Reglement Concerncontroller BAR-organisatie (De Bedrijfsvoeringspartner) 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1.

  Accountant: de controlerend accountant van de BAR-organisatie / De Bedrijfsvoeringspartner.

• 2.

  BAR-organisatie: de gezamenlijke ambtelijke organisatie van de gemeente Barendrecht, de gemeente Albrandswaard en de gemeente Ridderkerk per 1 januari 2024 en de bedrijfsvoeringsorganisatie (De Bedrijfsvoeringspartner) als rechtsopvolger.

• 3.

  Bestuur: het dagelijks bestuur van de BAR-organisatie, bestaande uit de burgemeesters en wethouders bedrijfsvoering van de deelnemende gemeenten. Na omvorming van het openbaar lichaam van de BAR-organisatie naar een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt hieronder het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie verstaan.

• 4.

  Concern MT: gremium van De Bedrijfsvoeringspartner bestaande uit de directeur van De Bedrijfsvoeringspartner en de drie concernmanagers die worden bijgestaan door de concerncontroller en de concernsecretaris. Het concern MT is verantwoordelijk voor de gehele organisatie en diens ontwikkeling, stelt concern prioriteiten vast en is opdrachtgever van programma’s.

• 5.

  Directeur: de door het bestuur benoemde functionaris die verantwoordelijk is voor de dagelijkse leiding en de integrale verantwoordelijkheid heeft voor het resultaat en de inzet van middelen van De Bedrijfsvoeringspartner.

• 6.

  Doelmatigheidsonderzoeken: Onderzoeken in het kader van artikel 213A Gemeentewet, die het college verplicht periodiek onderzoek te verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur.

• 7.

  PDC: producten- en dienstencatalogus, waarin de producten en diensten staan opgesomd die door De Bedrijfsvoeringspartner aan de deelnemende gemeenten worden geleverd.

• 8.

  Teamleider: functionaris die belast is met de dagelijkse leiding van een team en de verantwoordelijkheid heeft voor de processen en de taken van het betreffende team en de zorg voor het personeel.

• 9.

  Verbijzonderde Interne Controle: Verbijzonderde interne controle is het buiten de lijn van de afdeling vaststellen of de interne controlemaatregelen (controle binnen de processen) zijn uitgevoerd en voldoende hebben gewerkt. Met behulp van de verbijzonderde interne controle wordt op een onafhankelijke wijze de naleving van interne controlemaatregelen door de afdelingen getoetst.

Artikel 2 Onafhankelijke positie

• 1.

  De concerncontroller is onafhankelijk in zijn/haar voorwaardenscheppende (in de zin van toepassing van wetten en regels, richtlijnen, procedures en protocollen) adviserende en toetsende taak.

• 2.

  De functie van concerncontroller is een onafhankelijke functie en richt zich op:

  • a.

    De uitvoering van de “three lines”:

    Eerste lijn: de interne controle.

    Tweede lijn: inrichting van de sturing en beheersing, procesmanagement, prestatie- en risicomanagement.

    Derde lijn: de verbijzonderde interne controle, audit en onderzoek en statistiek.

  • b.

    De bevordering van de doelgerichtheid, de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beleid en beheer.

Artikel 3 Positie concerncontroller in ambtelijke organisatie

• 1.

  De functionaris gegevensbescherming (FG) is als toezichthouder organisatorisch aan het team Control toegevoegd. De concerncontroller regelt de personele aangelegenheden en is zijn aanspreekpunt. Inhoudelijk is de FG ambtelijk verantwoording schuldig aan de directeur en bestuurlijk aan het Bestuur van De Bedrijfsvoeringspartner.

• 2.

  De concerncontroller valt hiërarchisch onder de concernmanager financiën en rechtmatigheid voor wat betreft zijn rol als teamleider van het team concerncontrol, maar legt ambtelijk inhoudelijk verantwoording af aan de directeur en bestuurlijk inhoudelijk aan het Bestuur.

