| Organisatie | Wageningen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2024 |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2024 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2020.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | nieuwe regeling | 29-08-2023 |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Verplichting: overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten voor of door de gemeente Wageningen, een overeenkomst tot het uitvoeren van werken voor of door de gemeente Wageningen en de besteding van beschikbaar gestelde bedragen voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of andere bijdragen.
Artikel 4. Verantwoordelijkheden budgethouder
De budgethouder is verantwoordelijk voor:
De onder c, d en e genoemde taken kan de budgethouder laten uitvoeren door een assistent.
Artikel 5. Overschrijding budget
De in het eerste en tweede lid genoemde bevoegdheden gelden niet voor de ruimte bij investeringsbudgetten of budgetten met onttrekking aan voorzieningen en reserves. Voor de wijziging van investeringsbudgetten en budgetten ten laste van reserves moet de raad toestemming verlenen. Voor de wijziging van budgetten ten laste van voorzieningen moet het college toestemming verlenen.
De budgethouder moet zich houden aan de wettelijke voorschriften, alle overige verordeningen, procedures en de administratieve inrichting die betrekking hebben op de financiële administratie en het beheer van geldmiddelen.
Wageningen, 29 augustus 2023
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris,
J. de Wit
de burgemeester,
F. Vermeulen
Bijlage 1: Financiële grenzen behorende bij de Budgethoudersregeling gemeente Wageningen 2024, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders dd 29 augustus 2023
Bij verplichtingen vanaf € 215.000,- wordt de portefeuillehouder geïnformeerd.
Algemene toelichting op de budgethoudersregeling 2024
De huidige budgethoudersregeling Wageningen is vastgesteld in 2020. Destijds is uitgegaan van het leggen van verantwoordelijkheden lager in de organisatie. Hier is een begin mee gemaakt binnen Bedrijfsvoering. Nadien is het proces gestokt.
Inspelend op de uitgangspunten van Fitte organisatie en de daaruit voortvloeiende organisatieontwikkeling (coördinatoren en opgaveleiders) bestaat behoefte aan een fitte Budgethoudersregeling. Dat is een dynamische regeling die ruimte geeft om in te spelen op nieuw beleid en op nieuwe Wet- en regelgeving.
De budgethoudersregeling Wageningen 2020 regelt hoe omgegaan wordt met het beheer van budgetten, de programma- en productbegroting, de administratieve inrichting (teamkostenplaatsen) en budgetafwijkingen. De regeling regelt dat managers medewerkers kunnen aanwijzen als (deel-) producthouder. De deelproducthouders kunnen vervolgens worden aangewezen als budgethouder. In voorkomende gevallen kan ook de gemeentesecretaris (door het college) als producthouder worden aangewezen. Daarnaast werkt de regeling uit hoe omgegaan wordt met rollen en bevoegdheden van verschillende functionarissen binnen Wageningen.
Per saldo is een complexe en diffuse regeling ontstaan waarvan het de vraag is of deze past binnen de kaders van andere -bovenliggende- landelijke regelingen en gemeentelijke verordeningen. Denk hierbij aan de bepalingen van Gemeentewet, BBV en de kadernotitie Mandaat en de financiële verordening van Wageningen zelf. In de praktijk betekent dit dat verandering in wet- en regelgeving direct beoordeeld moet worden op de gevolgen voor de budgethoudersregeling. Dit heeft een grote bewerkelijkheid tot gevolg.
De huidige regeling wordt uitgevoerd binnen de mogelijkheden van de systemen, waarbij de verplichtingenregistratie onvoldoende wordt ingevuld. De registratie en verwerking van ontvangen facturen vindt plaats conform de mogelijkheden van Key 2 Financiën. Het daar ingeregelde proces voldoet aan de controle vereisten.
