| Organisatie | Zuidplas |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2024 |
| Citeertitel | Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2023 met bijbehorend Mandaatregister 2023-1.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | nieuwe regeling | 19-12-2023 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas en de burgemeester van de gemeente Zuidplas,
een ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;
dat het voor het efficiënt functioneren van de gemeente Zuidplas wenselijk is een mandaatregeling vast te stellen;
gelet op de wettelijke voorschriften, in het bijzonder de bepalingen van afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 156, 160, 165, 168, 171 en 178 van de Gemeentewet;
het krachtens mandaat nemen van besluiten, welke zijn vermeld in het bij deze regeling behorende mandaatregister, op te dragen aan de daarbij genoemde functionarissen, en
ten aanzien van de uitoefening van deze mandaten de navolgende regeling vast te stellen, de “Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2024”
Artikel 3 Bijwerking mandaatregister
Indien bij afzonderlijk besluit (onder)mandaat wordt verleend en dit (nog) niet is opgenomen in het bijgevoegde mandaatregister, of het verleende (onder)mandaat geheel, gedeeltelijk of tijdelijk wordt ingetrokken, dan dient het bijgevoegde mandaatregister te worden geactualiseerd. Actualisatie van het mandaatregister wordt tenminste eenmaal per jaar verricht door het team Juridische Zaken & Inkoop. Het bijgewerkte mandaatregister wordt ter kennis gebracht aan het bevoegde bestuursorgaan.
Artikel 4 Reikwijdte mandaat, volmacht en machtiging
Indien de voorbereidings- en uitvoeringshandelingen zoals genoemd in lid 1 van dit artikel leiden dan wel kunnen leiden tot rechtsgevolgen voor de gemeente dient controle plaats te vinden door het manager of diens plaatsvervanger ingeval deze handelingen worden verricht door de behandelend ambtenaar, en door de gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger indien deze handelingen worden verricht door een manager.
In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn gemandateerd of ondergemandateerd, worden deze bevoegdheden uitgeoefend door hun direct leidinggevende met inachtneming van het volgende:
De gemandateerde is bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in het bijgevoegde mandaatregister, tenzij:
De (onder)gemandateerde ziet erop toe dat bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden door of namens hem naast de toepasselijke wettelijke regelingen, de geldende interne regelingen en het ter zake vastgestelde beleid of de ter zake bestendige bestuurspraktijk in acht worden genomen.
Artikel 9 Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Waar in dit besluit wordt gesproken over mandaat dient, tenzij anders is bepaald, daaronder tevens te worden begrepen volmacht en machtiging.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 19 december 2023.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zuidplas,
De burgemeester,
J.F. Weber
de secretaris,
A.R. De Graaf
De burgemeester van de gemeente Zuidplas,
J.F. Weber
Toelichting op de Mandaatregeling gemeente Zuidplas
Met betrekking tot het nemen van mandaat- en ondermandaatbesluiten vervult het team Juridische Zaken en Inkoop van het cluster Communicatie, HR, JZ en Inkoop een coördinerende en adviserende rol. Zij beheert en distribueert het mandaatregister. Eén maal per jaar verzorgt het team Juridisch Zaken en Inkoop een algemene herziening van de mandaatregeling en –register. Alle mandaat- en ondermandaatbesluiten die buiten deze jaarlijkse herziening moeten worden vastgesteld, worden door de clusters zelf opgepakt. Dit gaat in overleg met het team Juridische Zaken en Inkoop. Het team Juridische Zaken en Inkoop neemt, nadat het college tussentijdse wijzigingen heeft vastgesteld, deze wijzigingen bij de jaarlijkse herziening op in het mandaatregister.
Deze mandaatregeling bestaat uit twee gedeelten. Het eerste deel bestaat uit de mandaatregeling waarin de algemene zaken ten aanzien van mandaatverlening en volmacht- of machtigingverkrijging worden geregeld. Het tweede deel bestaat uit het mandaatregister waarin alle mandaten zijn opgenomen. De mandaten worden verleend aan alle Managers II en III en de Algemeen directeur/(gemeente)secretaris, vervolgens worden de ondermandaten verleend aan de Directeur II en de overige functionarissen.
