| Organisatie | Koggenland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Handboek Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Koggenland |
| Citeertitel | Handboek Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Koggenland |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 05-01-2024 | nieuwe regeling | 16-05-2023 | D17.014223 ZK15003325 |
Alle gemeenten die aangesloten zijn bij het Westfries Archief hebben de wens geuit om de papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale exemplaren. Het college (zorgdrager) moet, op basis van het Handboek Vervanging, hierover een besluit nemen.
Door specialisten van de gemeenten is samengewerkt om een modelhandboek op te stellen dat als basis dient voor de gemeenten in West-Friesland
Het Handboek vervanging voor de gemeente Koggenland is samengesteld door A.D. Zon, Coördinator Informatiebeheer, en de medewerkers van het Cluster Informatiebeheer van het Team Informatie.
1.2 Definitie en afbakening Handboek Vervanging
In dit Handboek wordt de definitie gebruikt zoals deze wordt beschreven in de landelijke Handreiking Vervanging.
”Vervanging is het conform de wettelijke voorschriften vervaardigen van (digitale) reproducties van archiefbescheiden zodat deze de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden, die worden vernietigd”. Dit handboek voorziet in het vervangen van papieren archiefbescheiden door een digitale reproductie.
“Verversen” van een drager bijv. CD-Rom, wettelijk gezien eveneens een vorm van vervanging, wordt in dit Handboek buiten beschouwing gelaten.
Dit Handboek vervanging is van toepassing op de gemeente Koggenland, de griffie, de Gemeenteraad, de Ondernemingsraad en het Woningbedrijf van de gemeente Koggenland.
2 Hoofdstuk 2 Verantwoording en wettelijke kaders
De wettelijke kaders die betrekking hebben op vervanging en digitalisering zijn vermeld in bijlage B van dit Handboek.
Vanuit deze kaders zijn onderstaande elementen van belang voor de inrichting van het proces vervanging:
Zorg dat het document na digitalisering beschikbaar is in een open standaard bestandsformaat1 , bij voorkeur één van de PDF/A formaten.
2.3 Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden
De inhoud van dit Handboek heeft betrekking op documenten die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf 01-01-2015 en volgens de geldende Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen moeten worden bewaard of op termijn moeten worden vernietigd.
Het gaat hierbij over documenten die worden opgenomen In het DMS/RMA Corsa en dit vormt de grondslag voor het te nemen vervangingsbesluit.
Uitzondering: dossiers van het Zorgteam van de gemeente Koggenland. Het Zorgteam vormt de dossiers fysiek en biedt deze na afsluiten aan bij het Cluster Informatiebeheer. Hier wordt de termijn van vernietiging, ingevolge de vigerende selectielijst toegevoegd en draagt men zorg voor de feitelijke vernietiging.
Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden.
Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen:
Samenhang met andere ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden.
Deze samenhang ligt vast in een ordeningsplan conform artikel 18 van de Archiefregeling. In de gemeente Koggenland wordt gebruik gemaakt van een ZTC gebaseerd op de I-Navigator.
De (fysieke) archieven zijn geordend op basis van de BAC. De ordeningsmethodiek wordt toegepast in DMS/RMA van Corsa.
De informatie die wordt vastgelegd in het ordeningsplan met betrekking tot de beschreven werkprocessen / zaaktypen staat in bijlage C.
Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed
Als het document waarde heeft voor het cultureel erfgoed, wordt het document niet vervangen. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c van het Archiefbesluit 1995. De uitzondering kent drie kenmerken van waarde met betrekking tot het cultureel erfgoed.
Het betreft de verschijningsvorm van het analoge document, de symbolische waarde, of wanneer het document een historische belevingswaarde vertegenwoordigt. Als een archiefstuk voldoet aan één van onderstaande kenmerken wordt het archiefstuk niet vervangen maar in originele vorm in het archief opgenomen. Sommige kenmerken zijn van toepassing als aan backlog scanning (BL) wordt gedaan en andere kenmerken bij routinematige scanning (RS).
Daarnaast mogen aktes opgemaakt in het kader van de burgerlijke stand niet vervangen worden i.v.m. de eisen aan de drager.