De budgethoudersregeling geeft invulling aan de huidige inzichten van college en MT over de sturing van de ambtelijke organisatie. Hier kan een link gelegd worden naar de ontwikkeling naar het In Control Statement (ICS), waarin de brede bedrijfsvoering het uitgangspunt is. De regeling is gebaseerd op het uitgangspunt dat het MT als geheel verantwoordelijk is. Dit past binnen de ontwikkeling van het MT op strategisch/tactisch niveau en borgt de collectieve verantwoordelijkheid van het MT voor organisatiebrede of teamoverstijgende processen en resultaten. Hierin past dat de budgetverantwoordelijkheden lager in de organisatie verankerd worden. De regeling moet bijdragen aan een slagvaardige gemeentelijke organisatie.
Deze punten leiden ertoe dat de budgethoudersregeling de bedrijfsvoering moet ondersteunen door te zorgen voor borging vanaf het aangaan van verplichtingen tot en met de budgetverantwoording.
We kiezen voor een aangepaste regeling die de kaders geeft voor het omgaan met budgetten en de bevoegdheden van budgethouders. Voor overige onderdelen wordt dan aangesloten op andere regelingen (zoals de financiële verordening), de P&C-cyclus of op de vastgestelde uitgangspunten voor de administratieve inrichting/organisatie.
De regeling geeft daarmee kaders voor de uitvoering. Voor de nieuwe regeling en de implementatie daarvan hanteren we de volgende ijkpunten:
Uitgangspunten budgethoudersregeling 2024
Om de budgetverantwoordelijkheid lager in de organisatie te kunnen leggen is het belangrijk een aantal uitgangspunten vast te leggen. Deze uitgangspunten vormen in feite de basis voor de nieuwe budgethoudersregeling. Hieronder worden ze puntsgewijs toegelicht.
Uitgangspunt 1: Toekenning mandaat
De bevoegdheid van het college wordt gemandateerd aan de ambtelijke organisatie. Het mandaat van het college wordt toegekend aan de gemeentesecretaris in zijn rol als algemeen directeur. Hij is eindverantwoordelijk voor het totale beheer van de financiële middelen.
De gemeentesecretaris wijst budgethouders aan op voorstel van de verantwoordelijk teammanager. Het aanwijzen van een budgethouder is niet gebonden aan de teamgrenzen.
Het MT behoudt het overzicht over het totale beheer van de budgetten door een jaarlijks vast te stellen mandaatlijst. Deze lijst wordt beheert door F&C als onderdeel van de P&C-cyclus. Dit betekent ook dat tussentijdse wijzigingen van de mandaten in het MT gemeld worden met een bekrachtiging door de gemeentesecretaris.
Uitgangspunt 2: Reikwijdte van de mandaatregeling
In de aan te passen regeling zijn twee begrippen inhoudelijk belangrijk voor de uitvoeringspraktijk. Dat betreft:
Hieronder verstaan we een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten aan/door de gemeente, een overeenkomst tot het uitvoeren van werken voor of door de gemeente Wageningen en de besteding van beschikbaar gestelde bedragen voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of andere bijdragen.
Deze twee begrippen bepalen de reikwijdte van de regeling. Voor een goede uitvoering is een nadere concretisering nodig. We kunnen verschillende vormen van budgetten en verplichtingen onderscheiden:
Uitvoering van (landelijke) wet- en regelgeving. De inzet van dergelijke budgetten wordt bepaald door vooraf vastgelegde criteria/regels waarop getoetst moet worden voordat beschikt wordt (je hebt er dan recht op). Als daaraan voldaan wordt heeft de budgethouder op de inzet van het budget geen invloed. Vaak is sprake van een regeling met een open einde karakter. Veelal staat hier een vorm van rijksvergoeding tegenover. Denk bijvoorbeeld aan het verstrekken van een bijstandsuitkering. De sturing op budget is beperkt mogelijk.
Langlopende verplichtingen, zoals arbeidsovereenkomsten met medewerkers, (ver-) huurovereenkomsten en onderhoudscontracten met IT-leveranciers. Dit zijn vaak vaste en meerjarige verplichtingen. Beïnvloeding is alleen mogelijk bij het aangaan van de verplichting (aan de voorkant). Hiervoor is vaak specifieke kennis benodigd (Inkoop en HR). Uitgaven kunnen niet of nauwelijks beïnvloed worden gedurende de looptijd van de verplichting.
