Reglement van Orde voor de adviescommissie Omgevingskwaliteit 2023

Artikel 1 definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• -

  wet: de Omgevingswet;

• -

  leefomgeving: hetgeen wordt verstaan onder fysieke leefomgeving in artikel 1.2 van de wet;

• -

  goede omgevingskwaliteit: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1.3 van de wet;

• -

  commissie: gemeentelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 17.9 van de wet, genaamd adviescommissie Omgevingskwaliteit Breda;

• -

  verordening: de vigerende Verordening op de adviescommissie Omgevingskwaliteit Breda;

• -

  reglement: dit reglement van Orde voor de adviescommissie Omgevingskwaliteit Breda 2023;

• -

  beleid op de omgevingskwaliteit: vastgesteld beleid op het gebied van omgevingskwaliteit, waaronder welstandsbeleid, erfgoedbeleid, groen- en landschapsbeleid en beeldkwaliteitsplannen.

Artikel 2 rol van de adviescommissie Omgevingskwaliteit Breda

• 1.

  De commissie adviseert over de in artikel 2 van de verordening genoemde adviestaken.

Artikel 3 benoeming

• 1.

  De voorzitter en de andere leden van de commissie worden conform het gestelde in artikel 5 van de verordening benoemd en ontslagen.

• 2.

  De werving van nieuwe leden en/of de voorzitter van de commissie vindt plaats middels publicatie(s) in dag- of weekbladen of andere verspreidingsvormen, welke door of in opdracht van het college nader bepaald worden.

• 3.

  De selectie van nieuwe leden gebeurt met consultatie van de commissie.

• 4.

  Bij samenstelling van de commissie wordt er naar gestreefd dat affiniteit en kennis van de Bredase omgevingskwaliteit in de commissie vertegenwoordigd is.

• 5.

  Er wordt gestreefd naar continuïteit van kennis over de advisering door de commissie en de ontwikkelingen van Breda.

Artikel 4 de voorzitter

• 1.

  De voorzitter van de commissie geeft leiding aan de commissievergadering en bewaakt de voortgang van de agenda. De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van de vergadering en de kwaliteit van de advisering in relatie tot de door de raad en het college vastgelegde beoordelings- en toetsingskaders. De voorzitter voert de taak uit in goed overleg met de secretaris.

• 2.

  De voorzitter beschikt over goede communicatieve vaardigheden door helder en overtuigend de essentie van de overwegingen te formuleren. De voorzitter is als architect, stedenbouwkundige, landschapsarchitect of erfgoedspecialist actief in het vakgebied, is een bruggenbouwer, gericht op het bereiken van consensus op een goed kwaliteitsniveau en heeft een goed gevoel voor maatschappelijke en bestuurlijke verhoudingen.

• 3.

  Als de voorzitter afwezig is, wijzen de aanwezige leden uit hun midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 5 de secretaris

De in artikel 6 van de verordening genoemde secretaris:

• 1.

  fungeert als aanspreekpunt voor de commissie.

• 2.

  ondersteunt de commissie in haar taak op zodanige wijze dat deze optimaal kan functioneren bij de uitoefening van haar taken als onafhankelijk adviesorgaan van het bevoegd gezag.

• 3.

  stelt het vergaderrooster op en draagt zorg voor de organisatorische contacten met het ambtelijk apparaat.

• 4.

  is aanwezig bij en verantwoordelijk voor de organisatie van de vergaderingen.

• 5.

  stelt na de vergadering de conceptadviezen op en is mede verantwoordelijk voor de deugdelijkheid en verwerking van de gevalideerde adviezen en zorgt voor de openbaarmaking van deze adviezen zoals beschreven in artikel 9 lid 6 van dit reglement.

• 6.

  verzamelt de kwantitatieve gegevens voor het jaarverslag van de commissie.

• 7.

  introduceert of draagt zorg voor een introductie tijdens de vergaderingen van de plannen. Hij/zij neemt geen deel aan de oordeelsvorming of besluitvorming.

