Financiële Verordening RMN 2023

Paragraaf 1. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

Paragraaf 2. Begroting en verantwoording Artikel 2 Vaststelling Indeling en paragrafen

1. Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode de hoofdindeling van middelen vast.

2. Het Dagelijks Bestuur werkt de hoofdindeling uit in :

a. Basistaken onderverdeeld in Producten per gemeente

b. De additionele taken onderverdeeld in Producten per gemeente

3. Het Dagelijks Bestuur stelt voor ieder begrotingsjaar vast:

a. Een basistaken overzicht onderverdeeld naar producten van de voorgestelde DVO per deelnemende gemeenten.

b. Een taakvelden overzicht conform iv3 per DVO

4. Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt:

a. van de nieuwe investeringen weergegeven:

a. per investering het benodigde investeringskrediet

b. van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet

c. de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar

b. in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

2. In de jaarrekening wordt van de investeringen weergegeven

a. de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten

b. de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.

3. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4 Kaders begroting en meerjarenraming

1. Het Dagelijks Bestuur biedt jaarlijks aan de deelnemende gemeenten een brief aan met de kaders voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

2. In de begroting wordt een post onvoorzien van tenminste € 200.000 opgenomen.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting

a. Het totaal van de baten en de lasten.

b. Het totaal van de investeringskredieten

c. Het totaal van de nog aan te trekken nieuwe geldleningen

2. In afwijking van het eerste lid kan het Algemeen Bestuur een activiteit als prioriteit aanwijzen en daarvoor de baten en lasten apart autoriseren.

3. Bij de begrotingsbehandeling geeft het Algemeen Bestuur aan:

a. Van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

b. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

4. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur als zij verwachten,

a. dat de lasten of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden,

b. de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden,

c. of de baten van een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden.

5. Het Algemeen Bestuur geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten of de prioriteit, voor het wijzigen van het geautoriseerde investeringskrediet, of voor het bijstellen van het beleid.

6. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in het Algemeen Bestuur bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het Dagelijks Bestuur voorstellen voor

a. het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten,

b. het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten

c. het bijstellen van het beleid.

d. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het Dagelijks Bestuur indien nodig ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.

7. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd,

a. legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan het Algemeen Bestuur voor.

b. Bij investeringen groter dan € 500.000 informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur in het voorstel over het effect van de investering op de schuldpositie van RMN.

c. Bij investeringen met een meerjarig karakter stelt het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur voor op welke wijze de jaarschijven binnen het investeringsbudget worden opgebouwd.

d. Goedkeuring voor verschuivingen tussen de jaarschijven van meer dan € 100.000 aan lasten van een investeringsbudget worden aan het Algemeen Bestuur integraal voorgelegd bij de jaarrekening.

Artikel 6 Tussentijdse rapportages

1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur ten minste eenmaal per jaar door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van RMN boekjaar.

2. De tussentijdse rapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

a. de baten en de lasten per DVO;

b. het overzicht van de algemene middelen inzet

c. het overzicht van de overhead en de geraamde vennootschapsbelasting;

d. het totale saldo van de baten en lasten, volgend uit de onderdelen a, b en c;

e. de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves;

f. het resultaat, volgend uit de onderdelen d en e;

g. de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

3. In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan € 25.000 toegelicht.

Artikel 7 Jaarstukken

Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken bied het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Het Dagelijks Bestuur bied dit voorstel uiterlijk in december van het betreffende jaar aan aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 8 Wensen en bedenkingen over grote onderwerpen

In het kader van de actieve informatieplicht beslist het Dagelijks Bestuur niet zonder hierover de wensen en bedenkingen van het algemeen bestuur te hebben gehoord over:

a. de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan € 5.000.000;

b. het aantrekken van leningen groter dan € 5.000.000

Paragraaf 3. Rechtmatigheidsverantwoording Artikel 9Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. Het Algemeen Bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren Dagelijks Bestuur aan Het Algemeen Bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van RMN, inclusief de dotaties aan de reserves.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden tenminste de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.

