Organisatie | Groningen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht gemeente Groningen 2023 (Klokkenluidersregeling) |
Citeertitel | Besluit tot vaststelling van de Regeling vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht gemeente Groningen 2023 (Klokkenluidersregeling) |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de huidige regeling.
Wet bescherming klokkenluiders
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
03-01-2024 | nieuwe regeling | 19-12-2023 | 374578-2023 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen;
Besluit tot vaststelling van de Regeling vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht gemeente Groningen 2023 (Klokkenluidersregeling)
Artikel 2 Informatie, advies en ondersteuning voor de melder
Artikel 4 Behandeling van de interne melding
Artikel 5 De uitvoering van het interne onderzoek
Artikel 6 Standpunt van de werkgever
Artikel 7 Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever
Artikel 10 Bescherming van de melder, degene die de melder bijstaat en betrokken derden tegen benadeling
Artikel 11 Persoon/personen op wie de melding van een vermoeden van een misstand betrekking heeft
Artikel 12 Het tegengaan van benadeling en onderzoek naar benadeling
Artikel 13 Rapportage en evaluatie
Artikel 14 Intrekking regeling en inwerkingtreding regeling
Deze regeling legt uit wat u kunt doen als u denkt dat er sprake is van een misstand. We beschrijven hierin hoe de procedure werkt, maar ook welke rechten en plichten u heeft. Hierna leggen we in het kort de belangrijkste onderdelen van de regeling aan u uit.
Wanneer kunt u een misstand melden?
Als u via uw werk een relatie hebt (gehad) met de gemeente Groningen. Bijvoorbeeld omdat u bij ons werkt(e) of diensten of goederen aan ons levert of omdat u bij onze organisatie solliciteert of vrijwilligerswerk doet. In de regeling gebruiken we het begrip ‘werkgever’. Maar ook als u niet in dienst bent (geweest) bij de gemeente Groningen, maar wel een werkrelatie hebt gehad met de organisatie, kunt u dus melden. Vermoedt u dat er sprake is van een misstand, maar heeft u daarvan geen kennis genomen vanuit een werkgerelateerde context? Dan kunt u geen melding doen.
Heeft u twijfels of wilt u advies?
Twijfelt u of er wel sprake is van een misstand? Of weet u niet zeker of u iets wilt melden of waar u dat moet doen? Dan kunt u informatie en advies inwinnen bij een adviseur, de concerncontroller, de interne of externe vertrouwenspersoon. U kunt voor informatie en advies ook anoniem terecht bij het Huis voor klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl).
Als u aan de hiervoor genoemde eisen voldoet, dan kunt u het vermoeden van een misstand intern melden binnen onze organisatie. In de regeling staat bij welke functionarissen u de melding kunt doen. U mag er ook voor kiezen om een externe melding te doen bij een instantie die daarvoor aangewezen is door de overheid. Welke instanties dat zijn en hoe u dat doet, staat in de regeling.
U mag ook eerst intern melden en daarna alsnog een externe melding doen. Bij intern melden kan de misstand het snelst worden aangepakt en dan kan de organisatie zo nodig direct maatregelen nemen om de misstand te stoppen.
Bij een strafbaar feit kunt u aangifte doen, soms bent u verplicht om aangifte te doen. Dit staat los van de melding.
Wat gebeurt er na de interne melding?
Na de melding ontvangt u binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging. Verder beslist de organisatie of de melding verder onderzocht kan of moet worden. Als de melding alleen gebaseerd is op informatie die u ‘’van horen zeggen’’ heeft, doet de organisatie geen onderzoek. Ook als de melding niet over een maatschappelijke misstand of over een inbreuk op het EU-recht gaat, start de organisatie geen onderzoek.
Als de organisatie besluit om onderzoek te doen, dan wordt dit uitgevoerd door onafhankelijke en onpartijdige onderzoekers. Tijdens het onderzoek blijft uw identiteit beschermd, tenzij u toestemming geeft om die bekend te maken. Ook de identiteit van de persoon of personen over wie de melding gaat of die daarin als getuigen worden genoemd, blijven geheim. De informatie die u geeft wordt zorgvuldig behandeld. Alleen de personen die betrokken zijn bij de melding en het onderzoek kunnen deze informatie inzien.
Nadat het onderzoek afgerond is, informeert de organisatie u over haar standpunt ten aanzien van de melding en over de stappen die ondernomen zijn of genomen gaan worden. De organisatie moet dat uiterlijk binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding doen. Doet de organisatie dat niet op tijd? Dan kunt u een externe melding doen.
