Artikel 1 - Begripsbepaling
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
BAR-organisatie: de op grond van de gemeenschappelijke regeling opgerichte werkorganisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk;
- b.
concern MT: managementteam bestaande uit de directeur en de concernmanagers, bijgestaan door de concerncontroller en de concernsecretaris;
- c.
bestuur: het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam BAR-organisatie. Na omvorming van het openbaar lichaam naar een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt hieronder het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie verstaan;
- d.
directeur: de door het bestuur benoemde functionaris die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding en de integrale verantwoordelijkheid heeft voor het resultaat en de inzet van middelen van de organisatie;
- e.
concernmanager: functionaris die belast is met de dagelijkse leiding van een cluster en die de integrale verantwoordelijkheid daarvoor heeft, inclusief de aansturing van de in het betreffende cluster benoemde teamleiders;
- f.
teamleider: functionaris die belast is met de dagelijkse leiding van een team en de verantwoordelijkheid heeft voor de (deel)processen en de taken van het betreffende team en de zorg voor het personeel;
- g.
concerncontroller: de teamleider van de organisatorische eenheid control. De concerncontroller adviseert het concern MT gevraagd en ongevraagd. De regels ten behoeve van de uitoefening van de functie van concerncontroller zijn vastgelegd in het ‘Reglement voor de concerncontroller van de BAR-organisatie’;
- h.
medewerker: de natuurlijke personen die in dienst zijn bij, onder gezag staan van of zijn ingehuurd (onder welke juridisch vorm dan ook) om bepaalde taken, functies of opdrachten uit te voeren;
- i.
budget: middelen die via de begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend ten behoeve van het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestaties;
- j.
project: een opdracht losstaand van de normale beheersorganisatie, met een tijdsplanning, apart budget en een concrete doelstelling. Een project verlangt in de meeste gevallen een portefeuille overstijgende aanpak, wordt opgestart door het Concern MT en wordt aangestuurd door een projectleider van of namens de organisatie;
- k.
budgetbeheer: het geheel van maatregelen om een goed beheer van de budgetten van de organisatie te waarborgen;
- l.
hoofdbudgethouder: de directeur eindverantwoordelijk voor de realisatie van alle inkomsten en uitgaven;
- m.
budgethouder: de medewerker die verantwoordelijk is voor de realisatie van de inkomsten en uitgaven binnen de budgetten waarvoor hij als zodanig is aangewezen door de hoofdbudgethouder;
- n.
sub-budgethouder: een door de budgethouder aangewezen medewerker met dezelfde taken als de budgethouder, met dien verstande dat de budgethouder verantwoordelijk blijft voor het budget;
- o.
kredietbeheerder: een door de (hoofd)budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de (hoofd)budgethouder het eerste beheer van de budgetten op zich neemt;
- p.
treasurer: de medewerker advies welke verantwoordelijk is voor de uitvoering van de treasuryfunctie;
- q.
treasuryfunctie: de treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s;
- r.
exploitatiebudget: een in de begroting opgenomen budget ten behoeve van uitvoering van activiteiten;
- s.
investeringsbudget: een hoeveelheid middelen voor het doen van éénmalige uitgaven, waarvan het nut zich uitstrekt over meerdere jaren (=investering). De aan de investering verbonden lasten worden toegerekend aan de periode waarin de investering nut heeft;
- t.
verplichting: overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten, het aannemen van werken en besteding van beschikbaar gestelde bedragen voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of andere bijdragen;
- u.
taakvelden: eenheden waarin de overzichten van baten en lasten in het programma zijn onderverdeeld en waarin bepaalde kostenplaatsen zijn gegroepeerd;
- v.
mandaat: de bevoegdheid om in de BAR-organisatie (De Bedrijfsvoeringspartner) een besluit te nemen en het ondertekenen daarvan.
Artikel 2 - Vaststelling budgetten
- 1.
Het bestuur stelt jaarlijks de begroting vast. De directeur is daarmee bevoegd te beschikken over de budgetten. Door middel van specifieke besluiten van het bestuur met een begrotingswijziging kunnen budgetten gedurende het begrotingsjaar worden gewijzigd.
