| Organisatie | Loon op Zand |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften Loon op Zand |
| Citeertitel | Verordening bezwaarschriften Loon op Zand |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders.
Deze regeling is tevens vastgesteld door de burgemeester.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | nieuwe regeling | 19-12-2023 |
De raad, het college en de burgermeester van de gemeente Loon op Zand, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;
gezien het voorstel van het college van Loon op Zand van dinsdag 7 november 2023
gelet op artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 149 van de Gemeentewet;
vast te stellen de volgende verordening:
VERORDENING VOOR DE BEHANDELING VAN BEZWAARSCHRIFTEN LOON OP ZAND
Artikel 13 Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid in het geding kan zijn.
Artikel 14 Openbaarheid zitting
De zitting van de commissie vindt achter gesloten deuren plaats voor wat betreft zaken waarbij persoonlijke omstandigheden aan de orde komen, die de persoonlijke levenssfeer van een partij direct (kunnen) raken. Het gaat daarbij in ieder geval om bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op het terrein van sociale zaken (Wmo 2015), jeugdzaken, woonurgentie, leerlingenvervoer, gehandicaptenparkeerkaarten en -plaatsen, privacywetgeving en burgerzaken.
Artikel 18 Uitbrengen advies en verdaging
Indien voordat het advies is uitgebracht als bedoeld in het eerste lid, naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn van 12 weken, als bedoeld in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend orgaan tijdig de beslissing te verdagen.
Op het ambtelijk horen, als bedoeld in artikel 1, aanhef en onder a, van deze verordening, zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing.
Artikel 20 Vergoeding leden commissie
Het college kent aan de leden en de voorzitter van de commissie een vergoeding toe voor de werkzaamheden, verricht in het kader van de commissie.
Aldus vastgesteld in de collegevergadering van 19 december 2023
J. van Aart,
De burgemeester,
de gemeentesecretaris,
N. van Mourik
Aldus vastgesteld op 19 december 2023
De burgemeester,
J. van Aart
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 14 december 2023,
De raad van Loon op Zand,
de griffier,
de voorzitter,
Deze verordening geeft een kader voor de behandeling van bezwaarschriften. Het contact met de burger staat hierbij centraal. De verordening bevat bepalingen over de informele aanpak, het ambtelijk horen en het horen door de commissie bezwaarschriften. Het uitgangspunt is formele behandeling van bezwaren waar het moet en informele behandeling waar het kan.
De verordening bepaalt dat de bestuursorganen van de gemeente, zijnde de raad, het college en de burgemeester – ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft – besluiten deze vast te stellen. In de Gemeentewet is de bevoegdheid tot het vaststellen van een verordening exclusief toebedeeld aan de raad. Het college en de burgemeester kunnen dus geen verordening vaststellen. Door de ondertekening van de verordening door alle bestuursorganen (lees: de raad, het college en de burgemeester) wordt dit ondervangen en besluiten zij om samen dezelfde commissie in te stellen om te adviseren over bezwaren tegen hun besluiten. Dat is de reden waarom de drie bestuursorganen de verordening afzonderlijk ondertekenen.
De artikelen die uitleg en / of verduidelijking behoeven, worden hieronder nader toegelicht.