• 8.

  draagt er zorg voor dat de agendapunten zijn voorzien van perspectief en context in relatie tot de geldende kaders voor de leefomgeving. Perspectief en context worden belangrijker en moeten uitgebreider onderbouwd worden bijgevoegd als er sprake is van afwijking van de geldende kaders voor de leefomgeving.

• 9.

  draagt er zorg voor dat de voorgelegde stukken voldoende zijn om tot beeld- en oordeelsvorming over te gaan. Onder voldoende wordt hier begrepen:

  • -

    algemeen: gegevens betreffende de impact op de kwaliteit van de leefomgeving, waaronder de inrichting van de openbare ruimte. Artists impressions, sfeerimpressies en vormgevingstekeningen kunnen daar deel van uit maken;

  • -

    voor de aanwijzingen van monumenten en het toekennen van cultuurhistorische waarden: de (wettelijk) vereiste informatie moet beschikbaar zijn om de aanwijzing of toekenning te kunnen beoordelen;

  • -

    voor wijzigingen aan monumentale en cultuurhistorische waarden: stukken en informatie op grond waarvan aanbevelingen kunnen worden gedaan voor uitgangspunten voor verdere uitwerking van het plan;

  • -

    voor kadervormende plannen (zoals omgevingsvisie, omgevingsplan, gebiedsplan, beeldkwaliteitsplan, planuitwerkingskader, welstandsbeleid): stukken en informatie waaruit voldoende beeld kan worden gevormd om gerichte aanbevelingen te doen voor de verdere uitwerking ervan;

  • -

    voor een informeel overleg: zo veel mogelijk van de hierboven genoemde informatie moet beschikbaar zijn zodat de commissie zo goed mogelijk aanbevelingen kan uitbrengen aan de initiatiefnemer;

  • -

    voor civiele werken: een sfeerimpressie/vormgevingstekening als aanvulling is wenselijk;

  • -

    voor bouwactiviteiten (aanvraag omgevingsvergunning) kan niet meer informatie worden geëist dan de wettelijke indieningsvereisten;

• Indien naar het oordeel van de secretaris de ingediende stukken voor de commissie niet voldoende zijn om een goede oordeelsvorming mogelijk te maken verzoekt deze de aanvrager en/of ontwerper tijdig om aanvullende informatie;

• De voorzitter kan voorafgaand aan of tijdens de vergadering bepalen dat de overgelegde stukken onvoldoende zijn om tot oordeelsvorming te komen en het adviesverzoek om die reden (nog) niet te behandelen.

• 10.

  wordt bij afwezigheid vervangen door een plaatsvervangend (adjunct-)secretaris.

Artikel 6 werkwijze en agendering

• 1.

  Zonder iets af te doen aan de bevoegdheid van het college om daarover aanwijzingen te geven, regelt de commissie zelf haar wijze van werken met inachtneming van het daarbij bepaalde in dit Reglement.

• 2.

  De vergaderingen van de commissie verlopen volgens een vast protocol, waarin tenminste het volgende aan de orde komt:

  • -

    opening door de voorzitter of diens plaatsvervanger;

  • -

    kennis nemen van de adviezen van de vorige vergadering;

  • -

    behandeling van de plannen waarbij per agendapunt door de voorzitter duiding wordt gegeven aan het relevante toetsingskader;

  • -

    sluiting.

• 3.

  De behandeling van een plan of een verzoek om advies of aanbeveling gebeurt in 3 fasen, te weten: beraadslaging, beoordeling en advisering:

  • -

    beraadslaging: inzicht verwerven in het plan aan de hand van aangeleverde stukken en indien aan de orde de toelichtende presentatie op deze stukken;

  • -

    beoordeling: gesprek van de commissieleden over het plan;

  • -

    advisering: formulering van het advies op basis van de beraadslaging en beoordeling door de voorzitter van de commissie of het daarvoor door de voorzitter aangewezen lid van de commissie.

• 4.

