Organisatie | Culemborg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Protocol geheimhouding gemeente Culemborg 2023 |
Citeertitel | Protocol geheimhouding gemeente Culemborg 2023 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is tevens vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
29-12-2023 | nieuwe regeling | 14-12-2023 |
De gemeenteraad, het college en de burgemeester van de gemeente Culemborg stellen, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft,
Overwegende over het juridisch kader:
De gemeenteraad is een openbaar bestuursorgaan en vergadert in het openbaar tenzij de raad anders besluit. Het college van burgemeester en wethouders vergadert in beginsel besloten, maar de besluiten zijn openbaar, tenzij het college anders besluit. Transparantie in het openbaar bestuur is van groot belang en de besluitvorming dient controleerbaar te zijn. Om die reden zijn alle openbare stukken die door het college aan de raad aangeboden worden, digitaal te raadplegen via de website www.culemborg.bestuurlijkeinformatie.nl.
De raad, de burgemeester of het college kan besluiten geheimhouding te leggen op informatie. In sommige gevallen is het noodzakelijk dat informatie die door het college gedeeld wordt met de raad, of besluiten van het college, al dan niet tijdelijk, geheim zijn. Om te waarborgen dat dit zorgvuldig gebeurt, moet aan een aantal wettelijke voorwaarden worden voldaan.
In hoofdstuk VA (artikel 87 tot en met 89) van de Gemeentewet wordt deze geheimhouding geregeld. Artikel 87 van de Gemeentewet geeft de normering aan: geheimhouding kan worden opgelegd op grond van een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid (hierna: Woo). Hoofdstuk 5 van de Woo bevat de uitzonderingen op het uitgangspunt van de Woo dat informatie openbaar is. Zo staan in het eerste lid van artikel 5.1 Woo de absolute uitzonderingsgronden en in het tweede lid de relatieve uitzonderingsgronden. De absolute weigeringsgronden worden volledig gehandhaafd. Dat betekent dat wanneer die uitzonderingen aan de orde zijn de informatie alleen geheim wordt verstrekt. Bij de relatieve weigeringsgronden wordt een afweging gemaakt tussen het belang van openbaarmaking en het belang genoemd als de relatieve weigeringsgrond.
Een ieder en ook ambtenaren, collegeleden en raadsleden behoren zich er verder van bewust zijn dat het ontbreken van een besluit tot geheimhouding niet betekent dat informatie daarom zonder meer openbaar gemaakt mag worden. Gelet op artikel 4.4, derde lid, van de Woo wordt informatie over derden niet openbaar gemaakt zonder de betrokken personen of organisaties eerst te raadplegen, als zij bezwaar zouden kunnen hebben tegen openbaarmaking.
Daarnaast wordt informatie over persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, collegeleden en raadsleden die zijn geuit in interne beraadslagingen bij een verzoek om informatie niet openbaar gemaakt, gelet op artikel 5.2 van de Wet open overheid.
De grondwetsbepaling laat niet toe dat in een gemeentelijke verordening een geheimhoudingsplicht wordt gecreëerd of aanvullende regels worden gesteld. Indien op informatie geen geheimhouding rust op grond van artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Woo, dan is die informatie openbaar. Een ieder die kennis draagt van geheim verklaarde informatie dient zich te realiseren dat, bij schending van de geheimhoudingsplicht terwijl die nog niet opgeheven is, overgegaan kan worden tot strafvervolging op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.
gelet op de artikelen 23, 24, 54, 82, 83, 84, 87, 88 en 89 van de Gemeentewet en artikel 5.1 van de Wet open overheid het volgende protocol vast:
Geheimhouding moet worden opgelegd aan de hand van de uitzonderingsgronden genoemd in artikel 5.1, eerste lid en tweede lid van de Woo. Bij elk besluit tot het opleggen van geheimhouding geeft het bestuursorgaan aan welk belang, genoemd in artikel 5.1, eerste lid en tweede lid van de Woo, zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid.
De Algemene wet bestuursrecht bepaalt in artikel 2:5 in algemene zin dat een geheimhoudingsplicht geldt voor alle gegevens waarvan iemand het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden. Deze bepaling geldt als een algemene regel in verhouding tot de in artikel 5 lid 2 en 3 van het protocol genoemde bepalingen inzake geheimhouding uit de Gemeentewet.
Artikel 2 Geheimhouding opleggen
Het college, de raad, de burgemeester, of een (raads)commissie kan op grond van artikel 87 van de Gemeentewet alleen geheimhouding opleggen op informatie die bij henzelf berust. Het college, de raad de burgemeester, (raads)commissie legt enkel geheimhouding op als artikel 5.1 van de Woo van toepassing is, of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.
