële tussentijdse afwijkingen informeert het college de raad door een raadsmededeling.
- 4.
De begroting en de daarmee samenhangende budgetten wijzigen door besluitvorming in de tussentijdse rapportages en/of door afzonderlijke raadsvoorstellen, met daarin de financiële consequenties
Artikel 10 Verschuiven van budgetten
Binnen de vastgestelde programma's is het mogelijk om in overleg met het college budgetten te verschuiven tussen de taakvelden en in overleg met de budgethouder binnen de taakvelden, mits de verschuiving inhoudelijk binnen de vastgestelde beleidskaders past en betrekking heeft op de aan haar/hem toegewezen budgetten.
Artikel 11 informeren
De budgethouder bepaalt hoe, wanneer en waarover de budgetbeheerder hem/haar informeert over de uitvoering van de onder deze regeling opgedragen taken.