  De commissie behandelt een plan in een samenstelling van leden die aansluit op de aard van het plan:

  • a.

    de deelcommissie Large (landschap, stedenbouw, architectuur) is samengesteld uit alle leden van de commissie. In deze deelcommissie worden:

    • -

      plannen behandeld van stedenbouwkundige, landschappelijke, openbare ruimte en architectonische aard, overwegend voorafgaande aan de juridische borging van dit plan zoals in een omgevingsplan;

    • -

      beleidsvoornemens behandeld op het gebied van omgevingskwaliteit;

    • -

      Adviezen in deze deelcommissie worden uitgebracht conform artikel 9 lid 3.

  • b.

    de deelcommissie Medium is samengesteld uit alle leden van de commissie. In deze deelcommissie worden plannen behandeld van complexe en/of invloedrijke architectonische aard, veelal met stedenbouwkundige en/of landschappelijke aspecten;

    • -

      Adviezen in deze deelcommissie worden, afhankelijk van de aard van het plan, uitgebracht conform artikel 9 lid 2 en/of artikel 9 lid 3.

  • c.

    de subcommissie Small is samengesteld uit ten minste twee leden van de commissie. In deze subcommissie worden plannen behandeld met een reguliere architectonische complexiteit en/of impact;

    • -

      Adviezen in deze deelcommissie worden, afhankelijk van de aard van het plan, uitgebracht conform artikel 9 lid 2 en/of artikel 9 lid 3.

  • d.

    de subcommissie Erfgoed & Monumenten is samengesteld uit ten minste twee leden van de commissie. In deze subcommissie worden plannen behandeld met een reguliere architectonische complexiteit en/of impact waarin monumenten en/of erfgoedwaarde aan de orde is;

  • Adviezen in deze deelcommissie worden, afhankelijk van de aard van het plan, uitgebracht conform artikel 9 lid 2 en/of artikel 9 lid 3.

• 5.

  De commissie kan, conform artikel 9 van de verordening, in de vergadering een lid volmacht verlenen om namens de commissie op te treden in de beoordeling van en advisering op een plan of onderdeel van een plan. De reikwijdte van de volmacht wordt in het verslag van de vergadering bij het onderwerp vermeld.

• 6.

  Een agendaverzoek voor behandeling van een plan door de commissie kan worden gedaan door:

  • a.

    voor agendering in de deelcommissie Large (landschap, stedenbouw, architectuur):

    • -

      gemeentelijke ambtenaren die uit hoofde van hun functie daartoe bevoegd worden geacht, zoals onder meer stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten, ontwerpers openbare ruimte, etc.;

    • -

      namens het college aangestelde adviseurs, waaronder een supervisor, een kwaliteitsteam, adviesteam of een andere adviseur, op het gebied van de omgevingskwaliteit;

    • -

      het college;

    • -

      de commissie.

  • b.

    voor agendering in de deelcommissie Medium:

    • -

      gemeentelijke ambtenaren die uit hoofde van hun functie daartoe bevoegd worden geacht, zoals onder meer planbehandelaars, stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten, ontwerpers openbare ruimte, etc.;

    • -

      namens het college aangestelde adviseurs, waaronder een supervisor, een kwaliteitsteam, adviesteam of een andere adviseur, op het gebied van de omgevingskwaliteit;

    • -

      het college;

    • -

      de commissie.

  • c.

    voor agendering in de subcommissie Small en de subcommissie Erfgoed & Monumenten:

    • -

      gemeentelijke ambtenaren die uit hoofde van hun functie daartoe bevoegd worden geacht, zoals onder meer planbehandelaars;

    • -

      het college;

    • -

      de commissie.

• 7.

  Bij een agendaverzoek wordt door de verzoeker alle benodigde informatie (zie artikel 5 lid 9) digitaal aangeleverd en duidelijk vermeld met welk doel het verzoek wordt gedaan. De agendaverzoeken dienen voorzien te zijn van voldoende beeldmateriaal, perspectief en context zodat de commissie over voldoende informatie beschikt om een advies uit te kunnen brengen.

