Controleprotocol en normenkader 2023 Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek

Object van controle is de jaarrekening 2023 en daarmede tevens het financieel beheer over het jaar 2023 zoals uitgeoefend door of namens het dagelijks bestuur van Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek.

Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet het algemeen bestuur een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.

Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek.

Wettelijk kader

De Gemeentewet, art. 213 lid 2, schrijft voor dat het algemeen bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW (Gemeentewet) bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het algemeen bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Tevens zal in de opdrachtverstrekking duidelijk aangegeven moeten worden welke interne en externe wet- en regelgeving in het kader van het financieel beheer onderwerp van rechtmatigheidscontrole zal zijn.

Met dit controleprotocol stelt de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2023.

Procedure

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt overleg periodiek plaats tussen de accountant en de teamleider financiën & control en eventueel de directeur bedrijfsvoering. Binnen een week van de algemene controles koppelt de accountant haar bevindingen terug aan de organisatie.

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 GW bedoelde jaarrekening, die wordt uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

• 1.

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• 2.

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• 3.

  het in overeenstemming zijn van de door de voorzitter van de veiligheidsdirectie opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• 4.

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 GW (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Rechtmatigheid

Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit accountantscontrole decentrale overheden dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder interne verordeningen ”.

Rechtmatigheidsverantwoording

Het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium vallen binnen de scope van de rechtmatigheidsverantwoording. Voor het oordeel over rechtmatigheid is het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk. De accountant controleert of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. De accountant zal toetsen of de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is weergegeven.

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheerhandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie*.

(* Door de toepassing van een risicoanalyse kan het zo zijn dat niet alle transacties die groter zijn dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie individueel worden gecontroleerd. Ook kunnen andere gegevensgerichte werkzaamheden dan deelwaarnemingen worden toegepast. Met name door toepassing van cijferanalyse (verbandscontroles) kan het aantal deelwaarnemingen worden beperkt. )

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten van materieel belang en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen en extrapolaties.

In het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. Het algemeen bestuur mag de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden vermeld in de accountantsverklaring. De minimumeisen zijn:

Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement.

De definitie van de goedkeuringstolerantie is:

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.

De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming over de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

Naast de goedkeuringstolerantie wordt onderkend de rapporteringtolerantie. Deze kan als volgt worden gedefinieerd:

De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die het algemeen bestuur specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt.

De rapporteringtolerantie wordt door het algemeen bestuur vastgesteld, met inachtneming van bovengenoemde minimumeisen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen.

In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen zoals door het algemeen bestuur vastgesteld voor het controlejaar 2023

Op basis van de begroting 2023 van de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van

circa € 267.890 en een totaal van onzekerheden van circa € 803.669 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

De rapporteringtolerantie stelt het algemeen bestuur vast op een percentage van 30% van de goedkeuringstolerantie. Geconstateerde fouten en/of onzekerheden met betrekking tot (in het kader van het dechargeproces) politiek gevoelige onderwerpen dienen, ongeacht de omvang, te worden gerapporteerd.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend:

het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium, het calculatiecriterium, het valuteringscriterium, het adresseringscriterium, het volledigheidscriterium, het aanvaardbaarheidscriterium en het leveringscriterium.

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria.

Wij stellen voor geen extra aandacht aan genoemde controlecriteria te besteden.

De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2023 is limitatief gericht op:

5.1 Externe wet- en regelgeving

De naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Wetgeving extern” van de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole” is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheerhandelingen betreffen of kunnen betreffen;

5.2 Interne regelgeving de naleving van de volgende kaders:

• •

  de begroting

• •

  de gemeenschappelijke regeling

• •

  de overige interne regelgeving, zoals opgenomen in de “Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole” (bijlage 1 van dit protocol).

Deze overige interne regelgeving voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheerhandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheerhandelingen, tenzij tegen derden aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen.

Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het algemeen bestuur in verordeningen vastgestelde (financiële) regels of door hogere overheden vastgestelde (financiële) regels betreft. Met andere woorden: interne regels van het algemeen bestuur naar ambtelijke organisatie c.q. besluiten van het dagelijks bestuur vallen daar in principe buiten, tenzij de bestuursbesluiten een noodzakelijke uitwerking zijn van door het Rijk of het algemeen bestuur vastgestelde regelgeving. **

(**Hiermede wordt aangesloten de nadere verduidelijking van de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole zoals opgenomen in de circulaire “Rechtmatigheidscontrole door de accountant” van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.)

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

Accountantsverslag

Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een accountantsverslag uitgebracht aan het algemeen bestuur en in afschrift aan het dagelijks bestuur.

In dit verslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole van de jaarrekening weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring wordt verstrekt aan het algemeen bestuur en is bedoeld voor openbaarmaking. De controleverklaring wordt verstrekt na vaststelling van de jaarrekening door het algemeen bestuur.

Voorts zal de accountant in elk geval aan het algemeen bestuur rapporteren indien omstandigheden als bedoeld in de verordening ex. artikel 213 dit vereisen.

Voor zover van toepassing bevat het accountantsverslag tevens de verplichte rapportagetabel met betrekking tot de controle van de Sisa-bijlage alsmede overige bevindingen op grond van de specifieke toleranties die in de nota verwachtingen accountantscontrole zijn opgenomen.

Bijlage 1: Inventarisatie wet- en regelgeving Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek in het kader van de rechtmatigheidscontrole.