2.4 Vervanging van archiefbescheiden en digitaal gevormde documenten en e-mail
Het uitgangspunt is: wat digitaal is, blijft digitaal. Dit is niet alleen van toepassing op interne documenten, maar ook op e-mails, webformulieren etc. Om een uniforme werkwijze te krijgen is het van belang dat het management voor de hele organisatie richtlijnen vaststelt, deze bekend maakt en dat deze bereikbaar zijn voor iedere medewerker. Met betrekking tot bescherming van privacy bij e-mail en internetgebruik heeft de gemeente Koggenland een privacyreglement vastgesteld.
In bijlage D is een voorbeeld opgenomen uit een Handboek Informatiebeheer over het registreren van de e-mails, alsmede een screenshot van het registratiescherm van een inkomend e-mail bericht en een verwijzing naar het privacyreglement e-mail en internetgebruik D19.008687.
3 Hoofdstuk 3 Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces
Om te komen tot vervanging (van papier naar digitaal) is het scanproces belangrijk. Daarom moet worden omschreven hoe gescand wordt, aan welke eisen de scanapparatuur en de scans moeten voldoen en hoe de kwaliteit gecontroleerd wordt. Dit staat omschreven in bijlage H.
3.6 Procedure toekennen van metadata in DSM/zaaksysteem
Om een document te kunnen terugvinden zijn metadata, genoemd in de artikelen 17 en 19 van de Archiefregeling, vereist. De vaste gegevens die we per document vastleggen (metadata) worden gedeeltelijk automatisch ingevuld aan de hand van het gekozen werkproces bij de gekoppelde zaak. De gebruikte velden voor de metadata staan omschreven in het metadataschema, bijlage J.
De Archiefwet verplicht in hoofdstuk 3 overheidsorganen archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat te bewaren. Deze eis is van toepassing op zowel analoge als op digitale documenten. Om dat te kunnen waarborgen moet er een aantal kwaliteitsprocedures worden gemaakt.
Deze procedures hebben betrekking op:
De kwaliteitseisen en kwaliteitsprocedures voor het proces staan in bijlage L.
3.9 Vernietigingsprocedure van vervangen papieren ‘originelen’
Nadat de analoge documenten zijn gescand en de kwaliteit daarvan is gecontroleerd worden de analoge documenten in archiefdozen geplaatst en geordend op datum van scanning. Op grond van de beslistermijnen geregeld in de artikelen 4.1.3 tot en met 4.1.5 van de Algemene Wet Bestuursrecht worden de analoge documenten 4 maanden bewaard.
Dit houdt in dat analoge documenten van maand één worden vernietigd in maand zes.
Op de jaarlijkse lijst van vernietigbare dossiers wordt genoteerd hoeveel m¹ archief op deze manier is vernietigd. Op deze lijst wordt eveneens vermeld dat alle losse analoge documenten 4 maanden na ontvangst worden vernietigd
De vernietiging wordt uitgevoerd door Reisswolf Randstad B.V., die een verklaring afgeeft van de vernietiging.
4 Hoofdstuk 4 Technische inrichting
De vraag in dit hoofdstuk is: hoe zorg je er qua techniek voor (automatisering) dat hetgeen digitaal bewaard wordt, ook in de toekomst zonder problemen weer kan worden gebruikt. Dit hoofdstuk gaat alleen over het technische deel. De gemeenten (met uitzondering van Hoorn) of Gemeenschappelijke regeling heeft haar ICT ondergebracht in een Shared Service Centrum, DeSom genaamd. Dit hoofdstuk gaat dus over alle afspraken en maatregelen die er met en door DeSom zijn gemaakt.
Voor de technische inrichting gaat het vooral om het beschrijven van de apparatuur, apparatuureigenschappen, software, instellingen scanoperatie, geautomatiseerde nabewerkingen/correcties, instelling voor opslag t.a.v. de scaninrichting. Zie bijlage M Technische beschrijving scanapparatuur (lokaal in te vullen door DeSom/ICT).
