Verordening controle financiële beheer en organisatie (art. 213 GW) Veiligheidsregio Twente 2023

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Accountant: een door het algemeen bestuur aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet, in samenhang met artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Accountantscontrole: controle door de accountant van de jaarrekening, bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet, in samenhang met artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Deelverantwoording: een in opdracht van het algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

Jaarrekening: jaarrekening van Veiligheidsregio Twente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet, in samenhang met artikel 35, zevende lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen

Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur aan te wijzen accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode zoals bepaald bij de gunning.

• 2.

  het dagelijks bestuur bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  Het algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a)

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het dagelijks bestuur en afwijkende rapportagegrenzen

  • b)

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties

  • c)

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen

  • d)

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles

  • e)

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over een dergelijke aan de accountant te geven opdracht.

• 2.

  Het dagelijks bestuur zorgt voor de uitvoering van het beleid betreffende specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van Veiligheidsregio Twente is. Het dagelijks bestuur heeft deze bevoegdheid niet voor specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening. Deze specifieke uitkeringen vallen onder de SISA-verantwoording.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur aangewezen accountant, indien dit in het belang van Veiligheidsregio Twente is

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van Veiligheidsregio Twente uit.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers (uit de taakvelden Financiën en Control) van Veiligheidsregio Twente.

Artikel 5. Informatieverstrekking accountantscontrole

• 1.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt de jaarrekening aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen en dergelijke voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Het dagelijks bestuur legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor aan het algemeen bestuur binnen de termijnen die hierover met de ambtelijke organisatie is afgesproken.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

• 5.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het dagelijks bestuur zo veel mogelijk gebruik van het namens het dagelijks bestuur uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 6.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van Veiligheidsregio Twente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 6. Toegang tot informatie

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van Veiligheidsregio Twente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle medewerkers, die onder verantwoordelijkheid van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Twente werkzaamheden verrichten mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de medewerkers van de organisatieonderdelen van de Veiligheidsregio Twente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan het algemeen bestuur waarin de jaarstukken worden behandeld het verslag van bevindingen met de bestuurlijke portefeuillehouder Middelen.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4.

  Indien de accountant bij een controle accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, dringt hij bij het dagelijks bestuur aan op correctie van de geconstateerde afwijkingen. Indien het dagelijks bestuur de geconstateerde afwijkingen niet wenst dan wel niet meer kan herstellen, meldt de accountant dit terstond schriftelijk aan het algemeen Bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

De “Controleverordening Veiligheidsregio Twente 2018” wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van de nieuwe verordening.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: “Controleverordening Veiligheidsregio Twente 2023”.