Artikel 7 agenda en bekendmaking agenda

• 1.

  De secretaris stelt het voorstel voor de agenda op en deze wordt, na raadpleging van de voorzitter, tenminste 2 werkdagen voorafgaand aan de vergadering van de commissie vastgesteld en bekend gemaakt.

• 2.

  De agenda wordt na vaststelling bekend gemaakt, tenminste door rechtstreekse toezending aan:

  • a.

    de voorzitter;

  • b.

    alle overige leden van de commissie;

  • c.

    namens het college aangestelde adviseurs, waaronder een supervisor, een kwaliteitsteam, adviesteam of een andere adviseur, op het gebied van de omgevingskwaliteit;

  • d.

    de initiatiefnemers;

  • e.

    de betrokken ambtenaren;

  • f.

    degenen die zich hierop hebben geabonneerd.

• 3.

  Per agendapunt wordt aangegeven:

  • a.

    tijdstip van de behandeling;

  • b.

    of er sprake is van een openbare of niet-openbare behandeling;

• En indien er sprake is van een openbare behandeling eveneens:

  • c.

    zaaknummer, tenzij niet van toepassing;

  • d.

    omschrijving van het plan;

  • e.

    of er sprake is van genodigden;

  • f.

    indien van toepassing de betrokken supervisor;

  • g.

    locatie van het plan;

  • h.

    indien van toepassing de cultuurhistorische status;

  • i.

    aard van de behandeling;

  • j.

    voor zover relevant het van toepassing zijnde toetsingskader.

Artikel 8 openbaarheid en spreekrecht

• 1.

  De vergaderingen van de deelcommissie Large zijn (in beginsel) niet openbaar. Delen van de vergadering waarin behandeling plaatsvindt van aanvragen omgevingsvergunning zijn openbaar, tenzij door het college een verzoek tot niet openbare behandeling als bedoeld in artikel 8 lid 1 van de verordening is gedaan. De commissie kan in voorkomende gevallen waarin zij dit noodzakelijk acht de openbare behandeling laten voorafgaan door een besloten intern beraad.

• 2.

  De vergaderingen van de deelcommissie Medium, de subcommissie Small en de subcommissie Erfgoed & Monumenten zijn openbaar tenzij naar het oordeel van burgemeester en wethouders conform artikel 8 lid 1 van de verordening de aard van het onderwerp van beoordeling zich daar tegen verzet. De commissie kan in voorkomende gevallen waarin zij dit noodzakelijk acht de openbare behandeling laten voorafgaan door een besloten intern beraad.

• 3.

  Als naar inzicht van de commissie een toelichting tijdens de behandeling van een plan nuttig en/of noodzakelijk is, worden de aanvrager en de betrokken ontwerper(s) door de secretaris uitgenodigd om het plan in de vergadering toe te lichten.

• 4.

  Als andere namens het college aangestelde adviseurs (zoals een supervisor, een kwaliteitsteam, adviesteam of een andere adviseur op het gebied van de omgevingskwaliteit) die geen adviseur is van de commissie daarom verzoeken dan wordt hen de gelegenheid geboden om hun bemerkingen op voorliggende plannen kenbaar te maken aan de commissie.

• 5.

  Het spreekrecht van de in de leden 3. en 4. genoemde personen is conform artikel 6 lid 3 beperkt tot de beoordelingsfase van de behandeling.

• 6.

  Andere dan de in lid 3. en 4. van dit artikel genoemde personen hebben geen spreekrecht tijdens de vergaderingen van de commissie.

• 7.

  De voorzitter stelt de leden in de gelegenheid hun bevindingen kenbaar te maken, waarna de voorzitter een concluderend advies formuleert.

• 8.

  Binnen de commissie zal steeds gestreefd worden naar unanieme advisering. De commissie adviseert in ieder geval bij meerderheid van stemmen. Mochten de stemmen staken, dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

Artikel 9 advisering, termijn, vorm en dictum

• 1.

