Nota Reserves en Voorzieningen Deurne 2023

1. Inleiding

Voor u ligt de geactualiseerde nota reserves en voorzieningen. Periodiek worden alle reserves en voorzieningen geactualiseerd en onderbouwd. Met deze actualisatie wordt voldaan aan art. 11 van de “Financiele verordening 2023” van de gemeente Deurne die stelt dat het college periodiek een geactualiseerde nota aan de raad aanbiedt.

Het doel van deze nota is het bieden van een sturingsinstrument voor het college en tevens om te voorzien in de informatiebehoefte van de raad.

De gemeente Deurne hanteert het principe van continue sturing, waarbij de financiële positie bij elke raadsvergadering wordt besproken. Tijdens deze vergaderingen kan de gemeenteraad beslissen over het instellen of opheffen van een (bestemmings-)reserve.

2. Begrippen reserves, voorzieningen en weerstandscapaciteit

Reserves

Alle mutaties in de reserves behoeven goedkeuring van de raad. De goedkeuring geeft u gedurende het jaar, continue sturing.

Op grond van art. 43 van het BBV moeten de reserves op de balans worden onderscheiden in twee categorieën;

• •

  De algemene reserve: is het totaal van alle gereserveerde middelen die niet tot een bestemmingsreserve behoren en,

• •

  De bestemmingsreserves: een reserve waaraan de raad een bestemming heeft gegeven. Deze bestemmingen kunnen op basis van een raadsbesluit aangepast worden.

Algemene reserve

De algemene reserve is nodig om voor het opvangen van onverwachte tegenvallers en risico’s. In de kadernota 2015 is besloten dat de ratio van het weerstandsvermogen minimaal 0,6 moet zijn, maar dat er gestreefd wordt naar een waarde van minimaal 1.

Voor de algemene reserve is de minimale omvang op 10% van de begrotingsuitgaven gerekend over de begrotingen van de drie jaren voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting wordt opgesteld.

Aan beide eisen moet worden voldaan.

Inzetten middelen uit de algemene reserve

Het inzetten van een surplus ¹ moet weloverwogen worden genomen. Het uitputten van de algemene reserve kan op lange termijn financiële problemen opleveren. Het surplus van de algemene reserve bestaat uit het deel boven de minimaal vastgestelde hoogte dat geen onderdeel uitmaakt van de benodigde weerstandscapaciteit.

Binnen de gestelde regels bestaan voor het inzetten van de algemene reserve de volgende mogelijkheden.

• •

  Ter dekking van incidentele onvoorziene kosten of stimuleringsregelingen (incidenteel).

• •

  Ter dekking van afschrijvingskosten van investeringen met een maatschappelijk nut of een deel daarvan (structureel).

• •

  Verlaging van lokale lasten voor burgers.

Enkele voorbeelden daarvan zijn:

• •

  Financiele noodsituaties, bijvoorbeeld schade aan infra door een ramp.

• •

  Investeringsprojecten, bijvoorbeeld maatschappelijk vastgoed zoals de bouw van een zwembad of bibliotheek.

• •

  Schuldenaflossing, bijvoorbeeld het eerder terugbetalen van leningen die zijn afgesloten voor investeringsprojecten of het aflossen van leningen.

• •

  Incidentele stimuleringsmaatregelen, economisch dan wel maatschappelijk, bijvoorbeeld tegemoetkoming van hoge energielasten of het geven van financiële steun bij een epidemie.

Inzetten van de algemene reserve voor zowel kortere als langere periode is mogelijk zolang dat past binnen de kaders van de regelgeving en de standpunten van de provincie.

Belangrijk om te benadrukken blijft dat het gebruik van de algemene reserve verantwoord moet gebeuren en dat er voldoende aandacht moet zijn voor het behoud van een gezonde financiële positie van de gemeente op de langere termijn.

Bestemmingsreserves

De verschillende bestemmingsreserves die in Deurne gebruikt kunnen worden, worden hieronder toegelicht.