Artikel 2 Inleidende bepaling commissie, tweede lid
Over sommige bezwaarschriften mag de commissie niet adviseren. De commissie is daartoe niet bevoegd. In bepaalde gevallen hebben de bestuursorganen van de gemeente de bevoegdheid om een besluit te nemen overgedragen aan een ander (extern) bestuursorgaan. Binnen de gemeente Loon op Zand geldt dit bijvoorbeeld voor besluiten ten aanzien van belastingen en besluiten van de leerplichtambtenaar. Besluiten ten aanzien van belastingen zijn overgedragen aan de Belastingsamenwerking West-Brabant en besluiten van de leerplichtambtenaar aan Leerplicht -RMC Midden-Brabant. Dit is geregeld via een gemeenschappelijke regeling, waarin ook is bepaald dat de behandeling van bezwaren aan hen is overgedragen. Dat is ook logisch. Het gaat immers om specifieke zaaktypen, vaak met hun eigen (afwijkende) regels. De meeste kennis en ervaring berust bij de genoemde organen. Zij hebben specialistische kennis. Het is dan ook het meest praktisch dat zij zich bezig blijven houden met de afhandeling van de bezwaarschriften gericht tegen hun besluiten.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie, tweede lid
Het college is bevoegd om de voorzitter, leden en plaatsvervangende leden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Met de ontslagbevoegdheid mag niet (te) lichtvaardig worden omgegaan. Hierdoor kan namelijk de schijn ontstaan dat een commissie(lid) aan de kant wordt geschoven vanwege een voor het bestuursorgaan onwelgevallig standpunt. Als een lid niet naar behoren functioneert, is het in eerste instantie de commissie die actie zal moeten ondernemen. De voorzitter heeft hierin een belangrijke rol. Als er sprake is van een vertrouwensbreuk dan is ontslag en/of schorsing (door het college) mogelijk. Ook hiermee mag niet (te) lichtvaardig worden omgegaan.
Artikel 3 Samenstelling van de commissie, derde lid
Als de voorzitter verhinderd is, dan kan de commissie zelf beslissen wie hem als voorzitter vervangt.
Artikel 8 Informele behandeling
De informele behandeling houdt in dat zo snel mogelijk na ontvangst van het bezwaar – nog voordat het aan de commissie bezwaarschriften wordt voorgelegd – telefonisch contact wordt gezocht met bezwaarmaker. Dit wordt gedaan door een medewerker van de gemeente die niet bij het besluit is betrokken waartegen het bezwaar zich richt. Deze wordt de informeel behandelaar van het bezwaar en zal de informele behandeling dan ook coördineren. De informeel behandelaar is in elk geval niet de secretaris van de commissie bezwaarschriften. Zo blijft de onafhankelijkheid daarvan geborgd.
Tijdens het telefoongesprek wordt bezwaarmaker gevraagd de reden van het indienen van het bezwaarschrift toe te lichten. Ook wordt overlegd over de manier waarop het bezwaarschrift het beste kan worden behandeld: staat bezwaarmaker open voor een informele oplossing, heeft bezwaarmaker behoefte aan een nadere toelichting op het besluit, is er behoefte aan mediation of wenst bezwaarmaker toch een formele behandeling door de commissie bezwaarschriften? Dit zijn allemaal vragen die tijdens het telefoongesprek met de informeel behandelaar aan de orde kunnen komen. Er is daarnaast ook aandacht voor onderliggende belangen / belangen die buiten de reikwijdte van formele bezwaarbehandeling vallen.
Als er andere belanghebbenden zijn, bijvoorbeeld een vergunninghouder bij een bezwaar tegen een vergunning, dan treedt de informeel behandelaar ook in contact met hen. Zij moeten namelijk ook instemmen met informele behandeling van het bezwaar. Dit is een voorwaarde.
De werkwijze van de informele behandeling kenmerkt zich door een informele en oplossingsgerichte insteek en de toepassing van aan mediation ontleende vaardigheden. Zo kan bijvoorbeeld (al dan niet binnen de grenzen van het besluit waar het bezwaar zich tegen richt) worden gekeken of partijen elkaar nog tegemoet kunnen komen. Vanzelfsprekend is dat de geldende wet- en regelgeving daarbij altijd in acht wordt genomen. Maatwerk wordt hierdoor mogelijk. Het uiteindelijke doel van de informele behandeling van een bezwaar is dat een oplossing wordt bereikt die door alle partijen wordt gedragen. Dit vergroot de kans op naleving. Als een informele oplossing wordt bereikt dan wordt het bezwaarschrift ingetrokken en is een formele behandeling door de commissie niet meer nodig.
Als informele behandeling niet tot de mogelijkheden behoort, of het ingezette traject heeft niet het gewenste resultaat, wordt de zaak voorgelegd aan de commissie bezwaarschriften. Bezwaarmaker en belanghebbenden worden dan uitgenodigd voor een hoorzitting.
