| Organisatie | Krimpen aan den IJssel |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Handboek vervanging |
| Citeertitel | Handboek vervanging |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-12-2023 | nieuwe regeling | 31-01-2023 |
De gemeente Krimpen aan den IJssel streeft ernaar om zoveel mogelijk digitaal te werken. Door informatie digitaal beschikbaar te maken is het mogelijk om plaats en tijd onafhankelijk te werken. Informatie is voor iedereen gelijk beschikbaar en het is mogelijk informatie vanuit verschillende applicaties met elkaar te koppelen. Om digitaal te werken worden papieren documenten gescand en geregistreerd in de daarvoor bestemde applicatie. Om te voorkomen dat informatie versplinterd wordt bewaard en het daardoor onoverzichtelijk is waar informatie te vinden is kan vervanging worden ingezet. Door vervanging toe te passen vindt er een extra controle plaats op de gescande informatie en zijn documenten op één plek digitaal terug te vinden. Om vervanging toe te passen moet er wel aan een aantal richtlijnen worden voldaan om de kwaliteit van gedigitaliseerde documenten te waarborgen.
In dit handboek worden de kaders en richtlijnen voor het toepassen van vervanging binnen de gemeente Krimpen aan den IJssel uiteengezet. Het gaat hierbij om:
Ten slotte wordt aangegeven op welke manier er controles binnen het proces zijn ingebouwd om de kwaliteit van informatie binnen de organisatie te waarborgen.
Vervanging betekent dat archiefbescheiden van de ene gegevensdrager worden omgezet naar een andere gegevensdrager, waarna de originelen vernietigd moeten worden (ex. artikel 7 Archiefwet 1995). De omgezette gegevens op de nieuwe informatiedragers zijn dan de archiefbescheiden in de zin van artikel 1 sub. C ex. Archiefwet 1995. Het scannen van papieren documenten, waarna deze vernietigd worden, is een veelgebruikte manier van vervanging. Dit is ook de manier waarop de vervanging plaats vindt die beschreven is in dit handboek. Vervanging is een onomkeerbaar proces en daarom is de kwaliteit van groot belang. In het proces van vervanging zijn de nodige kwaliteitscontroles die een correcte vervanging garanderen ingebouwd. Vervanging draagt voornamelijk bij aan het papier arm maken van een organisatie doordat fysieke documenten kort, drie maanden, bewaard worden, en langdurig digitaal worden bewaard.
Bij vervanging moet de zorgdrager (de bestuurlijk verantwoordelijke) zorgen voor een formeel (schriftelijk) besluit tot vervanging. Zijn de te vervangen archiefbescheiden als blijvend te bewaren aangemerkt? Dan moet de zorgdrager in het besluit tot vervanging ten minste inzicht geven in de volgende punten van het vervangingsproces (artikel 26a/b Archiefregeling):
Daarnaast is artikel 6.2 van het Archiefbesluit 1995 van toepassing. Daarin is vastgelegd dat de zorgdrager melding maakt van de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. Dit gaat om de volgende bepalingen:
Wanneer vervanging wordt toegepast moet er een vervangingsbesluit worden opgesteld zoals aangegeven in artikel 8 van het Archiefbesluit. Het vervangingsbesluit is het bewijs dat er vervanging heeft plaatsgevonden en moet daarom zorgvuldig worden bewaard. Deze verklaring bevat:
In bijlage 1 staat het sjabloon voor een vervangingsbesluit.
Er is alleen sprake van vervanging wanneer de documenten in fysieke vorm zijn vernietigd. Van deze vernietiging moet ook een verklaring worden opgesteld om te bewaren in het archief. Het opstellen van een verklaring van vernietiging staat aangegeven in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995. Zie hiervoor ook hoofdstuk 7. Vernietigen & bewaren.
Binnen de gemeente worden documenten op twee manieren gedigitaliseerd. Beide procedures worden hieronder beschreven.
De reikwijdte van het handboek geeft aan voor welke documenten vervanging wordt ingesteld. Het vervangingsbesluit wordt genomen voor de hele organisatie van de gemeente Krimpen aan den IJssel. Het gaat hierbij om inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden. Wanneer aan alle voorwaarde voor vervanging is voldaan kan het vervangingsproces worden gestart. Door de strikte voorwaarden die zijn gesteld aan vervanging wordt de kwaliteit van de archiefbescheiden gewaarborgd. Wanneer aan alle voorwaarden is voldaan, is het op basis van dit handboek ook mogelijk om al in het verleden al eerder gedigitaliseerde documenten te vervangen. Op basis van een steekproef wordt dan bepaald of de kwaliteit voldoet aan de eisen uit dit handboek.
Er zijn archiefbescheiden die uitgezonderd moeten worden van vervanging, omdat er een juridische verplichting is om deze documenten in de originele papieren vorm beschikbaar te hebben of omdat deze archiefbescheiden vanwege hun vorm niet gedigitaliseerd kunnen worden. Het afhandelingsproces vraagt dan om een papieren vorm en kan niet worden afgedaan met alleen een digitale versie van het document. Hieronder zijn de archiefbescheiden opgesomd die uitgezonderd zijn van vervanging.
Om vervanging toe te passen is het van belang dat digitale documenten zoveel mogelijk overeenkomen met het papieren origineel. Hiervoor is het belangrijk dat we goede apparatuur en software gebruiken. Het is belangrijk dat deze apparatuur en software goed ingesteld staat.
Voor het scannen van documenten wordt gebruikt gemaakt van twee soorten scanners. Het gaat hierbij om de Canon scanner die op de begane grond bij DIB staat. Deze scanner wordt door team DIB gebruikt om te scannen. Medewerkers laten hun archiefbescheiden door team DIB scannen of maken gebruik van de multifunctionele scanners die op iedere etage staan. Op de etageprinters worden raadsvoorstellen, raadsbesluiten en interne stukken gescand. Binnenkomende post verloopt altijd via team DIB. De specificaties van beide soorten scanners staan vermeld in bijlage 3.
