Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Midden-Delfland

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• -

  accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening

• -

  door de accountant;

• -

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Delfland;

• -

  deelverantwoording: een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening;

• -

  jaarrekening: jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet;

• -

  managementletter: verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen;

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college, waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant gebeurt voor een periode van vier jaar.

• 2.

  Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.

• 4.

  Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases, goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d.

    de aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, waaronder de managementletter;

  • f.

    de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g.

    de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• 5.

  In afwijking van het vierde lid, aanhef en onder f. en g., kan de raad in het programma van eisen opnemen dat de raad jaarlijks, voorafgaand aan de accountantscontrole, in overleg met de accountant de onder f. en g. genoemde onderdelen vaststelt.

• 6.

  De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.

• 7.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid bedoeld in de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Midden-Delfland. Dit voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid over de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht en de aard en omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie.

• 3.

  De accountant voert de controlewerkzaamheden uit met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente.

• 4.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant, een vertegenwoordiging van de raad, de portefeuillehouder financiën en een ambtelijke vertegenwoordiging.

Artikel 5. Informatieverstrekking door het college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende documenten, zoals verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten en berekeningen, voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle het college bekende informatie die van belang is voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het college stuurt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk 15 juni aan de raad.

• 5.

  Het college legt de managementletter met een reactie van het college voor aan de raad.

• 6.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

• 7.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onderzoek.

• 8.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne controle van de gemeente. Ook stimuleert hij de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole.

Artikel 6. Toegang tot informatie door accountant

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle personen die in de gemeentelijke organisatie werken mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de personen die in de gemeentelijke organisatie werken hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat alle personen die in de gemeentelijke organisatie werken zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken. Dit zodat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring over de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1.

  Als de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en stuurt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  De accountant brengt over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn verslag uit aan de verantwoordelijke ambtenaren. Dit in aanvulling op het verslag van bevindingen. Deze bevindingen kunnen onder meer blijken uit de door hem uitgevoerde controles.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Slotbepalingen

• 1.

  De Controleverordening gemeente Midden-Delfland, zoals vastgesteld op 21 februari 2006, wordt ingetrokken.

• 2.

  Deze verordening treedt de dag na bekendmaking in werking en werkt terug tot 1 januari 2023.

• 3.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Midden-Delfland.