| Organisatie | Heemskerk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaat, volmacht en machtiging 2023 II |
| Citeertitel | Regeling mandaten 2023 II |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling mandaten 2023.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | nieuwe regeling | 19-12-2023 |
Burgemeester en wethouders van Heemskerk, de burgemeester, de heffingsambtenaar en de invorderingsambtenaar, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft;
gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en op de Gemeentewet;
besluiten vast te stellen het:
Besluit tot verlenen van mandaat, volmacht en machtiging 2023 II
Artikel 1 Begripsomschrijving mandaat
In deze regeling en de daarbij behorende bijlagen wordt onder mandaat verstaan:
De bevoegdheid kan door de functionaris worden uitgeoefend en door zijn plaatsvervangers:
als het mandaat is verleend aan andere functionarissen dan genoemd onder a. worden als vervanger aangewezen hun teamleider, de andere teamleiders en de domeinmanager van het betreffende domein. Dit geldt niet voor de concerncontroller. De concerncontroller wordt vervangen door de gemeentesecretaris.
Bij de uitoefening van de bevoegdheden zoals genoemd in artikel 1, lid 4 van dit besluit worden de namens burgemeester en wethouders1, de burgemeester2, de heffingsambtenaar3, de invorderingsambtenaar4 uitgaande stukken als volgt ondertekend:
1overeenkomstig het door burgemeester en wethouders genomen besluit,
2overeenkomstig het door de burgemeester genomen besluit,
3overeenkomstig het door de heffingsambtenaar genomen besluit,
4overeenkomstig het door de invorderingsambtenaar genomen besluit,
Aldus vastgesteld d.d. 19 december 2023.
Burgemeester en wethouders van Heemskerk
secretaris
de heffingsambtenaar
burgemeester
de invorderingsambtenaar
In navolging van de Awb kent dit besluit een schakelbepaling, waaruit blijkt dat dit besluit betrekking heeft op mandaten van bestuursrechtelijke besluiten, privaatrechtelijke volmachten, feitelijke machtigingen en het ondertekenen van besluiten.
Een algemeen mandaat moet schriftelijk worden verleend. Het besluit moet volgens de regels van artikel 3:42 Awb bekend worden gemaakt. Dat wil zeggen publicatie in het digitale gemeenteblad. Om te voorkomen dat het besluit veelvuldig moet worden aangepast, worden de gemandateerden bij functie genoemd en niet bij naam.
Deze constructie maakt het nodig dat de organisatie vastlegt welke persoon welke functie vervult. Dit kan een aanstellingsbesluit zijn. Ook kan een functiebeschrijving van toepassing verklaard zijn.
Lid 1: Instructies zijn vormvrij. Het is aan de mandaatgever om te bepalen welke instructies hij geeft. Te denken valt aan het inwinnen van adviezen, overleg met een budgethouder en overleg met of informeren van een portefeuillehouder.
Lid 2: Een bestuursorgaan kan beleidsregels vaststellen met betrekking tot hem toekomende bevoegdheden. Het bestuursorgaan moet handelen overeenkomstig de beleidsregels, dus ook degene die namens hem de bevoegdheid toepast. Dit is nogmaals vastgelegd in het mandaatbesluit.
Lid 3: De Awb maakt een uitzondering indien: “toepassing van de beleidsregel voor één of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen”. In die gevallen moet het bestuursorgaan afwijken van de beleidsregel.
Dit mandaatbesluit is zo opgesteld, dat het mandaat niet van toepassing is in de gevallen waarin deze uitzonderingsclausule wordt toegepast en moet worden afgeweken van de beleidsregel. Dit betekent dat in die gevallen het besluit niet door de gemandateerde wordt genomen, maar door de mandaatgever.
In de gevallen waarin de beleidsregel zelf of de wettelijke regeling een hardheidsclausule bevat, behoort het wel of niet toepassen van de clausule wél tot de gemandateerde bevoegdheid. Er wordt immers niet van de beleidsregel of de wettelijke regeling afgeweken. De gemandateerde mag dan over de toepassing een besluit nemen en hoeft het besluit niet aan de mandaatgever voor te leggen.
De praktijk leert dat het nodig is dat een functionaris kan worden vervangen bij zijn afwezigheid. Daarom is het nodig dat de organisatie vastlegt hoe de vervanging van een bepaalde functie is geregeld.
