| Organisatie | Noord-Beveland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | VTH Nota Casemanagement |
| Citeertitel | VTH Nota Casemanagement |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-12-2023 | nieuwe regeling | 11-07-2023 |
1. Aanleiding en noodzaak protocol casemanagement
Er zijn veel overheidsinstanties betrokken bij de wetgeving die toezien op de fysieke leefomgeving in Zeeland. Zo werken de Zeeuwse gemeenten en de provincie Zeeland samen met het waterschap Scheldestromen, Rijkswaterstaat, de GGD, de Veiligheidsregio Zeeland (VRZ), de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Zeeland en de DCMR Milieudienst Rijnmond aan de VTH-taken uit de Wabo (of straks Omgevingswet). Deze partijen voeren verschillende vergunnings-, toezichts- en handhavingstaken (hierna: VTH-taken) uit. We noemen deze partijen samen ook wel VTH-partijen of ketenpartners. Om als één overheid naar de burgers en/of bedrijven te handelen, is er een grote behoefte aan onderlinge afstemming en coördinatie. Zij willen naast het integraal werken conform de Wabo tijdig voorbereid zijn op de komst van de Omgevingswet.
Het invullen van de 1-loket gedachte voor burgers en bedrijven is nog niet optimaal ingericht. Burgers en bedrijven ervaren nog te veel verschillende loketten zowel op het gebied van vergunningverlening als toezicht en handhaving. Ook het nemen van integrale en samenhangende besluiten is met alle interne (binnen de eigen organisatie) en externe vakdisciplines voor de bevoegde gezagen een hele uitdaging en loopt soms nog moeizaam. Dit vraagt om professioneel casemanagement. Momenteel ontbreekt het aan één protocol voor de betrokken partijen met daarin een uitleg van het begrip casemanagement en een duidelijke werkwijze voor een eenduidige toepassing van casemanagement.
Daarnaast is door de inwerkingtreding van de Wabo (2010) en de Omgevingswet (vooralsnog 1 januari 2023) het werken als 1-loket functie en een integrale beoordeling van vergunningaanvragen en meldingen een wettelijk vereiste. Ook het integraal uitvoeren van toezichts- en handhavingstaken is een vereiste. Dit blijkt uit de doelstellingen van deze wetten en is herkenbaar in allerlei wettelijke voorschriften zoals de coördinatie- en doorzendplichten en de verplichte integrale belangenafweging. Het uitgangspunt voor integraal werken en de 1-loketgedachte vraagt om goed ‘casemanagement’. Bovenstaande wordt ook onderschreven in de nota VTH Beleid Zeeland 2021 waaraan de betrokken overheidsinstanties in Zeeland zich hebben gecommitteerd.
De inzet van een casemanager heeft tot resultaat dat er tussen alle VTH-partijen en overige stakeholders duidelijke afspraken en verwachtingen zijn met betrekking tot een volledig, integraal en tijdig verlopend VTH-proces.
Dit protocol omschrijft hoe casemanagement op een adequate en eenduidige wijze invulling geeft aan de 1-loketgedachte voor vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH-taken) in Zeeland. Het vertrekpunt is de nota VTH Beleid Zeeland 2021.
Doelstelling is het opstellen van een advies en protocol voor de Zeeuwse gemeenten, provincie Zeeland, waterschap Scheldestromen, RWS, GGD, VRZ, RUD Zeeland en DCMR met daarin afspraken, voorschriften en bruikbare instrumenten die aangeven hoe casemanagement bij uitvoering van VTH-taken gaat ondersteunen. Daarbij wordt onder andere gekeken naar (horizontale) verantwoordelijkheden: wie is zaakeigenaar als er meerdere afdelingen, bevoegde gezagen, gemandateerde partijen en externe organisaties zijn betrokken? Hoe organiseer je dit en hoe weet je elkaar te vinden? Casemanagement kan bij het bevoegd gezag of bij een gemandateerde partij worden belegd.
