| Organisatie | Houten |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van orde voor het college van de gemeente Houten 2023 |
| Citeertitel | Reglement van orde voor het college van de gemeente Houten 2023 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het reglement, zoals vastgesteld op 13 juni 2017.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-12-2023 | nieuwe regeling | 05-12-2023 |
Artikel 6 Deelname derden aan de vergadering
Een ambtelijk medewerker of derde kan worden uitgenodigd voor een vergadering, om ondersteunende werkzaamheden te verrichten, zijn mening over een onderwerp te geven of een toelichting op een onderwerp te geven.
Wanneer de stemmen bij een schriftelijke stemming staken, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen hebben gekregen. Als de stemmen bij de eerste stemming over meer dan twee personen zijn verdeeld, vindt eerst een tussenstemming plaats. Als de stemmen bij de tussenstemming of de tweede stemming staken, of de eerste stemming beperkt zich tot één persoon, beslist het lot.
Artikel 9 Vergader- en besluitquorum
In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de burgemeester opnieuw een vergadering.
Artikel 10 Besluit buiten de vergadering
De route houdt in dat de portefeuillehouder de stukken aanbiedt aan alle collegeleden en de gemeentesecretaris, met het verzoek schriftelijk in te stemmen met het stuk en voorzien van een redelijke reactietermijn wanneer deze instemming uiterlijk ontvangen moet zijn. De termijn hangt samen met de urgentie. Het veronderstellen van akkoord bij geen reactie volstaat niet.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enig artikel voor verschillende uitleg vatbaar blijkt, beslist de voorzitter.
Aldus besloten op 5 december 2023.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten
de secretaris,
A.J. Barink
de burgemeester,
G.P. Isabella
Volgens artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Bij het opstellen van dit reglement en deze toelichting is waar mogelijk het modelreglement van de VNG gevolgd. De bepalingen in de Gemeentewet vormen de wettelijke grondslag. In deze artikelsgewijze toelichting zijn steeds de geldende artikelen van de Gemeente wet aangehaald.
Artikel 1 Portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde is geweest in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Uitgangspunt is dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling.
Naast de verdeling van de werkzaamheden wordt de onderlinge vervanging worden geregeld. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Vanwege de flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.
Artikel 2. Meerdere portefeuillehouders
De afspraken rondom verdeling van portefeuilles zoals gemaakt in het constituerend beraad maken het mogelijk dat een onderwerp meerdere portefeuilles raakt. De burgemeester heeft als voorzitter van het college de rol om eenheid van het collegebeleid te bevorderen, daartoe roept artikel 53a Gemeentewet op. Deze bevoegdheid speelt een rol bij de mogelijkheid om agendaonderwerpen aan te dragen, maar ook bij de onderlinge afstemming van portefeuilles die meerdere portefeuillehouders aangaan. De combinatie beleidsoverleggen ondersteunen bij de afstemming van dergelijke onderwerpen afstemming en het maken van afspraken over het verloop van het bestuurlijk proces en de verdeling van verantwoordelijkheden.
Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53 Gemeentewet. Er is gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Corona heeft het digitaal of hybride vergaderen geïntroduceerd. Daarin is nu ook voorzien in het reglement. Dat geldt ook voor de mogelijkheid om buiten het Gemeentehuis een collegevergadering te houden. Op grond van deze bepaling kan dat.
Artikel 4 Agenda en vergaderstukken
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 106 van de Gemeentewet aangegeven. De secretaris staat het college en de burgemeester bij de uitoefening van hun taak terzijde en is bij iedere vergadering aanwezig. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda en stukken aan de collegeleden. Met de bewoordingen “in de regel” wordt aangegeven dat, bijvoorbeeld in spoedeisende gevallen, afgeweken kan worden.
Artikel 5 Toevoeging agendapunten
Het gestelde in artikel 5 dient in samenhang met artikel 4 worden gelezen. Indien urgentie erom vraagt kan een collegelid een onderwerp voordragen voor de agenda door een collegelid worden aangepast. Dit gebeurt altijd in samenspraak met de gemeentesecretaris. De secretaris ondersteunt het college in de uitoefening van de taken en draagt in deze rol de zorg en verantwoordelijkheid van juistheid en volledigheid van de vergaderstukken.
Artikel 6 Deelname derden aan de vergadering
Artikel 54 Gemeentewet geeft indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn.
Dit artikel maakt het mogelijk dat een ambtenaar verslaglegging maakt van de vergadering. Daarnaast vormt dit artikel de basis voor de gebruikelijke presentaties door medewerkers of externen.
In de eerste plaats past hier verwijzing naar artikel 59 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college.
Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Er is aansluiting gezocht bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen.
Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 Gemeentewet niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot.
Artikel 32 Gemeentewet regelt hoe om te gaan met overige stemmingen. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Een voorstel is aangenomen als geen stemming wordt gevraagd.
De mogelijke uitkomsten van stemverhoudingen zijn in lid 1 van dit artikel aangegeven. In lid 2 is het principe verankerd dat een door het college als bestuursorgaan genomen besluit uiteindelijk naar buiten toe collegiaal verdedigd wordt. Het college spreekt met één mond is de gulden regel.
Artikel 9 Vergader- en besluitquorum
Artikel 56 Gemeentewet stelt dat in de collegevergadering alleen kan worden beraadslaagd of besloten, indien tenminste de helft van de leden aanwezig is. Als dat niet het geval is, belegt de burgemeester opnieuw een vergadering. Voor deze nieuwe vergadering geldt dan niet meer het quorumvereiste, mits niets gewijzigd is aan de agendastukken. Wanneer daar onderwerpen aan zijn toegevoegd geldt wel weer de eis dat tenminste de helft van de leden aanwezig moet zijn.
Artikel 10 Besluit buiten de vergadering
Dit artikel regelt de mogelijkheid om bij wijze van uitzondering, slechts bij uiterste spoed, een besluit te nemen buiten de collegevergadering om. Hiervoor kan aansluiting worden gevonden in artikel 56 Gemeentewet. Doordat hiermee in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit buiten de vergadering en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen. Genoemde uitspraak vormt dan ook de aanleiding om dit artikel in het reglement op te nemen. In Houten worden af en toe besluiten buiten de vergadering genomen. Het betreft de zogenaamde ‘loopstukken’, collegebesluiten die veelal vanwege spoedeisendheid tussentijds worden genomen.
Dit artikel regelt de taak van de secretaris met betrekking tot de besluitenlijst en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. De Gemeentewet vereist niet dat er een verslag wordt gemaakt van hetgeen tijdens de collegevergadering wordt besproken. Als verslag van de collegevergadering geldt de besluitenlijst. Voor intern gebruik draagt de secretaris zorg voor aantekeningen van hetgeen besproken is. Deze hebben geen formele status. Dit artikel ziet niet op de aantekeningen.
In artikel 60 lid 3 Gemeentewet is bepaald dat het college de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar maakt. In Houten gebeurt dat door plaatsing op iBabs. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.
Artikel 12 Openbare en besloten vergadering
Volgens artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.
Artikel 55 regelt de omgekeerde situatie, namelijk die van een besloten vergadering. Indien sprake is van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, vergadert het college in een besloten vergadering en kan op het in deze vergadering behandelde en op de inhoud van de stukken geheimhouding opleggen. Geheimhouding wordt tijdens de vergadering opgelegd. Allen die aanwezig waren in de besloten vergadering of kennis dragen van hetgeen daar is behandeld of de stukken nemen deze geheimhouding in acht. Dit doen zij tot het oment dat het college geheimhouding opheft.
Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.
Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.