Het mandaatbesluit geeft een algemene regeling voor de vervanging van functionarissen. Zo’n algemene regeling heeft het voordeel dat er geen extra besluiten nodig zijn om vervangers aan te wijzen of om ondermandaat te geven.
De Awb schrijft voor dat een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen. Daaruit volgt logischerwijs dat het genomen besluit wordt ondertekend door degene aan wie het mandaat is verleend. Omdat het mandaatbesluit uitgaat van functies en niet van personen, verdient het aanbeveling in de ondertekening de functie te vermelden van de persoon die ondertekent. Onder de uitgaande stukken staat dus de functie van de gemandateerde en niet de functie van de vervanger, zonder de vermelding van ‘in afwezigheid’ (i.a.) of iets dergelijks.
Bijlage 1: Mandaten geldend voor alle afdelingen
Bijlage 2: Mandaten domein bedrijfsvoering
Bezwaar- en beroepsprocedure - Awb – personele aangelegenheden
Opstellen verweerschrift en instellen (hoger) beroep m.b.t personele aangelegenheden | Ten aanzien van bezwaren en beroep ingesteld voor 1 januari 2020 |
Arbeidsvoorwaarden sanctie en ordemaatregelen
t.a.v. medewerker en teamleider: domeinmanager t.a.v. domeinmanager/ concerncontroller: gemeentesecretaris | |||||
t.a.v. medewerker en teamleider: |
Arbeidsvoorwaarden overige rechten en plichten
t.a.v. medewerker: teamleider t.a.v. teamleider: domeinmanager t.a.v. domeinmanager/ concerncontroller: gemeentesecretaris | |||||
Arbeidsvoorwaarden salarisadministratie
Afdrachten belasting/ pensioen e.d./ voeren salaris- en personeels administratie en daaruit voortvloeiende correspondentie | |||||
Besluiten om een bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren | |||||
Team Planning, Control & Financiën (PCF)
| Externe medewerker belasting deurwaarder | Vorderingen groter dan €25.000 per debiteur in overleg met teamleider | |||
Vorderingen groter dan € 25.000 per debiteur in overleg met teamleider | |||||
| |||||
| |||||
|
Team Informatievoorziening (IV)
Bijlage 3: Mandaten fysiek domein
Team Realisatie & Beheer (R & B)
Verordening begraafrechten, Beheersverordening begraafplaatsen en de Wet op de lijkbezorging
Team Beleid & Projecten (B & P)
Team Vergunningen, Toezicht, Handhaving & Veiligheid (VTHV)
Afhandelen van meldingen en verlenen vergunning voor inrichtingen en het verbinden van voorwaarden hieraan |
Detailhandel (Winkeltijdenwet, winkeltijdenverordening)
Verlenen aanwezigheidsvergunning kansspelautomaten en/of een exploitatievergunning speelgelegenheden | |||||
Gelasten direct vertrek vergunninghouder bij overtredingen en/of wangedrag | |||||
Art. 8 lid 2 Nadere regels inrichtingsplan markt Heemskerk 2016 | |||||
Verbinden voorschriften aan gebruik bak- en kookinstallaties |
Bijlage 4: Mandaten sociaal domein
Team Strategie & Beleid (S & B)
| Selectiebesluit: o.g.v. archeologisch rapport besluiten over verdere vervolg (bijvoorbeeld verlenen/weigeren vergunning of voorschriften verbinden aan vergunning) |
Uitgezonderd: art. 3 lid 2 en 3, art. 4 lid 3 enart. 19 lid 3. Goedkeuringsprocedure op basis van vier-ogen principe. | |||||||||||
Aanvragen subsidie en indienen eindverantwoording/ vaststelling subsidies | |||||||||||
Team Informatie & Dienstverlening (I & D)
Bijlage 5: GR IJmond Werkt! (IJW)
en onder de volgende instructies:
Het algemeen bestuur mag (onderdelen van) de gemandateerde bevoegdheden ondermandateren aan het dagelijks bestuur, de directeur en de medewerkers van Gr IJmond Werkt!. Ook voor ondermandaat geldt dat bovengenoemde instructies en voorwaarden gelden. Ondermandaat van ondermandaat is niet toegestaan. Slechts het Algemeen Bestuur is bevoegd om ondermandaat te verlenen. Ondermandaatbesluiten moeten op grond van de algemene wet bestuursrecht gepubliceerd worden
Bijlage 6: Centrum voor Jeugd en gezin (CJG)
1 Het uitvoeren van de volgende feitelijke werkzaamheden:
De directeur, manager, projectleider, CJG-coaches en medewerkers Informatie en advies machtiging te verlenen voor het uitvoeren van feitelijke werkzaamheden die nodig zijn om uitvoering te geven aan de wettelijke taak ten behoeve van toegang en toeleiding tot jeugdzorgvoorzieningen.