Sommige zaken lenen zich niet voor de informele aanpak. Daar zal deze in beginsel dan ook niet worden toegepast. Voorbeelden hiervan zijn: handhavingszaken in relatie tot openbare orde en veiligheid, zaken die aan strafbare feiten gerelateerd zijn en complexe bezwaarzaken. Deze voorbeelden betreffen geen limitatieve opsomming. Per bezwaar zal steeds een afweging worden gemaakt of deze zich voor het toepassen van de informele aanpak leent.
De stappen die bij de informele aanpak moeten worden gevolgd worden vastgelegd in een werkinstructie.
Het uitgangspunt is dat bij een hoorzitting de voorzitter en twee leden van de commissie aanwezig zijn. Mocht een van de leden niet aanwezig kunnen zijn, adviseert hij of zij wel op afstand mee. Het afwezige lid krijgt de mogelijkheid om zijn oordeel over de zaak en het uit te brengen advies naar voren te brengen. De voorzitter en de twee leden van de commissie dienen allemaal in te stemmen met het advies.
Artikel 13 Openbaarheid hoorzitting
Het uitgangspunt is dat de hoorzittingen openbaar zijn. Dit is alleen niet bij alle zaken mogelijk. Om te voorkomen dat gegevens over iemands persoonlijke, financiële of medische toestand (onbedoeld) openbaar worden, is bepaald dat in een aantal situaties de zitting achter gesloten deuren zal plaatsvinden. Hierbij sluiten wij aan bij welke zaken op grond van de Wet open overheid en bij gerechtelijke procedures wel of niet openbaar zijn. Dit is transparant en voorkomt discussie en onduidelijkheid. De commissie kan daarnaast, uit zichzelf of op verzoek van een belanghebbende, bepalen dat de deuren worden gesloten. De commissie kan dit besluit nemen om gewichtige redenen. Dat kunnen in ieder geval persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard zijn. Ook als de openbare orde of veiligheid mogelijk in het geding komen, kan dit worden aangemerkt als een gewichtige reden.
Artikel 7:7 van de Awb vereist dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De vorm en de inhoudelijke vereisten van het verslag worden niet door de Awb geregeld. De verslaglegging bij een hoorzitting bestaat uit een geluidsopname (zonder beeld). Als het besluit op bezwaar is genomen, kunnen (een van) de belanghebbenden de geluidsopname van de zitting opvragen. Er kan ook worden verzocht om een schriftelijk verslag. Dat verzoek dient dan wel onderbouwd te zijn. De commissie maakt hierin aan de hand van de onderbouwing de uiteindelijke afweging.
Indien een van de belanghebbende zelf een geluidsopname van de hoorzitting wil maken, dient hij of zij hier vooraf toestemming voor te vragen. Zowel aan de commissie als aan de andere aanwezigen. Het delen met anderen daarbuiten of het publiceren van een geluidsopname, bijvoorbeeld op een website of social media, is niet toegestaan. Ook de gemeente doet dit niet. Uitzondering hierop is als degenen die op de geluidsopname te horen zijn, allemaal akkoord gaan met publicatie.
De commissie dient jaarlijks verslag uit te brengen over haar werkzaamheden aan de betrokken bestuursorganen. De invulling van dit verslag is aan de commissie gelaten. Voor de hand ligt dat wordt aangegeven hoeveel bezwaren zijn ingediend, wat de werkvoorraad was bij aanvang van het kalenderjaar, hoeveel adviezen zijn uitgebracht en wat de adviezen inhielden (niet-ontvankelijk, (deels) gegrond of (deels) ongegrond, enzovoorts). In geval een klacht is ingediend tegen de commissie wordt dit in het jaarverslag vermeld. Het jaarverslag is ook een instrument voor de commissie om aan de bestuursorganen adviezen te geven over de verbeterpunten op het gebied van juridische kwaliteit.