Het protocol draagt bij aan een eenduidige invulling en uitvoering van het begrip casemanagement. Casemanagement zorgt voor een goede samenwerking tussen ketenpartners bij de uitvoering van VTH-taken en een ‘klant’ die een 1-loket en een samenwerkende overheid ervaart die samenhangende besluiten neemt. Met het protocol wordt praktische invulling gegeven aan casemanagement zoals is neergelegd in de nota VTH Beleid Zeeland 2021.
De werkgroep gaat ervan uit dat het protocol casemanagement (met de bijbehorende instrumenten, methodes etc.) bij alle VTH-processen/vraagstukken onder de Wabo en de Omgevingswet kan worden gebruikt.
Het protocol casemanagement VTH omschrijft wat een casemanager is en hoe hij/zij (samen)werkt. Hierbij wordt niet uitgewerkt hoe iedere partij vervolgens het casemanagement binnen de eigen organisatie moet inrichten. Het staat iedere organisatie vrij om dit zelf te organiseren, zolang hierbij maar voldaan wordt aan de Zeeuwse uitgangspunten van ‘casemanagement’.
De relevante wet- en regelgeving waar de casemanager mee te maken heeft is terug te vinden in bijlage 1.
Daarnaast zijn de mogelijkheden binnen een VTH-zaaksysteem, het Digitaal Stelsel Omgevingswet (hierna: DSO) en de samenwerkingsfunctionaliteit van essentieel belang in de uitwerking en implementatie van casemanagement. Nu duidelijk is geworden dat het DSO nog geen mogelijkheid biedt om bij een aanvraag te zien welke andere onderdelen er zijn voor andere bevoegde gezagen, is integraal casemanagement vorm geven een uitdagende klus. De ontwikkelingen voor het DSO staan niet stil en de verwachting is dat de zichtbaarheid van aanvragen bij andere bevoegde gezagen na verloop van tijd ook inzichtelijk wordt.
Tevens constateren wij dat er veel raakvlakken zijn voor ruimtelijke ordening waar casemanagement ook een belangrijke rol zou kunnen spelen. Wij beperken ons gezien onze opdracht tot de VTH-keten.
Van intern casemanagement naar integraal casemanagement
Het casemanagement bij de verschillende organisaties is momenteel divers ingericht. Nog niet alle bevoegde gezagen zijn actief met de implementatie van de nota VTH beleid Zeeland 2021 aan de slag gegaan.
Als werkgroep gaan wij gezien bovenstaande knelpunten uit van intern en integraal casemanagement.
Intern casemanagement houdt casemanagement in binnen de eigen organisatie, waarbij de casemanager een strakke regie voert tussen alle betrokken vergunningverleners/adviseurs binnen de eigen organisatie. Daarnaast zorgt de casemanager voor horizontale afstemming met betrokken partijen. In dit geval is de casemanager echter niet het aanspreekpunt namens de andere partijen/organisaties richting de initiatiefnemer.
Idealiter heeft integraal casemanagement altijd de voorkeur. Deze voert de regie op alle onderdelen, ondanks dat er meerdere bevoegde gezagen zijn die besluiten moeten nemen of toezicht en handhaving moeten uitvoeren.
3. Wat verstaan wij onder casemanagement?
Casemanagement is een generieke deskundigheid die een brede expertise vraagt van de persoon die invulling geeft aan deze taak. Voor de integrale benadering van “klantvragen” is de vaardigheid van casemanagement als eerste deskundigheidsgebied in de landelijke Kwaliteitscriteria 2.2 opgenomen.
Goed casemanagement is allereerst in het belang van de klant, maar daarnaast is het ook van groot belang voor de verdere uitvoering van taken, vaak door verschillende partijen. Het draagt bij aan het verkorten en transparant maken van procedures, voorkomt mogelijk bezwaar en beroep en verhoogt daarmee de kwaliteit en het dienstverleningsniveau.
Dit protocol beschrijft de deskundigheid casemanagement en de wijze waarop die in de praktijk gebracht kan worden. Om casemanagement eenduidig toe te kunnen passen is het van belang dat betrokkenen een helder beeld hebben van het begrip casemanagement.