N.B. de bevoegdheid om te beslissen op een bezwaarschrift blijft voorbehouden aan het college.
2 Onder de voorwaarde dat dit plaats vindt binnen de volgende juridische kaders:
3 en onder de volgende voorwaarden:
De gemandateerde is niet bevoegd als het gaat om:
4 en onder de volgende instructies:
CORV: De Opdracht Router Voorziening (CORV) is een digitaal knooppunt dat zorgt voor de elektronische afhandeling van het formele berichtenverkeer tussen justitiële partijen en het gemeentelijk domein. De aansluiting op het gebruik van de CORV is verplicht gesteld in de Jeugdwet.
Bijlage 7: Crisisdienst Jeugdhulp (CJ)
Onder de besluiten en schriftelijke beslissingen wordt vermeld dat zij zijn genomen namens het college. Onder de besluiten wordt tevens vermeldt dat bezwaar kan worden ingediend bij het college, dan wel dat voor spoedeisende gevallen een verzoek om voorlopige voorziening kan worden ingediend bij de rechtbank Noord-Holland.
Als gevolg van de uitoefening van dit mandaat uitgaande stukken moeten als volgt worden ondertekend:
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemskerk,
gevolgd door de functieaanduiding, de handtekening en de naam van de gemandateerde functionaris.
Bijlage 8: Omgevingsdienst (Od)
De mandaten Od 06 tot en met Od 37 worden uitgevoerd onder de volgende voorwaarden en instructies:
De mandaten gelden niet voor zaken die afwijken van gevoerd en/of vastgesteld beleid. Evenmin geldt de mandaten — gezien de Algemene wet bestuursrecht - voor beslissingen op tegen deze besluiten gerichte bezwaarschriften en beslissingen omtrent nadeelcompensatie en schadevergoedingen ten gevolge van rechtmatige respectievelijk onrechtmatige besluitvorming of financiële compensatie anderszins.
Indien besluiten door gemeente Heemskerk worden genomen, zal ondertekening door de secretaris/directeur of ondergemandateerde plaatsvinden waarna de procedure door Omgevingsdienst IJmond verder kan worden afgerond met in achtneming van het in de mandaten Od 06 tot en met Od 37 en bij of krachtens de Algemene wet bestuursrecht bepaalde.
Voorts gelden ten aanzien van de mandaten genoemd onder Od 06 tot en met Od 37 de volgende bepalingen:
Van de machtiging besluiten te nemen mag geen gebruik worden gemaakt indien het betreft:
De secretaris/directeur van Omgevingsdienst IJmond kan besluiten dat de onder zijn verantwoordelijkheid werkzame teamleiders eveneens gerechtigd zijn om genoemde besluiten te nemen met in achtneming van het in artikel 2 bepaalde.
De secretaris/directeur van Omgevingsdienst IJmond is bevoegd tot:
De secretaris/directeur van Omgevingsdienst IJmond draagt in naam van ons college en onder onze verantwoordelijkheid zorg voor het beheer van archiefbescheiden verband houdende met de uitvoering van het in dit mandaat- en machtigingsbesluit gestelde; onder beheer wordt verstaan het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden overeenkomstig een door de secretaris/directeur, in overleg met onze gemeente, vast te stellen regeling.
De secretaris/directeur van Omgevingsdienst IJmond verantwoordt zich in het jaarverslag en andere periodieke verslagen omtrent het in dit mandaatbesluit gestelde.
Bijlage 9: Doelgroepenvervoer Zuid-Kennemerland - Haarlemmermeer – Ijmond
Bijlage 10: Verkennend onderzoek Wet verplichte geestelijke gezondsheidszorg (Wvggz).
Aan deze machtiging zijn de volgende instructies verbonden:
De uitgaande stukken worden als volgt ondertekend:
Het college van burgemeester en wethouders van Heemskerk, namens dezen,
de directeur Publieke Gezondheid van de Veiligheidsregio Kennemerland