Inkoop-en aanbestedingsbeleid gemeente Doesburg

Bijlage ALGEMENE INKOOPVOORWAARDEN

I Algemeen

Artikel 1 Definities

Artikel 2 Toepasselijkheid

• 2.1

  Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op de Offerteaanvraag en Overeenkomsten met betrekking tot Leveringen en Diensten.

• 2.2

  Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien Partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.

• 2.3

  Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden Partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling (of bepalingen) ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling(en) overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) in acht worden genomen.

• 2.4

  Door het indienen van de Offerte wijst de Contractant uitdrukkelijk de toepasselijkheid van zijn algemene voorwaarden af.

• 2.5

  In geval van strijdigheid van de Overeenkomst met deze inkoopvoorwaarden, gaan de voorwaarden uit de Overeenkomst voor op deze inkoopvoorwaarden.

Artikel 3 Offerte, opdracht en totstandkoming Overeenkomst

• 3.1

  De Gemeente kan een Offerteaanvraag intrekken tot het moment waarop de Overeenkomst tot stand gekomen is. De Gemeente zal geen kosten of schade vergoeden die hiermee samenhangen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

• 3.2

  De Offerte van de Contractant heeft een gestanddoeningstermijn van negentig dagen of zoveel langer of korter als in de Offerteaanvraag is vermeld. De gestanddoeningstermijn vangt aan op de dag waarop de inschrijvingstermijn sluit of op de dag die wordt vermeld in de Offerteaanvraag.

• 3.3

  Een Overeenkomst komt tot stand nadat de Gemeente een expliciete schriftelijke aanvaarding van de Offerte van de Contractant per e-mail, fax of brief heeft verzonden aan de Contractant. De schriftelijke aanvaarding geldt enkel als aanvaarding, indien daaraan een besluit ten grondslag ligt als bedoeld in artikel 160, eerste lid aanhef en onder e van de Gemeentewet dat is genomen door of namens het college van burgemeester en wethouders en de aanvaarding ondertekend is door de burgemeester of een ander waaraan op grond van het bepaalde in artikel 171, tweede lid van de Gemeentewet de vertegenwoordiging van de Gemeente is opgedragen. Op eerste verzoek van de Contractant legt de Gemeente een kopie van dit besluit over.

• 3.4

  Een voornemen tot gunning houdt geen aanvaarding in zoals bedoeld in het voorgaande lid of in de zin van artikel 6:217 lid 1 Burgerlijk Wetboek.

• 3.5

  Alle handelingen die de Contractant verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst zijn voor rekening en risico van de Contractant.

II Uitvoering overeenkomst

Artikel 4 Algemene verplichtingen Contractant

• 4.1

  De Contractant zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de Overeenkomst in nauwe samenwerking met de Gemeente nakomen, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de Contractant.

• 4.2

  De Contractant geeft tijdig schriftelijk aan welke relevante (aanvullende) informatie en/ of gegevens hij van de Gemeente verlangt met betrekking tot het uitbrengen van de Offerte en/ of de uitvoering van de Overeenkomst.

• 4.3

  Ingeval de Contractant - om wat voor reden dan ook - het bepaalde in lid 2 van dit artikel niet naleeft, komt hem in geen enkel geval een beroep en/ of verweer gegrond op informatieplicht schending door de Gemeente toe.

• 4.4

  De Contractant zal de Gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de Overeenkomst en desgevraagd inlichtingen geven. De Contractant is onder meer, doch niet uitsluitend, verplicht om de Gemeente direct schriftelijk in te lichten over feiten en omstandigheden die kunnen leiden tot vertraging in de nakoming of waarmee in de Overeenkomst geen rekening is gehouden.

• 4.6

  Slechts met voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Gemeente, kan de Contractant de uitvoering van de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de Overeenkomst voortvloeiende rechten en/ of plichten overdragen aan derden.

• 4.6

  De door de Gemeente verleende toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de Contractant voor de nakoming van de krachtens de Overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belasting- en sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen.

• 4.7

  De Contractant garandeert ter zake van de Overeenkomst dat de Contractant of Personeel van Contractant of een met de Contractant verbonden rechtspersoon en de onder hen werkzame personen niet betrokken zijn of zijn geweest bij overleg of afspraken met andere ondernemingen op een wijze die strijdig zou kunnen zijn met bepalingen van de Mededingingswet of artikelen 101 en 102 Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, waaronder: (1) prijsvorming, (2) het afstemmen van Offerten, en/ of (3) verdeling van werkzaamheden.

• 4.8

  De Contractant vrijwaart de Gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de Overeenkomst en die de Contractant of de Gemeente krijgt opgelegd. De vrijwaring betreft niet alleen de werkzaamheden die door de Contractant zelf worden uitgevoerd, maar ook de werkzaamheden die door derden in onderaanneming voor de Contractant worden uitgevoerd. Indien de Gemeente een bestuurlijke of strafrechtelijke sanctie wordt opgelegd voldoet de Contractant binnen 4 weken na daartoe schriftelijk door de Gemeente te zijn aangesproken het bedrag dat verband houdt met deze sanctie aan de Gemeente.

• 4.9

  De Contractant garandeert dat hij en zijn personeel gediplomeerd en gecertificeerd zijn voor de duur van de Overeenkomst en beschikken over voldoende:

  • a.

    expertise en professionaliteit, nodig om op een hoogwaardige manier uitvoering te geven aan de Overeenkomst;

  • b.

    actuele kennis van vaktechniek(-en) teneinde op een hoogwaardige manier uitvoering te geven aan de Overeenkomst.

• 4.10

  De Contractant zal bij de uitvoering van de Overeenkomst alle van toepassing zijn de voorschriften bij of krachtens de wet gesteld naleven en de overeenkomsten die de Gemeente met derden heeft gesloten, voor zover deze overeenkomsten bekend zijn bij de Contractant, in acht nemen. Indien de Contractant genoodzaakt is om contact op te nemen met derden, zal de Contractant dit eerst voorleggen aan de Gemeente.

• 4.11

  De Contractant draagt zelf de verantwoordelijkheid om de door hem ingeschakelde derden te informeren over de afspraken die gelden tussen de Contractant en de Gemeente bij de uitvoering van de Overeenkomst.

• 4.12

  Slechts voor zover de Contractant expliciet en schriftelijk is gemachtigd door de Gemeente zal de Contractant optreden als gemachtigde van de Gemeente. Eventuele gevolgen die door het in strijd handelen met het bepaalde in de voorgaande zin zijn ontstaan, komen voor rekening en risico van de Contractant.

Artikel 5 Algemene verplichtingen Gemeente

• 5.

  De Gemeente zal op verzoek van de Contractant alle inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de Overeenkomst naar behoren uit te voeren.

• 5.2

  De Gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

• 5.3

  Het bepaalde in de Overeenkomst laat onverlet de uitvoering of uitoefening door de Gemeente van de krachtens publiekrechtelijke voorschriften of regelingen op de Gemeente rustende verplichtingen.

Artikel 6 Kwaliteit, keuring en garantie

• 6.1

  De Contractant garandeert dat de geleverde Prestaties voldoen aan de Overeenkomst, aan de algemeen geldende normen en aan de voorschriften die bij of krachtens wet of verdrag gelden met betrekking tot, doch niet uitsluitend, veiligheid, gezondheid en milieu.

• 6.2

  De Gemeente is gerechtigd om de Prestaties te keuren en de Contractant verleent waar nodig zijn medewerking

Artikel 7 Geheimhouding

• 7.1

  Partijen verplichten zich om al wat bij de uitvoering van de Overeenkomst ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, op generlei wijze bekend te maken – inclusief via kanalen van sociale media - of voor eigen doeleinden te gebruiken, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.

• 7.2

  Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze geheimhoudingsplicht na te leven. Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten (AIAG) voor leveringen en diensten 2017.

• 7.3

  Partijen hebben het recht om in geval van overtreding van de voorgaande leden door de andere Partij en/ of de voor die Partij werkzame personen en/ of door die Partij ingeschakelde derden de Overeenkomst per direct op te schorten dan wel zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling te ontbinden. Elke opschorting dan wel ontbinding geschiedt door middel van een aangetekend schrijven.

• 7.4

  7De Contractant is verplicht om (beveiligings-)incidenten direct te melden aan de Gemeente.

• 7.5

  De Contractant is verplicht om op eerste verzoek van de Gemeente Personeel van Contractant een geheimhoudingsverklaring te laten ondertekenen.

Artikel 8 Bescherming van persoonsgegevens

• 8.1

  De Contractant staat ervoor in dat alle wet- en regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens in acht zijn en worden genomen. De Contractant zal de Gemeente ter zake gevraagde informatie onverwijld schriftelijk verstrekken.

• 8.2

  De Contractant zal passende technische- en organisatorische beveiligingsmaatregelen treffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging daarvan, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

• 8.3

  De Contractant is niet gerechtigd persoonsgegevens die zij ter beschikking krijgt op enigerlei wijze geheel of gedeeltelijk anders te (doen) gebruiken dan voor de uitvoering van de Overeenkomst, een en ander behoudens wettelijke verplichtingen.

• 8.4

  De Contractant zal, indien deze in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens bewerkt (waaronder inziet), een bewerkersovereenkomst sluiten met de Gemeente.

Artikel 9 Intellectueel eigendom

• 9.1

  Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de Overeenkomst, berusten bij de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. De Contractant draagt deze (aanspraken op) IE-rechten – voor zover nodig – om niet over aan de Gemeente. De Contractant zal op eerste verzoek kosteloos meewerken aan het bewerkstelligen van de overdracht.

• 9.2

  Onder resultaat als bedoeld in lid 1 en 4 van dit artikel, wordt verstaan al hetgeen in het kader van de Overeenkomst tot stand wordt gebracht ongeacht of de Contractant daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van de Gemeente en/ of derden.

• 9.3

  De Contractant doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op in het kader van de Overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.

• 9.4

  Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de Contractant geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de Overeenkomst.

• 9.5

  De Gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de Overeenkomst aan Contractant openbaar gemaakt werk. De Contractant erkent dit voorbehoud.

• 9.6

  De Contractant garandeert dat de gekochte Goederen en toebehoren alsmede de geleverde Diensten en al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de Gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten en vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.

• 9.7

  In het geval van aanspraken van derden zal de Contractant alles in het werk stellen om in overleg met de Gemeente te bewerkstelligen dat de Gemeente het ongestoorde gebruik van het geleverde zal kunnen voortzetten.

• 9.8

  In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de Contractant alle schade van de Gemeente vergoeden inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.

Artikel 10 Wijziging Overeenkomst

• 10.1

  De Gemeente is bevoegd om de Overeenkomst schriftelijk te wijzigen en/ of aan te vullen, na overleg met en instemming van de Contractant over de gevolgen van de wijziging of aanvulling.

• 10.2

  In dit kader blijven Partijen binnen de grenzen van de redelijkheid en billijkheid.

Artikel 11 Uitrusting en materialen

• 11.1

  De Contractant zal voor eigen rekening en risico zorg dragen voor alle bij de uitvoering van de Overeenkomst te gebruiken - niet van de Gemeente afkomstige - materialen en uitrusting (waaronder gereedschappen), tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

• 11.2

  De Contractant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de deugdelijkheid van de gebruikte Goederen, materialen en uitrusting en dient deze voor eigen rekening en risico te verzekeren, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

• 11.3

  Bij het uitvoeren van de Overeenkomst kan de Contractant gebruik maken van zaken die eigendom zijn van de Gemeente en die voor dat doel aan de Contractant in bruikleen worden gegeven. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden.

Artikel 12 Tijdstip van nakoming

• 12.1

  De Contractant is van rechtswege in verzuim nadat de fatale termijn(en) of termijnen voor de uitvoering van de desbetreffende Prestaties, zoals vermeld in de Overeenkomst, zijn verstreken en de desbetreffende Prestaties niet of niet volledig zijn uitgevoerd.

• 12.2

  De Contractant stelt de Gemeente schriftelijk tijdig en met opgaaf van redenen in kennis van een eventuele vertraging en de maatregelen die de Contractant zal treffen om de vertraging zoveel mogelijk te beperken.

Artikel 13 Toerekenbare tekortkoming

• 13.1

  Indien één van de Partijen toerekenbaar tekort schiet in de nakoming van de Overeenkomst en/ of deze algemene inkoopvoorwaarden, zal de andere Partij een schrijven verzenden aan de tekortkomende Partij, alvorens gebruik te maken van de Partij toekomende wettelijke rechten, behoudens de gevallen waarin ingebrekestelling ingevolge het Burgerlijk Wetboek achterwege kan blijven, in welke gevallen de nalatige Partij direct in verzuim verkeert.

• 13.2

  Ieder der Partijen is gerechtigd de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien de andere Partij in verzuim is geraakt, behoudens voor zover ontbinding – gelet op de omstandigheden van het geval, waaronder de ernst van het verzuim – in strijd zou zijn met de redelijkheid en billijkheid.

• 13.3

  Er is geen sprake van enige toerekenbare tekortkoming zijdens de Gemeente indien en voor zover de publiekrechtelijke verantwoordelijkheid noopt tot het niet verstrekken van inlichtingen en gegevens respectievelijk tot het niet verlenen van de publiekrechtelijke medewerking die nodig zou kunnen zijn voor de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 14 Niet toerekenbare tekortkoming

• 14.1

  De Contractant kan zich jegens de Gemeente enkel op overmacht beroepen, indien de Contractant de Gemeente zo spoedig mogelijk, onder overlegging van de bewijsstukken, schriftelijk van het beroep op overmacht in kennis stelt.

Artikel 15 Aansprakelijkheid en verzekering

• 15.1

  De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen eventuele aanspraken van derden terzake van schade door deze derden geleden ten gevolge van de uitvoering door de Contractant van de Overeenkomst en het gebruik of toepassing van de geleverde Goederen of Diensten van de Contractant.

• 15.2

  De Partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen, is tegenover de andere Partij aansprakelijk voor de door de andere Partij geleden dan wel te lijden schade, met dien verstande dat de aansprakelijkheid, per gebeurtenis, beperkt is tot een bedrag van:

  • •

    € 150.000,- voor opdrachten waarvan de totale waarde kleiner is dan of gelijk aan € 50.000,-;

  • •

    € 300.000,- voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 100.000,-;

  • •

    € 500.000,- voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 100.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 150.000,-;

  • •

    € 1.500.000,- voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan € 500.000,-;

  • •

    € 3.000.000,- voor opdrachten waarvan de totale waarde meer is dan € 500.000,-.

• 15.3

  De Contractant zal vanaf het aangaan van de Overeenkomst adequaat verzekerd zijn (zie vorige lid) voor het uitvoeren van de Overeenkomst en zal zich adequaat verzekerd houden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst.

• 15.4

  De Contractant zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de uitvoering van de Overeenkomst niet ten nadele van de Gemeente wijzigen, tenzij de Gemeente hiervoor haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven.

• 15.5

  Eventuele verzekeringen die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarover de Contractant nog niet beschikt, zal de Contractant afsluiten tenminste voor de periode van de uitvoering van de Overeenkomst.

• 15.6

  De aansprakelijkheid als bedoeld in lid 2 van dit artikel komt 5 jaar na oplevering van de, met de Opdracht gemoeide, werkzaamheden te vervallen.

• 15.7

  Het bepaalde in dit artikel doet geen afbreuk van het recht van de Gemeente om aansprakelijkheid jegens derden af te wijzen op grond van het bepaalde in artikel 6:171 BW. Het bepaalde in dit artikel houdt op geen enkele wijze een verruiming van de aansprakelijkheid van de Gemeente als bedoeld in artikel 6:171 BW in en beperkt op geen enkele wijze de wettelijke aansprakelijkheid van Contractant jegens derden.

Artikel 16 Boete

• 16.1

  Indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichting van de Prestaties die aan de Overeenkomst beantwoorden is geleverd, dan wel een andere Prestatie ter voldoening is geleverd, is de Contractant aan de Gemeente, zonder rechterlijke tussenkomst, een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd van 2,5% van de totale prijs dan wel maximale prijs (inclusief BTW) die met de Overeenkomst is gemoeid voor iedere kalenderdag dat de overtreding voortduurt, tot een maximumboete van 10% van de totale prijs dan wel maximale prijs (inclusief BTW) die met de Overeenkomst is gemoeid. Indien nakoming anders dan door overmacht blijvend onmogelijk is geworden, is de maximumboete onmiddellijk in haar geheel verschuldigd.

