Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
accountant: een door het bestuur benoemde accountant als bedoeld in artikel 213m tweede lid, van de Gemeentewet.
- b.
accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant van
- c.
deelverantwoording: een in opdracht van het bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-éénheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
- d.
jaarrekening: jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;
- e.
managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;]
- f.
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van de directie waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
- 1.
De accountantscontrole vindt plaats door een accountant.
- 2.
De directie bereidt in overleg met het bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
- 3.
Het bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
- a.
de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;
- b.
de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);
- c.
de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
- f.
de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;
- g.
de producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.
- 4.
In afwijking van het gestelde in lid 3, kan het bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder 3 f en g genoemde onderdelen, vaststelt.
- 5.
Het bestuur stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.
Artikel 3. Informatieverstrekking door directie
- 1.
De directie is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
- 2.
De directie draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
- 3.
Bij de jaarrekening bevestigt de directie schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
- 4.
De directie overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan het bestuur.
- 5.
De directie overlegt de managementletter met een reactie vanuit de directie aan het bestuur.
- 6.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door de directie aan het bestuur en de accountant gemeld.
- 7.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door de directie zo veel mogelijk gebruik van het namens directie uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
- 8.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de ABG organisatie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ABG organisatie.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
- 1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
- 2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
- 3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het bestuur, de algemeen directeur en een vertegenwoordiging vanuit de ABG organisatie.
Artikel 5. Toegang tot informatie door accountant
- 1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de ABG organisatie.
- 2.
De accountant is bevoegd om van alle medewerkers (intern en extern) mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
- 3.
De directie draagt er zorg voor, dat alle medewerkers (intern en extern) zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
- 1.
De directie kan de door het bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid als bedoeld in Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. De directie informeert het bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
- 2.
De directie draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze werkzaamheden moet worden uitgevoerd door een accountant, is de directie bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door het bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de ABG-organisatie is.
Artikel 7. Rapportering door accountant
- 1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door de directie niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het bestuur en zendt een afschrift hiervan aan de directie.
- 2.
In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant naar aanleiding van de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over niet van bestuurlijk belang zijnde bevindingen aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
- 3.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het bestuur door de accountant aan de directie voorgelegd met de mogelijkheid voor de directie om op deze stukken te reageren.
- 4.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het bestuur het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door het bestuur ingestelde vertegenwoordiging van) het bestuur.
Artikel 8. Intrekking oude regeling
De “Controleverordening ABG-organisatie” wordt ingetrokken.
Artikel 9. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking in werking op de dag na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.
Artikel 10. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) ABG-organisatie 2023".