De landelijke kwaliteitscriteria benoemen welke activiteiten er volgens de Wabo onder casemanagement worden gerekend, welke eisen er aan een casemanager worden gesteld en welke eisen gelden voor de organisatie waarbinnen casemanagement wordt uitgevoerd. In dit protocol zijn de VTH-kwaliteitscriteria leidend en zullen we deze waar nodig verduidelijken en concreter maken. Ook onder de Omgevingswet blijven de kwaliteitscriteria van kracht en worden deze enige tijd na inwerkingtreding herzien.
Een ervaren integraaldenkende en omgevingsbewuste medewerker beoordeelt bij de intake per geval of er sprake is van een complexe of eenvoudige situatie.
|
De kwaliteitscriteria geven een beeld van casemanagement als eerste stap in de uitvoering van VTH taken. In de afgelopen jaren hebben diverse bevoegde gezagen en gemandateerde partijen al gewerkt met het principe van casemanagement. Hierdoor is er ervaring opgedaan en is gebleken dat het principe ook inzetbaar is bij toezicht en handhaving.
Taken en verantwoordelijkheden
Integraal werken is één van de vereisten van de Wabo en straks de Omgevingswet. Om een (aan)vraag, toezichts- of handhavingszaak integraal te kunnen behandelen, moet deze worden bezien vanuit alle relevante beleidsvelden. Daarnaast heeft de klant behoefte aan één aanspreekpunt. De casemanager speelt hierin een belangrijke rol. De casemanager is hét aanspreekpunt (loket) voor de aanvrager, melder of overtreder. De casemanager is verantwoordelijk voor integrale afhandeling van de aanvraag of zaak en bewaakt de procesgang en de kwaliteit van het te leveren product of de te leveren dienst.
De taken en verantwoordelijkheden van de casemanager zijn:
De casemanager kan nooit, in ieder geval niet zonder formele bevoegdheden, taken op zich nemen van een ander overheidsorgaan waarvoor hij of zij niet werkzaam is.
Casemanagement is een generieke deskundigheid die voorkomt bij eenvoudige en complexe situaties. Een medewerker op HBO-niveau beoordeelt per klantvraag of initiatief of er sprake is van een complexe of eenvoudige situatie. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de 4 kwadranten zoals genoemd in de vergunningenstrategie (zie ook afbeelding 6). Eenvoudige dossiers kunnen behandeld worden door een casemanager met een MBO-niveau. Complexe dossiers worden behandeld door een casemanager met een HBO-niveau. Deze uitwerking is terug te vinden in de Kwaliteitscriteria 2.2. Hier worden ook eisen gesteld voor wat betreft werkervaring, andere kennis en de frequentie van de werkzaamheden. Zie hiervoor verder afbeelding 1.
Afbeelding 1: Kwaliteitscriteria 1 van de Kwaliteitscriteria 2.2: Casemanager
4. Wie verzorgt het casemanagement?
De VTH-taken worden in Zeeland uitgevoerd door verschillende ketenpartners: de provincie, de gemeenten, het waterschap, RUD Zeeland, DCMR, Rijkswaterstaat, VRZ en GGD. Het casemanagement kan bij al deze partijen liggen.
Elke partij voert voor de onderdelen waar hij bevoegd of gemandateerd voor is intern casemanagement uit.
Bij betrokkenheid van meerdere partijen is het wenselijk dat, naast het intern casemanagement, één casemanager naar voren treedt om alle onderdelen van de betrokken partijen op elkaar af te stemmen en te stroomlijnen. Daarnaast heeft hij overview en is aanspreekpunt namens alle betrokken partijen/organisaties richting de initiatiefnemer. In die situatie spreken we van integraal casemanagement. Daar waar het ‘zwaartepunt’ ligt van de betreffende aanvraag of zaak, wordt in principe het integraal casemanagement uitgevoerd. Waar het zwaartepunt ligt moeten ketenpartners onderling bepalen. Dit gebeurt bij de intake of start van een aanvraag of zaak.