Uitgangspunt 3: Functionarissen
De specifieke rollen in de budgethoudersregeling kunnen als volgt worden omschreven:
De overige rollen passen binnen de reguliere bedrijfsvoering van ambtelijke organisatie.
Uitgangspunt 4: Financiële grenzen bij het aangaan van verplichtingen
Voor de dagelijkse praktijk is invulling gegeven aan het hanteren van financiële grenzen voor het aangaan van verplichtingen. Vanuit oogpunt van beheersing en goed werkgeverschap is het nodig een keuze te maken die bijdraagt aan transparantie en integriteit.
Het zorgt er ook voor dat het MT meer in de positie komt om te sturen omdat grote investeringen/aanschaffingen veelal ook gevolgen hebben voor andere teams.
In de regeling is opgenomen dat verplichtingen aangegaan kunnen worden binnen de door het college vast te stellen financiële grenzen van het mandaat om verplichtingen aan te gaan. Vanaf 2024 zijn deze grenzen als volgt bepaald:
Bij verplichtingen vanaf € 215.000,- wordt de portefeuillehouder geïnformeerd.
Binnen de grenzen van het mandaat om verplichtingen aan te gaan kan de gemeentesecretaris (gemotiveerd) besluiten om af te wijken van de grenzen. Dit wordt dan afzonderlijk vermeld in de mandaatlijst. Bij grote investeringen wordt over het mandaat aan de voorkant (in het desbetreffende investeringsvoorstel) expliciet besloten door het college.
Om het college in staat te stellen deze financiële grenzen te wijzigen wordt de staffel afzonderlijk opgenomen als bijlage bij de budgethoudersregeling.
Naast deze financiële grenzen blijft gelden dat het aangaan van de verplichting altijd getoetst wordt aan het aanbestedingsbeleid. Hiervoor gelden de volgende richtlijnen per contract (prijspeil 2023):
De aanbestedingsgrenzen zijn gebaseerd op de totale opdrachtwaarde.
Uitgangspunt 5: Toepassing vier ogen principe
Toepassing van dit principe is van uit controle oogpunt noodzakelijk én wordt toegepast.
Voor de toepassing hiervan wordt de volgende rolverdeling gehanteerd:
De aanpak van de budgethoudersregeling past binnen de kadernotitie Mandaat. Het betreft hier de uitwerking van bijlage A1.
Aanvullend op bovenstaande uitgangspunten kan per artikel nog het volgende worden toegelicht.
Dit artikel geeft de begripsbepaling voor de specifieke begrippen van de budgethoudersregeling.
Artikel 2 Aanwijzing budgethouder
Een goede uitvoering van de budgethoudersregeling maakt het nodig dat terug te vinden is wie budgethouder is en waarvoor hij het budget kan gebruiken. Om dit te bereiken is voorafgaande publicatie en informatievoorziening essentieel. De basis hiervan vormt de jaarlijks vast te stellen mandaatlijst. De daarin opgenomen budgetten gelden voor het jaar waarvoor de begroting door de raad is vastgesteld, tenzij het bestuur hierover anders heeft besloten.
De kwaliteit hiervan zullen we in de praktijk moeten borgen en is het bewaken van juistheid, volledigheid en tijdigheid essentieel. Dit artikel regelt de wijze van publicatie en de regierol van F&C. Dat betekent dat voorstellen voor wijziging van budgethouders en budgetten vooraf afgestemd zijn met de financieel adviseur (F&C).
Essentieel onderdeel van de regeling is de publicatie. De vastgestelde mandaatlijst wordt jaarlijks gepubliceerd op WIO. De budgethoudersregeling heeft externe werking, daarom wordt de mandaatlijst in verkorte vorm extern gepubliceerd om te voldoen aan de eisen van artikel 4.81 Algemene Wet Bestuursrecht. De externe publicatie betreft budgethouder (functie), omschrijving (waar mag het budget voor gebruikt worden) en bedrag.