• •

  Bestemmingsreserve GREX: Deze reserve is een buffer voor de financiële risico’s die samenhangen met de grondexploitatie. De reserve wordt gevoed door positieve eindresultaten van de grondexploitaties. Nadelen op exploitaties worden verrekend met deze reserve door een afdracht aan de voorziening verlieslatende exploitaties.

• •

  Bestemmingsreserves OVERIG: zijn bestemd voor aanwending in de toekomst waarbij op het moment van vorming van de reserve nog geen verplichting bestaat. Het doel ligt vast maar kan door de raad gewijzigd worden.

• •

  Bestemmingsreserve afschrijvingen OBRA (overige bestemmingsreserves afschrijvingen): reserves die een relatie hebben met een investering in de openbare ruimte en met economisch nut. Omdat het BBV voorschrijft dat reserves niet rechtstreeks in mindering mag worden gebracht op deze investeringen, worden de jaarlijkse afschrijvingslasten op deze manier gedekt. Het veranderen van een dergelijke reserve is mogelijk, maar heeft directe gevolgen omdat de lasten niet wegvallen en op een andere manier gedekt moeten worden.

Voorzieningen behoren tot het vreemd vermogen en bestaan uit nog te verwachten verplichtingen. Iedere organisatie treft voorzieningen om in de toekomst te kunnen voldoen aan financiële verplichtingen en om inzichtelijk te hebben wat voor invloed dit heeft op de financiële positie. Het college en de raad hebben geen bevoegdheden voor het onttrekken en toevoegen van gelden aan deze voorzieningen. Dit gebeurt door de organisatie.

Op grond van art. 44 van het BBV moeten voorzieningen worden gevormd wegens:

• •

  Een redelijkerwijs in te schatten verplichting of verlies, bijvoorbeeld voorziening wachtgeld (BBV art. 44.1A)

• •

  Een redelijkerwijs in te schatten financieel risico, bijvoorbeeld de voorziening dubieuze debiteuren, oninbare posten (BBV art. 44.1B)

• •

  Egaliseren van lasten, zoals groot onderhoud die gebaseerd zijn op onderhouds-, en vervangingsplannen. De voorziening zorgt voor een gelijkmatige (egaliseren) verdeling van de kosten over een aantal begrotingsjaren (BBV art. 44.1C)

• •

  De bijdragen aan toekomstige vervangingsinvesteringen met economisch nut waarvoor een heffing wordt geheven. Bijvoorbeeld vervanging van riool of afval (BBV art. 44.1D)

• •

  Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden. (BBV art. 44.2) Onder derden vallen geen overheden, zoals Rijk, Provincie, EU en waterschappen.

Uitgangspunten bij het instellen van een bestemmingsreserve:

• •

  Voordat een bestemmingsreserve (kapitaallasten) wordt ingesteld, moet beoordeeld worden of de investering na de afschrijvingsperiode vervangen kan worden en of de vervangingskosten uit de exploitatie kunnen worden betaald.

• •

  Minimale omvang bij het instellen van een bestemmingsreserve is € 50.000. Hiermee wordt voorkomen dat kleine, niet-materiele bedragen leiden tot een grote hoeveelheid van kleine bestemmingsreserves.

• •

  Instellen en muteren van reserves gebeurt via een raadsbesluit. Bij het instellen van een reserve moet het volgende worden vermeld, zonder deze gegevens is het instellen van reserve niet mogelijk;

  • a.

    Het (specifieke) doel van de reserve,

  • b.

    Onderbouwing van de reserve,

  • c.

    Benodigde hoogte van de reserve, met onderbouwing,

  • d.

    De maximale looptijd.

Verschil tussen een reserve en een voorziening

Een bestemmingsreserve maakt onderdeel uit van het eigen vermogen, is vrij aanwendbaar en wordt ingesteld door een besluit van de gemeenteraad. Een voorziening maakt onderdeel uit van het vreemd vermogen, is niet vrij aanwendbaar en is gevormd door het nemen van een last in de exploitatie.