In het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Koggenland zijn kaders gegeven voor de maatregelen waarmee DeSom invulling geeft aan de beleidsafspraken op gebied van informatiebeveiliging.
DeSom heeft die maatregelen vastgelegd in het Beveiligingshandboek SSC DeSom.
Dit Handboek is in 2021 gemonitord door Noordbeek IT audit in het Service Organisatie Control Rapport van SSC DeSom voor de levering van ICT-diensten voor de locatie Dick Ketlaan 1, 1687 CD Wognum. (Conform NOREA Richtlijn ISAE 3402 Type II) M.b.t. tot de levering van ICT diensten door SSC DeSom vinden regelmatig audits plaats.
De definitie van informatiebeveiliging in dit verband is: “het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket maatregelen om de beschikbaarheid, integriteit en de vertrouwelijkheid van de informatievoorziening te waarborgen”.
4.5 Duurzame toegankelijkheid en Bewaarstrategie
Na de digitalisering van de archiefbescheiden draait het erom deze in goede, geordende en toegankelijke staat te behouden. De maatregelen en inspanning die hiervoor nodig zijn hangen af van het soort/type informatie.
In het Beveiligingsbeleid van de gemeente is daarom het belang van dataclassificatie beschreven en uitgewerkt. In paragraaf 6.2 gaat het over classificatie van informatie in relatie tot gewenste beschikbaarheid. Er zijn 4 niveaus toegekend voor benodigde beschikbaarheid van informatie in systemen:
Vervolgens is in een tabel deze gewenste beschikbaarheid van de belangrijkste gemeentelijke processen uitgewerkt naar landelijk model.
In het Beveiligingshandboek van SSC DeSom is uitgewerkt hoe DeSom voldoet aan de beveiligingseisen van de gemeente. In dit Handboek is een deel gewijd aan het actualiseren van programma’s en systemen. Dit is nodig omdat bij verandering van applicaties er aandacht besteed moet worden aan het omzetten van bestandsformaten (moet duurzaam formaat zijn, ongeacht of het in een applicatie zit of als een bijlage). Voor de conversie bij deze actualisering gebruiken we de migratieleidraad die WFA geleverd heeft.
Voor meer informatie over bestandformaten verwijzen we naar paragraaf 4.3, bijlage N van dit Handboek Vervanging en de bewaar- en beheerstrategie voor het regionale e-Depot van het Westfries Archief.
Bijlage A – (par. 1.3) Afkortingen en vaktermen
Voor verdere begrippen en de daarbij behorende definitie verwijzen wij naar www.archiefwiki.org.
Bijlage B – (par. 2.2) Wettelijke kaders met betrekking tot vervanging
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 gaat in op de vervanging van documenten:2
“De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.”3
Dit artikel is van toepassing op zowel de te vernietigen als de blijvend te bewaren archiefbescheiden. Voor de vervanging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden dient de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) of Gedeputeerde Staten (voor gemeenten) een machtiging af te geven. Bij te vernietigen archiefbescheiden mag de zorgdrager, door middel van een besluit, over de vervanging beslissen, met een positief advies van de gemeentearchivaris. Dit wordt gewijzigd. De machtigingen van de Minister van OCW en Gedeputeerde Staten voor blijvend te bewaren archiefbescheiden wordt geschrapt. In de plaats daarvan komt er een ministeriële regeling.
Voor de uitvoering van het proces van de vervanging staat in artikel 7 dat het origineel vernietigd wordt en dat de reproductie het nieuwe origineel wordt. Dit is van belang zodat er geen discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.
Verder wordt in de Archiefwet 1995 niet verder ingegaan op de uitwerking van de vervanging. Dit wordt gedaan in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2009.
Artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 gaan in op het proces van de vervanging en de gevolgen waar men rekening mee moet houden.
Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat als men besluit om archiefbescheiden te gaan vervangen door reproducties men met een aantal factoren rekening dient te houden:
en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen.4
Artikel 6 geeft aan dat vervanging uitgevoerd moet worden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Artikel 8 schrijft voor dat er een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. In de verklaring moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn, en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt gearchiveerd door de organisatie waar de documenten geproduceerd zijn. Hoe de vervanging heeft plaatsgevonden wordt doorgaans vastgelegd in het Handboek vervanging.