Bent u het niet eens met het standpunt van de organisatie of de stappen die genomen zijn? Dan kunt u dit aangeven. De organisatie kan dan besluiten een nieuw of aanvullend onderzoek te doen. Blijft de organisatie bij haar standpunt en zijn jullie het niet eens? Dan kunt u besluiten om een externe melding te doen. Bijvoorbeeld bij het Huis voor Klokkenluiders. Ook hierover kunt u van tevoren eerst advies inwinnen als u twijfelt.
Bescherming voor melders, hun adviseurs en andere betrokkenen
Als u een melding doet volgens deze procedure, dan wordt u beschermd tegen benadeling door de organisatie. Ook uw adviseurs of bijvoorbeeld een familielid dat bij de organisatie werkt, worden beschermd tegen benadeling. Van benadeling is sprake als de organisatie vanwege de melding maatregelen neemt die nadelig zijn voor u. Denk hierbij aan ontslag, inhouden van salaris, niet voortzetting van een leverancierscontract of niet in dienst nemen.
Wanneer u denkt dat u benadeeld wordt doordat u de melding heeft gedaan, kunt u de organisatie of het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl) vragen om onderzoek te doen naar de manier waarop er met u wordt omgegaan. In geval van benadeling heeft u recht op juridische bijstand.
De bescherming tegen benadeling geldt soms ook als u het vermoeden van een misstand openbaar maakt. Daarmee wordt bijvoorbeeld bedoeld dat u naar de pers stapt. Maar bij openbaarmaking geldt de bescherming alleen als u aan bepaalde eisen voldoet, namelijk:
In deze regeling wordt verstaan onder:
een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij
een gevaar voor de volksgezondheid, voor de veiligheid van personen, voor de aantasting van het milieu, of voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten. Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is;
het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie;
toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten in de publieke of private sector waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling als bedoeld in artikel 17da, indien zij dergelijke informatie zouden melden;
Een interne melding kan gedaan worden door een persoon die bij de organisatie van de werkgever in dienst is of was. Een interne melding kan ook gedaan worden door een sollicitant en een persoon die niet bij de organisatie van de werkgever in dienst is of was, maar die door zijn werkzaamheden wel met de organisatie van de werkgever in aanraking is gekomen.
Artikel 4. Behandeling van de interne melding
De gegevens van de melding in het register worden vernietigd als zij niet langer noodzakelijk zijn. Zolang een onderzoek naar een melding loopt of nadien een melding bij een bevoegde autoriteit is gedaan of een klacht- of gerechtelijke procedure loopt, blijven de gegevens van een melding in een registratie in ieder geval behouden.
De gemeentesecretaris beoordeelt of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding van een vermoeden van een misstand op de hoogte moet worden gebracht. Als de gemeentesecretaris de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor wordt geschaad.
Artikel 6. Standpunt van de werkgever
De gemeentesecretaris informeert de melder uiterlijk binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding schriftelijk over het standpunt met betrekking tot het gemelde vermoeden van een misstand en tot welke opvolging de melding en eventueel het interne onderzoek hebben geleid.
Als duidelijk is dat de gemeentesecretaris het standpunt niet binnen drie maanden na de verzending van de ontvangstbevestiging van de melding kan geven, informeert hij de melder daar schriftelijk over. Daarnaast geeft de gemeentesecretaris feedback over de stappen die al zijn gezet en de procedure die de melder kan verwachten.
Na afronding van het interne onderzoek beoordeelt de gemeentesecretaris of de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit van de melding, van het onderzoeksrapport en/of van het standpunt van de werkgever op de hoogte moet worden gebracht. Als de gemeentesecretaris de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte stelt, stuurt hij de melder hiervan een afschrift.
Artikel 7. Hoor en wederhoor ten aanzien van onderzoeksrapport en standpunt werkgever
Als de melder in reactie op het onderzoeksrapport of het standpunt van de werkgever onderbouwd aangeeft dat:
reageert de gemeentesecretaris hierop en stelt hij zo nodig een nieuw of aanvullend onderzoek in. Voor dit nieuwe of aanvullende onderzoek gelden dezelfde regels als voor het eerste onderzoek.
Als de gemeentesecretaris de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders of een bevoegde autoriteit op de hoogte brengt of heeft gebracht over het onderzoeksrapport en/of het standpunt ten aanzien van de melding, stuurt hij ook de reactie van de melder als bedoeld in lid 1 en 2 aan deze instantie toe. De melder ontvangt hiervan een kopie.
Externe meldingen kunnen gedaan worden bij een bevoegde autoriteit.