Het BBV legt het onderscheid tussen (bestemming)reserves en voorzieningen bij de mogelijkheid dat de raad de bestemming van reserves kan wijzigen. Uitzondering hierop vormt de bestemmingsreserve die aangehouden wordt voor de dekking van afschrijvingslasten van activa die reeds in het bezit zijn van de gemeente. Het veranderen van de bestemming van deze laatste categorie heeft immers gevolgen voor de (dekking in de) exploitatie. Het wijzigen van de bestemming bij een voorziening is niet mogelijk.

Samenvattend

Weerstandscapaciteit

De gemeente Deurne rekent de volgende componenten tot de (beschikbare) weerstandscapaciteit

• •

  Algemene reserve

• •

  Post onvoorzien

• •

  Onbenutte belastingcapaciteit

Bestemmingsreserves worden hiertoe niet gerekend omdat hier al een bestemming aan is toegekend.

De beschikbare weerstandscapaciteit zijn middelen die de gemeente ter beschikking heeft of ter beschikking kan krijgen om de financiële gevolgen van de risico’s op te vangen.

Voor de bepaling van de benodigde weerstandscapaciteit wordt door de afdelingen bij het opmaken van de jaarrekening en begroting de risico’s in kaart gebracht. Het totaal van deze netto risico’s is de benodigde weerstandscapaciteit.

De verhouding tussen de benodigde en de beschikbare weerstandscapaciteit is het weerstandsvermogen.

De ratio weerstandsvermogen wordt als volgt berekend:

Ratio weerstandsvermogen = beschikbare weerstandscapaciteit/ benodigde weerstandscapaciteit

Vanuit het Rijk en/of de provincie (toezichthouder) zijn er geen normen voor het weerstandsvermogen. Onderstaande normen zijn algemeen aanvaard bij de gemeentelijke en provinciale overheden.

3. Functies van reserves

Reserves en voorzieningen kunnen een verschillende betekenis hebben voor de gemeente. Hieronder worden de verschillende functies toegelicht.

Bufferfunctie

Dit is de belangrijkste functie van het eigen vermogen. Voornamelijk de algemene reserve dient als bufferfunctie voor het opvangen van eventuele onvoorziene uitgaven (incidenteel) waarmee in de planning geen rekening is gehouden en die noodzakelijkerwijs dienen plaats te vinden. Denk bijvoorbeeld aan:

• •

  Het voordoen van financiële risico’s waarvoor geen bestemmingsreserve of voorziening is gevormd

• •

  Het opvangen van eventuele jaarrekeningtekorten

• •

  Het opvangen van eventueel begrotingstekort of een deel daarvan

Financieringsfunctie

De reserves en voorzieningen fungeren als een intern middel. Dit maakt onderdeel uit van het totale vermogen van de gemeente.

Egalisatiefunctie

Zorgt ervoor dat bepaalde kosten gedurende een aantal jaren kunnen worden uitgesmeerd. Te denken valt bijvoorbeeld aan onderhoudsreserves en welke op termijn worden vervangen.

Bestedingsfunctie

De bestemmingsreserves en voorzieningen zijn bewust ingesteld om middelen ervan te besteden voor het realiseren van een bepaalde activiteit of bepaald doel, respectievelijk de kosten van die activiteit of dat doel te dekken. Een voorbeeld hiervan is een bestemmingsreserve die wordt opgericht om de structurele kapitaallasten van een investeringskrediet te kunnen dekken.

Spaarfunctie

Reserves en voorzieningen kunnen worden ingesteld om te sparen voor een door de raad vastgesteld bepaald doel of project.

4. Beleid ten aanzien van reserves en voorzieningen

Het vormen, wijzigen of opheffen van reserves is een raadsbevoegdheid door middel van een raadsvoorstel. Het vormen van een voorziening is voorgeschreven in het BBV. Expliciet wordt hierbij nog vermeld dat het vormen van een voorziening niet is toegestaan voor een algemeen bedrijfsrisico. Er dient sprake te zijn van een specifiek risico.

Het streven is om het aantal reserves en voorzieningen beperkt te houden tot het hoogstnoodzakelijke.

Algemene uitgangspunten

• 1.

  Het aantal reserves beperkt houden. Te veel afzonderlijke reserves en voorzieningen leidt tot onoverzichtelijkheid en tot versluiering van uitgaven en inkomsten.

• 2.

  Structurele lasten worden gedekt door structurele baten. Inzet reserves voor structurele lasten moet dan ook vermeden worden. Een uitzondering hierop zijn de reserves die dienen ter dekking van de afschrijvingslasten.

• 3.

  Voor OBRA-reserves (pag.5) geldt dat een eenmalige storting gelijk is aan de toekomstige afschrijvingslasten.

• 4.

  Reserves en voorzieningen mogen niet negatief staan.

• 5.

  Minimale omvang bij het instellen van een bestemmingsreserve is € 50.000. Hiermee wordt voorkomen dat kleine, niet-materiele bedragen leiden tot een grote hoeveelheid kleine bestemmingsreserves.

• 6.

  Het ratio weerstandsvermogen van de gemeente mag, zelfs na het inzetten van de reserve, niet onder de waarde van 0,6 zakken, we streven naar een waarde van 1.

• 7.

  Instellen en muteren van reserves gebeurt via een raadsbesluit. Bij het instellen van een reserve moet het volgende worden vermeld, zonder deze gegevens is het instellen van een reserve niet mogelijk;

  • a.

    Het (specifieke) doel van de reserve

  • b.

    Onderbouwing van de reserve

  • c.

    Benodigde hoogte van de reserve, met onderbouwing

  • d.

    de maximale looptijd (niet van toepassing bij een spaarreserve);

• 8.

  Een onttrekking mag niet hoger zijn dan de werkelijke lasten.

• 9.

  Voordat een bestemmingsreserve wordt ingesteld, moet beoordeeld worden of de investering na de afschrijvingsperiode vervangen kan worden en of de vervangingskosten uit de exploitatie kunnen worden betaald. De Nota Reserves en Voorzieningen wordt periodiek herzien of wanneer er veranderingen zijn in wet- en regelgeving.

• 10.

  Reserves met een waarde lager dan € 25.000, waarbij in de laatste twee jaren geen onttrekkingen hebben plaatsgevonden worden afgeboekt en het saldo daarvan wordt overgeheveld naar de Algemene Reserve. Afboekingsvoorstellen worden gedaan bij het vaststellingsbesluit van de jaarrekening of gedurende de cyclus continue sturing.

• 11.

  De raad stelt een voorziening in. Overigens is de daadwerkelijke zeggenschap van de raad in bepaalde gevallen beperkt omdat er ook voorzieningen zijn die wettelijk verplicht zijn, denk bijvoorbeeld aan een voorziening dubieuze debiteuren. De hoogte van de voorziening moet onderbouwd zijn en mag niet groter of kleiner zijn dan de verplichting of risico’s waarvoor ze zijn gevormd. Alle toevoegingen aan voorzieningen zijn lasten en worden geraamd in de begroting. Uitgaven komen direct ten laste van de voorziening.

• 12.

  Er vinden geen rentetoerekeningen plaats aan reserves en voorzieningen. In de begroting moet per programma worden aangegeven welke bedragen aan reserves worden onttrokken of toegevoegd (BBV art. 17D). Bij de jaarrekening moet een overzicht worden gegeven van de daadwerkelijke mutaties in de reserves en voorzieningen (BBV, art. 27/28 en 54/55).

5. Overzicht reserves en voorzieningen

Alle bedragen x EUR 1.000

Reserves

Algemene Reserve

Bestemmingsreserves

Alle bedragen x EUR 1.000

Voorzieningen

Voor verplichtingen, verliezen en risico’s

Ter egalisatie (gladstrijken) van kosten

Voor middelen van derden waarvan de bestemming gebonden is

Overige voorzieningen risico’s

6. Toelichting per reserve / voorziening

6.1 Toelichting per reserve

Alle bedragen x EUR 1.000

6.2 Toelichting per voorziening

alle bedragen x EUR 1.000

6.3 Voorziening Risico’s

Alle bedragen x EUR 1.000