Intern casemanagement in eigen organisatie
Wanneer er sprake is van één of meerdere aanvragen of zaken die binnen één partij behandeld worden, dan wordt uitsluitend intern casemanagement ingezet. Omdat er daarnaast geen onderdelen spelen bij andere partijen, hoeft er ook niet met andere partijen te worden afgestemd. De casemanager stroomlijnt in dit geval het VTH-proces binnen de eigen organisatie. Het kan wel nodig zijn om afdelingsoverstijgend te werken.
De taken en verantwoordelijkheden zoals opgesomd in hoofdstuk 3 gelden ook voor intern casemanagement.
Wanneer er sprake is van meerdere aanvragen of zaken die binnen meerdere partijen behandeld worden, kan er afstemming nodig zijn met casemanagers van die andere partijen. Hierbij zal horizontaal overleg plaatsvinden tussen de partijen zodat de processen (waar mogelijk) op elkaar afgestemd kunnen worden. In dit geval is de interne casemanager uitsluitend het aanspreekpunt richting de initiatiefnemer namens de eigen organisatie.
Omdat bij alle ketenpartners eerst de basis op orde moet zijn, moet elke partij eerst intern casemanagement implementeren. Dit betreft het groen omkaderde figuur in afbeelding 2.
Van de casemanagers van verschillende bevoegde gezagen en gemandateerde partijen wordt verwacht dat zij onderling afstemming met elkaar zoeken als dat nodig is voor de behandeling van een zaak of aanvraag.
Afbeelding 2: Intern casemanagement met horizontale communicatielijnen
NB. Zodra het technisch en organisatorisch mogelijk is, zou het horizontale overleg vervangen moeten worden door integraal casemanagement.
Integraal casemanagement bij meerdere partijen
Wanneer er sprake is van meerdere aanvragen of zaken die binnen meerdere ketenpartners behandeld worden, is er afstemming nodig tussen die partijen. In dit geval is er, naast intern casemanagement, ook integraal casemanagement aan de orde. Een integraal casemanager kijkt verder dan de grenzen van de eigen organisatie.
In afbeelding 3 zoomen we in op de horizontale lijn uit afbeelding 2. Er is sprake van een aanvraag of zaak waarbij meerdere bevoegde gezagen of gemandateerde partijen in beeld zijn.
De integraal casemanager is in dit geval de ‘eigenaar’ van alle onderdelen van de aanvraag of zaak.
De integraal casemanager kan nooit, in ieder geval niet zonder formele bevoegdheden, taken op zich nemen van een ander overheidsorgaan waarvoor hij of zij niet werkzaam is. Wanneer besluitvorming op overige wet- en regelgeving aan de orde is en deze is bij een andere overheid belegd, dan blijft de interne casemanager van die partij voor dat onderdeel formeel het bevoegde gezag, tenzij anders bepaald (gedelegeerd, gemandateerd of anderszins). Voor die onderdelen is het vooral de taak voor de integraal casemanager om de voortgang en integraliteit te bewaken en informatie uit te wisselen met de interne casemanagers van de andere bevoegde gezagen en/of gemandateerde partijen/organisaties. Indien mogelijk coördineert de integraal casemanager ook eventuele adviesverzoeken.
De integraal casemanager is ook verantwoordelijk voor het bij elkaar brengen van resultaten van de doorlopen fase. Het is een belangrijke rol van de integraal casemanager om er steeds alert op te zijn op welk moment en met welke partijen/organisaties er samengewerkt moet worden.
Afbeelding 3: Integraal casemanagement met casemanager tussen aanvrager en bevoegde gezagen
5. Casemanagement in alle stadia van de VTH-keten
In dit hoofdstuk werken we per onderdeel van de VTH-keten een stappenplan uit voor de casemanager. We beginnen met het Vooroverleg, vervolgens behandelen we de Vergunningaanvraag om af te sluiten met Toezicht en Handhaving.
Elk onderdeel bestaat uit een toelichting op het proces waarna in de vorm van een samenvatting het stappenplan volgt.
Bij het vooroverleg tast de casemanager met de “klant” af wat de mogelijkheden zijn en wie erbij betrokken zijn. De uitdaging ligt hier dat naast de WABO-taken ook de andere aspecten goed op het netvlies komen om te komen tot een 1-loket-gedachte. In het onderstaande stappenplan zijn de werkzaamheden uitgewerkt.