Artikel 3 - Aanwijzing van budgethouders
- 1.
De directeur is verantwoordelijk voor het budgetbeheer. Hij is hoofdbudgethouder. De directeur legt over deze budgetten verantwoording af aan het bestuur.
- 2.
De in lid 1 genoemde hoofdbudgethouder wijst de concernmanager van het betreffende cluster binnen zijn of haar portefeuille aan als budgethouder.
- 3.
Wanneer de omvang of de diversiteit van het aantal budgetten per cluster daartoe aanleiding geeft, kunnen sub-budgethouders worden aangewezen door de budgethouder.
- 4.
Bij de aanwijzing van een sub-budgethouder, zoals genoemd in lid 3, blijft de budgethouder verantwoordelijk voor het budget.
Artikel 4 - Voorschriften en beperkingen aanwijzing budgethouders
- 1.
Bij de aanwijzing van (sub-)budgethouders worden de volgende voorschriften en beperkingen in acht genomen:
- a.
per budget is één budgethouder verantwoordelijk;
- b.
als sub-budgethouders kunnen medewerkers, zoals omschreven in artikel 1, worden aangewezen;
- c.
de functie van (sub)budgethouder is onverenigbaar met de functie van kassier, medewerker crediteuren- en debiteurenadministratie of de rol van kredietbeheerder;
- d.
de functie van concerncontroller is onverenigbaar met de functie van budgethouder, met uitsluiting van het budget waar hij vanuit zijn functie als teamleider van het team control verantwoordelijk voor is.
- 2.
Bij de aanwijzing van sub-budgethouders maakt de budgethouder afspraken over de wijze waarop monitoring en verantwoording gedurende het begrotingsjaar plaatsvindt.
Artikel 5 - Vervanging budgethouders
- 1.
Bij afwezigheid of verhindering van de hoofdbudgethouder wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door zijn plaatsvervanger, conform artikel 7 lid 3 van de organisatieregeling.
- 2.
Bij afwezigheid of verhindering van de budgethouder wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door zijn plaatsvervanger, conform artikel 8 lid 3 van de organisatieregeling
- 3.
Bij afwezigheid of verhindering van de sub-budgethouder wordt zijn bevoegdheid uitgeoefend door de door de budgethouder aangewezen plaatsvervanger.
- 4.
Op de aanwijzing van vervangende (sub-) budgethouders zijn de voorschriften en beperkingen zoals bepaald in artikel 4 van toepassing.
Artikel 6 - Vastlegging rollen budgethouders
- 1.
De vastlegging van rollen en bevoegdheden van (hoofd-, sub-)budgethouders en kredietbeheerders vindt plaats in de financiële administratie.
- 2.
De teamleiders Financieel Advies en Financieel Services zorgen voor een actuele stand van zaken in het financiële pakket en leveren desgevraagd informatie over de verschillende vastgelegde rollen.
Artikel 7 - Eindverantwoordelijkheid hoofdbudgethouder
- 1.
Conform artikel 3, lid 1, is de directeur verantwoordelijk voor het budgetbeheer. De directeur legt over deze budgetten verantwoording af aan het bestuur.
- 2.
De hoofdbudgethouder is eindverantwoordelijk voor de realisatie van inkomsten en uitgaven binnen de budgetten en kaders van de begroting inclusief de begrotingswijzigingen gedurende het lopende boekjaar.
- 3.
Accordering van de (gecodeerde) factuur; de hoofdbudgethouder geeft hierdoor opdracht tot betaling voor zover het budgetten betreft welke niet zijn gemandateerd aan een budgethouder;
- 4.
De hoofdbudgethouder verstrekt juiste, tijdige en volledige informatie ten behoeve van de instrumenten in de planning- en controlcyclus. Onder informatie wordt hier verstaan de financiële en beleidsmatige informatie ten behoeve van de planning, de uitvoering, de tussentijdse rapportages en de verantwoording.
- 5.
