CVDR71038_1Organisatieverordening gemeente AmstelveennlregelingAmstelveen2018-05-08AmstelveenAmstelveens Weekblad d.d. 14-06-2006Organisatieverordening 2005Gemeentewet, art. 160 sub cgemeenteraadbestuur en recht2006-05-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2006-06-152013-10-011e wijziging i.v.m. de Wet dualisering gemeentebestuur06-49GeenDeze regeling vervangt de Organisatieverordening 2001.Organisatieverordening gemeente AmstelveenHoofdkenmerken en structuur van de ambtelijke organisatie
Deze verordening bevat regels voor de inrichting van de
ambtelijke organisatie in hoofdlijnen.
De ambtelijke organisatie is één en ongedeeld. Zij is opgebouwd
volgens het concernmodel, waarin onderscheiden worden een
directie, een aantal afdelingen en bedrijven, een staf en een
facilitair bedrijf.
De werkwijze van de ambtelijke organisatie is gebaseerd op
integraal management, op integrale advisering en op consequente
doorvoering van het mandateren van taken en bevoegdheden op een
zo laag mogelijk niveau. De bedrijfsvoering kenmerkt zich bij
integraal management door:
werken vanuit expliciete doelstellingen;
verantwoordelijkheid dragen voor het beheer en de inzet
van de toegekende bedrijfsmiddelen;
een planmatige werkwijze ter optimalisering van
doelgerichtheid, doelmatigheid en kwaliteit van proces
en product;
centrale coördinatie van beleidsuitvoering en
beschikbaarstelling van bedrijfsmiddelen;
integrale financiële huishouding. Integrale advisering komt tot uiting in adviezen aan de
bestuursorganen, waarin:
alle redelijkerwijze relevante facetten zijn
betrokken;
invalshoeken vanuit alle relevante terreinen van
gemeentelijke zorg zijn betrokken en tot uiting
gebracht;
alternatieven in beeld worden gebracht, relevante
afwegingsfactoren worden genoemd en een eenduidige keuze
wordt voorgesteld.
Het college is opdrachtgever voor de ambtelijke organisatie.
Indien sprake is van het ontwikkelen van nieuw beleid wordt
daaraan inhoud gegeven door een door het bevoegd orgaan
vastgestelde bestuursopdracht.
De verantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie wordt als
volgt gedragen:
Het college besluit op voorstel van de
gemeentesecretaris tot het instellen en opheffen van
organisatieonderdelen en draagt bestuurlijke
verantwoordelijkheid voor de inrichting en het beheer
ervan;
Onder toezicht en verantwoordelijkheid van het college
is de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie,
waaronder inrichting en beheer ervan, opgedragen aan de
directie onder voorzitterschap en
eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Deze
taak wordt nader uitgewerkt in hoofdstuk 3 van deze
verordening;
Onder aansturing van de directie is de dagelijkse
leiding van de afdelingen, bedrijven, staf en facilitair
bedrijf opgedragen aan de hoofden;
De gemeentesecretaris treedt ambtshalve op als
bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de
Ondernemingsraden. Indien op het niveau van een
organisatie-onderdeel een structuur voor medezeggenschap
als bedoeld in de WOR wordt ingesteld treedt een door de
gemeentesecretaris aan te wijzen directielid als
bestuurder op.
Bij een afdeling of bedrijf berusten de in het
inrichtingsbesluit opgenomen ambtelijke taken op één of meer
toegewezen terreinen van gemeentelijke zorg.
In een afdeling of bedrijf worden primaire processen, gericht op
de levering van gemeentelijke producten en diensten aan de
samenleving bijeengebracht op basis van samenhang en
herkenbaarheid voor de burger. De verantwoordelijkheid voor en
zeggenschap over de voor het productieproces benodigde middelen
(geld, personeel en informatie) maakt binnen door de directie
vastgestelde kaders van deze samenhangende taakopdracht een
onvervreemdbaar onderdeel uit.
Bij een afdeling of het bedrijf ligt, binnen vastgestelde kaders
en richtlijnen, een eigen verantwoordelijkheid voor:
het dagelijks beheer;
de totstandkoming van de vereiste coördinatie,
afstemming en overleg;
de inzet en het beheer van de toegewezen middelen;
planning van de werkzaamheden gericht op gevraagde
resultaten;
het afleggen van verantwoording aan het college en aan
de directie over de verrichte activiteiten;
de periodieke evaluatie van de activiteiten;
inschakeling van andere organisatie-onderdelen in
sectoroverstijgende processen;
afstemming met en terugkoppeling op verantwoordelijke
bestuursorganen en bestuurders.