• 16.2

  De boete laat onverlet alle andere rechten of vorderingen, waaronder, doch niet uitsluitend, de vordering van de Gemeente tot nakoming en het recht op schadevergoeding.

• 16.3

  De boete wordt verrekend met de door de Gemeente verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.

Artikel 17 Citeertitel, toepasselijk recht en geschillen

• 17.1

  De Achterhoekse gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doesburg, Doetinchem, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk hebben op basis van het VNG Model AIv, eensluidende algemene inkoopvoorwaarden vastgesteld voor leveringen en diensten. Deze voorwaarden worden aangehaald als “Algemene Inkoopvoorwaarden Achterhoekse Gemeenten voor leveringen en diensten (AIAG 2017)”.

• 17.2

  Op deze algemene inkoopvoorwaarden en de Overeenkomsten, alsmede op de totstandkoming en de interpretatie, is Nederlands recht van toepassing.

• 17.3

  De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

• 17.4

  Als er een geschil ontstaat met betrekking tot de Offerteaanvraag, de procedure zoals beschreven in de Offerteaanvraag, de totstandkoming van de Overeenkomst of de uitvoering van de Overeenkomst, dan is elk der Partijen gerechtigd om het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Gemeente gevestigd is.

III Financiële bepalingen

Artikel 18 Prijzen, meerwerk en minder werk

• 18.1

  De Contractant zal de Overeenkomst uitvoeren tegen de in zijn Offerte genoemde prijzen in Euro’s.

• 18.2

  Niet redelijkerwijs in de Overeenkomst inbegrepen extra Prestaties, zijn slechts meerwerk voor zover dit uitsluitend aan de Gemeente is toe te rekenen.

• 18.3

  Meerwerk zal door de Contractant slechts in behandeling worden genomen nadat de inhoud en het budget schriftelijk zijn overeengekomen met de Gemeente.

• 18.4

  Verrekening van meerwerk of minder werk vindt plaats tegen maximaal de tarieven zoals opgenomen in de Offerte, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

• 18.5

  Voor zover prijzen en tarieven van meerwerk of minder werk niet in de Offerte zijn opgenomen, verplicht de Contractant zich ertoe voor meerwerk en minder werk uitsluitend marktconforme tarieven aan te bieden.

Artikel 19 Facturering en betaling

• 19.1

  Op de factuur vermeldt de Contractant;

  • a.

    de wettelijke vereisten waaraan de factuur moet voldoen: naam, adres, postcode, woonplaats, bank-/ gironummer en de benodigde IBAN- en BIC-gegevens, BTW nummer, KvK nummer;

  • b.

    het factuuradres van de Contractant;

  • c.

    de datum en het nummer van de Overeenkomst;

  • d.

    de datum waarop de factuur gemaakt is;

  • e.

    de datum waarop, of het tijdvak waarin de Goederen of Diensten zijn geleverd;

  • f.

    het aantal geleverde Goederen of Diensten;

  • g.

    een omschrijving van de Goederen of Diensten die zijn geleverd;

  • h.

    het totale factuurbedrag inclusief en exclusief BTW en

  • i.

    eventuele nadere eisen in overleg met de Gemeente.

• 19.2

  De Contractant hanteert een betalingstermijn van dertig dagen na de ontvangst van de factuur of zoveel langer of korter als overeengekomen tussen Partijen in de Overeenkomst. De Gemeente zal binnen de gehanteerde betalingstermijn de factuur van de Contractant betalen.

• 19.3

  Indien de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst is de Gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.

• 19.4

  De Contractant zal de door de Gemeente te betalen bedragen factureren en de factuur aan de Gemeente bij voorkeur digitaal (als Pdf-bestand) toezenden.

• 19.5

  Kredietbeperkingstoeslagen van de Contractant worden door de Gemeente niet aanvaard.

• 19.6

  De bij de Goederen behorende bescheiden, zoals certificaten, attesten, paklijsten, instructieboeken, reservedelen lijsten, onderhoudsvoorschriften e.d. dienen met de op- of aflevering van de Goederen meegeleverd te worden.

• 19.7

  Betaling door de Gemeente houdt op geen enkele wijze afstand van enig recht in.

• 19.8

  De Gemeente is steeds bevoegd, al hetgeen de Gemeente schuldig is aan de Contractant, te verrekenen met hetgeen de Contractant of de aan de Contractant gelieerde vennootschappen, al dan niet opeisbaar, onder voorwaarde of tijdsbepaling aan de Gemeente schuldig is/ zijn.

• 19.9

  Indien de Goederen of Diensten niet beantwoorden aan de Overeenkomst is de Gemeente bevoegd om de betaling naar rato van de tekortkoming geheel of gedeeltelijk op te schorten.

IV Bepalingen betreffende de leveringen van goederen

Artikel 20 Leveringen

• 20.1

  De Contractant levert de Goederen conform Delivered Duty Paid (DDP), volgens Incoterms 2010, zoals vastgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC).

• 20.2

  Tenzij schriftelijk een andere tijd of plaats is overeengekomen, geschiedt de Aflevering uitsluitend op Werkdagen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis. De Contractant dient zijn vervoerder hiervan op de hoogte te stellen.

• 20.3

  Indien de Gemeente de Goederen gemotiveerd afkeurt, zal de Contractant op zijn eigen kosten de Goederen ophalen.

• 20.4

  De Goederen worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruikname door de Gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen of bepaalde omstandigheden nopen tot schriftelijke goedkeuring van de Gemeente.

• 20.5

  De Contractant verleent tenminste een garantie voor de Goederen van vierentwintig maanden vanaf het moment dat de Gemeente de Goederen heeft goedgekeurd, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Deze garantie laat onverlet de aansprakelijkheid van de Contractant.

• 20.6

  De Contractant garandeert dat voor een periode van tenminste vijf jaar of een termijn die schriftelijk is overeengekomen na Aflevering van de Goederen, onderdelen van de Goederen kunnen worden geleverd.

• 20.7

  De Contractant is gehouden om alle bij de Goederen behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of –certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder additionele kosten, aan de Gemeente ter beschikking te stellen.

• 20.8

  De Contractant zal voor zijn rekening en risico alle voorkomende gebreken aan de geleverde Goederen na Aflevering of voltooiing binnen de door de Gemeente bij eerste aanzegging gestelde redelijke termijn wegnemen door herstel of vervanging.

Artikel 21 Verpakking en transport

• 21.1

  De Contractant draagt zorg voor een deugdelijke verpakking, alsmede voor een zodanige beveiliging en vervoer van de Goederen, dat deze in een goede staat de plaats van Aflevering bereiken en het lossen daar veilig kan plaatsvinden. De Contractant is verantwoordelijk voor het naleven van de Nederlandse, Europese en internationale voorschriften met betrekking tot verpakkingen.

• 21.2

  De Contractant neemt alle verpakkingen kosteloos terug, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

Artikel 22 Overdracht van eigendom en risico

• 22.1

  De eigendom van de geleverde Goederen gaat over op het moment van Aflevering, waar nodig na eventuele installatiewerkzaamheden die daarmee gepaard gaan. Het risico gaat over op de Gemeente na acceptatie van de Goederen door de Gemeente.

• 22.2

  De acceptatie van de Goederen zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente, na Aflevering en eventuele installatie van de Goederen. Indien de Gemeente de Goederen niet accepteert, geeft zij gemotiveerd aan waarom de acceptatie onthouden wordt.

V Bepalingen betreffende het verrichten van diensten

Artikel 23 Diensten

• 23.1

  De Contractant zal de Diensten uitvoeren binnen de termijn en op de plaats zoals deze zijn opgenomen in de Overeenkomst.

• 23.2

  De Contractant draagt de volledige verantwoordelijkheid voor zowel zijn eigen Prestaties, Prestaties van Personeel van Contractant alsmede Prestaties van de door de Contractant ingeschakelde derden.

• 23.3

  Feitelijke uitvoering van de Diensten door de Contractant of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de Gemeente de Diensten zonder meer goedkeurt. De Gemeente behoudt zich het recht voor om eventuele verrichtte Diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren.

• 23.4

  De goedkeuring van de Diensten zal geschieden door middel van een schriftelijke verklaring van de Gemeente. Indien de Gemeente de Diensten niet goedkeurt, geeft zij gemotiveerd aan waarom de goedkeuring onthouden wordt.

Artikel 24 Personeel van Contractant

• 24.1

  Voor zover Diensten worden verricht ten kantore en/ of in de openbare ruimte van de Gemeente, zijn de Contractant, Personeel van Contractant en de door de Contractant ingeschakelde derden gehouden de vastgestelde huisregels voor dat kantoor/ gebouw en/ of die openbare ruimte na te leven.

• 24.2

  Indien gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat Personeel van Contractant niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de Overeenkomst en/ of wegens omstandigheden zijn werkzaamheden niet kan voortzetten, dan heeft de Gemeente het recht de desbetreffende persoon door de Contractant te laten vervangen.

• 24.3

  Voor de vervanging van Personeel van Contractant is voorafgaande schriftelijke toestemming vereist van de Gemeente, tenzij directe vervanging van Personeel van Contractant noodzakelijk is. In dat laatste geval kan worden volstaan met mondelinge toestemming van de Gemeente. Uitgangspunt daarbij is dat personen beschikbaar worden gesteld die een vergelijkbare deskundigheid, opleiding en ervaring hebben (conform het vereiste in de Offerteaanvraag).

• 24.4

  In vervanging van Personeel van Contractant wordt op een korte termijn – doch uiterlijk binnen twee weken of zoveel korter als noodzakelijk – door de Contractant voorzien. Eventuele kosten die gepaard gaan met vervanging komen voor rekening van de Contractant.

• 24.5

  De Contractant staat ervoor in dat het Personeel van Contractant gerechtigd is om in Nederland arbeid te verrichten dan wel Diensten te verrichten.

• 24.6

  De Contractant is verantwoordelijk voor en aansprakelijk voor de nakoming van de uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De Contractant vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken terzake. De Contractant zal - indien wettelijk vereist dan wel door de Gemeente wordt vereist - met een G-rekening werken. Indien de Gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten één–op-één verhaald op de Contractant.

• 24.7

  Gemeente is gerechtigd te vorderen dat van Personeel van Contractant, minimaal drie dagen voor aanvang van de werkzaamheden bij Gemeente, verklaringen omtrent het gedrag (VOG) worden overgelegd.

Artikel 25 Wet Aansprakelijkheid Schijnconstructies (WAS)

• 25.1

  De Contractant houdt zich bij het verrichten van de Diensten aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsvoorwaarden en aan de CAO die voor zijn medewerkers van toepassing is.

• 25.2

  De Contractant legt alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van het verrichten van de Diensten op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast.

• 25.3

  De Contractant verschaft desgevraagd en onverwijld aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits en loonvalidatie.

• 25.4

  De Contractant verschaft desgevraagd en onverwijld aan de Gemeente toegang tot de in lid 3 van dit artikel genoemde arbeidsvoorwaardelijke afspraken indien de Gemeente dit noodzakelijk acht in verband met het voorkomen van of de behandeling van een loonvordering aangaande verrichte arbeid ten behoeve van het verrichten van de Diensten.

• 25.5

  Contractant legt de verplichtingen voortvloeiend uit de vorige leden onverkort op aan alle partijen waarmee hij contracten aangaat ten behoeve van het verrichten van Diensten en bedingt tevens dat deze partijen vervolgens bedoelde verplichtingen onverkort opleggen aan alle partijen met wie zij op hun beurt contracten aangaan ten behoeve van het verrichten van de Diensten.

Artikel 26 Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie (DBA)

• 26.1

  Tussen Gemeente en Contractant komt geen arbeidsovereenkomst tot stand. In geval van dienstverlening is een passende, door de Belastingdienst goedgekeurde overeenkomst van toepassing. Hieruit blijkt dat een arbeidsovereenkomst ontbreekt en dat het inkomen als Winst Uit Onderneming wordt aangemerkt.

VI Einde overeenkomst

Artikel 27 Opzegging

• 27.1

  De Gemeente is gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn zoals bepaald in de Overeenkomst. Indien geen opzegtermijn in de Overeenkomst is opgenomen, kan de Gemeente de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn, mede gelet op de duur van de Overeenkomst.

Artikel 28 Ontbinding

• 28.1

  Ieder der Partijen heeft het recht de Overeenkomst zonder rechterlijke tussenkomst en zonder ingebrekestelling met onmiddellijke ingang te ontbinden, indien:

  • •

    artikel 4.7 algemene inkoopvoorwaarden wordt geschonden;

  • •

    de andere Partij een besluit tot ontbinding van de rechtspersoon of onderneming heeft genomen;

  • •

    de zeggenschap van de andere Partij bij een ander komt te rusten dan ten tijde van het sluiten van deze Overeenkomst;

  • •

    ten aanzien van de andere Partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend;

  • •

    de andere Partij fuseert, splitst of op enigerlei wijze (een deel van) zijn bedrijf overdraagt;

  • •

    de andere Partij in een situatie van overmacht verkeert gedurende meer dan tien dagen

• 28.2

  Elke ontbinding als bedoeld in lid 1 dient terstond door middel van een aangetekend schrijven te geschieden.

• 28.3

  Ingeval van ontbinding door de Gemeente als bedoeld in lid 1 is de Gemeente geen vergoeding verschuldigd aan de Contractant voor de Prestaties die niet door Contractant zijn verricht. Eventuele aan de Contractant verrichte onverschuldigde betalingen, betaalt de Contractant terug aan de Gemeente, vermeerderd met wettelijke rente vanaf de dag waarop dit is betaald.

Artikel 29 Vernietiging

• 29.1

  Indien één van de Partijen zich beroept op vernietiging door middel van een buitengerechtelijke verklaring, dient dit schriftelijk te geschieden.

Bijlage AANBESTEDINGSLEIDRAAD

BEGRIPPENLIJST

In dit Aanbestedingsdocument worden een aantal gebruikte begrippen hieronder gedefinieerd. Deze begrippen worden in het aanbestedingsdocument met een hoofdletter geschreven. Naast de standaardbegrippen kunnen er ook Opdracht specifieke begrippen. Deze worden dan apart benoemd.

OPDRACHT SPECIFIEKE BEGRIPPEN

1. ALGEMEEN

Deze aanbestedingsleidraad is opgesteld voor de aanbesteding Inhuur externe medewerkers ten behoeve van de Gemeente Doesburg en bevat informatie die geïnteresseerde ondernemingen nodig hebben om een idee te krijgen van de opdracht, om zodoende te kunnen besluiten al dan niet een offerte in te dienen.

Daarnaast bevat dit document naast de benodigde informatie met betrekking tot de selectie- en de gunningscriteria ook informatie over de te volgen procedure om tot een eventuele overeenkomst te komen met een onderneming die de uitvoering van de opdracht op zich zal nemen.

De Aanbesteding vindt plaats op basis van de Europese procedure conform de Aanbestedingswet 2012.

De procedure wordt volledig via TenderNed doorlopen.

Het gunningscriterium is:

Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) op basis van de beste prijs - kwaliteitverhouding. Door middel van de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgen de Inschrijvers de gelegenheid om te verwoorden hoe zij de beoogde kwaliteit willen bereiken.

In dit Aanbestedingsdocument worden achtereenvolgens de volgende hoofdstukken behandeld:

Hoofdstuk 1: Algemeen

Hoofdstuk 2: De Overeenkomst

Hoofdstuk 3: De Opdracht en werkzaamheden

Hoofdstuk 4: De (Aanbestedings)procedure

Hoofdstuk 5: Vormvoorschriften, Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen

Hoofdstuk 6: Gunningscriteria en Beoordeling

Hoofdstuk 7: Bijlagen en invulformulieren

1.1 Gemeente Doesburg

Doesburg wordt voor het eerst genoemd in een akte die gedateerd is tussen 1053 en 1071. In die tijd bestond de omgeving uit moerassen en zandruggen waarvan sommige bewoond werden. De naam Doesburg duidt ook op een dergelijke omgeving. Volgens taalkundigen waren does, duis en doze benamingen voor een met struiken of bomen begroeid moeras. De toevoeging van het woord ‘burg’ aan het woord ‘does’ wijst op een burcht of nederzetting in een dergelijk moerasgebied.

