Verordening controle op het financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Vught

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Accountant: een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

• b.

  Accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;

• c.

  Controleverklaring: de controleverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3 die aangeeft of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; de door het college opgestelde jaarrekening in overeenstemming is met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• d.

  Verslag van bevindingen: het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4 wat ingaat op de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen.

• e.

  Rechtmatigheidsverantwoording: met ingang van het verslagjaar 2023 geeft het college van burgemeester en wethouders zelf een rechtmatigheidsverantwoording af bij de jaarrekening. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt zodat het huidige kwaliteitsniveau van de onafhankelijke controle door de accountant op rechtmatigheid geborgd blijft.

• f.

  Auditcommissie: de commissie zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet en zoals uitgewerkt in de “Verordening op de Auditcommissie 2015” van de gemeente Vught.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van minimaal 4 jaar.

• 2.

  De auditcommissie bereidt de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen en het aansluitende contract worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

   

  • a.

    De toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening; Uitgegaan wordt van de wettelijk vastgelegde (minimum)eisen. Voor de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij de controle van de jaarrekening wordt aangesloten bij de vastgelegde normen zoals opgenomen in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO);

  • b.

    De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c.

    Dat voor eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles steeds vooraf aanvullende afspraken worden vastgelegd;

  • d.

    Afspraken over het moment waarop de tussentijdse controle en de jaarrekeningcontrole worden uitgevoerd en termijnen waarbinnen de rapportages over de uitgevoerde controles worden aangeleverd.

• 4.

  In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Burgemeester en wethouders kunnen de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid (conform artikel 213a van de Gemeentewet) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Burgemeester en wethouders informeren de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries.

• 3.

  Burgemeester en wethouders dragen de zorg voor de verantwoording aan derden en nemen hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, zijn burgemeester en wethouders bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden:

  • a.

    De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    De accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles en stemt dit af met de organisatie.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en effectieve accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de gemeente. Hierbij kunnen, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig zijn: een vertegenwoordiging van de Auditcommissie, de portefeuillehouder financiën, de raadsgriffier, en een vertegenwoordiging van de gemeente (control-afdeling).

Artikel 5. Informatieverstrekking door het college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant beschikbaar en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt; het te hanteren model wordt door de accountant verstrekt;.

• 4.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening tijdig, samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad, zodanig dat vaststelling door de raad uiterlijk 14 juli van elk jaar volgend op het begrotingsjaar kan plaatsvinden.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond gemeld aan de raad en de accountant en verwerkt in de jaarrekening.

• 6.

  De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 7.

  De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing, van de beschikbare applicaties en van de werkzaamheden van de interne controlefunctie van de gemeente.

Artikel 6. Toegang tot informatie door de accountant

• 1.

  Het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Vught draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle personen die werkzaam zijn in de gemeentelijke organisatie mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het College van Burgemeester en Wethouders draagt er zorg voor dat de in de gemeentelijke organisatie werkzame personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het College van Burgemeester en Wethouders draagt er zorg voor dat alle personen die werkzaam zijn in de gemeentelijke organisatie verplicht zijn de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 7. Rapportage door accountant

• 1.

  Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door Burgemeester en Wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan Burgemeester en Wethouders.

• 2.

  In aanvulling op het verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3.

  De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan directie en portefeuillehouder voorgelegd om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de Auditcommissie.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van haar afkondiging en werkt terug tot 1 januari 2023, en is daarmee van toepassing op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2023 en de daaropvolgende jaren; per dezelfde datum vervalt de Controleverordening 2008.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening gemeente Vught 2023”.