  De commissie, de deelcommissies en de subcommissies adviseren en motiveren de uitgebrachte adviezen schriftelijk en zorgvuldig. Hierbij wordt verwezen naar de relevante passages van het beleid op de omgevingskwaliteit.

• 2.

  In adviezen waarbij op meerdere wettelijk voorgeschreven onderdelen moet worden geadviseerd, worden de afzonderlijke onderdelen steeds gescheiden geformuleerd (bouwen, monumenten en cultuurhistorisch waardevolle bebouwing en gebieden). Elk onderdeel bevat een advies 'voldoet’ of ‘voldoet niet’ in relatie tot het geldende toetsingskader. Het staat de commissie vrij om bij wijze van aanbevelingen, overwegingen en/of suggesties aan te geven op welke wijze naar haar oordeel het plan kan worden aangepast om alsnog of nog ruimer te voldoen aan het relevante toetsingskader.

• 3.

  Een advies aan de initiatiefnemer voor een plan voorafgaand aan de indiening van een aanvraag om een omgevingsvergunning is vormvrij en het staat de commissie vrij om aanbevelingen, overwegingen en/of suggesties te doen om het plan aan kwaliteit te doen winnen. Deze adviezen, aanbevelingen, overwegingen en/of suggesties dienen te kunnen worden herleid tot het door de gemeenteraad vastgestelde beleid op de omgevingskwaliteit.

• 4.

  De opgestelde conceptadviezen worden door de voorzitter of door een tijdens de vergadering aangewezen lid van de commissie namens de hele commissie vastgesteld.

• 5.

  De openbare adviezen, aanbevelingen, overwegingen en/of suggesties worden direct na vaststelling, doch uiterlijk binnen één week na de commissievergadering bekend gemaakt.

• 6.

  De openbare adviezen zijn na vaststelling beschikbaar en worden rechtstreekse toegezonden aan:

  • a.

    de voorzitter van de commissie;

  • b.

    alle overige leden van de commissie;

  • c.

    namens het college aangestelde adviseurs, waaronder een supervisor, een kwaliteitsteam, adviesteam of een andere adviseur, op het gebied van de omgevingskwaliteit;

  • d.

    de initiatiefnemers;

  • e.

    de betrokken ambtenaren;

  • f.

    degenen die bij het secretariaat van de commissie om het advies verzoeken.

• 7.

  Indien de adviezen niet binnen één week na de commissievergadering definitief zijn vastgesteld dan worden de in lid 6 genoemde personen hiervan in kennis gesteld.

Artikel 10 jaarverslag

Op grond van artikel 15 uit de verordening brengt de commissie jaarlijks verslag uit over:

• -

  de wijze waarop toepassing is gegeven aan de kaders als bedoeld in artikel 17.9, derde lid, van de wet;

• -

  de wijze waarop uitwerking is gegeven aan de openbaarheid van vergaderen;

• -

  de werkwijze van de commissie, waaronder het werken deelcommissies, subcommissies als bedoeld in artikel 6 lid 4 en het werken van de leden in volmacht als bedoeld in artikel 6 lid 5;

• -

  de aard van de beoordeelde plannen;

• -

  de uitgebrachte beleidsadviezen;

• -

  de bijzondere projecten.

In het jaarverslag kunnen aanbevelingen worden gedaan ten aanzien van het ruimtelijke kwaliteitsbeleid, het architectuur- en erfgoedbeleid van de gemeente in het algemeen en de aanpassing van de gemeentelijke welstandsnota in het bijzonder.

Artikel 11 totstandkoming van dit reglement

Dit reglement is door het college van burgemeester en wethouders opgesteld in overleg met de commissie en de secretaris van de commissie. De commissie geeft uitvoering aan dit reglement.

Artikel 12 inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit reglement treedt tegelijk met de Wet van 23 maart 2016, houdende regels over het beschermen en benutten van de fysieke leefomgeving (Omgevingswet) in werking.

• 2.

  Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde voor de adviescommissie Omgevingskwaliteit Breda 2023.