Doesburg, drielandenpunt op de grenzen van de Achterhoek, de Veluwe en de Liemers, geniet grote bekendheid door haar prachtig gerestaureerde historische binnenstad en vestingwerken. In 1974 is de binnenstad, met haar groot aantal monumenten en beeldbepalende panden, aangewezen als beschermd stadsgezicht. Ze mocht een aantal keren fungeren als decor voor bioscoopfilms.

Gemeente Doesburg telt 11.500 (december 2022) inwoners op een oppervlakte van 12,96 km².

De ambtelijke organisatie telt circa 95 fte, verdeeld over vier teams en een staf:

• ❖

  Leefomgeving;

• ❖

  Samenleving;

• ❖

  Toerisme & Economie;

• ❖

  Externe & Interne dienstverlening;

• ❖

  Staf (control).

Naast de ambtelijke organisatie zijn ook de volgende (bestuurs)organen opgenomen: Raad, College B&W, Griffie, commissies. Voor meer informatie over de gemeente Doesburg verwijzen wij u graag naar: http://www.doesburg.nl.

Deze aanbesteding wordt uitgevoerd in opdracht van Team Samenleving.

1.2 Inkoop en Aanbesteding

Binnen de Gemeente is team Inkoop en Aanbesteding samen met de vakspecifieke afdeling verantwoordelijk voor elke vorm van aanbesteding. Inkoop en Aanbesteding valt onder het team Externe en Interne dienstverlening en zij verzorgen het gehele proces rondom de aanbesteding. Vooraf zijn de aanbestedingsdocumenten besproken met zowel Team Juridische Zaken (intern) als adviesgesprekken met externe partijen. De Gemeente denkt hiermee volledig te voldoen aan alle geldende wet- en regelgeving.

Inkoop en Aanbesteding zal na gunning en gedurende de looptijd van de overeenkomst op vastgestelde momenten het verloop van de overeenkomst met zowel de verantwoordelijke afdeling als de Dienstverlener evalueren: ‘contractmanagement’.

Wanneer u vragen en/of opmerkingen heeft over deze aanbesteding kunt u rechtstreeks contact opnemen met:

Dhr. M. Kievit (interim) Adviseur Inkoop & Aanbestedingen martijn.kievit@doesburg.nl of telefonisch via +31(0)640460775

1.3 Toekomst planning 

Gemeenten zijn altijd volop in beweging. Al dan niet aangestuurd door de Rijksoverheid zijn gemeenten onderhevig aan wet- en regelgeving die het noodzakelijk maken om samenwerkingsverbanden met andere gemeenten aan te gaan. Op dit moment is niet bekend of deze aanbesteding onderhevig is aan veranderingen voor de Gemeente. De Gemeente heeft daarom de intentie om de Overeenkomst volgens looptijd uit te dienen.

Wanneer in de toekomst deze Overeenkomst onderhevig is aan veranderingen, zal de Gemeente in overleg treden met de Dienstverlener om de eventuele komende veranderingen te bespreken. De Gemeente heeft altijd de intentie om de juiste oplossing te zoeken voor alle betrokken partijen.

Het is mede hierom dat aan de genoemde informatie in de aanbestedingsdocumenten geen rechten kan worden verleend. De Gemeente heeft geen afnameverplichting na het aangaan van de Overeenkomst.

1.4 Duurzaamheid en Circulair inkopen

De Gemeente heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan. Ten aanzien van duurzaamheid heeft de Gemeente de ambitie om 100% duurzaam in te kopen. Daar waar mogelijk worden de door het Rijk geformuleerde eisen voor milieuvriendelijker en rechtvaardige inkopen in dit Aanbestedingsdocument gehanteerd. In deze aanbesteding zijn deze aspecten meegenomen in het hoofdstuk Programma van Eisen.

De Overheid streeft een economie na waarbij beschikbare grondstoffen zo lang mogelijk in de keten blijven en reststromen zo hoogwaardig mogelijk worden hergebruikt. De Gemeente stimuleert het minimaliseren van de hoeveelheid nieuw benodigde grondstoffen en de zorg dat grondstoffen zoveel mogelijk biobased zijn (=onttrokken aan de natuur en biologisch afbreekbaar, i.p.v. fossiel en/of niet afbreekbaar). We stimuleren het minimaliseren van de hoeveelheid niet-herbruikbaar afval door ontstaan van afval te voorkomen en grondstoffen uit afval te hergebruiken.

De Gemeente heeft de voorkeur om samen te werken met leveranciers, dienstverleners die het duurzaamheidsbeleid delen en verder willen uitdragen. De Gemeente gaat ervan uit dat iedere opdrachtnemer waarmee de Gemeente een Overeenkomst sluit, zich houdt aan de geldende wet- en regelgeving omtrent duurzaamheid.

Van iedere contractant verwacht de Gemeente commitment aan de gestelde duurzaamheidseisen en een proactieve houding bij het helpen van de doelstellingen. Daarnaast wordt ervan uitgegaan dat de contractant (gevraagd en ongevraagd) de Gemeente advies geeft voor eventuele verbetertrajecten.

1.5 Social Return On Investment (SROI)

De (Rijks)overheid wil dat eenieder de mogelijkheid wordt geboden om mee te doen in de samenleving. Dat betekent onder andere dat iedereen uitzicht moet hebben op werk en inkomen. De Overheid stimuleert dit door via de inkoop/aanbestedingstrajecten, ondernemers te verzoeken mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten. Social return is het principe dat opdrachtnemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de maatschappij, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente ziet social return als een vorm van maatschappelijk partnerschap tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.

Toepassing social return

We passen social return standaard toe bij diensten en werken. De toepassing van social return op de opdracht of aanbesteding boven de drempelwaarde is verplicht (uitzonderingen daargelaten) en onder de drempelwaarde facultatief. Social Return kan ook op aanbestedingen met lagere contractwaarden worden toegepast indien de werkzaamheden van de opdracht bij uitstek geschikt zijn voor de doelgroep van social return. Het gaat om de contractwaarde over de gehele looptijd van de opdracht. Drempelwaarde Diensten: > € 150.000 Drempelwaarde Werken: > € 300.000

Percentages

De inzet van een opdrachtnemer op het gebied van social return wordt uitgedrukt in een waarde die gelijk is aan een bepaald percentage van de opdrachtwaarde. We kiezen voor minimaal 5% bij Diensten en minimaal 2% bij Werken. Het gaat hier om het percentage van de contractwaarde, niet om de loonsom. Dit is (administratief) makkelijker voor de ondernemer. Maatwerk is mogelijk; hoe meer maatwerk is toegepast op het onderdeel social return bij de voorbereiding van de aanbesteding, hoe groter de kans dat een percentage of gevraagde social-return-inspanning realistisch is en past bij de situatie in de praktijk.

Maatschappelijk

Wanneer SROI, zoals hierboven beschreven, binnen een Aanbesteding door opdrachtnemer niet haalbaar is, kan er besloten worden om SROI breder in te zetten. Denkt u hierbij aan het ondersteunen van de lokale bibliotheek, (sport)verenigingen en/of ondersteuning van vrijwilligersorganisaties.

1.6 Privacywetgeving

Bij de dienstverlening en bedrijfsvoering van Gemeente kunnen persoonsgegevens worden verwerkt. De dienstverlening van Gemeente is een integraal onderdeel van procesketens, zoals bijvoorbeeld op het gebied van jeugdzorg, maatschappelijke ondersteuning, werk en inkomen, de registratie van personen, gebouwen en adressen en de uitgifte van persoonsdocumenten. De Gemeente werkt als meest nabije overheidslaag bij de uitvoering van haar taken ook veelvuldig samen met andere overheidsorganisaties, semioverheidsorganisaties en bedrijven. Wanneer er persoonsgegevens worden verwerkt en uitgewisseld, dient er rekening te worden gehouden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wanneer bij de verwerking van persoonsgegevens meerdere partijen betrokken zijn, is het maken van afspraken over de gegevensverwerkingen in de meeste gevallen verplicht. Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in zogenaamde verwerkersovereenkomsten of gegevensuitwisselingsovereenkomsten. Afhankelijk van de rollen van de partijen dient er gekeken te worden naar welk type overeenkomst er gesloten dient te worden.

Als er sprake is van een verwerkingsverantwoordelijke/verwerkersrelatie dienen de afspraken vastgelegd te worden in een verwerkersovereenkomst. Hiervan is sprake in het geval een externe partij (verwerker) voor de andere partij (verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens gaat verwerken.

Daar waar, gelet op de in de overeenkomst omschreven opdracht, een verwerkersovereenkomst noodzakelijk is, wordt deze overeenkomstig hetgeen daaromtrent is bepaald in de AVG opgesteld door Gemeente. Indien de AVG, als bedoeld in het achtste lid, van toepassing is op de in de Overeenkomst omschreven opdracht, rust op zowel Gemeente als Opdrachtnemer de verplichting hun organisatie zo in te richten dat voldaan is aan de eisen uit de AVG en de daarin benoemde medewerker(s) aanwezig zijn.

Eventueel ingeschakelde derde(n) zijn evenzo onderhavig aan al hetgeen gesteld is in de AVG. Bij de aanschaf van nieuwe systemen wordt de mogelijkheid voor betrokkenen om hun rechten op grond van de AVG uit te oefenen als eis meegenomen. Een verwerkersovereenkomst dient te worden opgesteld, nageleefd, gemonitord en gewijzigd indien relevante veranderingen optreden.

Zonder een door een daartoe bevoegde getekende verwerkersovereenkomst kan geen overeenkomst tot stand komen. Het is verplicht om de meest recente versie van de IBD standaard verwerkersovereenkomst te gebruiken.

Naast de verwerkingsverantwoordelijke/verwerkersrelatie kan er ook sprake zijn van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid of van twee zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken.

Wanneer er sprake is van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid hebben beide partijen een soortgelijke rol, waarbij de partijen samen het doel en de middelen voor de verwerking bepalen. In dat geval dienen de partijen een samenwerkingsconvenant sluiten. Ook hier is het verplicht de meest recente versie van de IBD modelovereenkomst gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken te gebruiken.

Indien er sprake is van twee zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken verwerkt een partij persoonsgegevens voor eigen doeleinden en deelt deze gegevens met de andere partij die vervolgens ook de persoonsgegevens voor eigen doeleinden verwerkt. In dat geval kunnen de afspraken vastgelegd worden in een gegevensuitwisselingsovereenkomst. Aanbeveling is de meest recente versie van de IBD standaard gegevensuitwisselingsovereenkomst te gebruiken.

1.7 Wet Bibob

Het doel van de Wet Bibob is het voorkomen dat de gemeente strafbare activiteiten faciliteert en/ of dat onrechtmatig verkregen voordeel wordt gebruikt. Dit gebeurt door een Bibob-toets uit te voeren naar de integriteit van de betrokkene en diens omgeving. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek kunnen bijvoorbeeld vergunningen of subsidies worden geweigerd of ingetrokken of kan de gemeente besluiten geen opdracht te verlenen aan een partij of geen vastgoedtransactie aan te gaan.

De Wet Bibob geeft de gemeente Doesburg hierbij eigen beleidsruimte bij de besluitvorming over het toepassen van de uit deze wet voortvloeiende bevoegdheden.

Overwegende dat de gemeente Doesburg alleen zaken wil doen met integere partijen.

De gemeente kan de Wet toepassen bij overheidsopdrachten zoals bedoeld in de Aanbestedingswet 2012, dan wel een overeenkomst zorg vanuit de Jeugdwet en/ of de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015. De gemeente kan een eigen onderzoek starten als:

• ❖

  de activiteit(en) waarop de overheidsopdracht ziet genoemd zijn in Bijlage 1 van de beleidsregel;

• ❖

  uit eigen ambtelijke informatie en/ of informatie afkomstig van één van de partners van het samenwerkingsverband RIEC hier aanleiding toe is;

• ❖

  er een tip van het Landelijk Bureau Bibob als bedoeld in artikel 11 van de Wet is ontvangen;

• ❖

  er een tip van de officier van justitie, een tip van een ander bestuursorgaan dat of een rechtspersoon met een overheidstaak die bevoegd is tot toepassing van deze wet, als bedoeld in artikel 26 van de Wet is ontvangen;

Inschrijvende partijen dienen er rekening mee moeten houden dat de gemeente, alvorens tot definitieve gunning wordt overgegaan, een eigen onderzoek kan starten, dan wel advies kan inwinnen als bedoeld in artikel 9 lid 2 van de Wet.

In de af te sluiten overeenkomst(en) is een integriteitsclausule opgenomen waarin wordt aangegeven dat de overeenkomst zal worden ontbonden als één van de situaties, bedoeld in artikel 9, tweede lid van de Wet zich voordoet. Bij de uitvoering van de overeenkomst kan het voornoemde aanleiding zijn voor de Gemeente om

een eigen onderzoek te starten naar de contractpartij en/ of de onderaannemer. De Opdrachtnemer dient volledig medewerking te verlenen wanneer gevraagd.

1.8 Contractmanagement

Halfjaarlijks zal er een evaluatie plaatsvinden door de Gemeente en de contractant. Tijdens deze evaluatiemomenten, maar ook gedurende de looptijd van de Overeenkomst kan wederzijds feedback, verbeteringen, klachten en voorstellen worden voorgedragen en besproken. Een evaluatiemoment is bedoeld om de voortgang, toekomst en eventuele problemen te bespreken. De Contractant draagt zorg voor het opstellen van het gespreksverslag, die binnen 2 weken naar het evaluatiemoment digitaal dient worden toegezonden aan de betrokken medewerkers binnen de Gemeente.

1.9 Intellectueel Eigendom

Het eigendom van alle bestaande en toekomstige documenten, tekeningen en/of bestekken blijft bij de Gemeente. Wanneer er nieuwe documentaties ontstaat, bijvoorbeeld uit een (deel)project of losse opdracht zal deze binnen 7 werkdagen beschikbaar worden gesteld in het te wensen format van de Gemeente. Na afloop van een Overeenkomst, zal de contractant binnen 14 dagen alle beschikbare en nog niet afgeleverde documenten, eveneens in het te wensen format van de Gemeente, aanleveren.

Wanneer Inschrijver een vergoeding wenst te ontvangen voor de verstrekking van alle documentatie zoals hierboven en niets uitsluitend, dient dit te worden vermeld bij de Inschrijving. Dit voorkomt dat de Gemeente achteraf wordt geconfronteerd met eventuele niet berekende kosten. Wanneer deze kosten niet zijn vermeld of anderszins bekend zijn gemaakt is er geen recht op vergoeding in welke vorm dan ook en wordt de documentatie kosteloos overgedragen aan de Gemeente.

Het is contractant nadrukkelijk verboden, informatie te delen met andere partijen, zonder schriftelijke toestemming van de Gemeente.

1.10 Goedkeuringen

De Gemeente handelt gedurende de gehele aanbestedingsprocedure onder het uitdrukkelijke voorbehoud van goedkeuring door het management van de Gemeente. Onder management kan worden verstaan Directie, College of Raad.

Voordat een opdracht definitief kan worden gegund, moet aan de volgende vijf voorwaarden zijn voldaan:

• -

  Instemming uitkomst door management: het betreffende management moet instemmen met de uitkomsten van de gunningsfase;

• -

  Instemming Overeenkomst door management: het betreffende management moet instemmen met de Overeenkomst tussen Gemeente en Opdrachtnemer;

• -

  Geen bezwaar: er bestaan geen nog lopende bezwaarprocedures;

• -

  Overeenstemming: er is overeenstemming bereikt tussen Gemeente en Opdrachtnemer over operationele, contractuele en financiële aspecten betreffende (de uitvoering van) de Opdracht;

• -

  Bewijsstukken: alle gevraagde bewijsstukken zijn correct en tijdig ingeleverd.

   

2 DE OVEREENKOMST

2.1 Looptijd van de Opdracht

De ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2024.

De doorlooptijd is drie (3) jaar en eindigt daarom op 31 december 2027. De Gemeente behoudt zich het recht voor de Overeenkomst jaarlijks te ontbinden bij aantoonbaar nalaten/ disfunctioneren van de gecontracteerde Opdrachtnemer.

2.2 Verlenging

Het besluit tot verlenging van de overeenkomst wordt uiterlijk vier maanden voor afloop van de (verlengde) overeenkomst schriftelijk aan de contractant medegedeeld.

Als de overeenkomst niet wordt verlengd eindigt deze op 31 december 2027 van rechtswege of na de eerste verlenging op 31 december 2028, respectievelijk op 31 december 2029 (na tweede verlenging).