Onder aansturing van de directie draagt de staf zorg voor:
het ontwikkelen van kaderstellend beleid met betrekking
tot de bedrijfsvoering;
signalering van ontwikkelingen in de omgeving van de
organisatie en van de daaraan verbonden noodzaak tot
aanpassing van de organisatiestrategie;
het voeren van procesregie op strategische integrale
ontwikkelingen vanuit bedrijfsvoeringsoptiek;
verbetering van de bedrijfsvoering door control en door
het uitvoeren van audits, onder meer op basis van
artikel 213 a gemeentewet;
directe ondersteuning van bestuurlijke processen, van
bestuursorganen en van individuele bestuurders.
Het facilitair bedrijf ondersteunt de afzonderlijke
organisatorische eenheden door middel van het uitvoeren van het
middelenbeleid. Het facilitair bedrijf levert binnen de algemene
taakstelling en binnen de kaders van de begroting aan de andere
organisatorische eenheden diensten volgens specificatie en op
een niveau dat is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst
tussen het hoofd van een afdeling of bedrijf of de staf en de
directeur van het facilitair bedrijf. Deze overeenkomsten
behoeven de goedkeuring van de directie.
Tot het takenpakket van het facilitair bedrijf behoren in elk
geval:
de uitvoering van de financiële administratie van de
gemeente;
de uitvoering van de personeelsadministratie van de
gemeente met inbegrip van de salarisadministratie en de
uitvoering van de rechtspositieregelingen;
de uitvoering van het informatiebeleid van de gemeente
zowel voor wat betreft het beheer van informatiedragers
als voor wat betreft de inrichting en het beheer van de
technische voorzieningen voor automatisering en
applicaties;
het verzamelen en verstrekken van informatie uit
voornoemde administraties aan de directie, de afdelingen
en bedrijven en de staf die zij ten behoeve van de
sturing van processen en de verantwoording aan
bestuursorganen nodig hebben;
de uitvoering van de gemeentelijke communicatiefunctie
en de behartiging van juridische aangelegenheden.
De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de ambtelijke
organisatie. Hij is als zodanig verantwoording verschuldigd aan
het college. De hieronder in 3.5 en 3.6 genoemde gezamenlijke
uitvoering van taken door de directie doet aan zijn
eindverantwoordelijkheid niet af.
Hij is verantwoordelijk voor het functioneren van de leden van
de directie en aan het hoofd van het facilitair bedrijf. Zij
verstrekken de gemeentesecretaris desgevraagd de inlichtingen
die door hem worden gevraagd. Hij kan, indien hij dit voor de
vervulling van zijn functie nodig acht, aanwijzingen geven.
Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt hij volledig
vervangen door de loco-secretaris. Het college bepaalt in welke
volgorde de leden van de directie optreden als
loco-secretaris.
Er is een directie, bestaande uit drie leden. De
gemeentesecretaris is lid en ambtshalve voorzitter.
De leden van de directie zijn gezamenlijk verantwoordelijk
voor:
een doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering;
een omgevingsgerichte visie;
een goed bedrijfsklimaat en gemotiveerde
medewerkers.
De directie is verantwoordelijk voor de totstandkoming van
adequate advisering aan de bestuursorganen. Als zodanig draagt
zij zorg voor:
vertaling van maatschappelijke wensen en bestuurlijke
inzichten bij de ontwikkeling;
voorbereiding en uitvoering van het beleid door de
ambtelijke organisatie (sturingstaak);
beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en
verantwoording conform het door het bestuur vastgestelde
beleid en de daaruit voortvloeiende kaders en
richtlijnen (bewakingstaak);
toetsing van de door de afdelingen en bedrijven
ingediende voorstellen en de uitgevoerde werkzaamheden
aan de door het bestuur verstrekte opdrachten, dan wel
het vastgestelde beleid (toetsingstaak).
Geschillen over de bedrijfsvoering of over inhoudelijke aspecten
van advisering, waarvoor het overleg tussen verschillende
afdelingen en bedrijven geen oplossing heeft gebracht, worden
ter beslissing voorgelegd aan de directie, dan wel een lid
daarvan. In advisering aan het bevoegde orgaan wordt melding
gemaakt van de verschillende visies en alternatieven: de
advisering dient echter altijd eenduidig te zijn.
De leden van de directie worden door het college benoemd,
geschorst en ontslagen. Voor het hoofd van het facilitair
bedrijf is de gemeentesecretaris bevoegd.
De leden van de directie zijn verantwoordelijk voor het
functioneren van de ambtelijke organisatie, geven direct leiding
aan de hoofden van de afdelingen en bedrijven alsmede aan
medewerkers die rechtstreeks onder hun aansturing zijn gebracht
en zorgen voor een goede interne communicatie.