Stappenplan voor een casemanager bij vooroverleg
Dit stappenplan is voor zowel interne als integrale casemanagers te gebruiken. Intern casemanagement gaat over casemanagement binnen de eigen organisatie. Integraal casemanagement gaat over casemanagement bij meerdere ketenpartners. Indien mogelijk heeft integraal casemanagement altijd de voorkeur.
Als je een casemanager bent, voer je altijd de stappen uit die voor intern casemanagement gelden. De dikgedrukte tekst geldt alleen voor de integraal casemanagers.
Start bij het eerste contact met de overheid.
In geval van meerdere bevoegde gezagen wordt in onderling overleg bepaald bij welke organisatie het zwaartepunt ligt. Deze organisatie vervult het integraal casemanagement. Voor het bepalen van het zwaartepunt wordt gekeken naar de technisch-inhoudelijke en sociaal-maatschappelijke aspecten. Tevens kan politieke gevoeligheid een rol spelen.
De casemanager voert een strakke regie dat alle betrokken partijen binnen de eigen organisatie die adviseren zich houden aan de procesafspraken. Hij/zij coördineert (indien nodig) verzoeken om aanvullingen met de adviseurs van de verschillende aspecten. Een integraal casemanager doet dit ook voor externe partijen. Daarnaast heeft hij/zij overview en is aanspreekpunt namens alle betrokken partijen voor de initiatiefnemer.
Een vooroverleg leidt niet altijd (meteen) tot een aanvraag. Indien dit wel het geval is, geldt als uitgangspunt dat bij de aanvraag dezelfde persoon casemanager is als bij het vooroverleg.
Wanneer het traject vooroverleg is afgerond en de initiatiefnemer een vergunningaanvraag indient, start het casemanagement vergunningverlening. Het is van belang om bij de behandeling van een vergunningaanvraag of melding eerst te bepalen of er sprake is van een eenvoudige of complexe situatie. Hierbij kan aansluiting gezocht worden bij de 4 kwadranten zoals genoemd in de Vergunningenstrategie (zie bijlage 2 voor een visueel overzicht van de 4 kwadranten).
De manier waarop ketenpartners invulling geven aan casemanagement is sterk afhankelijk van het kader waarbinnen de vergunningaanvraag wordt beoordeeld. Hierbij maakt het VTH-beleid onderscheid tussen:
Op basis van deze indicatoren bepaalt de partij of aanvragen technisch-inhoudelijk of sociaal-maatschappelijk eenvoudig of complex zijn. Aanvragen zijn onder te verdelen in 4 typen vergunningen.
Een vergunning voor een situatie met geringe technisch-inhoudelijke en sociaal-maatschappelijke complexiteit bestaat vooral uit standaardvoorschriften. Oftewel een niet-gevoelig besluit, met standaard voorschriften.
Bij eenvoudige situaties kan gedacht worden aan: enkelvoudige aanvraag omgevingsvergunning voor een bouwactiviteit, een milieumelding voor een kleine wijziging, een watermelding enz.
Is de situatie technisch-inhoudelijk niet complex maar sociaal-maatschappelijk wel, dan bestaat een vergunning vooral uit standaardvoorschriften en geven we extra aandacht aan afstemming, overleg en samenwerking tussen betrokken partijen/organisaties. Oftewel een gevoelig besluit, met standaard voorschriften.
Bij een technisch-inhoudelijk complexe situatie met een geringe sociaal-maatschappelijke complexiteit bestaat de vergunning vooral uit specifieke voorschriften. Oftewel een niet gevoelig besluit, met specifieke voorschriften.
De situatie is technisch-inhoudelijk en sociaal-maatschappelijk gezien complex. Dit vraagt om specifieke voorschriften in een vergunning en een zorgvuldige afstemming, samenwerking en overleg tussen betrokken partijen/organisaties. Oftewel een gevoelig besluit, met specifieke voorschriften.