De Archiefregeling gaat niet zozeer in op het proces van de vervanging zelf, zoals het inscannen en de voorwaarden daarvoor, maar geeft meer wettelijke kaders aan voor het beheer van de digitale reproducties na vervanging. Dit is van belang om de vervangen documenten gedurende de bewaartermijn duurzaam toegankelijk te houden. Tijdens het opstellen van de procedure voor vervanging is dit een onderdeel waar goed rekening mee moet worden gehouden.
In deze paragraaf wordt ingegaan op de artikelen uit de Archiefregeling die kaders stellen aan digitale archiefbescheiden. Nadat analoge documenten zijn vervangen door digitale documenten dienen deze aan aanvullende eisen te voldoen. Hoofdstuk 3, paragraaf 2 van de Archiefregeling zoomt hierop in. Artikelen 14 en 17 zijn ook van toepassing op papieren documenten, maar bij digitale documenten dienen de daar behandelde onderwerpen extra aandacht te krijgen.
Tijdige overzetting op andere dragers. Wanneer informatie verloren dreigt te gaan vanwege de drager, dient de drager van de informatie vervangen te worden (volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995). Dit kan door veroudering of doordat de drager niet meer de gebruikte standaard is om informatie op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan verouderde floppy’s. Het is noodzakelijk om tijdig de drager te vervangen, zodat er geen problemen ontstaan met het lezen van de informatie op de oude drager. Een beheerplan dat betrekking heeft op de duurzame toegankelijkheid (waarvan dit een van de vele onderdelen is) kan hierbij ondersteuning geven.
De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een zelfgekozen kwaliteitssysteem. Dit kan voor de archivering van digitale archiefbescheiden bijvoorbeeld, NEN-ISO 15489, RODIN of de NEN 2082 zijn.
Om sneller een positief advies voor vervanging te verkrijgen is het verstandig om de archiefomgeving van te voren te laten auditen volgens de NEN 2082. Maar een ander kwaliteitssysteem is ook optioneel. Landelijk zien we de tendens dat het verkrijgen van een positief advies voor vervanging gepaard gaat met een NEN 2082 audit.
Artikel 17, lid a en artikel 22
De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld: de inhoud, structuur en verschijningsvorm5 bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, één en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces (art. 17, lid a).
Dit houdt in dat in de metadata moet worden opgenomen dat het een vervangen document is, waarbij de oorspronkelijke drager en afmetingen bekend zijn. Dit helpt de gebruiker in het plaatsen van het document in de juiste context. In 99% van de gevallen is het A4, maar juist bij die gevallen waarbij dat niet het geval is, is het van belang dat dit duidelijk is voor de gebruiker van het document in het werkproces of zaak.
In artikel 22 wordt naar bovenstaand lid verwezen en wordt benadrukt dat dit ook van digitale archiefbescheiden moet worden vastgelegd. Dus zowel hoe het ontvangen is, als de wijze waarop het document de organisatie in is gegaan en waarmee gewerkt wordt.
In dit artikel wordt bepaald dat de organisatie dient te beschikken over een ordeningsstructuur. Dit is nodig om documenten in de juiste context te kunnen plaatsen. *
Dit artikel stelt dat het gedrag van digitale archiefbescheiden dient te worden vastgelegd. Met de vervanging van papieren documenten naar digitale documenten zijn hier geen problemen mee te verwachten. Maar voor andere digitale documenten (die nu digitaal blijven), dient hier wel rekening mee te worden gehouden. Denk bijvoorbeeld aan de functionaliteiten van een applicatie of database, voor zover zij noodzakelijk zijn voor het herleiden van het proces.
Dit artikel stelt eisen aan de metadata van digitale archiefbescheiden (inclusief de digitale handtekening). De vervangen (en nu digitale) documenten dienen ook technische metadata mee te krijgen met betrekking tot de actuele technische aard. Dit houdt in dat bekend moet zijn met welke hard- en softwareomgeving het document kan worden geraadpleegd. Ook in het kader van duurzame toegankelijkheid is het van belang om dit vast te leggen. Als de hard- of softwareomgeving verandert, dan kan in de metadata worden teruggevonden voor welke documenten dit gevolgen heeft. De gevolgen kunnen een conversie, migratie of emulatie zijn; dat ligt aan de verandering en dient altijd tijdig onderzocht te worden.
