Financiële Verordening Veiligheidsregio Twente 2023

In deze verordening wordt verstaan onder:

Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Programma: een vormvrije, door het algemeen bestuur vastgestelde, rubricering van activiteiten waarvan de samenhang is toegespitst op de eigenheid van de organisatie.

rechtmatig: voldoen aan geldende wet- en regelgeving, waaronder Verordeningen en besluiten van het algemeen bestuur.

rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Taakvelden: de taakvelden opgenomen in bijlage 1 behorende bij artikel 1 van de Regeling vaststelling taakvelden en verstrekking informatie voor derden.

Artikel 2. Planning & Control cyclus

De planning en control cyclus bestaat in ieder geval uit de wettelijke verplichte documenten, zijnde de kaderbrief, de begroting en de jaarstukken. In de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Twente is vastgelegd hoe de cyclus gedurende het jaar wordt doorlopen.

Artikel 3. Vaststelling programma-indeling en paragrafen

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt bij vaststelling van de begroting de programma-indeling van dat begrotingsjaar vast.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt de taakvelden per begrotingsprogramma vast.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt per programma een set indicatoren vast voor meting van prestaties en effecten van het gevoerde beleid.

• 4.

  Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen ze in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen van de begroting en jaarstukken, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  De begroting en jaarstukken worden ingericht conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investeringscategorie het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet per categorie in het lopende boekjaar weergegeven.

• 3.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het BBV inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen

• 4.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele stand van de totale uitgaven en inkomsten per investering weergegeven

• 5.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf 100.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en de daaraan verbonden reservemutaties, het overzicht van de overhead en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de nieuwe benodigde investeringskredieten op het niveau van investeringscategorieën, zoals weergegeven in de begroting. Randvoorwaarde hierbij is dat de investeringen passen binnen het begrotingskader zoals genoemd in lid 1 van dit artikel.

• 3.

  Geautoriseerde lasten en baten en geautoriseerde kredieten kunnen in het verslagjaar door het AB worden gewijzigd. Het dagelijks bestuur doet hiertoe bij voorkeur bij de behandeling van de tussentijdse rapportage het voorstel.

• 4.

  Verschuiving van een investeringskrediet tussen jaarschijven is toegestaan, mits aannemelijk is dat het totaal van de uitgaven binnen het budget blijven.

• 5.

  Investeringskredieten vervallen na 4 jaar tenzij anders benoemd in het besluit van het algemeen bestuur.

Artikel 6. Bestuursrapportage

• 1.

  Het DB informeert het AB door middel van de bestuursrapportage (BERAP) over de realisatie van de begroting.

• 2.

  De bestuursrapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering van het beleid, de ontwikkeling van lasten, baten en investeringen

• 3.

  De bestuursrapportage gaat ten minste in op afwijkingen per programma groter dan € 100.000.

Artikel 7. De jaarstukken

• 1.

  De jaarstukken bevatten een verslag van het dagelijks bestuur en vormen de verantwoording van het financieel beleid en beheer.

• 2.

  In de jaarstukken worden ten minste afwijkingen in baten en lasten per programma groter dan € 100.000 ten opzichte van de actuele ramingen toegelicht.

• 3.

  Het voorstel over de bestemming van het jaarrekeningresultaat wordt door het dagelijks bestuur gelijktijdig met de jaarstukken aangeboden aan het algemeen bestuur

Artikel 8. EMU-saldo

Als het Rijk bericht dat alle decentrale overheden samen het collectieve aandeel in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeren het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als burgemeester en wethouders een aanpassing nodig achten, doen burgemeester en wethouders een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  Het dagelijks bestuur legt, conform de geldende wet- en regelgeving verplichte onderdelen, verantwoording af aan het algemeen bestuur over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de organisatie, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens van € 100.000 nader toegelicht.

Artikel 10. Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving.

• 2.

  Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 11. Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd als bedoeld in art. 5 lid 3.

• 3.

  Bij investeringen wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van investeringscategorieen zoals bedoeld in artikel 4, lid 2 en de kredietbedragen die bij besluit van de begroting (of een wijziging daarop) zijn geautoriseerd.

• 4.

  Een overschrijding op de lasten van de begroting wordt in beginsel als onrechtmatig beschouwd..

• Overschrijdingen worden niet als onrechtmatig aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

  • b.

    er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

  • c.

    er is sprake van een overschrijding die volgens de afspraken met het algemeen bestuur wordt verrekend met een (egalisatie)reserve;

  • d.

    overschrijdingen die passen binnen bestaand beleid, maar niet tijdig konden worden gesignaleerd en bestuurlijk aanhangig konden worden gemaakt.

  • e.

    de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden, opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), toegelicht in de jaarrekening maar niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 13 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en organisatie eigendommen bij financiële beheershandelingen.

Artikel 14. Waardering en afschrijving vaste activa

Het dagelijks bestuur legt ten minste eens in de vier jaar (een herijking van) de beleidsnota activa en afschrijvingen ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur. Daarin zijn in ieder geval regels opgenomen over:

• a.

  het beleid ten aanzien van activeren, waarderen en afschrijven en de toerekening

• b.

  de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel;

• c.

  de wijze van afschrijven

Artikel 15. Reserves & voorzieningen

Het dagelijks bestuur legt ten minste eens in de vier jaar (een herijking van) de beleidsnota reserves en voorzieningen ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur. Daarin zijn in ieder geval regels opgenomen over:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen.

Artikel 16. Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten waarmee kosten in rekening worden gebracht aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4.

  Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

Artikel 17. Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij Veiligheidsregio Twente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt (in lijn met heersende regelgeving) ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een algemeen bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

Artikel 18. Financieringsfunctie

Het dagelijks bestuur legt ten minste eens in de vier jaar (een herijking van) het treasurystatuut ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur. Daarin zijn (met inachtneming van geldende regelgeving) in ieder geval regels opgenomen over:

• a.

  Het aantrekken van middelen (kort- en langlopend)

• b.

  Het uitzetten van middelen

• c.

  Het verstekken van garanties, leningen en andere vormen van risicodragend kapitaal

Artikel 19. Risicomanagement en weerstandsvermogen

Het dagelijks bestuur legt ten minste eens in de vier jaar (een herijking van) de beleidsnota risicomanagement en weerstandsvermogen ter vaststelling voor aan het algemeen bestuur.

Artikel 20. Onderhoud kapitaalgoederen

In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 21. Financiering

In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 22. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:

• 1.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, zoals die in de rechtmatigheidsverantwoording is vermeld, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 lid 3 overschrijden;

• 2.

  welke eventuele maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• 3.

  een overzicht van, en toelichting op, niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• 4.

  niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet Markt & Overheid

• 5.

  (indien het algemeen bestuur ertoe besluit om het eigen inkoopbeleid buiten het rechtmatigheidskader tr plaatsen) een rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen.

• 6.

  Geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt

Artikel 23. Verbonden partijen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf verbonden partijen ten minste de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.

Artikel 24. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• e.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 25. Financiële organisatie

Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

Artikel 26. Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van zowel de baten en lasten als de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording en informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

Artikel 27. Intrekking oude regeling

De “Financiële Verordening Veiligheidsregio Twente 2018” wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van de nieuwe verordening.

Artikel 32. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 januari 2023 en vervangt de Financiële Verordening Veiligheidsregio Twente 2018 met dien verstande dat deze van toepassing blijft op de begroting, voor zover deze reeds is vastgesteld en nieuwe bepalingen over de begroting daarop niet meer zijn toe te passen.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële Verordening Veiligheidsregio Twente 2023”.