De mate van technisch-inhoudelijke of sociaal-maatschappelijke complexiteit is medebepalend voor de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het casemanagement. Casemanagement is een generieke deskundigheid die in beginsel gaat over het managen van één of meerdere aanvragen of melding(en) en het bewaken van integraliteit en procesgang.
De combinatie van casemanager en vakspecialist kan een dubbelrol inhouden voor de betreffende medewerker. De casemanager moet in die situatie vakinhoudelijke werkzaamheden verrichten en tegelijk de procesbewaking van de gehele integrale case verzorgen (afbeelding 2).
Naast breedtekennis heeft deze persoon dus ook dieptekennis nodig van bijvoorbeeld PGS richtlijnen of Bouwbesluit etc.
Afbeelding 4: voorbeeld eenvoudige situatie. Meerdere toestemmingen of adviezen binnen één partij. Intern casemanagement van toepassing.
Afbeelding 5: voorbeeld complexe situatie. Meerdere toestemmingen of adviezen bij diverse partijen. Integraal casemanagement van toepassing.
Een aanvraag of initiatief kan als complex worden aangemerkt als er meerdere vergunningsplichtige onderdelen, overheidsorganen of in- of externe adviseurs (w.o. andere overheidsorganen) bij zijn betrokken. Ook aanvragen of initiatieven met ingrijpende gevolgen voor de fysieke leefomgeving of initiatieven met bestuurlijke of politiek gevoelige gevolgen kunnen als complex aangemerkt worden. De casemanager ziet bij complexe situaties in hoofdzaak toe op integrale behandeling en procesbewaking en is niet of minder betrokken bij inhoudelijke beoordeling (afbeelding 5).
Bij complexe situaties kan gedacht worden aan het volledig nieuw oprichten (bouwen) van een groot bedrijf met mogelijke effecten op de omgeving, een nieuw wegtracé of aanleg van een nieuwe haven.
De casemanager controleert of er sprake is geweest van participatie. De weging van participatie hoort echter niet bij de rol van een casemanager, maar bij de inhoudelijk beoordelaar (meestal een vergunningverlener).
Schematisch is het proces van casemanagement bij vergunningverlening als volgt weer te geven.
Afbeelding 6: Proces casemanagement bij vergunningverlening
Stappenplan voor een casemanager bij een vergunningaanvraag
Dit stappenplan is voor zowel interne als integrale casemanagers te gebruiken. Intern casemanagement gaat over casemanagement binnen de eigen organisatie. Integraal casemanagement gaat over casemanagement bij meerdere ketenpartners. Indien mogelijk heeft integraal casemanagement altijd de voorkeur.
Als je een casemanager bent voer je altijd de stappen uit die voor intern casemanagement gelden. De dikgedrukte tekst geldt alleen voor de integraal casemanagers.
In geval van meerdere bevoegde gezagen wordt in onderling overleg bepaald bij welke organisatie het zwaartepunt ligt. Deze organisatie vervult het integraal casemanagement. Voor het bepalen van het zwaartepunt wordt gekeken naar de technisch-inhoudelijke en sociaal-maatschappelijke aspecten. Tevens kan politieke gevoeligheid een rol spelen.
De casemanager inventariseert welke partijen betrokken zijn bij het nemen van een beslissing op de aanvraag of hierbij een adviesrol vervullen. Met deze partijen legt de casemanager vervolgens contacten en stroomlijnt de verschillende procedures. De casemanager zorgt voor horizontale afstemming met betrokken partijen. Zie onder meer de samenwerkingsmatrix voor welke partij wanneer te betrekken (bijlage 3).
De casemanager voert een strakke regie dat alle betrokken vergunningverleners/adviseurs binnen de eigen organisatie zich houden aan de in overleg gemaakte procesafspraken. Hij/zij coördineert (indien nodig) verzoeken om aanvullingen en aanvullende aanvragen met de adviseurs van de verschillende aspecten. Een integraal casemanager doet dit ook voor externe partijen. Daarnaast heeft hij overview en is aanspreekpunt namens alle betrokken partijen richting de initiatiefnemer.