Dit artikel stelt algemene eisen aan opslagformaten voor digitale archiefbescheiden. In lid a wordt aangegeven dat het bestand uiterlijk op het moment van overdracht moet voldoen aan een open standaard. Maar de overheid heeft zichzelf de verplichting opgelegd om altijd in open standaarden te werken. Nederland Open in Verbinding (NOIV) heeft hierover verschillende publicaties uitgegeven en ook uitspraken gedaan over welke standaarden op welk moment van belang zijn om toe te passen (een lijst van vastgestelde standaarden voor de overheid is te vinden op https://www.noraonline.nl/wiki/Actieplan_Nederland_Open_in_Verbinding).
Daarnaast heeft NOIV in de uitgave “Handreiking open documentstandaarden voor de overheid” een overzichtelijk schema opgenomen:
Een groen vak betekent volledig geschikt, oranje niet in alle gevallen geschikt en rood niet geschikt. Voor archiveren zien we dat PDF/A-1 geschikt is. Onze aanbeveling is dan ook om naar dit formaat te digitaliseren. Van PDF/A-1 zijn nog twee varianten, A-1a en A-1b. Het verschil is dat bij 1a de logische structuur behouden blijft, waardoor doorzoekbaarheid en tekstextractie makkelijker is. Bij 1b is de doorzoekbaarheid minder groot,6 maar het bestandsformaat is vele malen kleiner. Gemeenten dienen hier zelf een afweging voor te maken. Is de wens om full-tekst search (de google-methode) toe te passen, dan is A1-a verstandig. Wordt de toegankelijkheid geregeld met behulp van metadata in een DMS (onze voorkeur) dan kan A-1b een oplossing zijn. Onlangs is PDF/A-2 verschenen, deze is vergelijkbaar met A-1a.
In lid b van artikel 26 worden compressietechnieken behandeld. Compressie is toegestaan met behulp van lossless compressietechnieken. De zogenoemde less techniek kan niet garanderen dat er geen informatie verloren gaat en is dus niet toegestaan. In de literatuur wordt beschreven dat het comprimeren van tekst en afbeeldingen over het algemeen geen problemen geeft, het comprimeren van meer ingewikkelde databestanden kan echter wel vaak dataverlies opleveren. Bij het uitvoeren van compressie dient hiermee rekening te worden gehouden. De lossless compressietechniek moet gebruik maken van open standaarden.
Lossless technieken kunnen in verschillende omgevingen verschillend uitpakken. Verstandig is om eerst de compressie te testen. Ook is comprimeren niet altijd goedkoper en/of sneller. Een kosten/baten analyse op de compressie kan aantonen of het goedkoper is om te comprimeren en dan op te slaan, of dat de kosten van opslag van grotere bestanden overeen komt met de kosten van compressie. Als daar weinig tot geen verschil in zit, adviseren wij om niet te comprimeren. Maar een ander voordeel kan zijn dat bestanden sneller op de werkplek geladen kunnen worden; het uitpakken van het bestand is echter ook een element dat vertragend in het werkproces kan werken.
Mocht er elders in het proces gebruik worden gemaakt van compressie, dan dient dit in het reguliere Handboek en werkinstructies te worden vastgelegd.
Handreiking vervanging archiefbescheiden van Archief 2020.7
De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden is gericht op vervanging in de betekenis van het formeel en feitelijk plaatsmaken van informatie op papier voor digitale informatie. De Handreiking bestaat, na een inleiding op de kernbegrippen, uit de te volgen 8 stappen in het proces van voorbereiding, inrichting, uitvoering, verantwoording en beheer van de vervanging.