Artikel 10 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Het Dagelijks Bestuur bied Het Algemeen Bestuur jaarlijks uiterlijk op er vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Dagelijks Bestuur operationaliseren dit normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.

Artikel 11 Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende producten, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door Het Algemeen Bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

d. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Algemeen Bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 12 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Paragraaf 4. Financieel beleid Artikel 13 Waardering en afschrijving vaste activa

1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

2. Dagelijks Bestuur bieden Het Algemeen Bestuur jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 14 Reserves en voorzieningen

1. In het hoofdstuk financieel beeld bij de begroting en jaarrekening besteed het Dagelijks Bestuur aandacht aan:

a. de vorming en besteding van reserves;

b. de vorming en besteding van voorzieningen, en

c. bij welke specifiek benoemde producten het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt in ieder geval aangegeven:

a. het specifieke doel van de reserve;

b. het bestedingsplan van de reserve

c. de voeding van de reserve;

d. de maximale hoogte van de reserve, en

e. de maximale looptijd.

3. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

4. De reserves worden jaarlijks bij zowel de begroting als de jaarrekening getoetst en de onderliggende bestedingsplannen wordt hierbij geactualiseerd.

Artikel 15 Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs waarmee producten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en dienstendie worden geleverd aan de deelnemende gemeenten, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening (volgens het kostenallocatiemodel) worden naast de directe kosten, ook de overheadkosten betrokken.

Artikel 16 Financieringsfunctie

Het Dagelijks Bestuur nemen bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

Paragraaf 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken Artikel 17 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing van de begroting en de jaarstukken in ieder geval op:

1. De risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

2. Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

3. de wijze waarop met conjuncturele risico’s en de omvang van het weerstandsvermogen wordt omgegaan;

4. de wijze waarop met projectspecifieke risico’s wordt omgegaan en de omvang van het weerstandsvermogen

Artikel 18 Onderhoud kapitaalgoederen

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de jaarstukken in ieder geval op:

1. Een onderhoudsplan Materieel.

Het onderhoudsplan Materieel bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud, vervanging en de overige kosten van traktiemiddelen.

2. Een onderhoudsplan kantoorgebouwen.

Het onderhoudsplan gebouwen bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de RMN gebouwen.

3. Een onderhoudsplan afvalbrengstations.

Het onderhoudsplan afvalbrengstations bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de RMN installaties.

4. Een onderhoudsplan Inzamelmiddelen

Het onderhoudsplan inzamelmiddelen bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud, vervanging en de bijbehorende kosten aan de Bovengrondse en Ondergrondse Containers.

Artikel 19 Financiering

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf financiering van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 20 Bedrijfsvoering

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken in ieder geval op:

1. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

2. de kosten van inhuur derden;

3. de huisvestingskosten;

4. de automatiseringskosten;

5. de budgetten voor de accountant;

6. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

7. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

8. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

9. geconstateerd oneigenlijk gebruik of misbruik door eigen medewerkers

Artikel 21 Verbonden partijen

Het Dagelijks Bestuur neemt in de paragraaf verbonden partijen van de begroting en de jaarstukken de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Paragraaf 6. Financiële organisatie en financieel beheer Artikel 22 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van RMN als geheel en in de afdelingen;

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de organisatieproductie van goederen en diensten;

e. het afleggen van verantwoording door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 23 Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

a. een eenduidige indeling van de RMN organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

g. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

h. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door Het Algemeen Bestuur, kunnen worden getoetst.

Artikel 24 Interne controle

Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren Dagelijks Bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 20.

Daarnaast informeert het Dagelijks Bestuur het Algemeen Bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar.

Bij afwijkingen in de administratie nemen Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Paragraaf 7. Slotbepalingen Artikel 25 Intrekking oude regeling

De financiële verordening 2010 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 26 Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie RMN 2024.