• 3.

  De concerncontroller heeft ook leidinggevende taken. Hij is direct verantwoordelijk voor het functioneren van de organisatorische eenheid control. De uitvoerende taken zijn uitgewerkt in artikel 11.

• 4.

  Als er aanpassingen c.q. wijzigingen nodig zijn in de processen van De Bedrijfsvoeringspartner dan ondersteunt en faciliteert de concerncontroller het concern MT, directeur, concernmanagers en teamleiders. Zij zijn op hun beurt verantwoordelijk voor de aanpassingen en de implementatie van de processen.

Artikel 4 Vervanging van de concerncontroller

Bij langdurige afwezigheid van de concerncontroller of een vermoeden daartoe zal door de Directeur in overleg met het Bestuur nader bepaald worden of en hoe tot vervanging wordt overgegaan, afhankelijk van de urgentie.

Artikel 5 Aanstelling en ontslag concerncontroller

De directeur van De Bedrijfsvoeringspartner is bevoegd om met de concerncontroller een arbeidsovereenkomst aan te gaan c.q. te ontbinden maar maakt van deze bevoegdheid pas gebruik na instemming door het Bestuur.

Artikel 6 Doelstellingen van de concerncontroller binnen De Bedrijfsvoeringspartner

De concerncontroller stelt zich bij de uitoefening van zijn taken ten doel:

• a.

  de bevordering van de doelgerichtheid, de doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en beheer. Dat geschiedt door het verrichten van onderzoeken;

• b.

  een verantwoord beheer van middelen, die De Bedrijfsvoeringspartner voor het bereiken van de vastgestelde doelstellingen zijn toegekend;

• c.

  de naleving van de toepasselijke wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen, inclusief verordeningen door het verrichten van verbijzonderde interne controle;

• d.

  de zorg voor het inzichtelijk maken en beheersen van de risico’s van De Bedrijfsvoeringspartner.

Artikel 7 Reikwijdte bevoegdheden van de concerncontroller binnen De Bedrijfsvoeringspartner

• 1.

  De concerncontroller legt jaarlijks een onderzoeksprogramma voor aan het Bestuur waarin de onderzoeken naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid voor financieel beheer van De Bedrijfsvoeringspartner zijn opgenomen. Over elk van de onderzoeken wordt verantwoording afgelegd aan het Bestuur.

• 2.

  Ook wordt er twee keer per jaar aan het Bestuur gerapporteerd over de onderzoeken in het kader van de verbijzonderde interne controle.

Artikel 8. Taakafbakening met team Financieel Advies

• 1.

  De concernmanager financiën en rechtmatigheid is verantwoordelijk voor de inrichting van het financiële beheer en de administratie van De Bedrijfsvoeringspartner en de drie deelnemende gemeenten.

• 2.

  De concernmanager financiën is verantwoordelijk voor het tot stand komen van de planning- en controlproducten van De Bedrijfsvoeringspartner.

Artikel 9 Overleg

• 1.

  De concerncontroller overlegt met het Bestuur, het concern MT, concernmanagers en teamleiders van De Bedrijfsvoeringspartner omtrent standpunten, ziens- of handelwijzen binnen de organisatie, die naar zijn oordeel in strijd zijn of moeten worden geacht met het bepaalde in artikel 3.

• 2.

  Indien de mening van de concerncontroller niet wordt gedeeld door de leidinggevenden in De Bedrijfsvoeringspartner dan kan hij zich dienaangaande rechtstreeks wenden tot het Bestuur, nadat hij de Directeur heeft ingelicht over zijn voornemen.

Artikel 10 Opdracht onderzoek

Het Bestuur kan de concerncontroller rechtstreeks opdragen tot het doen van onderzoeken naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van het handelen van onderdelen van De Bedrijfsvoeringspartner.

Artikel 11 Takenpakket concerncontroller binnen De Bedrijfsvoeringspartner

• 1.

