| Organisatie | Breda |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Breda |
| Citeertitel | Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Breda |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | |
| Externe bijlage | Bijlage 1: Normenkader Controle protocol 2023 |
Geen
artikel 213 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-01-2024 | nieuwe regeling | 21-12-2023 |
Burgemeester en wethouders van Breda maken bekend dat de gemeenteraad in zijn openbare vergadering van 21 december 2023 het Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2023 van de gemeente Breda heeft vastgesteld.
Het protocol treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Tegen het besluit tot vaststelling van het controleprotocol is geen bezwaar of beroep mogelijk.
De gemeenteraad heeft op 21 december 2023, de verordening ex art 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda vastgesteld (Controleverordening gemeente Breda 2023), waardoor het bij de controle te hanteren kader in hoofdlijnen is vastgesteld. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet uw Raad echter nog een aantal zaken nader regelen. Met dit controleprotocol stelt uw Raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2023.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Breda.
De Gemeentewet(GW), art. 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor de te hanteren goedkeurings- en rapportering toleranties. Tevens zal de Raad duidelijk moeten vaststellen welke wet- en regelgeving onderdeel vormt van het normenkader als basis voor de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de controle hiervan door de accountant.
In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen:
“Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en een (vertegenwoordiging van) de raad, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, de interne auditor en het hoofd financiën”.
Dit overleg wordt onder andere vorm gegeven in de Auditcommissie.
2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid SISA-regelingen)
Zoals in art 213 GW is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet alsmede de uitgangspunten en standpunten van de commissie Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de aanwijzingen en beroepsvoorschriften van het NBA bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
3. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties
De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening, waaronder de rechtmatigheidsverantwoording en de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statistische deelwaarnemingen en extrapolaties.
In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn de minimumeisen voor de te hanteren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook hierop plaats.
Onder goedkeuringstolerantie wordt verstaan: het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed.
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen zoals vast te stellen voor controlejaar 2023. Deze komen overeen met het wettelijk minimum:
De rapporteringtolerantie wordt door de gemeenteraad vastgesteld, met inachtneming van de wettelijke minimumeisen. De accountant richt de controle in rekening houdend met de door de raad vastgestelde rapporteringtolerantie om te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden, die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Voor de rapporteringtolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid rapporteert vanaf € 500.000,-.
3.3 Toleranties voor specifieke onderdelen jaarrekening
Voor een aantal specifieke onderdelen van de jaarrekening gelden andere tolerantiegrenzen.
Single information, single audit (SiSa) betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole: SiSa is de manier waarop de gemeente aan het Rijk of in enkele gevallen aan de provincie verantwoordt of en hoe ze de specifieke uitkeringen of het provinciaal middel hebben besteed. Hiervoor zijn aparte rapporteringstoleranties van toepassing die door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Bzk) zijn vastgelegd in de ‘Nota verwachtingen accountantscontrole SISA’.
Wet normering topinkomens (WNT)
Voor de naleving van deze wet zijn aparte toleranties van toepassing die door het ministerie van Bzk zijn vastgelegd in het ‘controleprotocol Wet normering topinkomens ‘.
4. Begrip getrouwheid en rechtmatigheid
In de jaarrekening legt het college verantwoording af over negen criteria die kunnen worden onderscheiden in getrouwheid en rechtmatigheid. Het begrip getrouwheid omvat zes criteria die tot uitdrukking komen in de balans en het overzicht van baten en lasten. De financiële rechtmatigheid omvat 3 criteria. Deze criteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording van het college.
Voor een nadere toelichting op de begrippen getrouwheid en rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten en provincies wordt aanvullend verwezen naar ondermeer de NBA en VNG (website) publicaties inzake rechtmatigheid en accountantscontrole en in het bijzonder de ‘Kadernota rechtmatigheid 2023’ van de commissie BBV.
De rechtmatigheidsverantwoording van het college omvat de 3 rechtmatigheidscriteria begroting, voorwaarden en m&o. Deze criteria zijn nader uitgewerkt in de financiële verordening 2023. In de financiële verordening is ook aangegeven dat indien sprake is van afwijkingen of onduidelijkheden die uitgaan boven de verantwoordingsgrens, het college zich hierover zal verantwoorden en dit nader zal toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering. In de financiële verordening is de verantwoordingsgrens bepaald op 1% van de lasten van de begroting inclusief dotaties reserves. Dit komt overeen met de goedkeuringstolerantie van de accountant. Voor 2023 komt dit op basis van de begroting inclusief wijzigingen op een bedrag van ongeveer € 8,4 miljoen.
Om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen betreffende het voorwaardencriterium is alle actuele wet- en regelgeving in kaart gebracht en opgenomen in het in de bijlage bij dit controleprotocol opgenomen normenkader. Ook de accountant gebruikt dit normenkader bij de controle van de jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording om tot een getrouwheidsoordeel te komen. Indien de accountant op basis van zijn controlewerkzaamheden vaststelt dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft, kan dit effect hebben op de strekking van de controleverklaring.
5. Reikwijdte accountantscontrole getrouwheid en rechtmatigheid
De accountantscontrole 2023 omvat de jaarstukken van de gemeente Breda. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die niet allemaal met dezelfde diepgang worden gecontroleerd.
De programmaverantwoording en de paragrafen worden getoetst op aansluiting met de jaarrekening. De door de accountant af te geven controleverklaring (getrouwheid) heeft betrekking op bovenstaande onderdelen van de jaarrekening:
Daarnaast geeft de accountant in de verklaring een oordeel ten behoeve van het Rijk over de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen (zoals verantwoord in de SISA-bijlage).
6. Rapportering door de accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:
Naar aanleiding van de planningsfase wordt er door de accountant een controleplan opgesteld waarin de controleaanpak van het betreffende verantwoordingsjaar is verwoord. Dit controleplan wordt met de auditcommissie van de raad afgestemd.
In de tweede helft van het jaar wordt de zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van de interim controle wordt een boardletter uitgebracht aan het college van Burgemeester en Wethouders, Auditcommissie en de Gemeenteraad.
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle van de jaarrekening een Accountantsverslag uitgebracht aan de Gemeenteraad, in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het Accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer. Het accountantsverslag gaat in op de belangrijkste bevindingen uit de controle van de jaarrekening van de gemeente Breda. Tevens wordt er een oordeel afgegeven of de jaarrekening (zie hiervoor) een getrouw beeld geeft en wordt een oordeel gegeven over de rechtmatige totstandkoming van de in de SISA bijlage verantwoorde transacties.
De geconstateerde fouten of onzekerheden, die de rapporteringtolerantie als bedoeld in hoofdstuk 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het Accountantsverslag.
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. Deze controleverklaring is bestemd voor de Gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Bijlagen: 1. Normenkader 2023 : Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording en accountantscontrole (Normenkader);
Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Midden- en West Brabant 2021 | |||
Beleidsnota investeren, waarderen en afschrijven vaste activa Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant 2021 | |||
In onderstaande tabel zijn de SiSa-regelingen opgenomen die gelden voor 2023, zoals bekend per 15 september 2023. Het is mogelijk dat gedurende het jaar regelingen komen te vervallen of nieuwe regelingen van toepassing zijn. Deze worden verwerkt in het toetsingskader van betreffende SiSa-regelingen.