Daarnaast verstrekt de hoofdbudgethouder tijdig informatie aan het bestuur over gesignaleerde of te verwachten afwijkingen van het toegekende budget. Dit betreft zowel over- en onderschrijding van het budget als een afwijking in de realisatie van de doelstellingen.
Artikel 8 - Verantwoordelijkheid (sub-)budgethouder
- 1.
De verantwoordelijkheden van de (sub-)budgethouder zijn gelijk aan die van de hoofdbudgethouder, met dien verstande dat de hoofdbudgethouder eindverantwoordelijk blijft voor het betreffende budget.
- 2.
Daarnaast is de (sub-)budgethouder verantwoordelijk voor:
- a.
de adequate registratie van de budgetgegevens in de financiële administratie, alsmede voor het daarmede samenhangende proces van informatievoorziening;
- b.
de juiste, tijdige en volledige urenregistratie in het tijdschrijfsysteem;
- c.
het vooraf informeren van de treasurer bij verwachte grote uitgaven en inkomsten, conform hetgeen geregeld is in het treasurystatuut.
Artikel 9 - Handelen conform lokale regelgeving
- 1.
De (hoofd-, sub-)budgethouder handelt bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap volgens de geldende publiekrechtelijke en privaatrechtelijke regels en de lokale regels en beleid zoals onder andere zijn vastgelegd in:
- a.
het Mandaatbesluit BAR-Organisatie;
- b.
het inkoop- en aanbestedingsbeleid;
- c.
Artikel 10 - Aanwijzing van kredietbeheerders
- 1.
Budgethouders wijzen per budget één (of bij uitzondering meerdere) kredietbeheerder(s) aan.
- 2.
Een budgethouder neemt bij de aanwijzing van een kredietbeheerder dezelfde voorschriften in acht zoals gesteld in artikel 4, lid 1. Zij kunnen instructies krijgen van de (hoofd)budgethouder.
- 3.
Naast het gestelde in het bovenstaande lid is de rol van kredietbeheerder niet verenigbaar met de rol van (sub-)budgethouder
Artikel 11 - Verantwoordelijkheid kredietbeheerder
- 1.
De kredietbeheerder legt aan de budgethouder verantwoording af over de voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten.
- 2.
De kredietbeheerder controleert een ingekomen factuur op juiste levering van goederen en/of diensten tegen de afgesproken prijs en legt de documenten waarmee de prestatielevering is vastgesteld vast.
- 3.
De kredietbeheerder codeert de ingekomen factuur zodat de uitgave ten laste van het juiste budget wordt gebracht.
- 4.
Wanneer er sprake is van opbrengsten, geeft de kredietbeheerder een door de (hoofd)budgethouder getekende en gecodeerde opdracht aan de financiële administratie tot het versturen van nota's.
Artikel 12 - Bevoegdheid verplichtingen
- 1.
Onder verplichtingen worden naast “verplichtingen betreffende uitgaven” tevens “verplichtingen betreffende inkomsten” (rechten) verstaan. Bevoegdheden tot het aangaan van contractuele en financiële verplichtingen en het verrichten van betalingen worden verleend in het “Mandaatbesluit BAR-Organisatie”. Voorwaarden voor het aangaan van budgettaire verplichtingen zijn:
- a.
tot maximaal het beschikbaar gestelde bedrag van de betreffende budgetten waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;
- b.
tot maximaal het saldo van een voorziening waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;
- c.
tot maximaal de kosten van uitvoering van een door het bestuur beschikbaar gesteld investeringskrediet, waarvoor hij of zij als budgethouder is aangewezen;
- d.
waarbij meerjarige verplichtingen slechts worden aangegaan als de budgetten in de meerjarenraming toereikend zijn.
- 2.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat geconstateerd is dat een toereikend budget aanwezig is en het aangaan van de verplichting direct verband houdt met de bij het budget behorende doelstelling.
- 3.