Onderscheid mandaat, volmacht, machtiging
Het college van burgemeester en wethouders en de burgmeester kunnen verschillende handelingen verrichten, zoals: bestuursrechtelijke rechtshandelingen, privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen. Afhankelijk van de soort (rechts)handeling kan deze worden opgedragen aan de uitvoerende organisatie. Juridisch spreken we dan over mandaat, volmacht of machtiging. In de Algemene wet bestuursrecht (Awb) zijn volmacht en machtiging door middel van een schakelbepaling onder de werking van de bepalingen over mandaat gebracht (artikel 10:12 Awb). Dit betekent dat wat geldt voor de mandaten, ook geldt voor de volmachten en de machtigingen. Zij zijn dan ook samen met de mandaten, opgenomen in het bij de Mandaatregeling gemeente Zuidplas 2024 behorende mandaatregister.
Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester voeren bestuursrechtelijke rechtshandelingen uit.
Al deze bevoegdheden steunen op een bestuursrechtelijke wet, waarin die bevoegdheid zijn grondslag kent en zijn besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb. Als een bestuursorgaan een bestuursbevoegdheid opdraagt aan een ambtenaar noemen we dat mandaat. De ambtenaar oefent die bevoegdheid uit namens het bestuursorgaan. Dit houdt in dat de ambtenaar een beslissing (besluit) mag nemen en die beslissing mag ondertekenen. Het belangrijkste verschil met delegatie is dat het bestuursorgaan bij mandaat de eigen bevoegdheid niet verliest. De verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid blijft bij het bestuursorgaan. Hierbij mag het bestuursorgaan op elk moment de bevoegdheid zelf uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere instructies geven aan de ambtenaar over de wijze waarop de bevoegdheid wordt uitgeoefend.
Voorwaarde voor de juridische binding is dat het besluit is genomen binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Dit spreekt voor zichzelf, omdat buiten de grenzen van wat is gemandateerd geen bevoegdheid bestaat. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt, dan is sprake van een onbevoegd genomen besluit. Het gevolg van een onbevoegd genomen besluit kan zijn dat dit in rechte wordt vernietigd. De bestuursrechter mag/zal een dergelijk bevoegdheidsgebrek ambtshalve constateren.
De toelichting onder het mandaat geldt ook voor het ondertekeningsmandaat. Het verschil is dat bij een ondertekeningmandaat alleen de bevoegdheid tot ondertekenen wordt gemandateerd de beslissingsbevoegdheid blijft bij het bestuursorgaan liggen.
De gemeenteraad stelt budgetten beschikbaar door de begroting vast te stellen (budgetrecht artikel 191 Gemeentewet). Het college voert de begroting uit (taak van college op grond van artikel 160 Gemeentewet). In de Regeling Budgethouderschap van de gemeente Zuidplas wordt geregeld welke functionaris op welke wijze over bepaalde budgetten kan beschikken. Om budgetten te kunnen aanwenden is het nodig dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. Zoals bijvoorbeeld het sluiten van een (privaatrechtelijke) overeenkomst met een leverancier. Het is belangrijk om te beseffen dat de budgethouder niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende handelingen mag verrichten, maar hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig heeft van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Als die zijn verleend, zijn de mandaten, volmachen en machtigingen terug te vinden in het mandaatregister.
De gemeente kan als rechtspersoon deelnemen aan het rechtsverkeer en kan daarbij privaatrechtelijke rechtshandelingen uitvoeren. Voorbeelden: het aan- of verkopen van grond, het sluiten van een overeenkomst, het verlenen van een opdracht tot onderzoek of het aanschaffen van een product. De privaatrechtelijke tegenhanger van mandaat is de volmacht. Voorbeeld: de burgemeester kan zijn bevoegdheid om een overeenkomst te ondertekenen opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon, bijvoorbeeld een ambtenaar of een notaris. Dit gebeurt dan met een volmacht en niet door middel van een mandaat.
Naast bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht de gemeente ook feitelijke handelingen. Dit zijn de gewone dagelijkse handelingen die geen rechtsgevolgen hebben. Voorbeelden daarvan zijn: het planten van een boom, het voeren van verweer bij de rechtbank, het uitoefenen van toezicht in de stad, het verstrekken van informatie aan burgers of het aanleggen van een uitrit. Een machtiging wordt verleend in het geval dat er geen sprake is van een besluit, maar ook niet van een privaatrechtelijke rechtshandeling.
