Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Bijsterhuizen
besluit,
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,
vast te stellen:
Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor
het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie
van de Gemeenschappelijke Regeling Bijsterhuizen.
Artikel 1. Definities
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
project bureau:
iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie die als
zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het bestuur
heeft.
- b.
administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken van gegevens en
verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het
functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie
van de Gemeenschappelijke Regeling Bijsterhuizen en ten behoeve van
de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
- c.
financiële administratie:
het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken
en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens
van (onderdelen van) de organisatie van de Gemeenschappelijke
Regeling Bijsterhuizen, teneinde te komen tot een goed inzicht
in:
- 1.
de financieel-economische positie;
- 2.
het beheer van vermogenswaarden;
- 3.
de uitvoering van de begroting;
- 4.
het afwikkelen van vorderingen en schulden;
- 5.
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording
daarover.
- d.
administratieve organisatie:
het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot
stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de
bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de
verantwoordelijke leiding.
- e.
financieel beheer :
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van
middelen en het uitoefenen rechten van de Gemeenschappelijke
Regeling Bijsterhuizen.
- f.
rechtmatigheid
het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving,
waaronder verordeningen en bestuursbesluiten.
- g.
doelmatigheid
de mate waarin de Gemeenschappelijke Regeling er in slaagt met een
zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste
resultaat te bereiken.
- h.
h. doeltreffendheid
de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid
ook daadwerkelijk worden behaald.
- i.
Programma
Samenhangende verzameling van beleidsinspanningen gericht op het
bereiken van bepaalde maatschappelijke effecten.
- j.
Indicatoren
meetbare grootheden die informatie geven over bepaalde processen en
de mate waarin de gestelde doelen worden bereikt.
- k.
Kasgeldlimiet
Een bedrag op basis van de Wet Financiering Decentrale Overheden
(FIDO) ter grootte van een percentage van het totaal van de
jaarbegroting van de Gemeenschappelijke Regeling bij aanvang van het
jaar;
- l.
Rente risiconorm
Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Financiering
Decentrale Overheden (FIDO) gefixeerd percentage van het totaal van
de vaste schuld van de Gemeenschappelijke Regeling dat bij de
realisatie niet mag worden overschreden;
Titel 1. Begroting en verantwoording
Kaderstellen
Artikel 2. Programmabegroting
- 1.
Het algemeen bestuur stelt ieder jaar een beleidsplan vast.
- 2.
Het algemeen bestuur stelt vast:
- a.
de te leveren goederen en diensten;
- b.
Artikel 3. Producten
Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de
toedeling van de producten aan de programma’s.
Uitvoering
Artikel 4. Uitvoering begroting
- 1.
Het Algemeen bestuur stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van
de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.
- a.
de toedeling van de budgetten en investeringskredieten aan de
productraming op grond van de geautoriseerde programmabegroting
en de geautoriseerde uiteenzetting van de financiële
positie
- b.
de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat
de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma
onder druk komt.
- c.
dat wijzigingen op de oorspronkelijke geraamde lasten en baten
in de productenraming geautoriseerd worden door het bestuur,
indien deze wijzigingen leiden tot een verandering van de omvang
van het programmabudget.
- 2.
Het algemeen bestuur draagt er zorg voor dat de lasten van de
programma’s, zoals geautoriseerd, in de (gewijzigde) begroting niet
worden overschreden.
Beheersing en Interne controle
Artikel 5. Interne controle
- 1.
Het algemeen bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de
rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne
toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de
rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het
bestuur maatregelen tot herstel.
- 2.
Het algemeen bestuur draagt zorg voor de regelmatige toetsing van
een aantal bedrijfsprocessen, op juistheid, volledigheid en
tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening, op de
rechtmatigheid van beheershandelingen en op misbruik en oneigenlijk
gebruik van de regelingen. Ieder bedrijfsproces van de GR wordt
periodiek getoetst.
- 3.
Het dagelijks bestuur zorgt op basis van de resultaten van de toets
bedoeld in het tweede lid indien nodig voor een plan van
verbetering. Het algemeen bestuur neemt op basis van het plan van
verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.
Rapportage en Verantwoording
Artikel 6. Jaarstukken
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een adequate vertaling van de
verantwoording van de diensten naar de productenrealisatie en naar
de programma verantwoording.
- 2.