Bij het aangaan van verplichtingen worden de volgende voorschriften in acht genomen:
- a.
verplichtingen worden schriftelijk aangegaan
- b.
het routenummer wordt in de opdrachtbevestiging aan de leverancier opgenomen en door de leverancier op de facturen vermeld;
- c.
de leverancier gaat akkoord met digitale facturatie, voor zover mogelijk;
- d.
de inkoopvoorwaarden worden aan de leverancier verstrekt;
- 4.
Verplichtingen kunnen niet worden aangegaan ten laste van de volgende budgetten:
- a.
- b.
posten betreffende stortingen in voorzieningen;
- c.
stelposten en onvoorziene uitgaven;
- d.
posten ten behoeve van administratieve boekingen.
Artikel 13 - Wijzigen van budgetten
- 1.
De hoofdbudgethouder en (sub-)budgethouder hebben géén bevoegdheid tot het wijzigen van het budget en de aan het budget gekoppelde beleidsdoelstellingen.
- 2.
Bij dreigende ontoereikendheid van het budget rapporteert de budgethouder aan de hoofdbudgethouder en deze rapporteert dit zo spoedig mogelijk aan het bestuur. De (hoofd)budgethouder geeft daarbij de mogelijke handelingsperspectieven aan.
- 3.
Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.
- 4.
Het concern MT biedt wijzigingen als genoemd in lid 1 ter vaststelling aan het bestuur aan door middel van de tussentijdse rapportage(s) van de planning & controlcyclus.
- 5.
Budgetafwijkingen worden altijd geaccordeerd door het bestuur, uitgezonderd afwijkingen waar de organisatie geen invloed op heeft.
- 6.
Budgethouders mogen in het lopende jaar schuiven binnen de eigen budgetten (van hun cluster).
- 7.
Budgethouders mogen, na afstemming met de hoofdbudgethouder, in het lopende jaar onderling schuiven met budgetten (tussen de clusters).
- 8.
Er mag niet geschoven worden met maatwerkbudgetten welke specifiek door (een van) de deelnemende gemeenten beschikbaar zijn gesteld, tenzij het met de betreffende gemeente is afgestemd en door die gemeente is goedgekeurd. Hierna wordt de mutatie via het bestuur in de begroting verwerkt. Het besluit is aan de individuele gemeente.
- 9.
Er mag niet geschoven worden met projectbudgetten tenzij het Concern MT hiervoor toestemming geeft.
- 10.
De in lid 6 t/m 9 genoemde verschuivingen betreffen enkel incidentele verschuivingen in het lopende jaar. Structurele aanpassingen van budgetten vinden plaats via de reguliere P&C cyclus en de jaarplannen.
Artikel 14 - Overhevelen van budgetten
- 1.
De bedrijfsvoeringsorganisatie mag een algemene reserve vormen van maximaal 2% van de omvang van de begroting van het jaar waarin afgerekend wordt. De bedrijfsvoeringsorganisatie is verplicht om het meerdere van het positieve saldo op de jaarrekening naar rato terug te storten aan de deelnemende gemeenten.
- 2.
Het restant van een investeringsbudget kan worden overgeheveld naar het volgende jaar. De budgethouder geeft gemotiveerd aan wanneer het investeringsbudget moet worden overgeheveld. Een investeringsbudget kan in principe slechts één keer naar het volgende jaar worden overgeheveld, daarna komt het te vervallen tenzij het bestuur anders besluit.
- 3.
Besluitvorming door het bestuur over de in lid 2 bedoelde investeringsbudgetten vindt achteraf plaats met het vaststellen van de tussentijdse rapportage of de jaarrekening waarin de actuele stand van de investeringskredieten is opgenomen.
Artikel 15 - Onvoorziene omstandigheden
In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur.
Artikel 16 - Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling budgethouderschap BAR-organisatie (De Bedrijfsvoeringspartner) 2024”.
Artikel 17 – Inwerkingtreding
- 1.
Deze regeling treedt in werking na publicatie per 1 januari 2024.
- 2.
De “Regeling budgethouderschap BAR-organisatie 2022” zoals vastgesteld op 23 februari 2022 wordt ingetrokken op de in lid 1 genoemde datum.