2.3 (Tussentijdse) Beëindiging

Tussentijdse beëindiging door middel van opzegging door de Gemeente is mogelijk met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste zes (6) maanden. De betreffende opzegging zal per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging plaatsvinden. De Gemeente kan tot tussentijdse beëindiging door middel van opzegging van deze overeenkomst overgaan wanneer van Rijkswege voorgeschreven (veranderde) wet- en regelgeving haar hiertoe noodzaken, of omwille van haar moverende redenen zoals bijvoorbeeld een Gemeentelijke herindeling/fusie/opsplitsing. In ieder geval bij een opzegging ontstaat geen recht op schadevergoeding voor Opdrachtnemer.

De Gemeente behoudt zich het recht voor om de overeenkomst te beëindigen in het geval zich een situatie voordoet als bedoeld in artikel 2.163f onder b van de Aanbestedingswet.

Na beëindiging van de overeenkomst blijven de voorwaarden van de overeenkomst en meer specifiek de dienstverlening op de al gedurende de onderhavige contractperiode in opdracht verstrekte en geleverde opdrachten volledig en onverminderd tot nadere informatie vanuit de Gemeente van toepassing.

Contractant zal te allen tijde meewerken aan een zo goed mogelijk overdragen van alle informatie en documentatie bijhorende of voortvloeiend uit deze overeenkomst aan de Gemeente en/of eventuele nieuwe partij waarmee de Gemeente een overeenkomst sluit.

2.4 Aanvullende Diensten

Als de Gemeente gedurende de duur van (Raam)overeenkomst(en) besluit om aanvullende diensten af te nemen dan kunnen deze uitbreidingen onderdeel gaan uitmaken van een of meerdere van de naar aanleiding van deze Aanbesteding te sluiten Raamovereenkomsten.

De Gemeente behoudt zich echter het recht voor om deze eventuele aanvullende diensten buiten deze Raamovereenkomst(en) te laten en door derde(n) te laten uitvoeren.

3 DE OPDRACHT EN WERKZAAMHEDEN

3.1 Huidige situatie

Momenteel worden er door de Gemeente diverse functies ingevuld door externe inhuur. Deze functies zijn of rechtstreeks ingehuurd of via te lang lopende raamovereenkomsten. De Gemeente wenst graag alle inkopen rechtmatig en volgens de Aanbestedingswet uitvoeren.

3.2 Doel van deze Aanbesteding  3.3 Buiten scope van de Opdracht

Buiten de scope van deze Opdracht vallen payroll en de inhuur van uitzendkrachten tot en met schaal 8. Voor functies waar de Gemeente zelf kandidaten voor kan vinden zal zij gebruik maken van de payrollconstructie. Uitzendkrachten tot en met schaal 8 worden onderscheiden van inhuur van personeel en bij een andere partij belegd. Deze onderdelen vallen daarom buiten de scope van de Opdracht.

3.4 Clustering en percelen

De Gemeente is van mening dat de uitgevraagde dienstverlening niet kan worden opgedeeld in percelen aangezien deze dienstverlening homogeen is en het opdelen in percelen zal leiden tot meerwerk en minder overzicht (coördinatieproblemen).

3.5 Aard van de Opdracht 3.6 Raming van de Opdracht

De waarde van de Opdracht is gebaseerd op de historische afname van het uitgevraagde. Op basis van deze historische afname verwacht de Gemeente dat de waarde voor de Opdracht op jaarbasis uit zal vallen op €2.500.000,-. Dit betekent dat de geschatte totaalomvang van de Opdracht €10.000.000,- is. Aan deze raming kan Inschrijver echter geen rechten ontlenen.

Voor deze Raamovereenkomst wordt tevens een plafondbedrag bepaald. Wanneer dit plafondbedrag wordt bereikt, eindigt de Overeenkomst van rechtswege. De Gemeente wil tijdens de looptijd onvoorzien meerwerk kunnen opvangen binnen de Overeenkomst. Daarom wordt er een marge gehanteerd boven op de raming om het plafondbedrag te bepalen. Het plafondbedrag wordt in dit geval bepaald op €12.500.000,-.

4 DE AANBESTEDINGSPROCEDURE

4.1 Richtlijn

Deze Aanbesteding is opgesteld met inachtneming van de beginselen die voortvloeien uit de

Aanbestedingswet 2012, te weten:

• -

  Non-discriminatie;

• -

  Transparantie;

• -

  Objectiviteit;

• -

  Proportionaliteit.

4.2 Planning

In onderstaande tabel is de globale planning weergegeven, voor de meest actuele planning wordt verwezen naar TenderNed:

U dient na de sluitingsdatum van de offerteperiode (uiterlijk moment van indiening Inschrijving) tot aan het moment dat de gunningsbeslissing wordt verzonden er rekening mee te houden dat er verificatievragen kunnen worden gesteld, welke u binnen drie werkdagen na verzending dient te beantwoorden. Geen of onvoldoende beantwoording kan (alsnog) leiden tot ongeldigverklaring van uw Inschrijving.

Aan de planning hierboven beschreven, alsook aan hierna genoemde data, kunnen geen rechten ontleend worden. Bij aanzienlijke vertraging in bovenstaande planning zal de Gemeente de Inschrijvers hier zelf tijdig over berichten. De Gemeente kan de planning wijzigen. Inschrijvers worden daarover tijdig bericht.

4.3 Communicatie met betrekking tot de aanbesteding

Zowel tijdens de aanbestedingsprocedure als tijdens de uitvoering van de (Raam)overeenkomst zal de correspondentie met de Gemeente worden gevoerd in de Nederlandse taal. De Inschrijving dient in de Nederlandse taal te zijn opgesteld.

Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke en procedurele aspecten rond deze Aanbesteding moeten altijd via de email aan de genoemde contactpersoon gesteld worden. Het is niet toegestaan dat Inschrijvers, op straffe van uitsluiting, contact te zoeken met leden van het inkoopteam, het beoordelingsteam en/of andere medewerkers van de Gemeente, dan wel op een andere wijze dan in deze paragraaf benoemd, om informatie in te winnen over deze Aanbesteding.

4.4 Proactief handelen Inschrijvers

Dit Aanbestedingsdocument (inclusief bijlagen) is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u dit zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk op de laatste dag van de gelegenheid tot het stellen van vragen c.q. verzoek om inlichtingen, de Gemeente hiervan op de hoogte te stellen.

Als een Gegadigde niet tijdig op de voorgeschreven wijze de Gemeente aldus heeft geattendeerd, is die Gegadigde niet ontvankelijk in enige (latere) vordering gericht tegen de vermeende onjuistheid, onrechtmatigheid of onregelmatigheid anderszins.

De Gemeente behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van eventuele opmerkingen de inhoud van de Aanbestedingsdocumenten (inclusief bijlagen) aan te passen. Dit met toepassing van een eventuele verlenging van termijnen en correctie van de aankondiging van deze Aanbesteding.

4.5 Nota van Inlichtingen

De Inschrijvers worden in de gelegenheid gesteld om per perceel eventuele vragen, opmerkingen en bezwaren naar aanleiding van de Aanbesteding, de daarbij behorende standaardformulieren en andere bijlagen in te dienen. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:

• 1.

  Vragen kunnen uitsluitend via email worden gesteld.

• 2.

  De vragen dienen uiterlijk op de in de planning (zie paragraaf 5.2) vermelde datum ingediend te zijn. Vragen, opmerkingen of bezwaren die op een later moment worden ontvangen, zullen niet meer in behandeling worden genomen, tenzij die, naar het uitsluitende oordeel van de Gemeente, noodzakelijk zijn voor het indienen van een deugdelijke Inschrijving.

• 3.

  De vragen worden uiterlijk op de in de planning vermelde datum in een geanonimiseerde Nota van Inlichtingen per email aan alle Inschrijvers worden verzonden.

• 4.

  Bezwaren, opmerkingen en tekstvoorstellen over het concept (Raam)overeenkomst(en) en/of de voorwaarden van de Gemeente dienen meegenomen te worden met de vragen die beantwoord zullen worden in de Nota van Inlichtingen.

Indien noodzakelijk kan de Gemeente beslissen een tweede (en eventueel een verder volgende) Nota van Inlichtingen in te gelasten. Een eventuele tweede en volgende Nota van Inlichtingen kan uitsluitend vragen en antwoorden bevatten die betrekking hebben op de vorige Nota van Inlichtingen.

U bent zelf verantwoordelijk voor de vragen die u stelt en welke informatie u hierbij geeft.

De Gemeente behoudt zich het recht voor vragen en opmerkingen ter zijde te leggen of slechts gedeeltelijk te beantwoorden zolang ze daarmee de aanbestedingsrichtlijnen niet schenden.

Mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken hebben geen rechtskracht tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.

4.6 Klachtenafhandeling

Conform de Klachtenregeling Aanbesteden is er voor de Inschrijver en de overige belanghebbende(n) de mogelijkheid om zowel in de Aanbestedingsfase als de gunningsfase een klacht in te dienen. Een eventuele klacht kan uitsluitend betrekking hebben op de inhoud en/of procedure van de betreffende Aanbesteding. Een eventuele klacht dient altijd gemotiveerd te zijn. Hiervoor geldt de volgende procedure:

• 1.

  De klacht kan door de Inschrijver of overige belanghebbende(n) per e-mail ingediend worden bij de gemeente via inkoop@doesburg.nl

• 2.

  De klacht kan door de Inschrijver of overige belanghebbende(n) ingediend worden bij de Commissie van Aanbestedingsexperts.

Zoals opgenomen in de Klachtenregeling Aanbesteden schort het indienen van een klacht zowel bij de Gemeente als bij de Commissie van Aanbestedingsexperts de aanbestedings- en gunningsprocedure niet op.

Voor de goede orde wordt hier vermeld dat een eventueel advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts voor de Gemeente niet bindend is.

4.7 Standaardformulieren

Voor het indienen van een Inschrijving worden Standaardformulieren gebruikt die als bijlage bij dit Aanbestedingsdocument zijn gevoegd. Het format en de standaardtekst van deze Standaardformulieren is dwingend voorgeschreven om een maximale vergelijkbaarheid van Inschrijvingen mogelijk te maken. Om die reden is het niet toegestaan het format of de standaardtekst van de Standaardformulieren aan te passen, aan te vullen of op enige andere manier te wijzigen. Indien uit de Inschrijving blijkt dat dit wel het geval is, kan dit leiden tot ongeldigheid van de gehele Inschrijving. De Inschrijving komt dan niet meer voor Gunning van de Opdracht in aanmerking.

De Standaardformulieren dienen te allen tijde (waar aangegeven) rechtsgeldig ondertekend te worden door een daartoe bevoegde functionaris. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid moet blijken uit het door de Inschrijver over te leggen uittreksel uit het handelsregister. Als de bevoegdheid uit het uittreksel niet is op te maken dient een volmacht te worden bijgevoegd, waaruit onder meer blijkt tot welke opdrachtwaarde de gevolmachtigde bevoegd is.

4.8 Aanvullende eisen ten aanzien van combinaties, Onderaanneming of Holding

Een Gegadigde mag zich slechts één keer aanmelden door middel van een Inschrijving. In het geval van aanmelding in een Combinatie of Onderaanneming is het niet toegestaan dat een Combinant of hoofdaannemer zich naast deze aanmelding afzonderlijk, met een andere Combinatie of als hoofdaannemer inschrijft voor deze Aanbesteding. In dat geval zullen al de betrokken Inschrijvingen ongeldig worden verklaard.

4.8.1 Combinatie van Inschrijvers

Inschrijven in Combinatie is toegestaan en van toepassing indien Inschrijver Combinanten gebruikt om aan de kwalificatiecriteria te voldoen. Alle leden van de Combinatie verklaren door middel van het indienen van een Inschrijving aansprakelijk te zijn, zowel in het kader van de aanbestedingsprocedure als in het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst. Inschrijver dient in dat geval duidelijk te vermelden welke van de leden van de Combinatie welke activiteiten uitvoeren. Een Combinatie kan slechts voor Gunning in aanmerking komen, als ieder van de Combinanten, overeenkomstig de voorschriften in deze Offerteaanvraag, aantoont dat de Uitsluitingsgronden als bedoeld in van deze Aanbesteding, ten aanzien van die Combinant niet van toepassing zijn. Een Combinatie wijst gedurende de Aanbesteding en uitvoering van de Opdracht een vertegenwoordiger (Penvoerder) aan die gerechtigd is namens de Combinatie op te treden.

Communicatie met de Combinatie zal uitsluitend met de Penvoerder geschieden. Tevens is uitsluitend de Penvoerder gerechtigd facturen in te dienen bij de Gemeente en de Gemeente zal uitsluitend aan de Penvoerder bedragen betalen. De verdeling van door de Gemeente aan de Penvoerder betaalde bedragen is een interne aangelegenheid van de Combinatie.

Het vormen van een Combinatie na indienen van een Inschrijving is niet toegestaan en wijzigingen in de samenstelling van de Combinatie, na de Inschrijving leidt in beginsel tot uitsluiting. Ook het meer dan één keer aanmelden door een Inschrijver en/of Combinant leidt in beginsel tot uitsluiting.

4.8.2 Onderaanneming

Onderaanneming is toegestaan onder de voorwaarde dat de hoofdaannemer en ook inschrijvende partij verantwoordelijk en aansprakelijk is voor de levering van de diensten van de Onderaannemer.

Bij deze constructie treedt de hoofdaannemer op als Inschrijver. Bij de Inschrijving dient de Inschrijver aan te geven welke Onderaannemer voor welk deel van de Opdracht zal worden ingezet. De hoofdaannemer is bij deze constructie volledig aansprakelijk voor de gestanddoening van de verplichtingen voortvloeiend uit de Inschrijving en ook de eventuele uitvoering van het contract. De aansprakelijkheid voor deze Onderaannemer(s) berust in dat geval volledig bij de Inschrijver.

Als de hoofdaannemer gebruik maakt van gegevens van een of meer Onderaannemer(s) om zijn geschiktheid voor de Opdracht aan te tonen, dienen alle gevraagde documenten door de hoofdaannemer ingediend te worden onder vermelding van de organisatie waarvan deze afkomstig zijn.

Als voor de financiële en economische draagkrachteisen en/ of –criteria een beroep op een derde (Onderaannemer) wordt gedaan, dient bij de Inschrijving een verklaring van deze derde te worden gevoegd dat de derde zich hoofdelijk aansprakelijk stelt voor de volledige en juiste uitvoering van de Opdracht door de Inschrijver (hoofdaannemer) en ook de eventueel daaruit voortvloeiende schade (zie invulbijlage).

Als voor de beroepsbekwaamheid en/of technische en/of organisatorische eisen en/of criteria een beroep op een derde (Onderaannemer) wordt gedaan, dient bij de Inschrijving een verklaring van deze derde te worden gevoegd dat de Inschrijver (hoofdaannemer) daadwerkelijk over de ervaring en middelen van deze derde kan beschikken ten behoeve van de uitvoering (het betreffende gedeelte) van de Opdracht. De Inschrijver (hoofdaannemer) is verplicht deze derde (Onderaannemer) bij de uitvoering ook daadwerkelijk in te schakelen.

4.8.3 Holding/ dochteronderneming

Van een concern mogen slechts meerdere ondernemingen zich inschrijven als Inschrijver (zelfstandig, in Combinatie, of als Onderaannemer), indien zij – op verzoek van de Gemeente – kunnen aantonen dat zij ieder de Inschrijving onafhankelijk van de andere Inschrijvers (waaronder de Inschrijvers die deel uitmaken van hetzelfde concern) hebben opgesteld, en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Kan dit niet door één van de betreffende Inschrijvers worden aangetoond, dan leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende Inschrijvers (zie hiervoor invulbijlage).

Ondernemingen behoren tot een concern als zij:

• -

  Aan elkaar zijn gelieerd op een wijze als bedoeld in artikel 24a boek 2 Burgerlijk Wetboek of

• -

  Met elkaar zijn verbonden in een groep als bedoeld in artikel 24b boek 2 Burgerlijk Wetboek of

• -

  Aan elkaar zijn gelieerd in aan sub a of sub b vergelijkbare rechtsvormen naar buitenlands recht.

4.9 Fusie of overname gegadigde

Wanneer Gegadigde fuseert, fusieplannen heeft, of wordt overgenomen door derden dient Gegadigde dit zo spoedig mogelijk te melden bij de contactpersoon van de Gemeente. Deze meldingsplicht geldt ook gedurende de looptijd van de Overeenkomst.