Artikel 3. Bevoegdheden en artikel 4 Verantwoordelijkheden van de budgethouder
Deze artikelen bepalen bevoegdheden en verantwoordelijkheden om de geformuleerde uitgangspunten uit te kunnen voeren. Deze artikelen geven de juridische grenzen. Onder het bestuur zoals benoemd in artikel 3 lid 2 wordt verstaan het college dan wel de raad. De financiële verordening van de gemeente Wageningen geeft de kaders om te kunnen bepalen welk bestuursorgaan bevoegd is. De assistent (artikel 3 lid 4) is de door de budgethouder aangewezen assistent die kan bestellen; in artikel 1 is de assistent nader gedefinieerd.
Bij de implementatie van de budgethoudersregeling worden deze artikelen ingevuld in processen en systemen. Deze moeten het mogelijk maken dat de bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor de budgethouder uitvoerbaar zijn. Onder systemen verstaan we alle systemen waarin verplichtingen worden vastgelegd. Denk daarbij aan Suite, Key2Financiën, Afas, Pactum.
Artikel 5. Overschrijding budget
Compensatie zoals beschreven in dit artikel kan alleen plaatsvinden binnen de grenzen van BBV en de geldende financiële verordening van de gemeente Wageningen.
Het artikel geeft aan de budgethouder de mogelijkheid te compenseren als dit kan binnen de programma realisatie. Die realisatie betreft de inhoudelijke realisatie van doelen en uitvoering van wettelijke taken binnen het daarvoor beschikbaar gestelde budget. Afhankelijk van de impact op de realisatie wordt de portefeuillehouder geïnformeerd over de compensatie.
Als budget beschikbaar is terwijl nog niet alle doelen zijn gerealiseerd kan de budgethouder niet zelfstandig besluiten tot compensatie.
Artikel 6. Rapportage en verantwoording
De regeling gaat uit van het toekennen van middelen voor het realiseren van een samenhangend geheel aan doelstellingen, resultaten en prestatieafspraken (waaronder kengetallen en prestatie-indicatoren). Daarmee is de budgethouder verantwoordelijk voor inhoud en aanwending van het budget. Zij bespreekt de ontwikkelingen met de inhoudelijk verantwoordelijk teammanager/eigenaar
Om dit te borgen zijn in de regeling bepalingen opgenomen omtrent rapportage en verantwoording. Voor het goed functioneren van de regeling is het essentieel dat de informatievoorziening op orde is via budgetoverzichten.
Artikel 6 regelt de basis voor rapportage en verantwoording over de besteding van het budget en inhoudelijke realisatie door de budgethouder. Hieronder valt het rapporteren van afwijkingen van het toegekende budget in de dagelijkse praktijk als onderdeel van het reguliere werkoverleg met de inhoudelijk verantwoordelijk manager of de gemeentesecretaris. Doel: vinger aan de pols, draagvlak en bijsturen indien nodig.
Daarnaast levert de budgethouder de benodigde periodieke bijdrage aan begroting, bestuursrapportages en jaarrekening binnen de beleids- en beheercyclus (P&C-cyclus). Dit draagt bij aan de verantwoording van het college aan de raad. De randvoorwaarde dat de informatie juist en tijdig wordt aangeleverd is vastgelegd in lid 3 en is noodzakelijk om de basis op orde te hebben en goed te kunnen verantwoorden.
Artikel 7. Beperkingen en vervanging
Dit artikel regelt de onverenigbaarheid van functies en de vervanging bij langdurige afwezigheid. Langdurige afwezigheid houdt in dat sprake is van een afwezigheid van 6 weken of langer.
Dit artikel kadert de rechtmatigheidsvereisten voor de budgethouder.
Bijzonder onderdeel is de toepassing van de regeling voor de griffie. Lid 2 regelt dat de budgethoudersregeling ook daarvoor van toepassing is. Voor deze aanpak is gekozen om daarmee de gemeentelijke praktijk te standaardiseren.