| Organisatie | Hoogeveen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hoogeveen 2024 |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Hoogeveen 2024 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | Nieuwe regeling | 21-12-2023 |
Paragraaf II. Verzoeken om informatie of bijstand
Artikel 2. Verzoek om informatie
De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.
Artikel 3. Verzoek om bijstand
Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand
Als overleg met de secretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.
Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Paragraaf III. Fractieondersteuning
Artikel 7. Besteding financiële bijdrage
De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.
Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
De griffier controleert het verslag en stelt het verslag vast in samenwerking met een door de raad aangewezen kascommissie bestaande uit drie raadsleden. Daarbij wordt uit oogpunt van zorgvuldigheid en continuïteit gekozen voor een roulerend systeem waarbij jaarlijks twee leden gerouleerd worden en één lid een tweede jaar lid is van de kascommissie.
Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.
De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In deze verordening vervult de griffier (artikel 100 van de wet) een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Daar waar in deze verordening ‘griffier’ staat kan ook de plaatsvervanger of andere medewerker van de griffie (artikel 107e van de wet) worden gelezen.
De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de ambtelijke organisatie binnen de GR SWO De Wolden Hoogeveen (hierna SWO). Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de SWO. De griffie is, in vergelijking met de SWO, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en initiatiefvoorstellen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de SWO beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de SWO zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt.
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de SWO. Deze SWO-medewerkers worden in deze verordening aangeduid als ‘ambtenaren’.
Artikel 2. Verzoek om informatie
Raadsleden die technische (feitelijke) informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, college of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten.
Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.
De griffier verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.
Artikel 3. Verzoek om bijstand
Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het derde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).
Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.
Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstand
Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 6. Recht op financiële bijdrage
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen.
De fractieondersteuning bestaat uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.
De bijdrage wordt als voorschot uitbetaald en jaarlijks, na de vaststelling van de verantwoording aangevuld tot de, op basis van deze verordening, vastgestelde vergoeding.
De financiële bijdrage voor fractieondersteuning voldoet aan de definitie van subsidie van artikel 4:21 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Omdat het verlenen van subsidies in de Algemene subsidieverordening Hoogeveen 2021 (hierna: ASV) in de gemeente doorgaans aan het college gedelegeerd is, zal voornoemde verordening uitdrukkelijk niet van toepassing verklaard moeten worden op de bijdrage voor fractieondersteuning. Niet alleen vanwege het dualisme tussen de raad en het college, maar ook omdat het regime in de ASV wezenlijk anders is dan het regime voor het verlenen, vaststellen en verantwoorden van de bijdrage voor fractieondersteuning.
Artikel 7. Besteding financiële bijdrage
Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden. Deze opsomming is niet limitatief.
Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.
Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder d) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.
Een niet limitatieve opsomming die voor vergoeding vanuit dit budget in aanmerking komen zijn bijvoorbeeld:
Vergoedingen voor trainingen van individuele raadsleden en opvolgend raadsleden (onder 7. D) worden gefinancierd vanuit het opleidingsbudget van de raad. Voor trainingen van fracties als geheel kan deze vergoeding wél worden aangewend.
Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage
Dit artikel regelt de jaarlijkse ambtshalve verlening van voorschotten ter hoogte van de, in artikel 6, berekende voorwaardelijke aanspraak op de financiële bijdrage. In een jaar waarin de raadsleden naar aanleiding van verkiezingen tegelijkertijd aftreden, wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.
Een fractie met 1 zetel ontvangt in een verkiezingsjaar tot en met maart € 337,50 (het basisbedrag van € 1000 + € 350 voor één zetel; naar rato van drie maanden). Als deze fractie na de verkiezingen twee zetels heeft behaald wordt voor de rest van het jaar € 1275,- uitbetaald (het basisgedrag van € 1000 + 2x € 350 voor twee zetels; naar rato van de resterende 9 maanden). Het daarop volgende jaar wordt het budget dan aangevuld tot het jaarbedrag van € 1700,=
De opbouw van het uitbetaalde voorschot heeft dan twee elementen: van voor en na de verkiezingen die in één keer worden uitbetaald in april.
Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid).
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verleende voorschot voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot is verleend (tweede lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabel voorschot beschikken. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is handiger dit direct recht te trekken.
Een nieuwgevormde fractie heeft, op basis van deze verordening, ook recht op de vaste bijdrage van € 1000 per fractie. Waarbij in het jaar van de vorming van deze nieuwe fractie bevoorschotting plaatsvindt naar rato van het lopende kalender jaar.
Artikel 10. Administratieve verplichtingen
Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord (zie artikel 11) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie. In deze administratie worden alleen de inkomsten en uitgaven op grond van deze verordening geadministreerd. Andere mogelijke inkomsten, zoals storingen van raadleden ten behoeve van de fractie, en uitgaven vanuit deze inkomsten worden niet in de zoals in dit artikel bedoelde administratie verwerkt.
Fracties dienen bij de griffier een overzicht en verantwoording van de uitgaven in op basis waarvan de bevoorschotting plaatsvindt. De verantwoording van de fractievergoeding kan worden betrokken bij de jaarlijkse controle van de accountant. De onderliggende bescheiden als bonnen en facturen moeten als kopie bij de jaarlijkse verantwoording als bijlage worden toegevoegd.
Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage
Om de verantwoordelijkheid van de controle op de uitgaven van de fracties bij de raad neer te leggen wordt er een jaarlijks kascommissie ingesteld bestaande uit drie raadsleden. Vanuit oogpunt van zorgvuldigheid en continuïteit is gekozen om daarbij een roulerend systeem aan te houden waarbij één lid voor twee jaar wordt benoemd.
Deze kascommissie toetst of de uitgaven van de fracties voldoen aan de voorwaarden binnen deze verordening en stelt de verantwoording van de fracties vast.
Budgetten die niet zijn gebruikt kunnen niet worden meegenomen, maar worden aangevuld naar het maximale bedrag waarop een fractie op basis van artikel 6 ieder jaar recht heeft. Als er in een jaar geen gebruik is gemaakt van de financiële bijdrage blijft dat bedrag beschikbaar voor het volgende jaar en vindt er geen verdere verrekening of aanvulling plaats.
Op voorstel van de griffier stelt de kascommissie de nieuwe bevoorschotting voor het lopende jaar vast. Hierna worden de bevindingen van de kascommissie middels een raadsvoorstel aangeboden aan het presidium ter agendering als besluitstuk.
Artikel 13. Intrekking oude verordening en overgangsrecht