Bevoegde autoriteiten zijn in ieder geval:
het Huis voor Klokkenluiders (www.huisvoorklokkenluiders.nl);
de Autoriteit Consument en Markt (ACM) (www.acm.nl);
de Autoriteit Financiële Markten (AFM) (www.afm.nl);
de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl);
De Nederlandse Bank N.V. (DNB) (www.dnb.nl);
de Inspectie gezondheidszorg en jeugd (IGJ) (www.igj.nl);
de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) (www.nza.nl);
de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) (www.autoriteitnvs.nl);
Op de websites van de bevoegde autoriteiten staat de procedure voor het doen van een externe melding.
Voor iedereen die betrokken is bij de melding van of het onderzoek naar een vermoeden van een misstand geldt een geheimhoudingsplicht. Die geheimhoudingsplicht geldt voor gegevens waarvan de betrokkenen weten dat het vertrouwelijke gegevens zijn of waarvan zij redelijkerwijs moeten vermoeden dat die gegevens vertrouwelijk zijn. De geheimhoudingsplicht geldt niet als mededeling verplicht is op grond van een wettelijk voorschrift.
Vertrouwelijk zijn in elk geval:
Als de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de functionaris bij wie de melder zijn melding gedaan heeft of aan degene die de melder bijstaat. Deze persoon stuurt deze correspondentie direct door aan de melder.
Als bekendmaking van de identiteit van de melder verplicht is op grond van enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure, dan wordt de melder daarvan vooraf in kennis gesteld met schriftelijke opgaaf van redenen. Behalve als dit het onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
Artikel 10. Bescherming van de melder, degene die de melder bijstaat en betrokken derden tegen benadeling
De melder mag tijdens en na de behandeling van een melding van een vermoeden van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat hij de melding naar behoren heeft gedaan en dat bij de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist is.
De melder mag tijdens en na openbaarmaking van een vermoeden van een misstand niet worden benadeeld, onder de voorwaarde dat:
hij voorafgaand aan de openbaarmaking een interne en externe melding heeft gedaan of direct een externe melding heeft gedaan als bedoeld in deze regeling, en hij op basis van de informatie die hij heeft gekregen over de beoordeling en/of opvolging van de melding redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft;
Artikel 11. Persoon/personen op wie de melding van een vermoeden van een misstand betrekking heeft
Indien onomstotelijk is komen vast te staan dat de persoon op wie de melding betrekking heeft, ten onrechte is beschuldigd van een misstand en hij in het kader van het onderzoek naar de op hem betrekking hebbende melding een beroep heeft gedaan op juridische bijstand, zullen de kosten van deze bijstand, naar redelijkheid en billijkheid, worden voldaan door de werkgever.
Artikel 12. Het tegengaan van benadeling en onderzoek naar benadeling
Als de melder vindt dat er daadwerkelijk sprake is van benadeling, kan hij:
dat bespreken met de functionaris bij wie hij zijn melding gedaan heeft. De functionaris en de melder bespreken welke maatregelen genomen kunnen worden om benadeling tegen te gaan. De functionaris maakt een verslag van deze bespreking en stuurt dit, na goedkeuring door de melder, naar de gemeentesecretaris; en/of
De melder, degene die hem bijstaat of een betrokken derde heeft recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van de melding benadeeld wordt en aan de voorwaarden hiervoor voldoet. Dit geldt zowel tijdens als na de behandeling van de melding bij de werkgever of een bevoegde autoriteit. De kosten van juridische bijstand zijn voor rekening van de rechtszoekende.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Groningen op 19 december 2023
de burgemeester
Koen Schuiling
de secretaris
Christien Bronda
In deze toelichting worden een aantal begrippen nader uitgelegd.
Onder a: adviseur – hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de bedrijfsarts of juridisch raadsman.
Onder d: betrokken derde – volgens de Memorie van toelichting (paragraaf 2.7.4) kan het hier gaan om bijvoorbeeld ‘een collega of familielid verbonden in een werkgerelateerde context met een melder’
Onder h: degene die de melder bijstaat – volgens de Memorie van toelichting (paragraaf 2.7.4) kan het hier gaan om bijvoorbeeld ‘vertrouwensadviseurs binnen de organisatie waarover de melding is gedaan of vakbondsvertegenwoordigers die een melder bijstaan in het meldingsproces’
In het geval van de gemeente Groningen kun je hieronder bijvoorbeeld de interne vertrouwenspersonen verstaan.
Onder i: externe vertrouwenspersoon – De gemeente Groningen heeft een onafhankelijke vertrouwenspersoon bij de arbodienst. Op intranet staat meer informatie en staan ook de contactgegevens van de externe vertrouwenspersoon.
Onder j: interne vertrouwenspersoon - De interne vertrouwenspersonen van de gemeente Groningen zoals deze op intranet te vinden zijn.