4.10 Indienen Inschrijving

Het aanbestedingsproces voor deze Opdracht zal volledig digitaal plaatsvinden via TenderNed. Zie www.tenderned.nl voor meer informatie.

Inschrijven voor deze Opdracht kan uitsluitend plaatsvinden door de Inschrijving via TenderNed in te dienen. Dit dient te geschieden overeenkomstig de vereisten die hieraan gesteld zijn. Inschrijvingen die op een andere wijze worden ingediend, kunnen ter zijde worden gelegd en daardoor niet voor gunning in aanmerking komen. Inschrijvingen die niet voor de deadline, zoals gesteld in hoofdstuk Planning, ingediend zijn komen niet voor gunning in aanmerking. De verantwoordelijkheid voor het tijdig en op correcte wijze indienen van de Inschrijving berust bij de Inschrijver.

Overzicht bij Inschrijving in te dienen documenten (uploaden):

• •

  Een ingevuld en rechtsgeldig ondertekend Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);

• •

  Uittreksel uit het handels- of beroepsregister, waaruit de rechtsgeldigheid van de Inschrijving blijkt;

• •

  Ingevulde formulier Referenties en kerncompetenties;

• •

  Ingevuld prijzenblad dat rechtsgeldig is ondertekend;

• •

  Beantwoording van het Programma van Wensen.

De Inschrijver die voor gunning in aanmerking komt, dient op verzoek van Opdrachtgever binnen zeven (7) kalenderdagen na het verzoek de volgende stukken te overleggen:

• •

  Gedragsverklaring aanbesteden (GVA);

• •

  Verklaring van de belastingdienst;

• •

  Kopie van verzekeringspolis;

• •

  Indien van toepassing: Verklaring moederbedrijf;

• •

  Tevredenheidsverklaring.

Als zich op het moment van inschrijven een storing voordoet, waardoor de tijdige Inschrijving in gevaar komt, moet dit direct telefonisch worden gemeld of indien dan mogelijk via de email. Tenzij anders bepaald, blijft een Inschrijver te allen tijde zelf verantwoordelijk voor een tijdige Inschrijving.

Bij uw inschrijving dient u de (invul)formulieren en bijlagen in te dienen die vermeld worden in hoofdstuk Bijlagen.

4.11 Beoordeling Inschrijvingen

De Inschrijvingen worden beoordeeld vanaf 6 oktober 2023. Deze beoordeling is niet openbaar. Bij het beoordelen van de Inschrijvingen zal het inkoopteam de Inschrijvingen controleren op de gestelde inschrijvingsvereisten. Het beoordelingsteam zal de Inschrijvingen vervolgens beoordelen aan de hand van de in deze Aanbesteding opgenomen gunningscriteria.

4.12 Gunning

De Gemeente streeft er naar de beoordeling van de ingediende Inschrijvingen uiterlijk op 12 oktober 2023 af te ronden. Op deze datum verwacht de Gemeente dan ook de gunningsbeslissing aan de Inschrijvers te verzenden.

4.13 Voorbehoud

De Gemeente behoudt zich het recht voor:

• 1.

  Alle gegevens uit de Inschrijving inclusief bijlagen en ook de daarin genoemde documenten op juistheid te controleren (bij derden).

• 2.

  De door Inschrijver ingediende documenten die niet voldoen aan de regels van de aanbestedingsprocedure, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen en daarmee de Inschrijving ongeldig te verklaren en terzijde te leggen.

• 3.

  Onvolledige Inschrijvingen aan te (laten) vullen. De Gemeente kan nimmer door een Inschrijver worden verplicht tot aanvulling over te gaan dan wel een aanvulling (bij een andere Inschrijver) achterwege te laten respectievelijk ongedaan te maken.

• 4.

  Inschrijvers te verzoeken om een toelichting (de Gemeente kan hier nimmer toe worden verplicht).

• 5.

  De Inschrijving ongeldig te verklaren en terzijde te leggen als de Inschrijver haar voor de Opdracht relevante bedrijfsactiviteit staakt.

4.14 Kostenvergoeding

Inschrijvers hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten in het kader van deze Aanbesteding, ook niet bij stopzetting, onderbreking of her-aanbesteding van de Opdracht.

4.15 Wijzigingen

Als zich wijzigingen in de situatie van de Inschrijver voordoen, waardoor de bij de Inschrijving aangeleverde informatie niet meer juist is, dient de Inschrijver dit zonder uitstel schriftelijk aan de Gemeente te melden. Hierbij dienen de consequenties voor zowel de Inschrijver als de Inschrijving vermeld te worden. De Gemeente behoudt zich het recht voor de Inschrijver alsnog uit te sluiten van verdere deelname aan de Aanbesteding als deze niet meer voldoet aan de gestelde eisen en criteria.

Als gedurende de looptijd van de Overeenkomst de situatie van de Opdrachtnemer wijzigt, is het hieraan voorafgaande eveneens van toepassing. De Gemeente behoudt zich te allen tijde het recht voor de Overeenkomst te ontbinden, zonder dat de Opdrachtnemer aanspraak heeft op vergoeding van schade/ kosten/ gederfde omzet en/ of winst, wanneer de Opdrachtnemer deze verplichting niet nakomt.

4.16 Uitgangspunten

De volgende voorwaarden gelden op straffe van ongeldigheid voor het indienen van een Inschrijving:

• 1.

  De Inschrijving dient volgens de volgorde van dit document en de nummering van de Bijlagen te worden ingediend.

• 2.

  Leverings-, betalings- en/ of andere algemene voorwaarden van de Inschrijver worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Uitsluitend de Inkoopvoorwaarden van de Gemeente zijn van toepassing.

• 3.

  Het indienen van alternatieve aanbiedingen is niet toegestaan.

• 4.

  Het indienen van een Inschrijving onder voorbehoud of onder voorwaarde is in geen geval toegestaan en zal direct tot ongeldigheid van de Inschrijving leiden.

• 5.

  Alle informatie zoals opgenomen in de Aanbestedingsdocumenten (inclusief Bijlagen) is naar beste kunnen geleverd. De Gemeente wijst iedere aansprakelijkheid voor de juistheid of de volledigheid van de informatie zoals opgenomen in dit Aanbestedingsdocument (inclusief Bijlagen) van de hand. Inschrijvers worden geacht zelf onderzoek te doen naar alle relevante omstandigheden over de Opdracht (onder meer door het stellen van vragen in de ronde van Nota van Inlichtingen).

• 6.

  Als een Inschrijver van mening is dat in Het Aanbestedingsdocument (inclusief Bijlagen) een of meerdere eisen zijn opgenomen waarvan – ook voor een ervaren, deskundige en goed geoutilleerde onderneming of samenwerkingsverband van ondernemingen – nakoming onmogelijk of onredelijk bezwarend is, zodat nakoming van deze eis(en) in redelijkheid niet kan worden gevergd, dan dient de Inschrijver dit direct gemotiveerd schriftelijk te melden bij de Gemeente, doch uiterlijk voor de Nota van Inlichtingen. Als een Inschrijver niet tijdig op de voorgeschreven wijze de Gemeente aldus heeft geattendeerd, is die Inschrijver niet ontvankelijk in enige (latere) vordering dienaangaande. De Gemeente kan een dergelijke eis laten vervallen.

4.17 Bezwaar tegen de voorgenomen Gunning

De Gemeente informeert Inschrijvers per email over de gunningsbeslissing (indien van toepassing per perceel). De afgewezen Inschrijvers krijgen bij een EU-aanbesteding een (opschortende) termijn van twintig (20) kalenderdagen (artikel 2.127 Aanbestedingswet) en bij een Meervoudig Onderhandse Aanbesteding een termijn van veertien (14) dagen. Na datum verzending van de gunningsbeslissing om tegen de gunningsbeslissing op te komen. Deze termijn betreft een vervaltermijn. Als een Inschrijver opkomt tegen de gunningsbeslissing, dient dit direct bekend gemaakt te worden aan de Gemeente.

De Gemeente zal de Opdracht gunnen aan de Inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, als voornoemde termijn van twintig kalenderdagen is verstreken zonder dat een kort geding aanhangig is gemaakt, of, indien er tijdig een kort geding aanhangig is gemaakt, de uitspraak in eerste aanleg zich niet tegen definitieve Gunning verzet, en de Gemeente niet tussentijds schriftelijk is teruggekomen op het gunningsvoornemen. Definitieve Gunning kan alleen plaatsvinden als de Inschrijver op het moment van definitieve Gunning nog steeds voldoet aan de eisen met betrekking tot de Uitsluitingsgronden, Geschiktheidseisen en overige minimumeisen.

Indien tijdig een kort geding tegen het voornemen tot gunnen respectievelijk afwijzing aanhangig is gemaakt, zal de Gemeente niet eerder tot definitieve Gunning overgaan totdat de voorzieningenrechter in eerste aanleg uitspraak heeft gedaan. Ingeval er niet (tijdig) een kort geding aanhangig wordt gemaakt en/ of de uitspraak in eerste aanleg van een tijdig aanhangig gemaakt kort geding zich niet tegen de definitieve Gunning respectievelijk de gesloten Overeenkomst verzet, zal een eventueel hoger beroep en/of een bodemprocedure nimmer kunnen leiden tot enige aansprakelijkheid (bijvoorbeeld op het gebied van gemaakte kosten of gederfde winst) van de Gemeente ten opzichte van een (begunstigde en/ of verliezende) Inschrijver.

4.18 Toepasselijk recht

Op deze Aanbesteding en de Overeenkomst is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. Geschillen naar aanleiding van deze Aanbesteding leggen Gegadigde en Gemeente in eerste instantie uitsluitend voor aan de bevoegde rechter te Arnhem. In het belang van een snelle en goede voortgang verzoekt de Gemeente iedere belanghebbende om de contactpersoon van de Gemeente bij deze Aanbesteding tijdig op de hoogte te stellen van het aanwenden van een rechtsmiddel, door onder meer betekening van de dagvaarding.

4.19 Concept Raamovereenkomst(en) voor Diensten

De bijgevoegde Raamovereenkomst(en) voor Diensten - op afroep en naar behoefte door Gemeente op te dragen aan Opdrachtnemers - (hierna: overeenkomst) zijn de concepten van de bij eventuele Gunning te sluiten overeenkomsten. Bij onoverkomelijke problemen dient in de vragenronde, Nota van Inlichtingen, te worden aangegeven waarom niet met het desbetreffende artikel van de overeenkomst akkoord kan worden gegaan en wat hiervoor volgens Inschrijver in de plaats zou moeten komen.

Door in te schrijven gaat Inschrijver akkoord met de wijzigingen die bij de laatste Nota van Inlichtingen zijn gepubliceerd. Wanneer de Inschrijver bij Inschrijving bezwaar maakt tegen (een gedeelte van) de Overeenkomst en/ of de eventuele bij Nota’s van Inlichtingen aangegeven wijzigingen, zal de Inschrijving als ongeldig terzijde worden gelegd.

4.20 Algemene Voorwaarden

De Algemene voorwaarden van de Gemeente en ook de bijlagen zijn van toepassing. Als de Inschrijver bezwaar maakt tegen en of meerdere artikelen van deze Voorwaarden zal de Inschrijver daartoe een aanpassingsvoorstel bij de Nota van Inlichtingen moeten doen. De Gemeente behoudt zich het recht voor om aanvullingen, wijzigingen en/of tekstsuggesties wel of niet over te nemen bij de Nota(‘s) van Inlichtingen. Door het indienen van een Inschrijving gaat Inschrijver onvoorwaardelijk akkoord met deze Algemene Voorwaarden inclusief eventuele wijzigingen bij de Nota(‘s) van Inlichtingen. De wijzigingen zullen als bijlage worden opgenomen in de definitieve versie van de Raamovereenkomst(en).

4.21 Herstel van fouten en omissies, verduidelijking van de Inschrijving

De Gemeente is gerechtigd een Inschrijving te accepteren als slechts sprake is van een vormfout of kennelijke verschrijving welke geen inbreuk doet aan de inzichtelijkheid, begrijpelijkheid en inhoud van de Inschrijving van de Inschrijver en de mededinging niet schaadt. De beoordeling hiervan geschiedt uitsluitend door de Gemeente. Het akkoord gaan met een Inschrijving, dan wel het afwijzen ervan vanwege een vormfout of kennelijke verschrijving kan niet worden afgedwongen door een Inschrijver.

4.22 Strategisch inschrijven/ manipulatieve Inschrijving

Er zal worden gegund aan de geldige Inschrijver met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Ingeval een (strategische dan wel manipulatieve) Inschrijver op basis van de in dit document neergelegde gunningscriteria als eerste voor Gunning in aanmerking komt, maar deze Inschrijving evident niet de Economisch Meest Voordelige Inschrijving is op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, behoudt de Gemeente zich het recht voor (voorlopig) te gunnen aan de Inschrijver met de dan Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding.

4.23 Ongeldige Inschrijvingen

Inschrijvingen die niet voldoen aan de eisen, voorwaarden en formulieren zoals vastgelegd in dit Aanbestedingsdocument (inclusief Bijlagen) kunnen ongeldig worden verklaard. Inschrijvingen waarin door de Inschrijver formats en/of de standaardtekst van de Standaardformulieren zijn gewijzigd of waaraan tekst is toegevoegd, formulieren niet, niet juist of niet volledig zijn ingevuld, kunnen ongeldig worden verklaard. Het invullen van negatieve getallen en/of prijzen alsmede het invullen van het getal “nul” in formules is niet toegestaan. De Inschrijving kan hiermee ongeldig worden verklaard. Ongeldig verklaarde Inschrijvingen worden terzijde gelegd.

Over een ongeldige Inschrijving wordt een Inschrijver geïnformeerd op het moment van de gunningsbeslissing. Tegen een ongeldig verklaarde Inschrijving staat bezwaar open zoals beschreven in paragraaf 5.15.

4.24 Herbeoordeling

Als vóór definitieve contractondertekening blijkt dat de winnende Inschrijving ongeldig is zal geen nieuwe beoordeling worden uitgevoerd van de overgebleven Inschrijvingen. In dat geval zal de Opdracht worden gegund aan de nummer twee van de oorspronkelijke rangorde.

4.25 Wachtkamerconstructie

Als binnen zes maanden na contractondertekening gedurende de uitvoering van de Overeenkomst zich problemen voordoen die leiden tot contractontbinding, heeft de Gemeente het recht om in contact te treden met de opvolgende winnaar(s) per perceel van de Aanbesteding. Dit contact kan leiden tot een nieuwe Overeenkomst met deze partij gedurende de resterende looptijd van de oorspronkelijke Overeenkomst. Als niet tot overeenstemming gekomen wordt met deze partij treedt de Opdrachtgever eventueel in contact met de opvolgende Inschrijver en daarop volgenden.

4.26 Conformering voorwaarden Aanbesteding

Door in te schrijven gaat Inschrijver akkoord met de voorwaarden van de gehele Aanbesteding, inclusief Bijlagen. (Waaronder eventuele onrechtmatigheden), alsook met de (eventueel onwelgevallige) inhoud van de Nota(‘s) van Inlichtingen, en ook dat eventuele tegenstrijdigheden in de Aanbestedingsdocumenten of de Inschrijving van de Inschrijver in het voordeel van de Gemeente zullen worden uitgelegd. De interpretatie van de Gemeente prevaleert dus in dergelijke gevallen.

4.27 Stopzetten

Uit deze Aanbesteding vloeien geen verplichtingen voort voor de Gemeente anders dan de verplichting om zich aan de in daarin beschreven procedures te houden.

De Gemeente behoudt zich dan ook het recht voor om wegens politieke, bestuurlijke, financiële en/of andere redenen de aanbestedingsprocedure stop te zetten, dan wel geheel of gedeeltelijk op te schorten. Onder deze redenen vallen in ieder geval - maar niet limitatief – de volgende situaties:

• 1.

  Het niet beschikbaar hebben van voldoende middelen.

• 2.

  Het ontbreken van (formeel) positieve besluitvorming aangaande de Gunning.

• 3.

  Noodzakelijke substantiële aanpassingen aan de inhoud van de Aanbesteding door wijzigingen van wet- en/of regelgeving, overheidsbeleid, etc.