Het hoofd facilitair bedrijf is verantwoordelijk voor het
functioneren van het facilitair bedrijf, geeft direct leiding
aan de hoofden van afdelingen binnen dat bedrijf alsmede aan
medewerkers die rechtstreeks onder zijn aansturing zijn gebracht
en zorgt voor een goede interne communicatie binnen het bedrijf.
Hij voert de titel van directeur facilitair bedrijf.
Binnen de staf is een controller werkzaam.
De controller is belast met totstandbrenging en instandhouding
van de beheersing (control) van bedrijfsprocessen door een
kwalitatief goede informatievoorziening voor en verantwoording
aan de verschillende besluitvormende niveaus in de ambtelijke en
bestuurlijke organisatie.
De controller kan rechtstreeks aan het college of de raad
rapporteren; hij heeft een eigen functionele
verantwoordelijkheid voor de financiële, rechtmatigheids- en
doelmatigheidsaspecten van de bedrijfsvoering.
De functionaris wordt aangestuurd door het hoofd van het
facilitair bedrijf met de restrictie dat hij zijn wettelijke
taak als gemeentearchivaris, zoals vastgelegd in de Archiefwet
1995, rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van het college
vervult.
De archivaris oefent zelfstandig het beheer uit over de naar de
gemeentelijke archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbescheiden en historisch-documentaire verzamelingen.
De archivaris houdt toezicht op het beheer van de
archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.
De commandant van de brandweer staat aan het hoofd van de
repressieve brandweerorganisatie en is als zodanig
verantwoording verschuldigd aan de directie. De technische
bevelvoering bij brandbestrijding en hulpverlening bij
ongevallen heeft hij onder gezag en bestuurlijke
verantwoordelijkheid van de burgemeester.
Het college wijst een plaatsvervangend commandant aan. Deze
vervangt de commandant bij diens afwezigheid volledig.
Het college kan de uitoefening van een of meer van hun
bevoegdheden mandateren (opdragen) aan een ambtenaar, tenzij de
regeling waarop die bevoegdheid steunt zich daartegen verzet.
Ondermandaat is mogelijk tenzij het oorspronkelijke
mandaatbesluit zich daartegen verzet.
Taken en bevoegdheden worden in het kader van integraal
management op die plaatsen in de organisatie gelegd waar zij
functioneel zijn.
Besluiten tot mandatering worden door het bevoegde orgaan
schriftelijk vastgelegd in het zogenaamde “mandaatbesluit”.
De opgedragen bevoegdheid wordt uit naam en onder
verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend.
Het opdrachtgeverschap van bestuur aan de ambtelijke organisatie
betekent dat van de organisatie een product wordt gevraagd op
basis van een inhoudelijke beschrijving, tevoren bepaalde
kwalitatieve eisen en randvoorwaarden en een gewenste
leveringstijdstip.
De advisering aan het bestuur is onafhankelijk, integraal en
gebaseerd op de eigen professionaliteit en deskundigheid van de
behandelend ambtenaar, die daarbij de verantwoordelijkheden van
degenen die met de sturing van de organisatie zijn belast in
acht neemt.
Indien er bij advisering die de inhoudelijke betrokkenheid van
meerdere organisatie-eenheden vereist, sprake is van een geschil
met betrekking tot de vereiste eenduidigheid van de advisering
vindt overleg plaats tussen de hoofden van deze eenheden. Indien
het geschil niet of niet geheel wordt opgelost beslist de
directie.
Bedrijfsprocessen worden door de directie enkelvoudig en
eenduidig toegewezen aan een organisatieonderdeel. Het hoofd van
dat onderdeel wijst het onderwerp toe aan een of meerdere
medewerkers binnen zijn eenheid. De aldus aangewezen
procesverantwoordelijke draagt zorg voor uitvoering van alle
activiteiten die in dit proces worden vereist, met inbegrip van
de advisering aan het bestuur.
Indien een bestuurlijke opdracht:
een bijzonder karakter draagt;
van grote omvang is, begrensd is in tijd en leidt tot
een uniek product;
een inzet van de organisatie vraagt die afdelings- en
bedrijfsoverstijgend is en die de spankracht van de
reguliere structuur en werkwijze te boven gaat; is de directie bevoegd om een projectorganisatie in het
leven te roepen die rechtstreeks verantwoording schuldig
is aan de directie.
Indien geen afzonderlijke projectorganisatie als bedoeld in het
vorig lid wordt ingesteld kan een bestuurlijke opdracht binnen
de ambtelijke organisatie projectmatig worden behandeld. In dat
geval wijst de directie een ambtelijke projectleider aan.
Deze verordening kan worden aangehaald met de naam
“Organisatieverordening 2005”.
Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari
2006.