Budgethoudersregeling Midden-Groningen 2023

Artikel 1 Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.

  Budget: op geld gewaardeerde middelen die op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde programmabegroting, inclusief begrotingswijzigingen, beschikbaar zijn voor een programma, taakveld of investering.

• 2.

  Budgetbeheerder: de ambtenaar, belast met bewaking c.q. het beheer van (een deel van) het aan de budgethouder toegewezen budget. De budgetbeheerder doet voorstellen en voert uit maar draagt niet de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de aanwending en inzet van het budget; ambtelijk is dat de budgethouder.

• 3.

  Budgethouder: directielid, programmadirecteur, teamleider, en projectleider die via doormandatering door het college naast de hoofdbudgethouder bevoegd zijn voor de realisering van de aan de budgetten verbonden taakstellingen die door het college aan hem zijn toegewezen.

• 4.

  Budgetbewaking (door budgethouder): Dit is zorgen voor een zodanige uitvoering van de opgedragen taken en projecten dat de gerealiseerde uitvoering

• - tijdig, juist en volledig is;

• - kwalitatief verantwoord is;

• - binnen de budgetraming blijft.

• Heldere analyses en rapportages over de bestedingen maken onderdeel van de budgetbewaking uit.

• 5.

  College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen;

• 6.

  Concerncontroller: geeft richting en is kaderstellend voor de financiële positie van de organisatie en rapporteert hierover aan de directie. Zij is onafhankelijk in haar adviserende en toetsende taak;

• 7.

  Deelbudgethouder: degene die via doormandatering door het college naast de hoofdbudgethouder en budgethouder bevoegd is om namens het college één of meerdere budgetten te beheren en het plaatsen van de eerste (prestatie) akkoordverklaring. De deelbudgethouder kan ten laste van de toegewezen budgetten, binnen de afgesproken kaders, namens de gemeente financiële verplichtingen aangaan dan wel bestedingen doen;

• 8.

  Directie: de gemeentesecretaris, domein directeuren en concerncontroller tezamen.

• 9.

  Hoofdbudgethouder: de gemeentesecretaris die eindverantwoordelijk is voor de beheersing van het totale budget van de organisatie, bij diens afwezigheid de loco-secretaris.

• 10.

  Kredietbeheerder: binnen het financiële pakket wordt deze benaming gebruikt voor hoofdbudgethouder, budgethouder en deelbudgethouder

• 11.

  Taakveld: een door het ministerie voorgeschreven eenheid van taken en daaraan gerelateerde activiteiten van gemeenten waar baten en lasten mee gemoeid zijn.

• 12.

  Thema’s: binnen de organisatie van Midden-Groningen wordt in sommige documenten gesproken van thema’s. Binnen deze regeling en ook de BBV worden deze aangeduid met programma’s. Hier wordt hetzelfde mee bedoeld.

Artikel 2 (Door)mandateren

• 1.

  Jaarlijks wordt, na vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad en voor aanvang van het begrotingsjaar, getoetst of alle verantwoordelijke (hoofd-/deel-) budgethouders in het financiële systeem zijn vastgelegd. Indien noodzakelijk vindt er dan een actualisatie plaats. Hierbij wordt de hiërarchische lijn gevolgd en wordt systeemtechnische functiescheiding toegepast. Binnen de inrichting van het financieel systeem kan doormandatering van de budgetbevoegdheid aan budgethouders en/of deelbudgethouders van toepassing zijn.

• 2.

  Het college kan een verleend (door)mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken. Deze intrekking wordt in het financieel systeem verwerkt door het team financiën. Ook andere tussentijdse wijzigingen worden op gelijke wijze verwerkt.

•  

Artikel 3 Functiescheiding

De functie van (hoofd) budgethouder of deelbudgethouder is onverenigbaar met:

• 1.

  de registrerende functie;

• 2.

  de functie van kassier;

• 3.

  de betalingsfiatterende functie;

• 4.

  de medewerker(s) van interne controle;

• 5.

  de concerncontroller met uitzondering van het eigen teambudget.

•  

Artikel 4 Bevoegdheden en verplichtingen

• 1.

  Het college verleent mandaat aan de hoofdbudgethouder en doormandaat aan de budgethouder en deelbudgethouder om verplichtingen/overeenkomsten aan te gaan en uitgaven te doen binnen de haar/hem toegekende budgetten met inachtneming van de rest van deze bepaling. Hierbij is onderscheid te maken in:

  • a.

    exploitatiebudgetten, de hoogte van deze budgetten is opgenomen in de programmabegroting;

  • b.

    voorzieningen, de hoogte van het budget is opgenomen in de onderbouwing van de voorziening zoals blijkt uit het overzicht reserves en voorzieningen behorende bij de programmabegroting;

  • c.

    investeringskrediet, het investeringskrediet is opgenomen in het investeringsplan behorende bij de Programmabegroting of is apart beschikbaar gesteld door de gemeenteraad.