5 VORMVOORSCHRIFTEN, UITSLUITINGSGRONDEN EN GESCHIKTHEIDSEISEN

5.1 Algemeen

De Aanbestedende dienst zal uitsluitend Inschrijvingen in aanmerking nemen van Inschrijvers die voldoen aan hetgeen is gesteld omtrent uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. In het 'Uniform Europees Aanbestedingsdocument' (UEA) heeft de Gemeente aangegeven welke uitsluitingsgronden worden gehanteerd, de geschiktheidseisen staan opgesomd in dit hoofdstuk van de Aanbestedingsleidraad. De Inschrijver dient dit formulier dat in TenderNed beschikbaar wordt gesteld in te vullen en door diens rechtsgeldig bevoegd vertegenwoordiger te laten ondertekenen.

Door invulling en ondertekening van het UEA verklaart de Inschrijver dat voldaan wordt aan alle eisen, zoals omschreven in Hoofdstuk 3 voor wat betreft 'uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen' van deze Offerteaanvraag, evt. aangevuld met de Nota(s) van Inlichtingen en dat de uitsluitingsgronden, zoals opgenomen in het UEA niet op de betreffende Inschrijver van toepassing zijn. Uiteindelijk behoeft alleen de Inschrijver die in aanmerking komt voor gunning binnen zeven (7) kalenderdagen na dagtekening van het verzoek de originele bewijsstukken aan te leveren nadat de Aanbestedende dienst hiernaar heeft vraagt. Als blijkt dat betreffende Inschrijver niet voldoet aan de gestelde eisen zal zijn Inschrijving terzijde worden gelegd.

In het UEA staat in Deel III de voor de Inschrijver positieve beantwoording aangevinkt (een uitsluitingsgrond is niet van toepassing). Een ondernemer dient de vragen naar waarheid te beantwoorden en kan de antwoorden aanpassen aan zijn eigen situatie.

Als een uitsluitingsgrond op een Inschrijver van toepassing is, moet hij in het UEA aangeven welke feiten zich hebben voorgedaan of zich voordoen, de omvang daarvan en welke maatregelen de Inschrijver heeft genomen om herhaling te voorkomen en zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Als blijkt dat de Inschrijver voldoende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen, dan kan de Aanbestedende dienst besluiten om de Inschrijving alsnog verder mee te nemen in de beoordeling.

Het niet naar waarheid invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument kan leiden tot uitsluiting van de Inschrijver van deelname aan de (verdere) Aanbestedingsprocedure.

Daar waar onderaannemers worden ingeschakeld stelt de hoofdaannemer zich er voor garant dat geen van de onderaannemers zich bevindt in één van de situaties als bedoeld in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet, en de door de Aanbestedende dienst op deze aanbesteding van toepassing verklaarde facultatieve uitsluitingsgronden, overeenkomstig artikel 2.87 van de Aanbestedingswet.

5.2 Uitsluitingsgronden

In het UEA en na verzoek daartoe middels bewijsdocumenten dient de Inschrijver aan te tonen dat hij voldoet aan de aangevinkte onderdelen in het UEA. Indien een Inschrijver zich bevindt in één van de omstandigheden als genoemd in de uitsluitingsgronden, zal hij worden uitgesloten van deelname aan de Aanbestedingsprocedure.

De Inschrijver die voor gunning in aanmerking komt, dient op eerste schriftelijk verzoek van de Aanbestedende dienst binnen zeven (7) kalenderdagen aan te tonen dat de uitsluitingsgronden, bedoeld in artikel 2.86 van de Aanbestedingswet en de op deze Aanbestedingsprocedure van toepassing verklaarde facultatieve uitsluitingsgronden van artikel 2.87 van de Aanbestedingswet niet op hem en, indien van toepassing, op de onderaannemers/derden van toepassing zijn.

De Gemeente aanvaardt ook gegevens en bescheiden uit een andere lidstaat die een gelijkwaardig doel dienen of waaruit blijkt dat de Uitsluitingsgronden niet op de Inschrijver van toepassing zijn.

Let op: de Gemeente kan uitsluiting achterwege laten om redenen zoals genoemd in artikelen 2.86a, 2.87a en 2.88 van de Aanbestedingswet. Zulks ter beoordeling van de Gemeente.

Gedurende de looptijd van de Overeenkomst mogen er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn op de Opdrachtnemer of diens Onderaannemers.

Bewijsstuk: Gedragsverklaring aanbesteden

De Inschrijver die voor gunning in aanmerking komt, dient op eerste verzoek van de Gemeente binnen zeven Kalenderdagen een gedragsverklaring aanbesteden (GVA) of een vergelijkbare verklaring of beschikking uit het land van herkomst van de inschrijvende onderneming over te leggen die op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet meer dan twee jaar oud is. Inschrijver garandeert dat de verklaring op het moment dat deze wordt overgelegd overeenstemt met de situatie waarin de Inschrijver zich op dat moment bevindt.

De gedragsverklaring aanbesteden kan worden aangevraagd bij Justis, t.a.v. Afdeling COVOG, Postbus 16115, 2500 BC Den Haag. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de volgende website: http://www.justis.nl/producten/gva/.

Bewijsstuk: Verklaring van de belastingdienst

De Inschrijver die voor gunning in aanmerking komt, dient op eerste verzoek van de Gemeente binnen zeven (7) Kalenderdagen een verklaring van de belastingdienst te overleggen, die op het tijdstip van het indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes (6) maanden. Met deze verklaring dient te worden aangetoond dat zijn onderneming heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de belastingdienstdienst.

Let op: vraag deze bewijsstukken tijdig aan. Dit in verband met de soms lange doorlooptijd van de aanvraag!

5.2 Eisen m.b.t. financiële en economische draagkracht

Eis: Inschrijver dient te beschikken over voldoende financiële- en economische draagkracht voor de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit de eventuele overeenkomst. Inschrijver dient daarnaast te verklaren dat:

• •

  Hem geen mogelijke claims bekend zijn of gedurende de periode van de uitvoering van de overeenkomst geen investeringen noodzakelijk zijn die zijn bedrijf in een zodanige positie kan brengen dat de financieel-economische draagkracht of de continuïteit daarvan in gevaar kan worden gebracht en

• •

  Dat de laatst afgegeven accountantsverklaring (of in voorkomend geval een beoordelings- of samenstellingsverklaring) geen zogenoemde 'continuïteitsparagraaf' bevat.

Gedurende de looptijd van de Overeenkomst dient de Opdrachtnemer aan deze eis te voldoen.

Hiervoor bij Inschrijving aan te leveren informatie:

• •

  Inschrijver dient hiervoor Deel IV van het UEA in te vullen.

5.3 Eisen m.b.t. verzekering(en)

Eis: Inschrijver dient afdoende verzekerd te zijn inzake aansprakelijkheid door middel van een beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Deze verzekering dient minimaal € 1.250.000 per gebeurtenis te dekken alsmede een maximum van €2.500.000 per jaar.

Opdrachtnemer dient gedurende de gehele looptijd van de Overeenkomst aan deze geschiktheidseis te voldoen.

Hiervoor bij Inschrijving aan te leveren informatie:

• •

  Inschrijver dient hiervoor Deel IV van het UEA in te vullen.

Bewijsstuk kopie verzekeringspolis:

De Inschrijver die voor gunning in aanmerking komt, dient op eerste schriftelijk verzoek van de Gemeente binnen zeven (7) Kalenderdagen de volgende gegevens aan de Gemeente te over te leggen:

• •

  Een geldig polis blad van de toepasselijke beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheid. Indien het niet mogelijk is een geldig polis blad te overleggen is het toegestaan een geldig verzekeringscertificaat te overleggen waaruit blijkt dat Inschrijver verzekerd is, alsook de bedragen waarvoor Inschrijver verzekerd is.

5.4 Eisen m.b.t. Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid (Referenties)

Door het indienen van de UEA verklaart Opdrachtnemer dat zij over voldoende ervaring beschikken om de Opdracht naar behoren uit te voeren. Inschrijver beschikt over de verschillende benodigde kerncompetenties voor het naar behoren kunnen uitvoeren van de Opdracht. Inschrijver dient per onderstaande kerncompetentie een referentie aan te tonen met een omschrijving van de prestaties en werkzaamheden die voor deze referent zijn verricht en naar behoren zijn uitgevoerd. Er dienen in totaal twee (2) referenties te worden ingediend.

• •

  Kerncompetentie 1: Inschrijver heeft ervaring met het, binnen een aaneensluitende periode van minimaal één (1) jaar, werven, (voor)selecteren en succesvol plaatsen van kandidaten van functieschaal 9 tot en met 18 (inclusief 10A en 11A) bij éénzelfde Opdrachtgever. De Opdrachtwaarde van de referentie betreft minimaal € 1.500.000 per jaar excl. btw.

• •

  Kerncompetentie 2: Inschrijver heeft kennis en ervaring met de administratieve en financiële afhandeling van kandidaten die een aaneengesloten periode van minimaal één (1) jaar bij éénzelfde Opdrachtgever zijn geplaatst. De Opdrachtwaarde van de referentie betreft minimaal € 1.500.000 per jaar excl. btw.

Een referentieopdracht dient te voldoen aan de volgende voorwaarden:

• •

  U mag een referentieopdracht voor meerdere kerncompetenties gebruiken.

• •

  De referentieopdracht is uitgevoerd of in de afgelopen drie (3) jaar naar tevredenheid afgerond. Als u gebruikmaakt van een nog niet (geheel) afgeronde Opdracht mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van de lopende overeenkomst worden opgegeven.

• •

  We behouden ons het recht voor om de door u opgegeven referenties op juistheid en volledigheid te controleren. Ook kunnen wij zonder tussenkomst en/of toestemming van u contact opnemen met een of meer referenties. Bij een negatieve of onjuiste referentie verklaren wij u uw Inschrijving ongeldig. Uw Inschrijving nemen wij dan niet verder mee in de beoordelingsprocedure.

• •

  U mag gebruik maken van de ervaringen van een of meer onderaannemers als referentie. Let er wel op dat dit alleen is toegestaan als deze onderaannemer(s) ook daadwerkelijk bij de uitvoering van de overeenkomst/Opdracht wordt/worden ingezet.

Als bewijs dat Inschrijver de referentieopdracht naar tevredenheid heeft afgerond overlegt Inschrijver een getekende referentieverklaring aan (Zie Bijlage). Inschrijver dient op de referentieverklaring per referentie aan te geven aan welke kerncompetentie wordt voldaan.

5.5 Eisen m.b.t. Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid (Waadi)

Eis: Inschrijver dient aan te tonen dat hij volgens de voorschriften van de lidstaat waarin hij is gevestigd, in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven volgens de registratiewet WAADI. Hiervoor bij Inschrijving aan te leveren informatie:

• •

  Inschrijver dient hiervoor Deel IV van het UEA in te vullen.

• •

  Daarnaast dient Inschrijver bij haar Inschrijving het bewijsstuk, te weten het uittreksel handels of beroepsregister, in te dienen.

De bevoegdheid van de rechtsgeldige vertegenwoordiger(s) dient aan de hand van het ingediende uittreksel van het handelsregister en eventuele bijgevoegde volmachten, te kunnen worden vastgesteld. Het moet een recent (niet ouder dan zes (6) maanden, op de uiterste datum van Inschrijving) bewijs van Inschrijving in het handels- of beroepsregister zijn. Het dient een rechtsgeldig bewijs te zijn, door de Kamer voorzien van een ondertekening. Mocht Inschrijver een andere persoon machtigen om de Inschrijving en bijbehorende stukken te ondertekenen, dan voegt Inschrijver een door een vertegenwoordigingsbevoegd persoon getekende schriftelijke volmacht toe.

5.6 Eisen m.b.t. Technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid (Keurmerk)

Eis: Inschrijver dient aan te tonen dat zij beschikt over een SNA-keurmerk of vergelijkbaar, zoals NEN 4400-1 of NEN 4400-2. Hiervoor bij Inschrijving aan te leveren informatie:

• •

  Inschrijver dient bij haar Inschrijving het bewijsstuk in te dienen.

5.7 Verplichtingen op het gebied van milieu, sociaal en arbeidsrecht

Een Inschrijver dient bij Inschrijving rekening te houden met de verplichtingen op het gebied van het milieu, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het Unierecht, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de van richtlijn 2014/24/EU vermelde bepalingen van internationaal milieu, sociaal en arbeidsrecht. Door Inschrijving verklaart Inschrijver hier rekening mee te hebben gehouden en zich te houden aan deze regelgeving. De Gemeente kan met elk passend middel schendingen van de regelgeving zoals bedoeld in artikel 2.81 van de Aanbestedingswet aantonen en overgaan tot uitsluiting.

De Gemeente meldt niet-naleving van de toepasselijke verplichtingen op het gebied van arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden bij de Inspectie SZW van het Ministerie van Sociale zaken.

Informatie over de verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland en die gedurende de looptijd van de overeenkomst op de verrichtingen van de Inschrijver van toepassing zijn, zijn onder andere verkrijgbaar bij:

• •

  Voor bepalingen inzake belastingen: de Belastingdienst;

• •

  Voor bepalingen inzake milieubescherming: het ministerie van Infrastructuur en Milieu; www.rijksoverheid.nl/ministeries/ienm

• •

  Voor bepalingen inzake arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden: het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, www.rijksoverheid.nl/minsteries/szw.

5.8 Beoordeling en gunningscriterium

De geldige Inschrijvingen worden beoordeeld en onderling vergeleken op grond van de kwalitatief beste Inschrijving. Dit betekent dat het gunningscriterium Kwaliteit 70% en het gunningscriterium 30% bedraagt.

Nadat de Inschrijvingen zijn beoordeeld, zal door de Gemeente worden vastgesteld welke Inschrijving voor gunning in aanmerking komt. Nadere gegevens over de wijze van beoordeling en de verdeling van wegingsfactoren, zijn opgenomen in deze Aanbestedingsleidraad.

5.9 Programma van Eisen

U dient uw Inschrijving te baseren op het Programma van Eisen voor Inhuurkrachten die de Gemeente heeft vastgesteld en bij deze aanbesteding heeft toegevoegd als Bijlage 1.

Het Programma van Eisen bestaat uit een pakket van eisen met een knock-out karakter. Het niet voldoen of kunnen voldoen aan één van deze eisen leidt automatisch tot uitsluiting van deze Aanbestedingsprocedure.

Mocht u zich niet kunnen vinden in één of meerdere eisen in dit deel van het Programma van Eisen, dan dient u dit aan te geven in de Nota van Inlichtingen (via de module voor het stellen van vragen in TenderNed). U dient het van toepassing zijnde nummer van de betreffende eis waarop de eis betrekking heeft op te nemen in de vraag.

Met het indienen van uw Inschrijving gaat u akkoord met alle eisen genoemd in het Programma van Eisen vermeld in Bijlage 1.

5.10 Varianten

Het indienen van varianten zoals omschreven in artikel 2.83 van de Aanbestedingswet is niet toegestaan.

6 GUNNINGSCRITERIA EN BEOORDELING

6.1 Beoordeling Kwalitatieve aspecten

Voorafgaand aan de opening van de digitale kluis met de Inschrijvingen, wordt intern bij de Gemeente vastgesteld welke personen er onderdeel uitmaken van de beoordelingscommissie. De beoordelingscommissie beoordeelt alle Inschrijvingen en brengt op basis daarvan een gunningsadvies uit aan de formele Opdrachtgever binnen de Gemeente. In de beoordelingscommissie kan zowel de inhoudelijke deskundigheid als procedurele en juridische deskundigheid worden vertegenwoordigd. De inkoop en aanbesteding adviseur van de Gemeente neemt geen deel aan de kwalitatieve beoordeling.

De commissie heeft het recht zich bij te laten staan en/of te laten adviseren door interne en/of externe deskundigen.

De beoordelingscommissie bestaat uit minimaal drie (3) medewerkers van de Gemeente. Deze medewerkers hebben de volgende functies:

• •

  Strategisch HRM Adviseur

• •

  HR Adviseur

• •

  Medewerker personeels- en salarisadministratie

6.2 Beoordeling en toelichting

Na het sluiten van de termijn voor het indienen van Inschrijvingen opent de Gemeente de digitale kluis en start de beoordelingsprocedure. De Gemeente beoordeelt de tijdig binnengekomen Inschrijvingen op basis van voorwaarden, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en het gunningscriterium Kwaliteit. De Gemeente gaat gunnen aan de Inschrijver met de kwalitatief beste Inschrijving. De beoordeling vindt in consensus plaats.

