Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie van Bedrijvenschap Hoefweg

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

Artikel 2. Begroting en verantwoording

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur zendt jaarlijks voor 15 april een conceptbegroting en een concept-meerjarenraming voor het komende kalenderjaar, vergezeld van een deugdelijke toelichting (als bedoeld in artikel 35 eerste lid van de Wgr), aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 2.

  De raden van de deelnemende gemeenten kunnen binnen acht weken na toezending van de conceptbegroting en -meerjarenraming het Dagelijks Bestuur van hun reacties doen blijken. Het Dagelijks Bestuur voegt de reactie alsmede zijn commentaar op de reactie bij de conceptbegroting en -meerjarenraming, zoals deze aan het Algemeen Bestuur wordt aangeboden.

• 3.

  Het Algemeen Bestuur stelt ieder jaar uiterlijk vóór 15 juli de begroting vast voor het volgende begrotingsjaar en de bijbehorende meerjarenraming.

• 4.

  Het Algemeen Bestuur zendt de begroting na vaststelling aan de raden van de deelnemende gemeenten, die desgewenst ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 5.

  Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde begroting en meerjarenraming uiterlijk vóór 1 augustus aan Gedeputeerde Staten.

• 6.

  Het Dagelijks Bestuur zendt de (voorlopige) jaarstukken aan de raden van gemeenten toe vóór 15 april van het jaar dat volgt op het begrotingsjaar waarop zij betrekking hebben.

• 7.

  Het Algemeen Bestuur onderzoekt de rekening zonder uitstel en stelt haar vast voor 15 juli van het jaar volgend op dat waarop zij betrekking heeft.

• 8.

  Het Algemeen Bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan Gedeputeerde Staten en de raden van de deelnemende gemeenten.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  De begroting is ingedeeld naar programma’s.

• 2.

  Het Algemeen Bestuur stelt de programma-indeling vast.

• 3.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s, het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en het overzicht van de overhead de baten en lasten per taakveld weergegeven;

• 4.

  De indeling van de jaarstukken volgt de indeling van de begroting van het betreffende jaar.

• 5.

  Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de taakvelden aan de programma’s.

• 6.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 7.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 8.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1.

  Elk jaar wordt door de directeur een planningsoverzicht vastgesteld met data waarop de verschillende P&C-documenten aan het Algemeen en Dagelijks Bestuur worden aangeboden.

• 2.

  In de begroting wordt geen rekening gehouden met een post onvoorzien. De begroting is gebaseerd op de grondexploitatie waarbij het niet is toegestaan een post onvoorzien te begroten.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het Algemeen Bestuur autoriseert de begroting en begrotingswijzigingen van de gemeenschappelijke regeling zoals die door het Dagelijks Bestuur wordt aangeleverd.

• 2.

  Indien de directie voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door de directie in de eerstvolgende vergadering gemeld. De directie voegt hierbij, indien noodzakelijk, een voorstel voor wijziging van de begroting, met inachtneming van artikel 35, lid 5 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 3.

  Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting van de GR is geautoriseerd, legt het Dagelijks Bestuur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een voorstel aan het Algemeen Bestuur voor ter vaststelling van een investeringskrediet. Bedoeld voorstel geeft tevens aan de voorgestelde dekking.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1.

  De directeur informeert het Dagelijks Bestuur door middel van een tussentijdse rapportage over de uitvoering van de begroting van de Bedrijvenschap Hoefweg van het lopende boekjaar.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de (programma-)indeling van de begroting.

• 3.

  De rapportage gaat in op de gerealiseerde cijfers van het 1e halfjaar en op afwijkingen (groter dan € 100.000), zowel wat de lasten als baten betreft, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is, de (maatschappelijke) effecten. In de rapportage wordt er een actuele prognose gepresenteerd van het verwacht financieel resultaat met betrekking tot het lopend begrotingsjaar.

• 4.

  Indien de tussentijdse rapportage daartoe aanleiding geeft, worden tevens voorstellen gedaan tot wijziging van de begroting.

Artikel 7. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeenschappelijke regeling bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert de directeur het Dagelijks Bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als de directeur een aanpassing nodig acht, doet de directeur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 20.000 nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Het Dagelijks Bestuur biedt hert Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op 20 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in maximaal:

   

  Soort activum	Afschrijvings-termijn in jaren
  Kantoren en bedrijfsgebouwen	40
  Renovatie, restauratie, kantoren en bedrijfsgebouwen	25
  Technische installaties in bedrijfsgebouwen	15
  Veiligheidsvoorzieningen in bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken	10
  Automatiseringsapparatuur	5
  Meubilair	10
  Vervoermiddelen	5
  Telefonie	8

   

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3.

  Een saldo voor agio of disagio wordt lineair in 5 jaar afgeschreven.

• 4.

  Activa met een verkrijgingsprijs van maximaal € 25.000,— exclusief btw worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatstgenoemde worden, indien te beschouwen als een bedrijfsmiddel, altijd geactiveerd.

Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

• 1.

  Er vindt geen toerekening van rente over de reserves en voorzieningen aan de taakvelden plaats.

• 2.

  Voorstel tot het instelling van een bestemmingsreserve wordt gedaan middels de reguliere P&C instrumenten of een separaat voorstel aan het Algemeen Bestuur.

• 3.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    de voeding van de reserve;

  • c.

    de maximale hoogte van de reserve; en

  • d.

    de maximale looptijd.

Artikel 15. Financieringsfunctie

Het Algemeen Bestuur stelt in een treasurystatuut de kaders vast voor de uitvoering van de financieringsfunctie, de taken, bevoegdheden en de verantwoordingsrelaties, en de bijbehorende regels die het hanteert voor het dagelijks beheer van koersrisico’s en valutarisico’s, kredietrisico’s en relatiebeheer alsmede de administratie en interne controle van de financieringsfunctie.

Artikel 16. Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur in ieder geval op de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 17. Weerstandsvermogen & risicobeheersing

In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de tenminste verplichte onderdelen op grond van artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten op de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen en de beschrijving van beheersmaatregelen, zoals verzekeringen, voorzieningen het weerstandsvermogen of anderszins.

Artikel 18. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur tenminste op de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 19. Grondbeleid

• 1.

  Het Dagelijks Bestuur biedt een paragraaf Grondbeleid aan in de begroting. In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    de visie op het grondbeleid in relatie met de programma’s van de begroting;

  • b.

    de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen grondexploitatieprojecten;

  • c.

    de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;

  • d.

    de beleidsuitgangspunten voor de reserves in relatie tot de risico’s.

• 2.

  In de paragraaf Grondbeleid van de begroting en het jaarverslag wordt voorts ingegaan op de belangrijkste financiële ontwikkelingen, waaronder ten minste:

  • a.

    actuele prognose van de te verwachten resultaten van de totale grondexploitatie;

  • b.

    een onderbouwing van de geraamde winstneming.

Artikel 20. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeenschappelijke regeling als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 21. Financiële organisatie

De Dagelijks Bestuur draagt zorgt voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de financiële organisatie van de gemeenschappelijke regeling en een eenduidige toewijzing van taken;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van Bedrijvenschap Hoefweg, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 22. Interne controle

Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a, van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op de dag van bekendmaking en geldt vanaf het begrotingsjaar 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Bedrijvenschap Hoefweg 2023.