• 2.

  In principe oefent de laatste in de keten van (door)mandatering de bevoegdheid uit het eerste lid uit. Een eerdere (door)gemandateerde in die keten kan die bevoegdheid echter altijd aan zich trekken; een programmadirecteur / teamleider / projectleider alleen na afstemming met haar/zijn directeur.

• 3.

  De (door)gemandateerden uit het eerste lid van dit artikel zijn ook bevoegd de overeenkomsten bedoeld in dat lid te ondertekenen.

• 4.

  Het aangaan van verplichtingen en het paraferen van facturen is gelimiteerd tot de budgetruimte waar de verplichting / factuur verantwoord dient te worden;

• 5.

  Voor de deelbudgethouder gelden de volgende randvoorwaarden, voor het aangaan van financiële verplichtingen en het accorderen van facturen:

  • a.

    tot € 25.000 zonder meer;

  • b.

    € 25.000 tot € 100.000: nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de budgethouder;

  • c.

    € 100.000 en meer: nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de hoofdbudgethouder.

• 6.

  Voor de budgethouder gelden de volgende randvoorwaarden, voor het aangaan van financiële verplichtingen en het paraferen van facturen:

  • a.

    tot € 100.000 zonder meer;

  • b.

    € 100.000 en meer: nadat schriftelijke toestemming is verkregen van de hoofdbudgethouder.

• 7.

  De bevoegdhedenverdeling uit de eerste zes leden van dit artikel is weergegeven in de stroomschema en tabel uit de bijlage bij deze regeling.

• 8.

  Inkoop en /of aanbesteding van diensten, goederen en werken vindt plaats binnen de kaders van de programmabegroting en het algemeen mandaatbesluit alsmede conform het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 9.

  Bij het accorderen van facturen stelt de budgethouder of deelbudgethouder tenminste vast dat:

  • a.

    Het gefactureerde bedrag overeenkomstig de gemaakte afspraken is

  • b.

    De gefactureerde prestatie daadwerkelijk geleverd is.

  • c.

    De geleverde hoeveelheden juist zijn.

  • d.

    De kwaliteit van de gefactureerde prestatie als voldoende is beoordeeld.

  • e.

    Dat de aangegane verplichting in overeenstemming met deze regeling en externe regelgeving tot stand is gekomen.

  • f.

    De juiste codering is aangebracht.

• 10.

  Indien een of meerdere van de beoordeling uit lid 9 niet kan worden uitgevoerd, wordt de reden daarvan vastgelegd.

Artikel 5 Extra budget

Het realiseren van extra budget voor bestaand beleid kan gedurende het boekjaar plaatsvinden, maar hierop zijn verschillende bevoegdheden van toepassing:

• a.

  De budgethouder kan binnen een taakveld in een programma budget verschuiven van het ene grootboeknummer naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde activiteiten van het taakveld uitgevoerd worden;

• b.

  Het college, na geadviseerd te zijn door de (hoofd)budgethouder, is bevoegd om binnen een programma te schuiven van het ene taakveld naar het andere. Hierbij is leidend dat door de verschuiving nog steeds alle beoogde en in de programma’s benoemde (maatschappelijke) effecten bereikt worden;

Artikel 6 Registratie

• 1.

  De (hoofd)budgethouder / deelbudgethouder is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige vastlegging van de op zijn of haar budget betrekking hebbende betalingen op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds gedane betalingen ten opzichte van het totale toegekende budget zichtbaar is.

• 2.

  De (hoofd)budgethouder / deelbudgethouder is verantwoordelijk voor de vastlegging van de op zijn of haar budget betrekking hebbende ontvangsten op zodanige wijze dat de actuele stand van de reeds ontvangen bedragen ten opzichte van het totale toegekende budget zichtbaar is.

• 3.

  De (hoofd)budgethouder / deelbudgethouder is in staat inzicht te geven in de ten laste van het budget aangegane verplichtingen en / of op het budget betrekking hebbende te ontvangen rechten.

• 4.

  De (hoofd)budgethouder / deelbudgethouder maakt voor de registratie van de betalingen, aangegane verplichtingen, ontvangsten en de te ontvangen rechten gebruik van de diensten van team financiën.

•  

Artikel 7 Verantwoording

• 1.

  De (hoofd)budgethouder legt aan het college verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling;

• 2.

  De deelbudgethouder legt aan de (hoofd)budgethouder verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling.

• 3.

  De programmadirecteur / teamleider legt aan de directie verantwoording af over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken op grond van deze regeling;

• 4.

  De programmadirecteur legt verantwoordelijkheid af aan de algemeen directeur over de inhoudelijke en financiële uitvoering van de taken.

Artikel 8 Slotbepaling

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2024;

• 2.

  De “Budgethoudersregeling 2021” wordt met ingang van deze datum ingetrokken;

• 3.

  De regeling kan worden aangehaald met "Budgethoudersregeling Midden-Groningen 2023".