Artikel 2 Mandaat en ondermandaat
Mandaat is in de regel een bevoegdheidsverlening aan een hiërarchisch ondergeschikte. Het college van burgemeester en wethouders mandateert bijvoorbeeld de manager van een cluster om namens het college vergunningen te verlenen. Het verlenen van ondermandaat is op grond van de Awb een mogelijkheid, maar bestuursorganen moeten hiertoe wel uitdrukkelijk besluiten. In deze Mandaatregeling is dit opgenomen in artikel 2, tweede lid.
In beginsel valt de inhuurkracht ook onder de reikwijdte van de mandaatregeling en het mandaatregister. Het maakt voor de gezagsrelatie in beginsel namelijk niet uit of een medewerker in (tijdelijke) dienst is bij het bestuursorgaan of werkt op basis van inhuur of detacheringscontract. Bepalend is met welk doel de medewerker is ingehuurd. Indien sprake is van de inzet van extra capaciteit voor het uitvoeren van reguliere taken, dan is op deze taken het mandaatbesluit voor wat betreft deze taken van toepassing. In dat geval is er ook sprake van een ondergeschiktheidsrelatie en is daarom geen instemming nodig voor een mandaat.Dit is anders in de situatie dat sprake is van een opdrachtgevers-opdrachtnemersrelatie waarbij een externe wordt ingehuurd voor het (zelfstandig) uitvoeren van een opdracht en niet is aangesteld in een bepaalde (bestaande) functie. In dat geval ontbreekt de gezagsrelatie en is sprake van mandaat aan een niet-ondergeschikte.
Mandaat aan een niet-ondergeschikte is een uitzondering. Een ander voorbeeld hiervan is het mandaat aan de directeur van de Omgevingsdienst Midden-Holland (ODMH) en aan de directeur van Stichting ZO!. Bij mandaat aan een niet-ondergeschikte geldt de bijzondere eis dat de gemandateerde schriftelijke instemming dient te verlenen, tenzij de mandaatverlening is voorzien bij wettelijk voorschrift. Een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid kan zich tegen mandaatverlening verzetten.
Artikel 3 Bijwerking mandaatregister
In dit artikel is vastgelegd dat mandaten die door het jaar heen door het college of de burgemeester worden verleend meegenomen worden in het mandaatregister bij de jaarlijkse actualisatie. Ook is vastgelegd dat het team Juridische Zaken & Inkoop de jaarlijkse actualisatie verricht.
In dit artikel is bepaald dat het verlenen van een bevoegdheid niet alleen betreft het nemen van een besluit, bijvoorbeeld het beslissen op een vergunningaanvraag, of het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen of het verrichten van een feitelijke handelingen, maar dat daaronder ook valt het treffen van alle voorbereidingen, het voeren van correspondentie en alle andere handelingen die worden verricht in de aanloop tot de totstandkoming van het besluit, in de aanloop tot de totstandkoming van een privaatrechtelijke rechtshandeling (de ondertekening van een overeenkomst daaronder begrepen) of de feitelijke handeling.
Indien een gemandateerde afwezig is, is zijn plaatsvervanger bevoegd om het mandaat uit te oefenen. Let op: er moet sprake zijn van een plaatsvervanger die formeel als zodanig is aangewezen (bijvoorbeeld bij zijn benoemingsbesluit of in zijn functiebeschrijving). Mochten zowel gemandateerde als zijn plaatsvervanger afwezig zijn, dan is de plaatsvervanging geregeld:
In principe geldt de verticale plaatsvervanging, waarbij de eerstvolgende hogergeplaatste leidinggevende van de gemandateerde het mandaat krijgt toebedeeld. In de gemeente Zuidplas is dat de Algemeen directeur/(gemeente)secretaris (bij ondermandaat de Manager II of III).
Managers II en III worden horizontaal vervangen door een andere Manager II of III. Is er geen Manager II of III aanwezig, dan treedt de “normale” verticale plaatsvervanging zoals hiervoor beschreven in werking.
