Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Programma indeling en paragrafen
- 1.
Het algemeen bestuur stelt een programma indeling vast.
- 2.
Het algemeen bestuur stelt vast over welke onderwerpen ze in extra paragrafen, naast de verplichte paragrafen van de begroting en jaarstukken, kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.
Artikel 3. Planning & Control cyclus
- 1.
De planning en control cyclus bestaat in ieder geval uit de wettelijke verplichte beleidsmatige en financiële kaders van de begroting (ontwikkelingen/kaderbrief), de begroting en de jaarstukken.
- 2.
Voor de begroting is er in principe één integraal afwegingsmoment per jaar voor het algemeen bestuur. Dit is bij de behandeling van de beleidsmatige en financiële kaders van de begroting. Zo kan het bestuur en organisatie werken vanuit een helder financieel kader. De begroting is een uitwerking van de besluitvorming van de behandeling van de beleidsmatige en financiële kaders en bevat nog eventuele bijstellingen voor onvoorziene zaken die budgettair relevant zijn.
Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken
De begroting en jaarstukken worden ingericht conform het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) waarbij het algemeen bestuur per programma vast stelt:
- a.
de maatschappelijke effecten en doelstellingen
- b.
- c.
- d.
Artikel 5. Begroting
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het algemeen bestuur heeft besloten in de begroting is opgenomen.
- 2.
Door het vaststellen van de begroting worden de (vervangings)investeringen in het meerjarig investeringsoverzicht geautoriseerd door het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur kan, eventueel op voorstel van het dagelijks bestuur, besluiten dat het dagelijks bestuur op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van een specifiek investeringskrediet aan het algemeen bestuur doet.
- 3.
Het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en de daaraan verbonden reserve mutaties, het overzicht van de overhead en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen.
- 4.
In de begroting wordt jaarlijks een post onvoorzien geraamd.
- 5.
Wijzigingen in de toedeling van taakvelden aan de programma’s worden expliciet vermeld en gemotiveerd.
Artikel 6. Tussentijdse rapportages
- 1.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur door middel van twee tussentijdse Bestuursrapportages over de realisatie van de begroting.
- 2.
De Bestuursrapportages bevatten in ieder geval een uiteenzetting over de uitvoering van het beleid, de ontwikkeling van lasten, baten en investeringen.
- 3.
De Bestuursrapportage gaat ten minste in op financiële afwijkingen per programma, groter dan € 100.000.
- 4.
Het dagelijks bestuur doet bij de Bestuursrapportages het algemeen bestuur een voorstel tot vaststelling van een wijziging van de begroting.
Artikel 7. Jaarstukken
- 1.
De jaarstukken bevatten een verslag van het dagelijks bestuur en vormen de verantwoording van het financieel beleid en beheer.
- 2.
In de jaarstukken worden ten minste afwijkingen in baten en lasten per programma groter dan € 100.000 ten opzichte van de actuele ramingen toegelicht.
- 3.
Het voorstel over de bestemming van het jaarrekeningresultaat wordt door het dagelijks bestuur gelijktijdig met de jaarstukken aangeboden aan het algemeen bestuur.
Artikel 8. EMU-saldo
Als het Rijk bericht dat alle decentrale overheden samen het collectieve aandeel in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het dagelijks bestuur een aanpassing nodig acht, doet het dagelijks bestuur een voorstel voor het wijzigen van de begroting.
Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 9. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
Het dagelijks bestuur legt, conform de geldende wet- en regelgeving verplichte onderdelen, verantwoording af aan het algemeen bestuur over rechtmatigheid. De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
- 2.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de organisatie, inclusief de toevoegingen aan de reserves.
- 3.
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens van € 100.000 nader toegelicht.