Samenvatting van de wettelijke kaders
In bovenstaande is ingegaan op artikelen die direct betrekking hebben op het proces van vervanging en digitalisering. Voor digitale archivering zijn nog meer wettelijke kaders te beschrijven. Daarvoor is bovenstaande samenvatting dus niet uitputtend.
Wat moeten we van deze wettelijke kaders nu meenemen naar de inrichting van het proces van de vervanging:
Bijlage C – (par. 2.3) De informatie die wordt vastgelegd in het ordeningsplan met betrekking tot de beschreven werkprocessen/zaaktypen
Ingevolge artikel 18 van de Archiefregeling heeft de gemeente Koggenland haar archief als volgt geordend.
Het (digitale) archief is geordend volgens de ZTC (Zaaktypecatalogus). Deze is is afgeleid van de landelijke standaard en opgenomen in het DMS (Corsa).
Het fysieke archief is geordend volgens het principe van de BAC (Basis Archief Code).
De zaaktypes vanuit de i-Navigator worden gekoppeld met de generieke Case binnen Corsa. Alle zaaktypen bevatten dezelfde metadata.
De digitale postbus info@koggenland.nl wordt beheerd door het cluster Informatiebeheer. Deze postbus wordt minimaal 1 x per dag verwerkt. Bij de verwerking van deze postbus wordt een onderscheid gemaakt tussen e-mails die direct aan de betrokken ambtenaar worden doorgezonden (geen registratie|), reclame en mails die niet voldoen aan de registratiecriteria. Ontvangen e-mails die voldoen aan eerder genoemde registratiecriteria worden geregistreerd in het DMS (Corsa) en behandeld.
Het mailbericht en de bijlagen worden als “zelfstandige” documenten geregistreerd. Doordat deze onderdelen als “één bericht” zijn verzonden worden de bijlagen automatisch aan elkaar gerelateerd. De registratie wordt, inclusief bijlagen, in de werkvoorraad van een behandelaar geplaatst.
Binnen de organisatie zijn afspraken gemaakt dat e-mails die ontvangen zijn in de persoonlijke mailbox van de ambtenaar ter registratie worden doorgezonden aan info@koggenland.nl.
Deze manier van werken is ook van toepassing op de e-mails die in een zogenaamde groepsmailbox zijn ontvangen.
Wanneer de ambtenaar via de mail communiceert, dient hij/zij deze mail, wanneer deze voldoet aan de registratiecriteria, zelf te registreren in Corsa en in het zaak/dossier te voegen. Het is ook mogelijk om deze mail bij het Cluster Informatiebeheer ter registratie aan te bieden.
Printscreen registratiescherm Corsa
Afspraken m.b.t. e-mail gebruik zijn vastgelegd in:
“Regeling gebruik telefoon, internet en e-mail gemeente Koggenland” (D19.008687).
Vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders op 27-08-2019 (BS19000692).
Bijlage F – (par. 3.3) Personeel Kwalificatie
Op grond van artikel 14 Archiefbesluit voldoen de medewerkers belast met Informatiebeheer allen aan de eis van deskundigheid, zoals genoemd in artikel 14 van het Archief Besluit.
De medewerkers zijn minimaal in het bezit van het diploma SOD 1, een overgroot deel van de medewerkers is in het bezit van SOD 2 en één heeft dit aangevuld met het diploma VVA.
Bijlage G – (par. 3.3) Selectiecriteria
Het registreren van documenten is de eerste stap naar een toegankelijk (digitaal) archief. Bij registratie worden zogenaamde terugzoekkenmerken aan de documenten toegekend, die het document hervindbaar maken. De registratie geldt voor alle documenten die vallen onder de archiefwet:
Niet ieder document (of poststuk) hoeft op dezelfde wijze behandeld te worden. Bij registratie wordt een onderscheid gemaakt tussen te registreren en niet te registreren documenten (formele en informele informatieobjecten). Dit onderscheid is echter niet altijd even makkelijk te maken.
De beoordeling of deze documenten (informatieobjecten) voldoen aan onderstaande criteria wordt gedaan door daartoe speciaal opgeleide medewerkers (zie ook bijlage F).