In de mandaatregeling worden grenzen gesteld aan de omvang van de mandaatverlening, in die zin dat er situaties kunnen zijn waarin het mandaat niet geldt en het besluit door het oorspronkelijk bevoegd bestuursorgaan wordt genomen. Als regel wordt bijvoorbeeld gesteld dat besluiten geen afwijking van het bestaande beleid tot gevolg mogen hebben. Besluiten die afwijken van het beleid moeten aan het bestuursorgaan worden voorgelegd. Alvorens een van het beleid afwijkend besluit wordt genomen heeft het bestuursorgaan op deze wijze de gelegenheid het onderliggende beleid nog eens te heroverwegen. Ook moet een besluit aan het bevoegd bestuursorgaan worden voorgelegd als er geen eensluidend ambtelijk advies is. Verder kunnen besluiten waarvoor geen financiële dekking aanwezig is, niet in mandaat worden afgedaan.
Voorbeeld van persoonlijke betrokkenheid als bedoeld onder k in dit artikel doet zich bijvoorbeeld voor als de gemandateerde een vergunning aanvraagt voor het kappen van een eigen boom (er is in dat geval directe persoonlijke betrokkenheid want een privébelang). Een ander voorbeeld is het afhandelen van een naturalisatieaanvraag van een bekende (familielid, vriend, kennis), in dat geval is weliswaar geen directe persoonlijke betrokkenheid, maar ook indirecte persoonlijke betrokkenheid valt onder de uitzondering zoals bedoeld onder k van dit artikel.
De verantwoordelijkheid en de beslissing om in de artikel 5 beschreven uitzonderingssituaties geen gebruik te maken van het gegeven mandaat ligt bij de gemandateerde functionaris.
Artikel 7 Ondertekeningswijze bij mandaat
De burger die met een besluit wordt geconfronteerd dat in mandaat is genomen dient hierover te worden geïnformeerd, zo bepaalt artikel 10:10 van de Awb. Deze informatieplicht vloeit voort uit het meer omvattende beginsel van de rechtszekerheid. Het krachtens mandaat genomen besluit moet dan ook vermelden namens welk bestuursorgaan het is genomen. In artikel 6 van deze regeling staat precies beschreven hoe besluiten die in (onder)mandaat zijn genomen moeten worden ondertekend.
Dit artikel legt vast dat de (onder)gemandateerde zich bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden houdt aan de toepasselijke wettelijke regelingen, de geldende interne regelingen en het ter zake vastgestelde beleid of de ter zake bestendige bestuurspraktijk.
Artikel 9 Schakelbepaling volmachten en machtigingen
Teneinde expliciet duidelijk te maken dat deze mandaatregeling ook van toepassing is op volmachten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn, is deze schakelbepaling opgenomen.
Artikel 10 Gelijkstelling volmacht bij verleend mandaat
Dit artikel is opgenomen om te regelen dat als er bestuursrechtelijk mandaat is verleend door het college om een privaatrechtelijke rechtshandeling aan te gaan namens de (publiekrechtelijke rechtspersoon) gemeente, de burgemeester ook volmacht heeft verleend om namens hem vertegenwoordigd te worden. Op grond van artikel 171 Gemeentewet is de burgemeester immers bevoegd om namens de gemeente overeenkomsten en dergelijke te ondertekenen en wordt hiermee de gemandateerde tevens ondertekeningsbevoegd.
Deze regeling en het bij deze regeling behorende mandaatregister moeten worden bekendgemaakt en gepubliceerd. Immers, artikel 3:40 van de Awb bepaalt, dat een besluit niet in werking treedt voordat het is bekendgemaakt.
Bijlage Mandaatregister 2024 (behorend bij de Mandaatregeling 2024)
ALGEMEEN DIRECTEUR/ (GEMEENTE)SECRETARIS
Cluster INFORMATIEVOORZIENING EN ONDERSTEUNING
Cluster Communicatie, HR, JZ & Inkoop
Cluster Beleid Samenleving en Bestuursadvies
Cluster Uitvoering Samenleving en Veiligheid
Clusters RUIMTELIJK BELEID, GEBIEDSONTWIKKELING EN PLANECONOMIE, BUITENDIENST en IBOR