Overdracht naar fase toezicht/handhaving
Casemanagement in relatie tot toezicht en handhaving is niet als functie beschreven in de kwaliteitscriteria, maar is wel degelijk heel belangrijk om een probleem gerichter aan te pakken en de dienstverlening te verbeteren. Zo willen we onder andere voorkomen dat burgers en bedrijven onnodig vaak gecontroleerd worden. Daarom stemmen we toezichts- en handhavingsacties zoveel mogelijk af en voeren we als verschillende instanties of verschillende onderdelen van instanties controles bij bedrijven of activiteiten zoveel mogelijk tegelijkertijd uit.
Om op een eenduidige wijze invulling te geven aan de deskundigheid casemanagement verdient het de voorkeur om bij toezicht en handhaving zo veel mogelijk aansluiting te zoeken bij de uitgangspunten voor casemanagement bij vergunningverlening. De handhavingsstrategie zoals beschreven in het VTH-beleid Zeeland is hierbij maatgevend.
Casemanagement bij toezicht en handhaving start bij een klacht, (on) geplande controle (gezamenlijk toezicht, signaaltoezicht of integraal toezicht) of overtreding. Bij intern casemanagement blijft het casemanagement binnen de organisatie waarbij het wel van belang is dat er op horizontaal niveau afstemming wordt gezocht met betrokken partijen.
Elke ketenpartner geeft uitvoering aan zijn eigen beleid/programma voor toezicht en handhaving. In die gevallen waar blijkt dat er meerdere ketenpartners gelijktijdig bij een zaak betrokken zijn, vindt, indien mogelijk, integraal casemanagement plaats. De casemanager van de organisatie die de toezichtscontroles in de planning heeft weegt dat af, nodigt uit om aan te schuiven bij de integrale controle en zorgt voor de afstemming . Er kunnen meerdere ketenpartners gelijktijdig betrokken zijn als:
Bij deze controles kunnen naast de reguliere ketenpartners onder andere de volgende partners betrokken worden: belastingdienst, politie, Functioneel Parket, Burgerregistratie personen-ambtenaren.
Bij overtredingen waar meerdere instanties of interne afdelingen op willen handhaven werken de casemanagers samen bij de toepassing van de LHS. De betrokken partijen wisselen informatie uit met elkaar over de aanpak en het vervolg. Als het efficiënt en/of effectief is, voeren de betrokken partijen (her)controles samen uit.
Schematisch is het proces van casemanagement bij toezicht en handhaving als volgt weer te geven.
Afbeelding 7: Proces casemanagement bij toezicht en handhaving
Stappenplan voor een casemanager bij toezicht en handhaving
Dit stappenplan is voor zowel interne als integrale casemanagers te gebruiken. Intern casemanagement gaat over casemanagement binnen de eigen organisatie. Integraal casemanagement gaat over casemanagement bij meerdere ketenpartners. Indien mogelijk heeft integraal casemanagement altijd de voorkeur.
Als je een casemanager bent voer je altijd de stappen uit die voor intern casemanagement gelden. De dikgedrukte tekst geldt alleen voor de integraal casemanagers.
In geval van meerdere bevoegde gezagen wordt bepaald bij welke organisatie het zwaartepunt ligt. Deze organisatie vervult het integraal casemanagement. Voor het bepalen van het zwaartepunt wordt gekeken naar de technisch inhoudelijke en sociaal maatschappelijke aspecten. Tevens kan politieke gevoeligheid een rol spelen.
De casemanager inventariseert welke partijen betrokken zijn bij toezicht en/of handhaving. En legt contacten met de casemanagers binnen de andere organisaties op horizontaal niveau. Een integraal casemanager doet dit ook met en voor externe partijen. Zie onder meer de samenwerkingsmatrix (bijlage 3).
De casemanager houdt het overzicht over de processen. De casemanager voert een strakke regie over alle betrokken adviseurs/organisaties. Zodat ze zich houden aan de vastgelegde procesafspraken. De casemanager controleert structureel de voortgang van de zaak en sluit dit eventueel kort met de betrokkenen.