Het dagelijks bestuur legt verantwoording af over de uitvoering van
de programma’s. In de verantwoording geeft het bestuur aan:
- a.
welke maatschappelijke resultaten zijn bereikt;
- b.
welke prestaties zijn geleverd;
- c.
welke lasten aan die prestaties verbonden zijn;
- d.
hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde
doelen (indicatoren).
Titel 2. Financiële positie
Kaderstellen
Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa
- 1.
Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald
actief en het saldo van agio en disagio worden in 5 jaar
afgeschreven.
- 2.
Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste
van de exploitatie gebracht.
- 3.
De materiele vaste activa met economisch nut, zoals bedoeld in
artikel 35 van het "Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten", worden afgeschreven overeenkomstig de door het
bestuur vastgestelde afschrijvingstermijnen. Afwijking van deze
termijnen is slechts gemotiveerd mogelijk bij afzonderlijk besluit.
Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000 worden niet
geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen.
- 4.
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig
maatschappelijk nut worden, onder aftrek van bijdragen van derden en
bestemmingsreserves, ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan
kan bij besluit worden afgeweken.
Artikel 8. Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten
wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de
kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die
indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door
de Gemeenschappelijke Regeling verleende diensten.
- 2.
Het rentepercentage voor de rentetoerekening van de kapitaallasten
wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de
bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen
vermogen en voorzieningen.
Artikel 9. Financieringsfunctie
Het dagelijks bestuur neemt in het treasurystatuut, door het algemeen
bestuur op 1 oktober 2003 vastgesteld, de regels op die zij hanteert voor
het dagelijkse beheer van koersrisico en valutarisico, kredietrisico en
relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer,
administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie.
Artikel 10. Registratie bezittingen, activa en vermogen
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor een actuele en volledige
registratie van bezittingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de registratie en de
ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de
Gemeenschappelijke Regeling systematisch worden gecontroleerd, met
dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande
leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de
opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden
gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste
eenmaal in de 8 jaar.
Titel 3. Paragrafen
Artikel 11. Weerstandsvermogen en risicomanagement
- 1.
Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van
de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang
aan en zo mogelijk een inschatting van de kans dat deze risico’s
zich voordoen. Het bestuur brengt hierbij in elk geval de risico’s
in beeld en actualiseert de risico’s
- 2.
Het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen van
de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in
hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van
materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden
opgevangen.
Artikel 12. Onderhoud kapitaalgoederen
Het dagelijks bestuur biedt inzicht in het onderhoud openbare ruimte aan in
de programmabegroting. De paragraaf geeft het kader weer voor de inrichting
van het onderhoud en het beoogde onderhoudsniveau voor het openbaar groen,
water, wegen, riolering, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de
normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag.
Artikel 13. Financiering
Bij de begroting en de jaarstukken doet het bestuur in de paragraaf
financiering in ieder geval verslag van:
- a.
- b.
- c.
de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende
drie jaar;
- d.
- e.
de rentekosten en rente-opbrengsten verbonden aan de
financieringsfunctie.
Artikel 14. Grondbeleid
Het dagelijks bestuur biedt een paragraaf grondbeleid aan in de
programmabegroting. In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan:
- a.
de relatie met de programma’s van de begroting;
- b.
de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de
G.R.;
- c.
aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;
- d.
de voorraadverwerving en uitgifte van gronden;
- e.
de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van
erfpachtvergoedingen;
- f.
de beleidsuitgangspunten omtrent de reserves voor grondzaken in
relatie tot de risico’s van de grondzaken.
Titel 4. Financiële organisatie en administratie
Artikel 15. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval
dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de
Gemeenschappelijke Regeling als geheel en in de diensten;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van
activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut,
voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts.;
- c.
het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het
maken van kostencalculaties;
- d.
het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde
beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en
regelgeving;
- e.
het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in
relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake
geldende wet- en regelgeving;
- f.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de
daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het
gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.
Artikel 16. Financiële administratie
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:
- a.
de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet
aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
en andere relevante wet- en regelgeving;
- b.
de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en
de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke
verantwoordingsverplichtingen opleggen.
Artikel 17. Aanbesteding en inkoop
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de interne regels voor de inkoop en
aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt
gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese
Unie.
Titel 5. Slotbepalingen
Artikel 18. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking nadat die is bekendgemaakt. De
verordening heeft terugwerkende kracht tot 1 januari 2004.
De verordening op grond van artikel 212 Gemeentewet (oud) wordt geacht op
Artikel 19. Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening
Gemeenschappelijke Regeling Bijsterhuizen ”.