| Organisatie | Servicecentrum MER |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Servicecentrum MER 2024 |
| Citeertitel | Archiefverordening Servicecentrum MER 2024 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Deze regeling vervangt de Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling MER 2019
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-12-2024 | nieuwe regeling | 05-12-2023 |
Het Algemeen Bestuur van Servicecentrum MER,
gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 5 december 2023,
Overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemandateerde taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden de basis vormen voor de bedrijfsvoering en risicobeheersing van belang kunnen zijn als bewijs van rechten en plichten van de drie gemeenten Maasgouw, Echt-Susteren, Roerdalen en Servicecentrum MER en van andere partijen of personen, alsmede een basis vormen voor de verantwoording van het handelen en de democratische controle, en tevens onmisbaar zijn voor de geschiedenis van de drie gemeenten en het Servicecentrum MER in de ruimste betekenis.
Artikel 2. Taken gemeentearchivaris
In afwijking van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 is, onder de bevelen van het Dagelijks Bestuur, de gemeentearchivaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van Servicecentrum MER die zich bevinden in de archiefruimte van de gemeente Echt-Susteren en die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats voor blijvende bewaring.
De gemeentearchivaris brengt tweejaarlijks aan het Dagelijks Bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden van het Servicecentrum MER die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van Servicecentrum MER die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, maar zich bevinden in de archiefruimte van de gemeente Echt-Susteren.
De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief, advies uitbrengen aan het Dagelijks Bestuur over het beheer van de archiefbescheiden van het Servicecentrum MER die zich bevinden in de archiefruimte van de gemeente Echt-Susteren en niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 3. Verantwoording door het Dagelijks Bestuur
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur tweejaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van het Servicecentrum MER. Zij voegen daarbij in ieder geval:
de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode waarop ook de verslaglegging betrekking heeft) en een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming;
als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder b bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het Algemeen Bestuur in de gelegenheid gesteld het Dagelijks Bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.
De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) Gedeputeerde Staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezicht-informatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur Servicecentrum MER d.d. 5 december 2023.
Eric van Mierlo
Directeur
Dion Schneider
Voorzitter
De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke overheidsorganen (zoals de gemeenteraad (red. in dit geval het Algemeen Bestuur), het college van burgemeester en wethouders (red. Dagelijks Bestuur), de burgemeester (red. voorzitter) en gemeentelijke privaatrechtelijke rechtspersonen zoals bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet met één of meer publiekrechtelijke bevoegdheden) alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren, bij het Dagelijks Bestuur, zie artikel 30, eerste lid, in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 30 bevat bovendien de opdracht voor het Algemeen Bestuur om een verordening vast te stellen, die aan Gedeputeerde Staten moet worden medegedeeld, en die vastlegt op welke wijze het Dagelijks Bestuur deze zorgplicht uitvoert. Uiteraard tevens met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.
Verder bevat artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet een opdracht aan het Algemeen Bestuur om bij verordening regels te stellen ten aanzien van het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens Archiefwet door de gemeentearchivaris ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken, worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden, die rechtstreeks bij het Dagelijks Bestuur zijn belegd (en ten aanzien waarvan het Algemeen Bestuur geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a. de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (volgt al uit artikel 31 van de Archiefwet), de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door het Dagelijks Bestuur toe te passen kwaliteitssysteem* (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling) en het benoemen, schorsen en ontslaan van personeel (bevoegdheid is al geregeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder d, van de Gemeentewet).
Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals ‘archiefbescheiden’) en onverminderd ook gelden voor deze verordening, afwijken is niet mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) begrippen geldt dat het gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals ‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).
Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:
Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook om digitale archiefbescheiden waaronder databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd in plaats van ‘archiefbescheiden’.
Zorg: Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld.
Beheer: dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.
Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent het Servicecentrum MER haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het eigen handelen en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is, behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden gebracht zijn opgenomen in de geldende legesverordening.
Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.
Artikel 1. Zorgplicht Dagelijks Bestuur
Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van het Dagelijks Bestuur.
Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor het Dagelijks Bestuur om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.
Dit onderdeel verplicht het Dagelijks Bestuur ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van het Servicecentrum MER.
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf. Deze zorg maakt onderdeel uit van het informatiebeleid in brede zin. Het Dagelijks Bestuurt dient de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatie-architectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het tweede lid.
Artikel 2. Taken gemeentearchivaris
Dit lid regelt, dat als er een gemeentearchivaris is aangewezen, deze de archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de archiefbescheiden van het Servicecentrum MER zelf, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid). Als er geen gemeentearchivaris is aangewezen, dan volgt uit de Archiefwet dat de gemeentearchivaris verantwoordelijk is voor het beheer van de archiefruimte en archiefbewaarplaats (zie artikel 32, eerste lid). In dat geval regelt het eerste lid, in afwijking van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet, dat de directie belast is met het toezicht ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden van het Servicecentrum MER die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Dit lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om tweejaarlijks verslag uit te brengen aan het Dagelijks Bestuur over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van het Servicecentrum MER die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het Servicecentrum MER die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats., maar zich bevinden in de archiefruimte van de gemeente Echt-Susteren. Zo nodig kan het Dagelijks Bestuur (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.
Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door het Algemeen Bestuur op de zorg over en het beheer van archiefbescheiden volgens de Archiefwet. Het verslag wordt door het Dagelijks Bestuur overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan het Algemeen Bestuur. Het is aan de directie om een toezichtverslag in te kopen bij een deskundige, bij voorkeur een gemeentearchivaris, de auditdienst of een commercieel bedrijf, of zich te laten bijstaan bij het opstellen van het verslag door bijvoorbeeld een functionaris kwaliteitsbeleid. Zie tevens de VNG handreiking Horizontale verantwoording van de Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) (april 2013).
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden. Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de uitvoering van de Archiefwet.
Op grond van het derde lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan het Dagelijks Bestuur over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van het Servicecentrum MER in de archiefruimte, die (nog) niet daarheen zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.
Artikel 3. Verantwoording door het Dagelijks Bestuur
Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur tweejaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van het Servicecentrum MER. Zij voegen daarbij in ieder geval:
een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt het Algemeen Bestuur in de gelegenheid gesteld het Dagelijks Bestuur te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering, uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.
De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) Gedeputeerde Staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het opvragen van deze toezichtinformatie, opdat het Servicecentrum MER niet worden geconfronteerd met bovenmatige informatieverplichtingen.
Artikel 4. Intrekking oude verordening