Bij waarschuwingen, handhavingsbesluiten etc. zorgt de casemanager ervoor dat deze processen op elkaar afgestemd worden. De casemanager is in principe aanspreekpunt voor de inhoudelijke en procesmatige onderdelen van het dossier. Een integraal casemanager doet dit ook met en voor externe partijen. Daarnaast heeft hij overview en is aanspreekpunt voor alle betrokken partijen.
De casemanager stelt vast of alle aspecten voldoende zijn behandeld (besluiten zijn genomen op alle aspecten), checkt het concept-besluit op tegenstrijdigheden/overlappingen/manco’s en brengt hiervan verslag uit naar de betrokken ketenpartners. Een integraal casemanager doet dit ook met en voor externe partijen.
6. Implementatie, borging en evaluatie
Dit protocol beoogt een handleiding te zijn voor de beroepspraktijk. Wij realiseren ons dat een document van vele pagina’s geen gemakkelijk instrument is om korte vragen mee te beantwoorden. Maar het is wel ons doel dat alle deelnemers gaan werken volgens de stappenplannen die in dit protocol zijn uitgeschreven. De stappenplannen moeten de implementatie van casemanagement binnen de betrokken Zeeuwse organisaties vergemakkelijken. Binnen elk bevoegd gezag zal een aantal collega’s moeten zijn die het gedachtegoed van casemanagement uitdragen.
De implementatie van casemanagement kan financiële en personele gevolgen hebben voor de bevoegde gezagen en uitvoeringsorganisaties die in hun bedrijfsvoering tot op heden nog geen (volledige) invulling hebben gegeven aan casemanagement. Er zullen ook organisaties zijn waarbij de uitvoeringspraktijk dichtbij de modellen ligt zoals weergegeven. Daarom is er geen financieel plaatje te maken wat van toepassing is op alle deelnemers van het VTH-beleid.
Voordat het lokale bestuur overgaat tot vaststelling zal er in de ambtelijke lijn een impactanalyse van de gekozen vorm moeten worden gemaakt in hoeverre de bedrijfsvoering moet worden aangepast inclusief bijbehorende financiële consequenties.
Dat er wordt gewerkt zoals voorgeschreven in het protocol is in beginsel aan het bevoegd gezag zelf. Echter is het conformeren aan het beleid en de daar bijbehorende opdrachten niet geheel vrijblijvend. Immers maken we over en weer afspraken en mag je als ketenpartner hiervan op aan kunnen. Daarom zullen, zoals ook bij de nota VTH Beleid Zeeland 2021 is gebeurd, de uitkomsten van de vervolgopdrachten waar casemanagement er één van is, ter besluitvorming worden voorgelegd aan het BOOR om vervolgens door elke deelnemer afzonderlijk te laten bekrachtigen. Hiermee is de implementatie van casemanagement binnen de betrokken organisaties in formele zin voldoende geborgd.
Binnen de Big 8-cyclus is evaluatie een wettelijk verplicht instrument dat weer tot input kan dienen voor het aanpassen van het beleid. De evaluatie van het protocol Casemanagement moet in deze lijn een plek krijgen. In gezamenlijkheid kan worden bepaald hoe deze evaluatie wordt vormgegeven maar zal per bevoegd gezag moeten worden uitgevoerd. De rapportage hierover betreft eveneens een wettelijke verplichting. De rapportages kunnen aan het BOOR worden aangeboden.
Daarnaast gaan wij er in het protocol uit dat “integraal casemanagement” het einddoel is. Dit houdt in dat er op een bepaald moment moet worden overgestapt van het interne model naar het integrale model. De variabelen die bepalen of het integrale model in de praktijk kan worden ingezet zijn:
Deelnemers zijn afhankelijk van hun ketenpartners of een overstap naar het integrale model mogelijk is. Immers moet iedereen even ver zijn in de implementatie.
Uit Casemanagement, de reikwijdte :“Wabo en meer”.
Het achtergronddocument is een aanvullend document bij de VTH strategie van Zeeland. De daarin opgenomen reikwijdte is daarom ook als reikwijdte voor dit protocol gekozen. Daarnaast dient er rekening mee te worden gehouden dat naar verwachting per 01-01-2023 de Omgevingswet in werking treedt.