Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hulst

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Hulst
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hulst
Citeertitel	Controleverordening gemeente Hulst
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Controleverordening gemeente Hulst.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 197 van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
29-12-2023			nieuwe regeling	21-12-2023 gmb-2023-564381

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hulst

De raad van de gemeente Hulst;

gelet op artikel 197 van de Gemeentewet;

B E S L U I T de volgende verordening vast te stellen:

Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hulst

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
Accountant
een door de raad benoemde:
- •
  registeraccountant of
- •
  accountant met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, Wet op het accountantsberoep of
- •
  organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.
b.
Accountantscontrole
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de, door de raad benoemde accountant.
c.
Deelverantwoording
een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.
d.
Controleprotocol
het controleprotocol geeft andere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.
e.
Jaarrekening
Jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 Gemeentewet.
f.
Rechtmatigheidsverantwoording
de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt met een door de raad overeengekomen periode.
2.
De griffie en de ambtelijke ondersteuning van het college bereiden in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3.
De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:
- a.
  De toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de te hanteren verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen;
- b.
  De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;
- c.
  De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
- d.
  De frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
- e.
  Het aantal keren en de inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;
- f.
  De posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij de accountantscontrole in het bijzonder aandacht moet besteden;
- g.
  De gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij de controle in het bijzonder aandacht moet besteden.
4.
De raad stelt voor de aanbesteding de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

1.
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording conform de geldende interne – en externe wet – en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 15 juli van het opvolgende jaar aan de raad. Het college draagt er daarbij zorg voor dat de behandeling in de raadscommissie voor deze datum kan plaatsvinden.
5.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
6.
De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.
7.
De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de frequentie, de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De accountant kan de werkzaamheden in het kader van de accountantscontrole ook zonder vooraankondiging uitvoeren. De voor de controle benodigde dossierstukken vraagt de accountant zoveel mogelijk vooraf schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.
3.
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging uit de raad en vertegenwoordigers van de gemeente.

Artikel 5. Toegang tot informatie

1.
Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle van belang zijnde werkplaatsen van de gemeente.
2.
De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisaties werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.
3.
Het college draag er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

1.
Het college kan door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke aanvullende werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.
3.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

1.
Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording van het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen vaststelt die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt de accountant deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2.
De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.
3.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.
4.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant een managementletter uit aan de directie en het college over bevindingen die niet van bestuurlijke aard zijn.

Artikel 8. Intrekken oude verordening

De “Controleverordening gemeente Hulst” zoals vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad van 18 december 2003 wordt ingetrokken voor de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.

Artikel 9. Citeertitel

1.
Deze verordening treedt de dag na bekendmaking in werking, met het doel dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later.
2.
Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Hulst”.

Vastgesteld in de openbare vergadering van

de raad van gemeente Hulst op 21 december 2023

De griffier,

De voorzitter,

Nota van toelichting

Algemeen

Op 24 november 2022 heeft de VNG de nieuwe model verordening artikel 213 Gemeentewet gepubliceerd. De aanpassingen in deze verordening volgen onder andere uit de Wet versterking decentrale rekenkamers. Het bijbehorende wetsvoorstel is op 27 september 2022 aangenomen door de Eerste Kamer.

Artikel 213 Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door de vaststelling van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet), de zogenaamde controleverordening, geeft de raad kaders voor de accountantscontrole. Dit met gebruikmaking van artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado).

Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – is het college nauw betrokken. Het college kan daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken.

Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze de controle wordt uitgevoerd. Natuurlijk vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat de wijze van uitvoering wordt afgestemd met betrokkenen.

Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben het college en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moet het college ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die nodig is om de controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder heeft het college een zelfstandige informatieplicht richting de raad.

Rechtmatigheidsverantwoording

Vanaf het boekjaar 2023 neemt het college een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in het (financieel) rechtmatig handelen van de gemeente. Waar de accountant eerder een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Dit inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft vanaf het boekjaar 2023 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid.

De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de (financiële) rechtmatigheid. Dit met als doel om de kaderstellende en controlerende rollen van de raad te versterken.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant dus uitsluitend of de jaarrekening inclusief deze verantwoording een getrouw beeld geeft. Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is. Dit omdat de omvangrijke afwijkingen getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording.