CVDR7103_1Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensnlregelingLeeuwarden2017-05-17LeeuwardenHuis aan Huis; 27 juli 2005Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensWet Gemeentelijke Basisadministratiecollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2004-11-30De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2005-07-282014-01-06nieuwe regeling64646GeenGeen.
Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden;gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening op de verwerking van persoonsgegevens; besluiten:vast te stellen het Privayreglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Leeuwarden.1BegripsbepalingenDit reglement verstaat onder:
de Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
verordening: de Verordening op de verwerking van persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad op 16 september 2002, en gewijzigd op 23 februari 2004;
GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
beheerder: degene die op grond van de beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder;
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA, in de GBA van de gemeente is opgenomen;
afnemer: een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;
derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.
2BeheerBeheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de teamleider Burgerzaken.3Verbanden met andere gemeentelijke registratiesOp grond van artikel 96 Wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden de gegevens zoals vermeld in de bij dit reglement behorende bijlage 1 verstrekt aan de daarin vermelde gemeentelijke administraties.4Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie PersoonsgegevensRechtstreekse toegang tot de basisadministratie hebben:
de beheerder;
de door de beheerder aangewezen ambtenaren, werkzaam bij het team burgerzaken;
met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet hebben de in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers rechtstreeks toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
5Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrektAan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.6Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt1.Met inachtneming van artikel 100, tweede lid Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de Wet GBA, aan de in bijlage 4 genoemde rechtspersonen zonder winstoogmerk en aan natuurlijke personen, ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang de daarbij vermelde gegevens op verzoek worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.2.In bijzondere gevallen kunnen tevens gegevens als bedoeld in artikel 100, derde lid van de wet worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.7TerugmeldverplichtingBinnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de gemeentelijke basisadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen. 8Beveiliging1.De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.2.De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.9Slotbepaling1.Dit reglement treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.2.Dit reglement wordt aangehaald als “Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens”3.Het reglement ligt ter inzage bij het Service Meldpunt van de gemeente Leeuwarden.4.De bevoegdheid tot wijzigen van de bijlagen van het reglement wordt gemandateerd aan de teamleider Burgerzaken.Burgemeester en wethouders van Leeuwarden, de secretarisde burgemeesterToelichting op het Privacyreglement gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevensAlgemene toelichtingDe VNG modelverordening GBA is bewerkt conform het gemeentelijke privacybeleid ten aanzien van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Leeuwarden. Daarmee voldoet dit reglement aan de vereisten, zoals deze gesteld zijn in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Het reglement bestaat uit een aantal onderdelen. Allereerst zijn er algemene bepalingen (de artikelen 1 t/m 3), die gelden voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Vervolgens wordt uitwerking gegeven aan de vereisten van de aanpassingwet WBP voor de Wet GBA (de artikelen 4 t/m 7). Daarin worden alleen zaken geregeld waartoe de Wet GBA verplicht. Tenslotte zijn er overige bepalingen (de artikelen 8 en 9).Bij het opstellen van dit reglement is zoveel mogelijk uitgegaan van de VNG modelverordening GBA. Hieronder volgt een artikelsgewijze toelichting, die ingaat op de wijze waarop de gemeente Leeuwarden nadere invulling geeftArtikelsgewijze toelichting Artikel 1 BegripsbepalingenIn dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het reglement gaat alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol.Artikel 2 BeheerDe teamleider Burgerzaken is belast met de dagelijkse zorg over de GBA.In de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde beheerregeling (op grond van artikel 14 van de Wet GBA) wordt aangegeven wie de beheerder is.Artikel 3 Verbanden met andere gemeentelijke registratiesOp grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. Op grond van de Wet GBA is de gemeente verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is de mogelijkheid om bij een ingeschrevene een zogenaamde afnemersindicatie te plaatsen. Door het plaatsen van een afnemersindicatie blijft betreffende afdeling automatisch op de hoogte van wijzigingen in de burgerlijke staat of adres.In de bij het reglement behorende bijlage 1 is aangegeven de registratie, waarvoor de gegevens zijn gekoppeld en door welke afdeling en door wie de gegevens worden beheerd.Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de GBARechtstreekse toegang wil zeggen het door middel van een “online-verbinding” kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. De onderdelena.en b. regelen de toegang tot de GBA van de beheerder en de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam bij het team burgerzaken. Onderdeel c. regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA.Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreeksetoegang hebben tot de GBAHet is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel systematisch gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in het reglement. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA.Artikel 6 Overige verstrekkingenIn dit artikel worden de verstrekkingen geregeld die het gemeentebestuur toestaat op grond van artikel 100 van de Wet GBA. Dat zijn de verstrekkingen aan de “vrije derden”.Hier mogen alleen derden worden opgenomen en aan hen gegevens worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:
Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden commerciële instellingen;
In het reglement moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangegeven;
Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkenen of van de rechten of vrijheden van anderen;
Er moet worden nagegaan of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn;
Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit;
Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is (of landen een passend beschermingsniveau bieden kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens);
Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt:Algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.Artikel 7 TerugmeldingsplichtArtikel 7 betreft de terugmeldingsplicht. Om de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens actueel en betrouwbaar te houden, stellen binnengemeentelijke afnemers de beheerder van de GBA op de hoogte van door hen geconstateerde afwijkingen. Het gaat dan om afwijkingen tussen gegevens die zij uit de GBA hebben ontvangen en gegevens waarvan zij op andere wijze hebben kennis gekregen. Een voorbeeld is als de burger zijn adreswijziging wel bij de afdeling belastingen meldt, maar dit vergeet door te geven bij het team Burgerzaken. De terugmeldingsverplichting geldt alleen voor die gegevens waarvan zij ingevolge de bijlagen recht op hebben. Artikel 8 BeveiligingVoor de GBA moet de gemeente een beveiligingsplan opstellen dat in ieder geval voldoet aan de eisen die het Logisch Ontwerp (paragrafen 7.3.3 en 7.3.5) stelt.Artikel 31 van het Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.Artikel 9 SlotbepalingenDe inwerkingtreding van dit reglement geschiedt op de dag na die van de bekendmaking. Aangezien het wijzigen van een reglement een tijdrovende procedure is wordt de bevoegdheid tot het wijzigen van de bijlagen gemandateerd aan de teamleider Burgerzaken. Tevens is in dit artikel de citeertitel opgenomen en is de terinzagelegging geregeld.1Geautomatiseerde mutaties Binnengemeentelijke afnemersVerbanden met andere gemeentelijke registraties
Organisatie onderdeelWettelijk kaderMutatiesOnderwijsArtikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995.Mutatiegegevens: Vestigingen Binnenverhuizingen Vertrekken Emigraties Overlijden
3Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan systematisch gegevens worden verstrekt uit de GBA
WieWaarvoorFrequentie / gegevenssetBelastingenUitvoering belastingwetgevingMaandelijks middels bestand: Overlijden Binnenverhuizing Vestiging (extern) Wijziging in subjectgegevens / relatieLeerplichtadministratieUitvoering LeerplichtwetWekelijks middels bestand: Overlijden Vestiging (extern) Binnenverhuizing Sociale DienstUitvoering ABWWekelijks op papier: Overlijden KabinetszakenJubiliea t.b.v. burgemeesterMaandelijks via e-mail (PDF-formaat) Honderdjarigen De oudste inwo(o)n(st)er Huwelijksjubilea (60, 65, 70 en 75)Stins Startpunt voor Inburgering Uitvoering WINPeriodiek via e-mail (PDF-formaat): Immigratie nieuwkomers Nederlanders Immigratie nieuwkomers niet-Nederlanders Wijziging verblijfstitel
4Verstrekkingentabel GBA
WieWaarvoorWelke categorieWelke gegevensGeheimhoudingLegesAdvocatenUitvoering van een algemeen verbindend voorschrift.Voorbeeld: aanspannen gerechtelijke procedure (via dagvaarding door deurwaarder), start van een echtscheidingsprocedureVerplichte derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschriftGeheimhouding mogelijk.Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord.JaAdvocatenNiet ter uitvoering van een avb.Voorbeeld: buitengerechtelijke incasso's, het sturen van betalingsherinneringenCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenFinanciële instellingen(banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen)Uitvoering van (aw). Voorbeeld: waken voor (banken/overkreditering; deelname aan en raadpleging van kredietregistratie. (Let op: er moet uitdrukkelijk worden welke algemeen verbindend voorschrift het betreft)Verplichte derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschriftGeheimhouding mogelijk.Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord.JaFinanciële instellingen(banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen)Buitengerechtelijke incassowerkzaamheden zoals het sturen van een betalingsherinnering of het opsporen van debiteuren.Commerciële instellingGeen gegevens verstrekkenFinanciële instellingen(banken, verzekeraars en beleggingsinstellingen)Uitbetalen van de oudedagsvoorzieningBijzondere derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27GerechtsdeurwaardersUitvoering van een publiekrechtelijke zoals genoemd in artikel 14 van het Deurwaardersreglement.Voorbeeld: betekenen dagvaardingen of gerechtelijke aanzeggingen, exploiten, ontruimingenAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27GerechtsdeurwaardersUitvoering van een privaatrechtelijke deurwaarders taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incassowerkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratieCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenIncassobureausBuitengerechtelijke incassowerkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteuren.Commerciële instellingGeen gegevens verstrekkenPostorderbedrijvenBuitengerechtelijke incassowerkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratie, sturen betalingsherinneringen, opsporen debiteuren.Commerciële instellingGeen gegevens verstrekkenInformatiebeheerGroepUitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op de StudiefinancieringAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27NotarissenUitvoering van een publiekrechtelijke taak zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt. Voorbeeld: verlijden authentieke akten, bewaringen en vervaardiging van afschriftenAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27NotarissenUitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incassowerkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratieCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenSemi overheidsinstanties zoals BD, RDW, SVB en politieUitvoering publiekrechtelijke taakAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27Afdeling Burgerzaken andere gemeenten Uitvoering publiekrechtelijke taakAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkKosteloosPensioenfondsenUitvoering van de Pensioen- en SpaarfondsenwetBijzondere derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de taakGeheimhouding niet mogelijk € 2,27ZorgverzekeraarsUitvoering publiekrechtelijke taak. Let op: er moet uitdrukkelijk worden aangegeven voor welke publiekrechtelijke taak de gegevens worden gevraagd.Afnemer mits op lijst uitvoeringsorganen ZFW en AWBZAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkJaZorgverzekeraarsUitvoering van een privaatrechtelijke taak. Voorbeeld: buitengerechtelijke incassowerkzaamheden en voeren van een debiteurenadministratieCommerciële instellingGeen gegevens verstrekkenZiekenhuizenart. 68c1 BesluitBijzondere derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27Door de overheid gesubsidieerde instellingenuitvoering van de gesubsidieerde takenvrije derde Telefoonboekgegevens” (art. 100 lid 2)Geheimhouding mogelijkJaWoningbouwcorporatiesvolkshuisvesting huursubsidie bestrijding illegale bewoningvrije derde Telefoonboekgegevens Geheimhouding mogelijkJaScholenverantwoording “cumifaciliteiten”vrije derde TelefoonboekgegevensGeheimhouding mogelijkJaVerenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel
1)bijv. vakbond, ouderenvereniging, sportvereniging, Rode Kruis, Nierstichting, Bloedbank, Kruisvereniging, St. Epidemiologie, etczie hun statutenvrije derde Telefoonboekgegevens Geheimhouding mogelijkJaWetenschappelijk onderzoekersWetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoekart.67 BesluitAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met het onderzoekGeheimhouding mogelijkJaKerk en BijbelgenootschappenLedenadministratievrije derde TelefoonboekgegevensGeheimhouding mogelijkJaBureaus Burgerlijke Stand, Bevolkingsregister en Verkiezingen van Ned. Antillen en Arubauitvoering wettelijke takenafnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijkKosteloosBuitenlandse vertegenwoordigingen h.t.l.Uitvoering internationale Overeenkomstenafnemer sui generisAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27 tenzij verdrag ander bepaaltBuitenlandse overhedenuitvoering internationale overeenkomstenafnemer sui generisAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak Geheimhouding niet mogelijk€ 2,27 tenzij verdrag ander bepaaltBuitenlandse notarissenDOORVERWIJZEN NAAR DE NEDERLANDSE AMBASSADE IN HET BETREFFENDE LANDNatuurlijke personen toestemming betrokkenevrije derdeTelefoonboekgegevensBetrokkene moet eerst zijn/haar toestemming verlenen. Geheimhouding mogelijk.JaNutsbedrijvenCommerciële instellingGeen gegevens verstrekken(buitengemeentelijke) Crematoria, begraafplaatsenuitvoering Wet op de LijkbezorgingAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27NIVRAuitvoering Wet op de RegisteraccountantsAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27AmbulancezorgambulancezorgAfnemerAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taakGeheimhouding niet mogelijk€ 2,27Openbaar vervoer Controle (identificatieplicht) op zwartrijdenVerplichte derdeAlgemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met de uitvoering van een algemeen verbindend voorschriftGeheimhouding mogelijk.Moet een belangenafweging plaatsvinden waarbij betrokkene eerst wordt gehoord.Ja