Voor de Canon scanner en de etagescanners wordt er gebruik gemaakt van verschillende applicaties om de documenten te scannen en door te zetten naar het systeem waarin de medewerker de scan in behandeling neemt.
Bij het scannen van documenten via de Canon imageFORMULA DR-G2090 bij team DIB wordt gebruik gemaakt van de scanapplicatie XAware Verify. Deze applicatie geeft de mogelijkheid om gescande documenten te controleren op de kwaliteit van de scan. Daarnaast worden lege documenten en scanbladen automatisch verwijderd. Voor het verwerken van gescande documenten wordt gebruik gemaakt van verschillende applicaties. Een van deze applicaties is Iris Powerscan, voor het metadateren van documenten. De andere applicatie is XAware Verify waarbij de gescande documenten worden doorgestuurd naar de applicatie waar het werkproces in wordt uitgevoerd.
Via de RICOH IM C3000 kunnen ook documenten gescand worden. Deze multifunctionele printers en scanners staan op iedere etage en kunnen door alle medewerkers gebruikt worden. Via deze multifunctionele apparaten kunnen documenten worden gescand en als pdf-bestand naar het e-mailadres van de medewerker worden gestuurd. Daarnaast is het voor DIB mogelijk om op het apparaat in te stellen dat gescande documenten via de XAware software direct naar de zaakapplicatie worden gestuurd waarin de medewerkers de documenten verwerken.
6. Kwaliteit procedures en controles
Om de kwaliteit van de archiefbescheiden die vallen onder het vervangingsbesluit te waarborgen zijn enkele controlestappen ingevoerd. Een medewerker van het desbetreffende team voert zowel dagelijkse als periodieke controles uit. Bij de dagelijkse controles wordt er specifiek gekeken naar de kwaliteit van de gescande documenten. Bij de dagelijkse controles die worden uitgevoerd zijn drie aandachtspunten:
Het onderhoud van de scanners is belegd bij de GR IJsselgemeenten afdeling ICT. Als er onderhoud nodig is door een defect, dan wordt dit gemeld bij de servicedesk ICT. De etagescanners zijn gehuurd en onderhoud valt onder het contract. De scanner van team DIB is eigendom van de gemeente. Voor deze scanner is er een basiscontract afgesloten. Met dit basiscontract wordt er bij nodig onderhoud van de scanner dat buiten ons beheer ligt, de leverancier ingeschakeld.
Team DIB voert voor hun eigen scanner samen met functioneel beheer de eenvoudige onderhoudstaken uit, door bijvoorbeeld de scanplaat schoon te houden of de rollers te vervangen.
Het toepassen van vervanging betekent dat papieren documenten na digitalisering volgens geldende richtlijnen worden vernietigd. Hier gelden echter wel uitzonderingen op die beschreven zijn in hoofdstuk 4.1.
Elk jaar wordt het handboek en de vervangingsbesluiten door team DIB en team Informatie & Dienstverlening gecontroleerd als onderdeel van het kwaliteitssysteem informatiebeheer (KIDO). De uitkomst van de controle wordt opgenomen in de informatiebeheerrapportage van team Informatie & Dienstverlening. In deze rapportage wordt beschreven of de informatie die in het handboek is beschreven nog voldoet. Eventuele wijzigingen die aangebracht moeten worden om aan de kwaliteitseisen te blijven voldoen worden hierin meegenomen.
Bij elke wijziging wordt altijd gecontroleerd wat het effect van een wijziging is op de vervangingsprocedure. Wijzigingen die de kwaliteit van de vervanging verminderen moeten worden voorgelegd aan de zorgdrager. Wijzigingen die de kwaliteit van de vervanging verhogen zijn wel toegestaan.
Bijlage 1: Vervangingsbesluit (ex artikel 6 Archiefbesluit 1995)
Besluit tot vervanging van archiefbescheiden
Team Duurzaam informatiebeheer
Overwegende dat het noodzakelijk is om in het kader van het digitale werken, ook digitaal te archiveren;
Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.
Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking van dit besluit in het Gemeenteblad.
Dit besluit kan worden aangehaald als: Vervangingsbesluit [applicatie + jaartal]
Bij het vervangingsbesluit wordt onderstaand invulblad toegevoegd met informatie over het vervangingsproces. Het vervangingsbesluit wordt samen met de medewerker informatiebeheer opgemaakt. De besluiten moeten namelijk na goedkeuring door het college gepubliceerd worden op overheid.nl en in het gemeenteblad.
Bijlage 2: Verklaring van vernietiging bij substitutie
(ingevolge artikel 8 van het Archiefbesluit 1995)
In deze verklaring wordt vastgelegd wanneer en op welke wijze de papieren documenten vernietigd zijn die volgens het Algemeen handboek vervanging vervangen zijn door digitale exemplaren.
Uit het archief van de gemeente Krimpen aan den IJssel zijn op [DATUM] de volgende documenten vervangen:
Het betreft alle documenten uit [PERIODE/JAARTAL]
De papieren documenten waren op de volgende locatie opgeslagen:
De digitale exemplaren staan in de volgende applicatie:
Dit formulier moet verzonden worden naar: dib@krimpenaandenijssel.nl en worden toegevoegd aan:
Zaak: Archief vervangingsbesluit. Behandelaar: [behandelaar].
Automatisch detecteren, Zwart-wit, foutdiffusie, Active Threshold, geavanceerde tekstverbetering, Geavanceerde tekstverbetering II, 256 niveaus grijstinten, 24-bits kleur | |