N.B. Als na beoordeling blijkt dat er slecht één geldige Inschrijving is, behoudt de Gemeente zich het recht voor de Aanbestedingsprocedure te vervolgen met deze Inschrijver. Als in het kader van deze Aanbestedingsprocedure geen geschikte of geen geldige Inschrijvingen zijn ingediend, is de Gemeente gerechtigd om de procedure te beëindigen en kan – maar is daartoe niet verplicht – overschakelen op een procedure van gunning via onderhandelingen, afhankelijk van de omstandigheden.

De Gemeente beoordeelt en waardeert de Inschrijvingen per gevraagde toelichting een score toe volgens de methodiek die benoemd wordt in paragraaf 6.3. De Gemeente heeft als doel om tot één Inschrijver te komen die in aanmerking komt voor gunning. De ranking vindt plaats op basis van het gunningscriterium Kwaliteit zoals vermeld in dit deel van de Offerteaanvraag.

Op het gunningscriterium Kwaliteit is een totaalscore van maximaal 70 punten te behalen, deze punten zijn op de volgende manier onderverdeeld:

Gunningscriterium Kwaliteit

Gunningscriterium 1 Implementatieplan: 15 punten

Gunningscriterium 2 Werving & Selectie: 15 punten

Gunningscriterium 3 Kwaliteit Inhuurkracht: 30 punten

Gunningscriterium 4 Digitale Portal: 10 punten

Gunningscriterium Prijs

Gunningscriterium 5 Laagste Prijs 30 punten

De Gemeente vraagt bij de Inschrijver die de hoogst scorende Inschrijving heeft gedaan (de ‘winnaar’) – alle in de Offerteaanvraag genoemde bewijsmiddelen op. In het geval de Inschrijver deze stap met succes doorloopt, komt zij in aanmerking voor gunning van de Opdracht. Als de Inschrijver de bewijsmiddelen niet kan overleggen of als deze niet aan het gestelde voldoen, dan sluit de beoordelingscommissie de Inschrijver alsnog uit.

De Gemeente behoudt zich vervolgens het recht voor om de als tweede geëindigde Inschrijver uit te nodigen voor deze stap – de als tweede geëindigde Inschrijver dient zich hiertoe bereid te verklaren. In het geval de hoogst scorende Inschrijving terzijde wordt gelegd en deze met de laagste prijs heeft ingeschreven, vindt er een herberekening van de score plaats.

In het geval dat meerdere Inschrijvers met een gelijke score op de 1e plek zijn geëindigd, wordt loting toegepast om de winnaar te bepalen. De betreffende Inschrijvers worden tijdig op de hoogte gesteld dat er een loting zal plaatsvinden en waar, wanneer en door wie de loting wordt uitgevoerd.

Om een adequate beoordeling van Inschrijvingen mogelijk te maken is het noodzakelijk dat de Inschrijvingen worden opgebouwd in overeenstemming met de vragen. Het niet beantwoorden van offertevragen kan ertoe leiden dat een Inschrijving als ongeldig wordt beoordeeld en daarom terzijde wordt gelegd.

6.3 Gunningscriterium kwaliteit

De Gunningscriteria worden beoordeeld zoals in onderstaande tabel staat aangegeven.

6.4 Beoordeling Kwalitatieve aspecten

De Inschrijver beschrijft de antwoorden op de kwalitatieve aspecten zo concreet mogelijk waarbij in ieder geval rekening gehouden wordt met de verschillende aspecten van dienstverlening zoals beschreven in het Programma van Eisen (zie bijlage). Bij de beoordeling van de kwalitatieve aspecten wordt onder meer gekeken, zijn de antwoorden:

• •

  Relevant (in het kader van deze opdracht);

• •

  Volledig;

• •

  Concreet;

• •

  Haalbaar en realiseerbaar;

• •

  Oplossingsgericht;

• •

  SMART (Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden).

Ieder lid van het beoordelingsteam beoordeelt de ontvangen inschrijvingen en kent individueel een aantal punten toe. Na de individuele beoordeling vindt er een plenaire sessie plaats met alle beoordelaars waarin de resultaten worden doorgenomen en op basis van consensus gekomen wordt tot een gezamenlijk eindoordeel.

Als de som van de score op financiële- en kwalitatieve aspecten van de Inschrijvers gelijk is, prevaleert de Inschrijving met de hoogste kwaliteit.

6.5 Beschrijving gunningscriteria kwaliteit 

De Gemeente wenst een snelle en soepele implementatie van de dienstverlening. Om kenbaar te maken hoe Inschrijver de implementatie verzorgt, dient een implementatieplan opgesteld te worden. Inschrijver geeft bij de uitwerking een toelichting op de onderstaande aspecten:

• •

  Een realistische conceptplanning, oftewel een gedetailleerde beschrijving in de vorm van een planning met doorlooptijden van alle activiteiten in de periode na definitieve gunning tot en met de eerste drie maanden van de contractfase;

• •

  Een gedetailleerde beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van Inschrijver tijdens de implementatieperiode. Inschrijver dient hierbij in te gaan wie wanneer wordt ingezet, waarvoor én wie verantwoordelijk is voor de activiteiten tijdens de implementatie;

• •

  U dient te beschrijven welke inspanningen worden verwacht van de Gemeente. Inschrijver dient hierbij in te gaan welke middelen, tijd, capaciteit en deskundigheid wordt gevraagd;

• •

  U dient een communicatieplan te beschrijven, waarin u een voorstel doet voor het verloop van de communicatie tijdens de gehele implementatieperiode. U dient hierbij in te gaan op welke wijze, via welk medium, de frequentie en tussen wie gecommuniceerd zal worden;

• •

  U beschrijft de risico’s en beheersmaatregelen die verwacht worden tijdens de implementatiefase;

• •

  U beschrijft hoe omgegaan wordt met huidige Inhuurkrachten van andere bureaus, van wie de looptijd nog niet is afgelopen na ingang van het nieuwe contract.

• •

  Op welke wijze Inschrijver zich gaat verdiepen in de specifieke wensen en cultuur van de Gemeente;

• •

  Het accountteam dat Inschrijver inzet voor de Gemeente.

Voor de Gemeente is het belangrijk dat Inschrijver, nu en ook in de toekomst, goed kan inspelen op veranderingen in de arbeidsmarkt om in de inhuurbehoefte van de Opdrachtgever te kunnen voorzien.

De Gemeente vraagt van de Inschrijver een beschrijving hoe ze de juiste gekwalificeerde kandidaten werven en selecteren. De Gemeente wenst dat de Inschrijver goed gekwalificeerde en gemotiveerde Inhuurkrachten inzet. Inschrijver geeft bij de uitwerking een toelichting op de onderstaande aspecten:

• •

  Wat is uw strategie in de huidige krappe arbeidsmarkt?

• •

  Welke innoverende middelen zet u in en waaruit blijkt dat deze innoverende middelen werken?

• •

  Welke acties onderneemt u om de juiste kandidaten te leveren?

• •

  Hoe komt u tot een juiste werving, selectie en plaatsing?

• •

  Hoe gaat u de Inhuurkracht, die u niet direct in het bestand heeft, toch leveren?

• •

  Op welke wijze draagt u bij aan het doorvoeren van verbeteringen tijdens de uitvoering en vormgeeft aan de rol van (sparrings)partner?

Voor de Gemeente is het van essentieel belang dat de Inschrijver zorgt dat de Inhuurkracht kwaliteit levert en daarnaast ondersteund wordt. Het is een vereiste dat consistente en goede dienstverlening geleverd wordt. Als laatste dient er sprake te zijn van kennisborging. Inschrijver geeft bij de uitwerking een toelichting op de onderstaande aspecten:

• •

  Op welke wijze beoordeelt u de kwaliteit van een kandidaat en welke aspecten spelen hierbij een rol;

• •

  Op welke wijze zorgt u ervoor dat de Uitzendkracht kwaliteit levert en blijft leveren;

• •

  Op welke wijze u de Uitzendkracht bindt, boeit en behoudt;

• •

  Op welke wijze u ziekteverzuim voorkomt en welke begeleiding u biedt tijdens ziekte;

• •

  Op welke wijze u de integriteit van Uitzendkrachten borgt en waarborgt;

• •

  Op welke wijze u kennisborging vormgeeft;

• •

  Op welke wijze u kennisneemt van de integriteitsverklaring en de gedragscode.

De Gemeente wenst een soepel en efficiënt verloop van de dienstverlening. Hiervoor eist de Gemeente onder andere een Digitale Portal. De Gemeente vraagt de Inschrijver een uitleg te geven over het Digitale Portal die zij bieden. Inschrijver geeft bij de uitwerking een toelichting op de onderstaande aspecten:

• •

  De mogelijkheden van het Digitale Portal;

• •

  Hoe de Gemeente geïnformeerd wordt over de werking van het Digitale Portal.

6.6 Gunningscriterium Prijs

De Inschrijvers dienen in hun prijsaanbieding tarieven te baseren op de Dienstverlening zoals omschreven in deze Aanbestedingsleidraad en in de door Inschrijver ingediende plannen. Inschrijvers dienen het inschrijfbiljet (bijlage) en prijzenblad (bijlage) in te vullen, deze te ondertekenen en toe te voegen aan de Inschrijving. Inschrijvers dienen in het prijzenblad de groen gearceerde cellen in te vullen en hier de betreffende bedragen exclusief BTW in te vullen. De Gemeente vraagt naast het tarief van de beveiliging ook een uurtarief voor advieskosten. Dit uurtarief weegt niet mee in de beoordeling van de prijs.

Nul prijzen en manipulatieve prijzen

De te offreren prijzen dienen in verhouding te staan tot de te maken kosten en dienen realistisch en kostendekkend te zijn. Het aanbieden van nul prijzen of negatieve prijzen is niet toegestaan. Inschrijvingen met nul prijzen of negatieve prijzen worden terzijde gelegd en niet verder beoordeeld. Het is Inschrijvers ook anderszins niet toegestaan een manipulatieve Inschrijving in te dienen. Bij zeer lage prijzen, dan wel het vermoeden dat er sprake is van een manipulatieve Inschrijving zal de Gemeente een onderzoek instellen. Op basis van dit onderzoek kan worden besloten dat de Inschrijving wordt aangemerkt als een manipulatieve of abnormaal lage Inschrijving. Wanneer een Inschrijving wordt aangemerkt als een manipulatieve of abnormaal lage Inschrijving zal de gemeente een dergelijke Inschrijving ongeldig verklaren en terzijde leggen. De bewuste Inschrijving zal dan ook worden uitgesloten van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure.

All-in prijs

Het uurtarief betreft een all-in prijs, alle te verrekenen kosten dienen hierin verdisconteerd te zijn (inclusief parkeer- en reiskosten). Niet genoemde kosten kunnen onder geen geval alsnog in rekening worden gebracht bij de Gemeente. Inschrijver mag geen aanvullende kosten in rekening brengen voor werkzaamheden die Inschrijver moet uitvoeren naar aanleiding van eisen en voorwaarden in deze aanbesteding.

6.7 Beoordeling Prijs

Ten aanzien van het gunningscriterium “Prijs” geldt dat de Inschrijving met de laagste “prijs” het maximaal aantal punten krijgt toegekend voor het betreffende Gunningcriterium. Aan de overige Inschrijvers worden punten toegekend op basis van onderstaande formule:

6.8 Beoordelingscommissie en Werkwijze

Voor de beoordeling van de ontvangen Inschrijvingen op het gunningscriterium prijs wordt geen gebruik gemaakt van beoordelingscommissie. Een aanbestedingsdeskundige (interim Adviseur Inkoop & Aanbesteding) zal dit gunningscriterium beoordelen en het na de algehele beoordeling, aan de beoordelingscommissie kenbaar maken.

7. BIJLAGEN

Onderstaande formulieren dient u mee te zenden bij uw inschrijving:

Toelichting:

• -

  Elke invulbijlage dient door de daartoe bevoegde persoon ondertekend en digitaal aangeleverd te worden in het hierboven aangegeven bestandsformaat.

• -

  Beschermen (met certificaat) tegen wijzigen is toegestaan, beschermen tegen lezen is niet toegestaan.

Word-, Excel- (eventueel per tabblad) of bijlagen van andere bestanden, moeten eerst ondertekend worden, waarna er een PDF van gemaakt moet worden. Van alle documenten (Word, Excel, etc.) moet men een PDF maken ná het plaatsen van de handtekening.

Bijlage PROGRAMMA VAN EISEN

1. ALGEMENE EISEN

Onderstaand treft u naast de standaard eisen die de Gemeente hanteert bij iedere aanbesteding, ook eisen die worden gesteld aan de specifieke aanbesteding. Eisen die specifiek gelden voor deze aanbesteding zijn beschreven in het 2de deel van dit Programma van Eisen. Door in te schrijven gaat de Opdrachtnemer onvoorwaardelijk akkoord met alle eisen in de onderhavige Offerteaanvraag met bijlagen en (eventuele) Nota(‘s) van Inlichtingen.

2. SPECIFIEKE EISEN DIE BEHOREN BIJ DE AANBESTEDING

Bijlage VERWERKERSOVEREENKOMST

1. Verwerkersovereenkomst gemeente Doesburg Verwerkersovereenkomst uitvoering <naam hoofdovereenkomst>

Gemeente <naam gemeente>, waarvan <het college van Burgemeester en Wethouders/de Gemeenteraad> de verwerkingsverantwoordelijke is, verder te noemen Verwerkingsverantwoordelijke, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <heer of mevrouw> <persoonsnaam>, <functie>

en

<Bedrijf>, gevestigd te <plaatsnaam>, KVK-nummer <nummer>verder te noemen Verwerker, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <de heer of mevrouw>, <persoonsnaam> , <functie>,

hierna afzonderlijk te noemen “Partij”, of gezamenlijk “Partijen”

Overwegen het volgende:

• a)

  Partijen hebben op <datum> de <titel hoofdovereenkomst>, hierna Hoofdovereenkomst, afgesloten, op grond waarvan Verwerker de volgende dienst(en) levert aan de Verwerkingsverantwoordelijke: <specificatie dienst(en)>;

• b)

  Verwerker verwerkt voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst Persoonsgegevens voor Verwerkingsverantwoordelijke;

• c)

  Op de verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker zijn de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG) van toepassing;

• d)

  Partijen willen in aanvulling op de AVG en de UAVG de volgende afspraken over de verwerking van Persoonsgegevens vastleggen in deze verwerkersovereenkomst (hierna: de Verwerkersovereenkomst);

En komen het volgende overeen:

Artikel 1 Definities

• 1.1

  Begrippen uit de AVG en de UAVG die in deze Verwerkersovereenkomst worden gebruikt, hebben dezelfde betekenis.

• 1.2

  Bijlagen: aanhangsels bij deze Verwerkersovereenkomst, die onlosmakelijk deel uitmaken van deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 2 Ingangsdatum en duur

• 2.1

  Deze Verwerkersovereenkomst gaat in op het moment dat de Hoofdovereenkomst tot stand is gekomen, tenzij Partijen anders overeenkomen.

• 2.2

  Deze Verwerkersovereenkomst eindigt op het moment dat Verwerker de verwerking van Persoonsgegevens op grond van de Hoofdovereenkomst heeft beëindigd en de afspraken over het teruggeven en/of wissen van Persoonsgegevens zijn nagekomen.

Artikel 3 Onderwerp van deze Verwerkersovereenkomst

• 3.1

  Verwerker verwerkt de door of via Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking gestelde Persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van de Hoofdovereenkomst en uitsluitend overeenkomstig schriftelijke instructies van Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij een op Verwerker van toepassing zijnde Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling hem tot verwerking verplicht. In dat geval zal Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke, voorafgaand aan de verwerking, daarvan zonder onredelijke vertraging in kennis stellen, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.

• 3.2

  De door Verwerker uit te voeren verwerkingen staan beschreven in tabel 1 van Bijlage 1.

Artikel 4 Inhoudelijke afspraken

• 4.1

  Beveiligingsmaatregelen

  Verwerker zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens goed te beveiligen, zoals bedoeld in artikel 32 AVG. De wijze waarop Verwerker de passende technische en organisatorische maatregelen aantoont, staat in Bijlage 2.