De termijn tot wanneer de geheimhouding wordt opgelegd wordt in het college-, burgemeester- of raadsvoorstellen genoemd. De bepaling van de termijn voor de geheimhouding zal afhankelijk zijn van de omstandigheden van het geval. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk dan wordt opgenomen “voor onbepaalde tijd”.
Er wordt geen geheimhouding opgelegd over een compleet besluit of (de) bijlage(s) wanneer het ook mogelijk is om de geheimhouding te beperken tot specifieke delen of aspecten. Dat zal voor college- en burgemeesterstukken bijna altijd het geval zijn, als deze niet actief openbaar worden gemaakt. Volgt vervolgens een verzoek om openbaarmaking van de stukken, behorend bij het collegebesluit, dan kan openbaarmaking van (delen van) de stukken worden geweigerd op grond van de Woo.
Artikel 3 Informatie waarop geheimhouding rust verstrekken
Als het college, of de burgemeester op, grond van artikel 88 Gemeentewet informatie waarop het college, of de burgemeester, geheimhouding heeft opgelegd verstrekt aan de raad, dan wordt geacht de kring van geheimhouders daarmee te worden uitgebreid met de leden van de gemeenteraad, maar ook de commissieleden.
De informatie waarop geheimhouding rust kan op de griffie worden ingezien door de geheimhouders, degenen die ondanks het opleggen van de geheimhouding de informatie mogen inzien. Stukken waarop geheimhouding wordt opgelegd, worden bij voorkeur digitaal beschikbaar gesteld op een afgeschermd deel van het raadsinformatiesysteem voor raadsleden en commissieleden. Mochten stukken niet digitaal beschikbaar zijn of digitaal beschikbaar gesteld kunnen worden, dan worden deze voorzien van een deugdelijke motivering als bedoeld in artikel 3:46 van de Algemene wet bestuursrecht van de reden waarom dit niet mogelijk is van de zijde het college of de burgemeester op de griffie ter inzage gelegd. Het inzien van de stukken geschiedt in het bijzijn van de (commissie)griffier, een medewerker van de griffie en (eventueel) een ambtenaar van de ambtelijke organisatie. Het is niet toegestaan om de stukken te kopiëren, dan wel door te sturen of te tonen aan derden. Er wordt een lijst bijgehouden van degenen die de stukken (kunnen) inzien. De lijst wordt door degene die inzage wenst vooraf getekend.
Artikel 4 Opheffen geheimhouding
Genoemde lijsten bevatten in ieder geval voor zover van toepassing de datum van het stuk, de datum van de raadsvergadering waarin de geheimhouding is bekrachtigd of de collegevergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de datum waarop de geheime status wordt beëindigd.
Artikel 5 Vergaderen in beslotenheid
Raads- en commissievergaderingen zijn in beginsel openbaar. Ze worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten. Gelet op artikel 61c lid 1 van de Gemeentewet is deze vergadering van begin tot einde besloten.
Het college vergadert achter gesloten deuren conform artikel 54 van de Gemeentewet. De besluiten die tijdens een collegevergadering worden genomen zijn in beginsel openbaar, tenzij geheimhouding is opgelegd. De geheimhouding kan ook een deel van een besluit treffen of de informatie waarop het besluit is gebaseerd.
Bij aanvang van de college- en raadsperiode volgen de leden een training in het kader van integriteit over geheimhouding, het omgaan met geheime stukken en het vergaderen in beslotenheid. Het initiatief hiertoe wordt genomen door de burgemeester, secretaris en griffier. Desgewenst wordt de training na 2 jaar herhaald.
Formulering van het collegebesluit (voorbeeld)
Formulering van het raadsbesluit (indien B van toepassing) (voorbeeld)
Wet open overheid – uitzonderingen
Artikel 5.1 leden 1 en 2 Wet open overheid
Het openbaar maken van informatie ingevolge deze wet blijft achterwege voor zover dit:
persoonsgegevens betreft als bedoeld in paragraaf 3.1 onderscheidenlijk paragraaf 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt;
Gemeentewet Hoofdstuk Va artikel 87 tot en met 89
De raad, het college, de burgemeester en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust.
Indien het college, de burgemeester of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekt aan de raad, kan de raad die informatie verstrekken aan anderen. De raad kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of een commissie en die tevens aan de raad is verstrekt.