Artikel 10. Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 11. Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd als bedoeld in art. 5 lid 3.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Een overschrijding op de lasten van de begroting wordt in beginsel als onrechtmatig beschouwd. Overschrijdingen worden niet als onrechtmatig aangemerkt in de volgende situaties:
- a.
er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;
- b.
er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;
- c.
er is sprake van een overschrijding die volgens de afspraken met het algemeen bestuur wordt verrekend met een (egalisatie)reserve;
- d.
overschrijdingen die passen binnen bestaand beleid, maar niet tijdig konden worden gesignaleerd en bestuur aanhangig konden worden gemaakt;
- e.
de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden, opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), toegelicht in de jaarrekening maar niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
Het criterium van misbruik en oneigenlijk gebruik is het criterium van rechtmatigheid dat betrekking op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en organisatie eigendommen bij financiële beheershandelingen.
Hoofdstuk 4. Financieel beleid
Artikel 13. Waardering en afschrijving vaste activa
Ten minste eens in de vier jaar legt het dagelijks bestuur (een herijking van) beleidsregels in de Nota investerings- en activeringsbeleid ter vaststelling voor aan het dagelijks bestuur. Daarin is in ieder geval opgenomen:
- a.
het beleid ten aanzien van activeren, waarderen en afschrijven en de toerekening
- b.
de duur van de afschrijving naar soort, die is vastgelegd in de afschrijvingstabel;
- c.
de wijze van afschrijven.
Artikel 14. Voorziening voor oninbare vorderingen
Voor de vorderingen kan een voorziening wegens oninbaarheid gevormd worden op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 15. Reserves en voorzieningen
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur ten minste eens in de vier jaar een notitie reserves en voorzieningen aan. Deze notitie wordt door het algemeen bestuur vastgesteld en bevat in ieder geval:
- a.
de vorming en besteding van reserves;
- b.
de vorming en besteding van voorzieningen.
Artikel 16. Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten waarmee kosten in rekening worden gebracht aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
- 2.
Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa.
- 3.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.
- 4.
Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.
Artikel 17. Prijzen economische activiteiten
- 1.
Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden waarbij SamenTwente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.
- 2.
Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een algemeen bestuursbesluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.
Hoofdstuk 5. Paragrafen bij de begroting en jaarstukken
Artikel 18. Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur ten minste eens in de vier jaar een nota risicomanagement en risicobeheersing aan. De nota wordt door het algemeen bestuur vastgesteld.
Artikel 19. Onderhoud kapitaalgoederen
In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.
Artikel 20. Financiering
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur ten minste eens in de vier jaar een treasurystatuut aan. Het statuut wordt door het algemeen bestuur vastgesteld. Dit statuut behandelt de sturing en beheersing van, de verantwoording over en het toezicht op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s.
Artikel 21. Bedrijfsvoering
In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording in ieder geval op:
- 1.
een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, zoals die in de rechtmatigheidsverantwoording is vermeld, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 10 lid 3 overschrijden;
- 2.
welke eventuele maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
- 3.
een overzicht van, en toelichting op, niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;
- 4.
rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen.
Artikel 22. Verbonden partijen
Bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur in de paragraaf verbonden partijen ten minste de verplichte onderdelen op grond van artikel 15 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten op.
Artikel 23. Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid
In de Beleidsbegroting en de Jaarstukken wordt in de Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid respectievelijk ingegaan op de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording wordt verslag gedaan van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens.
Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel 24. Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- a.
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de organisatie als geheel en in de afdelingen;
- b.
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
- c.
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- d.
het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en
- e.
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 25. Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur draagt in ieder geval zorg voor:
- a.
een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van taken aan de organisatieonderdelen;
- b.
een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;
- c.
de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;
- d.
de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- e.
de te maken afspraken met de organisatieonderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;
- f.
het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- g.
het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en
- h.
het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen van de organisatie en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 26. Interne controle
- 1.
Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van zowel de baten en lasten als de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording en informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
Hoofdstuk 7. Slotbepalingen
Artikel 27. Intrekking oude regeling
De “Financiële Verordening Regio Twente 2018” wordt ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van de nieuwe verordening.
Artikel 28. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening SamenTwente”.