Op de te registreren documenten zijn één of meer van de volgende kenmerken van toepassing:
Bijlage H – (par. 3.4) Scanproces
Het scannen van alle ingekomen post is uitbesteed aan WerkSaam Westfriesland (gemeenschappelijke regeling). Zij ontvangen en digitaliseren alle post voor de hele regio Westfriesland. Onderstaande werkwijze is overgenomen uit de Dienst Verlening Overeenkomst die met WerkSaam Westfriesland is afgesloten.
In dossier ZK20000770 is een kopie opgenomen van deze regionale overeenkomst (D20.002963). Het origineel is gearchiveerd in het Zaaksysteem van de SED organisatie onder nummer 824215.
De (ondertekende) verwerkersovereenkomst is geregistreerd onder nummer D19.006032.
Het werkproces voor postscanning is op hoofdlijn als volgt opgebouwd:
Bijlage I – (par. 3.5) Registratieprocedure
De inkomende post van de gemeente Koggenland wordt in Westfries verband opgehaald door WerkSaam Westfriesland. Zij openen de inkomende post en maken deze digitaal. (zie bijlage H)
De post wordt als volgt afgehandeld:
Na deze werkzaamheden worden de documenten gescand en “klaargezet” in Kofax.
Voordat de te registreren post daadwerkelijk wordt overgezet naar het DMS beoordeelt de medewerker Informatiebeheer of de gescande documenten registratiewaardig zijn, ongeregistreerd kunnen worden doorgezonden (e-mail) dan wel kunnen worden verwijderd.
Hierna wordt de post die voldoet aan de registratiecriteria ingelezen in het DMS (Corsa) en geregistreerd.
Informatiebeheer zet de registratie op naam van een afdeling, waar een taakverdeler de ingekomen brief in de werkvoorraad van de behandelaar zet. Hierdoor ontstaat er voor de medewerker een overzicht van de te behandelen documenten. Deze documenten kunnen aan een bestaande Zaak worden gerelateerd (toegevoegd).
In steeds meer gevallen is het document de trigger voor de start van een zaak/proces. Dit document wordt direct onderdeel van het zaak/dossier. Vanuit dit zaak/dossier worden documenten gemaakt, de bestuurlijke besluitvorming gestart en opgeslagen en na het toekennen van het resultaat afgehandeld.
Echter in enkele gevallen wordt een document zonder het starten van een zaak/dossier ter afhandeling doorgezonden. Dit “losse document” wordt dan direct toegevoegd aan het numeriek jaardossier. Op deze wijze wordt tijdige vernietiging gewaarborgd.
Post die ongeregistreerd aan het organisatieonderdeel/individuele medewerker is doorgezonden en alsnog geregistreerd dient te worden, wordt doorgezonden aan het Cluster Informatiebeheer. Dit cluster zorgt ervoor dat deze fysieke post alsnog wordt geregistreerd en in de werkvoorraad wordt gezet.
E-mails komen voornamelijk binnen via info@koggenland.nl. Het cluster Informatiebeheer, beheerder van deze infobox, bekijkt of de mail moet worden geregistreerd in Corsa. E-mail die voldoet aan de registratiecriteria wordt op dezelfde wijze geregistreerd als de fysieke post. Bij de registratie wordt wel vermeld dat het informatieobject per mail is ontvangen.
Als de e-mail niet ingeboekt hoeft te worden, wordt deze direct doorgezonden naar de geadresseerde.
E-mails die rechtstreeks op de afdeling of bij de individuele medewerker zijn binnenkomen en voldoen aan de registratiecriteria dienen te worden geregistreerd. De ontvanger kan deze e-mail zelf registreren of de e-mails worden ter registratie doorgezonden aan de zgn. Infomailbox info@koggenland.nl. Het cluster Informatiebeheer draagt dan zorg voor de registratie.
De ontvanger is zelf verantwoordelijk voor deze actie en daarmee voor de hervindbaarheid van de mail en de compleetheid van het zaak/dossier.
Inkomende faxen worden door het cluster Informatiebeheer behandeld als ingekomen post. Bij spoed wordt de behandelende afdeling gebeld.