• 4.2

  Audits

  Verwerker verleent alle benodigde medewerking aan audits uitgevoerd door een gecertificeerde auditor over de nakoming van de afspraken binnen deze Verwerkersovereenkomst en Bijlagen, tenzij Verwerker door middel van een geldige certificering, die periodiek door een geaccrediteerde instelling wordt getoetst, heeft aangetoond dat Verwerker de gemaakte afspraken nakomt. De kosten van deze audit worden gedragen door Verwerkingsverantwoordelijke (zowel eigen kosten als kosten van Verwerker), tenzij de auditor één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Verwerker constateert die ten nadele zijn van Verwerkingsverantwoordelijke.

• 4.3

  Verwerking buiten de EER

  Verwerker mag Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (laten) verwerken wanneer is voldaan aan de voorwaarden van artikel 45 of 46 AVG. Wanneer er sprake is van een verwerking buiten de EER, dan stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke daarvan vooraf op de hoogte.

• 4.4

  Geheimhouding

  Personen die werken voor (sub)Verwerker en (sub)Verwerker zelf, moeten Persoonsgegevens waarmee zij werken geheimhouden. De personen die werken voor Verwerker en subverwerkers hebben daarom een geheimhoudingsverklaring getekend, of zich op een andere manier schriftelijk gebonden aan de geheimhouding.

• 4.5

  Subverwerkers

  De ten tijde van het afsluiten van deze Verwerkersovereenkomst bekende subverwerkers vermeldt Verwerker in tabel 3 van Bijlage 1. Verwerkingsverantwoordelijke verleent hierbij algemene toestemming voor de inschakeling van subverwerkers. Verwerker houdt na de start van de werkzaamheden Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van de beoogde inschakeling van nieuwe subverwerkers. Bij de inschakeling van subverwerkers blijven de artikelen 28.2 en 28.4 AVG onverkort van kracht.

• 4.6

  Rechten van betrokkenen

  Als een betrokkene een beroep doet op zijn rechten zoals genoemd in artikel 12 t/m 22 AVG, helpt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke om daarop binnen de wettelijke termijnen een beslissing te nemen.

• 4.7

  Gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging

  Op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke werkt Verwerker altijd mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.

Artikel 5 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens

• 5.1

  Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, maar uiterlijk binnen 24 uur, informeren na vaststelling van een (vermoedelijke) Inbreuk in verband met Persoonsgegevens. Verwerker vermeldt hierbij voor zover bekend de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) Inbreuk, de categorie persoonsgegevens, de categorie betrokkenen en het aantal betrokkenen.

• 5.2

  In geval van een Inbreuk neemt Verwerker zonder onredelijke vertraging alle maatregelen om de Inbreuk te herstellen, de gevolgen daarvan te beperken en verdere Inbreuken te voorkomen.

• 5.3

  Verwerker heeft een gedetailleerd logboek van de Inbreuken en de maatregelen die op Inbreuken zijn genomen. Verwerkingsverantwoordelijke mag dat inzien, wanneer deze daarom vraagt.

• 5.4

  Verwerkingsverantwoordelijke beslist of de Inbreuk moet worden gemeld bij de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene. Verwerker ondersteunt de Verwerkingsverantwoordelijke waar nodig bij de melding aan de toezichthoudende autoriteit en/of Betrokkene.

Artikel 6 Aansprakelijkheid

• 6.1

  Eventuele in de Hoofdovereenkomst overeengekomen beperkingen van de aansprakelijkheid hebben ook betrekking op de Verwerkersovereenkomst.

Artikel 7 Beëindigen verwerkersovereenkomst

• 7.2

  Partijen moeten in de Hoofdovereenkomst afspraken maken over de beëindiging van de Hoofdovereenkomst en de daaruit voortvloeiende teruggave en wissing van Persoonsgegevens. 

• 7.3

  De geheimhouding geldt ook nog na beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 8 Overige bepalingen

• 8.1

  Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen, ook als alleen één Partij vindt dat er een geschil is, zullen in eerste instantie worden voorgelegd aan dezelfde bevoegde rechter als genoemd in de Hoofdovereenkomst.

Ondertekening

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend,

Ingangsdatum: <……………>

Gemeente <naam gemeente><Naam organisatie>

De burgemeester van <naam gemeente>

namens deze: <naam, functie> namens deze: <naam, functie>

plaats: <……………..> plaats: <………………………>

datum: <………………….> datum: <…………………….>

Bijlage 1: Overzicht van te verwerken persoonsgegevens

• 1.

  Naam verwerking, doeleinden categorieën van betrokkenen, categorieën persoonsgegevens en eventuele doorgifte naar derde landen.

• 2.

  Contactgegevens

NB: Eventuele wijzigingen in bovenstaande tabellen geven partijen op korte termijn aan elkaar door.

• 3.

  Ingeschakelde subverwerkers

Bijlage 2: Aantonen passend niveau van beveiliging

Normenstelsel

• □

  De verwerker werkt volgens een algemeen erkende norm voor informatiebeveiliging, te weten:

………………………………………….. (vermeld normenstelsel, zoals bijvoorbeeld NEN7510, NEN/ISO 27001, PCI/DSS) en is volgens deze norm wel/niet gecertificeerd.

• □

  De verwerker werkt volgens een algemeen erkende overheidsnorm zoals de BIO, of vergelijkbaar, te weten: ……………………………………………………………………………………………………..,

• □

  De verwerker werkt volgens een andere norm, te weten: ……………………………………………………………………………………..

Toereikendheid

De toereikendheid van de informatiebeveiliging blijkt uit het volgende:

• □

  Certificering en verklaring van toepasselijkheid (VVT);

• □

  Rapportages van periodieke externe controles zoals audits, pentesten of TPM’s (bijv. ISAE3xxx SOC type II);

• □

  Een assurance rapport (TPM) van een auditor die is aangesloten bij NOREA;

• □

  Eigen controles of eigen mededelingen over de beveiligingsmaatregelen zoals hieronder beschreven (in lijn met de aanpak uit hoofdstuk 4.4 uit de BIO, een ICV): ……………………………………………………………………………………………

NB: Uit de certificering/periodieke externe controles/audits of uit de eigen controles/beschrijvingen blijkt of kan afgeleid worden dat de beveiliging passend is bij de verwerking(en) genoemd in Bijlage 1.

Aansluiting bij goedgekeurde gedragscode

• □

  Verwerker is aangesloten bij een door een toezichthoudende autoriteit goedgekeurde gedragscode, te weten ………………………………………………………………………………………………………………….

   

Deze bijlage is facultatief: Alleen opnemen als deze van toepassing is!

Bijlage 3: Relevante GIBIT-2020 artikelen

Artikel 13. Aansprakelijkheid

13.1 De partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen, of jegens de ander onrechtmatig handelt, is tegenover de andere partij aansprakelijk voor de door deze aldus geleden en/of te lijden schade.

13.2 Voor zover nakoming niet reeds blijvend onmogelijk is, of de verbintenis voortvloeit uit onrechtmatige daad of strekt tot schadevergoeding, vindt lid 1 slechts toepassing met inachtneming van het bepaalde in artikel 20.9 omtrent verzuim.

13.3 De in lid 1 bedoelde aansprakelijkheid voor persoons- en zaakschade en daaruit voortvloeiende schade, is beperkt tot een bedrag van € 1.250.000,– per gebeurtenis. Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis.

13.4 De aansprakelijkheid voor overige schade is beperkt tot tien maal de Jaarvergoeding per gebeurtenis. De totale aansprakelijkheid per jaar bedraagt evenwel nooit meer dan twintig maal de Jaarvergoeding (ongeacht het aantal gebeurtenissen). Samenhangende gebeurtenissen worden daarbij aangemerkt als één gebeurtenis.

13.5 De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid komen te vervallen:

• i)

  in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel en/of;

• ii)

  indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de andere partij of diens Personeel; en/of

• iii)

  in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 17;

• iv)

  ten aanzien van door de toezichthoudende autoriteit opgelegde boetes:

  • 1.

    voor zover die boetes ook rechtstreeks aan de Leverancier hadden kunnen worden opgelegd, maar niet zijn opgelegd; en

  • 2.

    onder de voorwaarde dat Opdrachtgever Leverancier:

    • a)

      onverwijld schriftelijk informeert over een door een toezichthoudende autoriteit gestart onderzoek dat kan leiden tot een boete alsmede over en het bestaan en de inhoud van de opgelegde boete; en

    • b)

      Leverancier volledig betrekt bij het voeren van verweer tegen die boete althans het aan Leverancier toe te rekenen deel van die boete.

13.6 Alle verplichtingen, ook die krachtens de belasting-, zorgverzekerings- en sociale verzekeringswetgeving met betrekking tot Personeel van Leverancier, komen ten laste van Leverancier. Leverancier vrijwaart Opdrachtgever tegen elke aansprakelijkheid die daarmee verband houdt. Op deze vrijwaring zijn de voorgaande beperkingen van aansprakelijkheid niet van toepassing.

Artikel 20. Opschorting, opzegging en ontbinding

Gevolgen van beëindiging

20.14 Leverancier retourneert of verwijdert bij het, op welke grond dan ook, eindigen van de Overeenkomst(en) onverwijld alle hem door Opdrachtgever ter hand gestelde documenten, boeken, bescheiden en andere zaken (waaronder begrepen gegevens- en informatiedragers). Bij vroegtijdige beëindiging geldt het voorgaande wederkerig.

Artikel 21. Controlerecht en medewerking audits bij Opdrachtgever

Controlerecht

21.1 Opdrachtgever is gerechtigd de naleving door Leverancier van de wezenlijke verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst, de GIBIT 2020 en de daarmee samenhangende overeenkomsten (SLA, verwerkersovereenkomst, etc.), alsmede de juistheid van toegezonden facturen, binnen een redelijke termijn door een onafhankelijke ter zake deskundige aan geheimhouding gebonden derde te laten controleren.

21.2 Opdrachtgever zal alvorens een controle te doen verrichten eerst Leverancier om de op grond van het vorige lid noodzakelijke informatie vragen.

21.3 De controle zal alleen plaatsvinden indien Opdrachtgever - ook na beantwoording van het in het vorige lid bedoelde verzoek om informatie - gerede twijfel heeft over de nakoming van de verplichtingen door Leverancier, of indien Opdrachtgever anderszins een gerechtvaardigd belang bij de controle heeft (o.m. wettelijke plicht, instructie toezichthouder).

21.4 Leverancier zal alle redelijkerwijs te verwachten medewerking verlenen aan een dergelijke controle. Leverancier zal in dat kader ten minste inzage verlenen in alle relevante gegevens en achtergrondinformatie die relevant kan zijn in het kader van voornoemde controle. Ook zal Leverancier toegang verlenen tot de locatie waar de diensten worden verleend.

21.5 Opdrachtgever staat er voor in dat de in het eerste lid bedoelde derde eventueel door Leverancier gehanteerde voorschriften zal opvolgen. Indien de controle niet (volledig) kan worden uitgevoerd vanwege voornoemde voorschriften, dan komt dit evenwel voor risico van Leverancier.

21.6 De kosten voor deze controle worden gedragen door Opdrachtgever (zowel eigen kosten als kosten van de Leverancier), tenzij de derde één of meer tekortkomingen van niet ondergeschikte aard van Leverancier constateert die ten nadele zijn van Opdrachtgever.

Medewerking audits bij Opdrachtgever

21.7 Voor zover Opdrachtgever afhankelijk is van Leverancier voor de uitvoering van (wettelijke verplichte) audits, zal Leverancier alle noodzakelijke medewerking verlenen aan de uitvoering van deze audits. De kosten voor deze medewerking worden gedragen door Opdrachtgever.

Artikel 22. Overstap, beperkte voortzetting, overdracht en verlengd gebruik

Exit-plan

22.1 Op eerste verzoek van Opdrachtgever zullen Partijen een exit-plan opstellen waarin wordt vastgelegd wat er dient te gebeuren ter voorbereiding op en uitvoering van de in dit artikel beschreven werkzaamheden. Artikel 5.2 en 5.3 zijn van overeenkomstige toepassing op het exit-plan.

22.2 De in dit artikel bedoelde werkzaamheden – te weten overstap (artikel 22.3 e.v.), beperkte voortzetting (artikel 22.6 e.v.), overdracht (artikel 22.8) en beperkte verlenging (artikel 22.9) – zullen worden verricht overeenkomstig het exit-plan en het bepaalde in de Overeenkomst en de GIBIT 2020, tegen de dan reguliere tarieven van Leverancier.

Overstap naar soortgelijke ICT Prestatie

22.3 Leverancier doet bij het, op welke grond ook beëindigen van de Overeenkomst(en), op eerste verzoek van Opdrachtgever datgene wat redelijkerwijs noodzakelijk is om er voor te zorgen dat een nieuwe leverancier of Opdrachtgever zelf zonder belemmeringen een soortgelijke ICT Prestatie ten behoeve van Opdrachtgever kan verrichten (zulks met uitzondering van de afgifte van de broncode van de Programmatuur).

22.4 Onder de in het vorige lid bedoelde redelijke maatregelen in het kader van de overstap naar een andere leverancier/ander systeem worden in ieder geval verstaan (naar keuze van Opdrachtgever):

• i)

  het alsnog aan de verplichtingen uit artikel 18 voldoen;

• ii)

  het vernietigen van de gegevens waarvoor Opdrachtgever verantwoordelijk is (tegen afgifte van bewijs van vernietiging);

• iii)

  het technisch ontvlechten en ontmantelen van (een deel van) de ICT Presentatie

22.5 In afwijking van artikel 22.2 worden voornoemde diensten kosteloos verricht indien sprake is van een toerekenbaar tekortschieten door Leverancier. De onder sub 22.4ii) bedoelde werkzaamheden worden op verzoek hoe dan ook kosteloos verricht.

Beperkte voortzetting van ICT Prestatie

22.6 Leverancier verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid bij beëindiging van de Overeenkomst(en) – op welke grond dan ook – op eerste verzoek van Opdrachtgever:

• i)

  een nieuwe ICT Prestatie of beperkte voortzetting van de bestaande ICT Prestatie te leveren waarmee Opdrachtgever in staat blijft de met de huidige ICT Prestatie opgeslagen gegevens te raadplegen; en

• ii)

  een beperkte vorm van Onderhoud te (blijven) verlenen op de in het vorige lid bedoelde ICT Prestatie (namelijk binnen de kaders van de in het vorige lid bedoelde beperkte functionaliteit).

22.7 Voor de duur en kosten voor de in het vorige lid bedoelde ICT Prestatie geldt dat:

• i)

  de duur ten minste een zodanige duur is dat Opdrachtgever aan de wettelijke administratieplichten kan voldoen;

• ii)

  de kosten voor in redelijke verhouding staan tot de oorspronkelijke kosten voor de gehele ICT Prestatie (naar rato van de verminderde functionaliteit), met dien verstande dat noodzakelijke verlengingen van Derdenprogrammatuur volledig kunnen worden doorbelast.

Overdracht ICT Prestatie

22.8 Opdrachtgever is gerechtigd de ICT Prestatie geheel of gedeeltelijk, inclusief alle daarbij behorende Gebruiksrechten en alle aanspraken in het kader van Onderhoud, onder gelijkblijvende voorwaarden (waaronder begrepen gelijkblijvende omvang Gebruiksrechten) over te dragen aan een gemeenschappelijke regeling of andere entiteit met een publieke functie in het kader van een uitbesteding van een deel van de activiteiten van Opdrachtgever. Leverancier zal alle noodzakelijke medewerking verlenen aan voornoemde overdracht. Leverancier is niet gerechtigd voor de overgang als zodanig kosten in rekening te brengen, wel voor eventueel aanvullend te verrichten werkzaamheden. Derdenprogrammatuur is alleen overdraagbaar voor zover de wet of de toepasselijke licentievoorwaarden daaraan niet in de weg staan (vgl. artikel 19.5).

Verlengd gebruik

22.9 Leverancier verklaart zich voorts bereid om Opdrachtgever desgewenst toe te staan het gebruik van de ICT Prestatie na de beëindigingsdatum voor een redelijke periode te verlengen, indien de werkzaamheden overeenkomstig het Exit-plan niet tijdig zijn afgerond. Hiervoor zal een vergoeding in rekening worden gebracht naar rato van de laatst geldende gebruiksvergoedingen (waarbij noodzakelijke verlengingen van Derdenprogrammatuur volledig kunnen worden doorbelast), tenzij de niet-tijdige afronding van de Exit-werkzaamheden toerekenbaar is aan Leverancier (de verlenging is dan gratis).