Brieven met een rechtsgevolg worden digitaal ondertekend, door de afdelingshoofden of door daartoe gemandateerde medewerkers. De ondertekende brief wordt als “nieuwe versie” van het document in het DMS opgeslagen. Nadat de ondertekening heeft plaatsgehad wordt de brief geprint en verzonden of wordt als bijlage bij een e-mail bericht gevoegd.
Uitnodigingen, ontvangstbevestigingen en brieven van informatieve aard worden niet digitaal
ondertekend. De image van deze uitgaande brief staat niet ondertekend in het DMS.
Uitgaande brieven die onverhoopt voorzien worden van een natte handtekening worden na ondertekening opnieuw gescand en als nieuwe ondertekende image (versie) van het document in het DMS opgenomen.
In principe wordt het hoofddocument evenals de hierin genoemde bijlage(n) als aparte documenten in de zaak/dossier opgenomen.
Op verzoek van (met name) Juridische zaken worden de bijlagen mee gescand in de laatste versie. Deze image bevat dan naast de (aanbiedings)brief ook de images van de bijlagen. Deze werkwijze is voor dit organisatieonderdeel de zekerheid van hetgeen aan de rechtspraak is toegezonden.
Wanneer het noodzakelijk is worden uitgaande brieven “aangetekend” verzonden.
Naast deze wijze van verzending is er een tweede mogelijkheid om verzending te bewijzen.
Om verzending te bewijzen wordt het te verzenden document na de ondertekening geprint en voorzien van de stempel “verzonden + datum vermelding”. In het registratievenster “uitgaande post” is een speciaal datumveld “verzendadm.” opgenomen. Dit veld wordt gevuld door diegene die de enveloppe ter verzending aanbiedt.
Hiertoe wordt de brief niet gevouwen, in een open enveloppe voorzien van een aantekening (post-it) met daarop de mededeling ‘verzendadministratie’ aangeboden bij het cluster Informatiebeheer.
Bijlage J – (par. 3.6) Metadata-schema
Binnen de regio West-Friesland is een Metadata-schema ontwikkeld. Het college Koggenland heeft dit schema (D16.014396) voor haar gemeente vastgesteld (BS17000044).
Bijlage K – (par. 3.7) Archiveren in het DMS
Alle afgeronde zaken komen, na toekennen van het resultaat, in de werkvoorraad van “het archief”. De medewerker belast met de dossiervorming, controleert de Zaak op volledigheid en andere archivistische elementen, zoals de juiste dossieromschrijving en toekenning van de vernietigingstermijn. Voor een deel komt de vernietigingstermijn mee vanuit het DSP. Bij een aantal zaken dient dit handmatig te gebeuren, bijvoorbeeld bij het toekennen van een bewaartermijn na het vervallen van het belang.
De andere (algemene) Zaken/dossiers worden door de archiefmedewerkers beoordeeld en daarbij wordt de vernietigingstermijn handmatig gekoppeld.
Binnen Corsa wordt aan een dossier d.m.v. “Acties” een datum van vernietigen gekoppeld. Aan het einde van het lopende jaar wordt d.m.v. het opvragen van de geplande vernietigingsactie een overzicht verkregen van de dossiers die in januari van het jaar erop moeten worden vernietigd. Dit overzicht wordt voorgelegd aan de afdelingshoofden en de archiefinspecteur (zogenoemd driehoeksoverleg). Na akkoord worden de dossiers (incl. documenten) vernietigd.
Bijlage L – (par. 3.8) Kwaliteitseisen en kwaliteitsprocedure
Door de gezamenlijke Westfriese gemeenten worden regionaal kwaliteitseisen en een beheerprocedure ontwikkeld.
In dossier ZK20000770 is een kopie opgenomen van deze regionale overeenkomst (D20.002963)
Het origineel is opgenomen in in het zaaksysteem van de SED organisatie onder nummer824215.
D bijbehorende (ondertekende)verwerkers overeenkomst is geregistreerd onder nummer
https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/over-open-standaarden, geraadpleegd d.d. 07-06-2016
Voor meer informatie over bestandsformaten zie: https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/over-open-standaarden/ , geraadpleegd 07-06-2016