  De concerncontroller is teamleider van het team control, onderdeel van het cluster financiën en rechtmatigheid, inclusief de daarbij behorende P taken.

• 2.

  De concerncontroller is voorzitter van het controlgremium van De Bedrijfsvoeringspartner waar ook de juridisch controller en Chief Information en Security Officer (CISO) deel van uit maken.

• 3.

  De concerncontroller is lid van het concern MT De Bedrijfsvoeringspartner.

• 4.

  De concerncontroller heeft de volgende taken binnen De Bedrijfsvoeringspartner:

  • a.

    het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de teamleiders, concernmanagers, concern MT, directeur en Bestuur over de kwaliteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen en de verbijzonderde interne controle;

  • b.

    het adviseren aan het concern MT en het Bestuur over de naleving van kaders en richtlijnen, inclusief verordeningen;

  • c.

    het verrichten van onderzoeken naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en financiële rechtmatigheid van het financieel beheer door De Bedrijfsvoeringspartner of delen daarvan;

  • d.

    Het toezicht op de administratieve organisatie en de werking van de interne controle van De Bedrijfsvoeringspartner;

  • e.

    Er op toezien dat risico’s betreffende De Bedrijfsvoeringspartner en beheersmaatregelen periodiek worden geactualiseerd, het opstellen van een rapportage over de omvang van de risico’s en de kwaliteit van de getroffen beheersmaatregelen en het waar nodig doen van verbetervoorstellen. Het gaat hier om de opzet, het bestaan en de werking;

  • f.

    Het toezicht op de controle op de risicovolle projecten van De Bedrijfsvoeringspartner door middel van toetsing van de financiële rapportages, de krediet- en exploitatiebijstellingen en het periodiek onderzoeken van het verloop van een bepaald project of onderdeel;

  • g.

    Het toetsen van beleidsvoorstellen en planning- en control producten De Bedrijfsvoeringspartner ten behoeve van de besluitvorming door het concern MT. De concerncontroller wordt hierin ondersteund door de medewerkers van het team financieel advies van het cluster Financiën en Rechtmatigheid;

  • h.

    Het – na akkoordbevinding door het concern MT– opstellen van bindende instructies voor de organisatie, ter verzekering van een effectieve en betrouwbare bedrijfsvoering;

  • i.

    Het in kaart brengen(houden) en het adviseren over (systeem)afrekening maatwerk aan gemeenten;

  • j.

    Verantwoordelijkheid voor het strategisch dasboard en opstellen prestatie indicatoren;

  • k.

    In het geval van daadwerkelijk geconstateerde onrechtmatigheden wordt daar door de concerncontroller over gerapporteerd aan zowel de ambtelijke organisatie van De Bedrijfsvoeringspartner als aan het Bestuur, nadat hij de directeur heeft ingelicht over zijn voornemen.

Artikel 12 Relatie met de accountant

• 1.

  De concerncontroller is aanspreekpunt voor de accountant.

• 2.

  De concerncontroller deelt ontwikkelingen binnen De Bedrijfsvoeringspartner op het terrein van rechtmatigheidscontrole, doelmatigheid en bedrijfsvoering met de accountant.

• 3.

  De managementletter van de accountant geeft invulling aan de zaken die goed gaan maar ook zaken waarbij risico’s aanwezig zijn en maatregelen benodigd zijn. De concerncontroller deelt de uitkomsten van de managementletter van De Bedrijfsvoeringspartner met het concern MT en het Bestuur. Hij voorziet de managementletter van een advies.

Artikel 13 Doelstellingen en takenpakket concerncontroller ten behoeve van aan De Bedrijfsvoeringspartner deelnemende gemeenten

De concerncontroller stelt zich bij de uitoefening van zijn taken ten doel:

• a.

  De bevordering van de doelgerichtheid, de doelmatigheid van het gevoerde beleid en beheer van de door de besturen van de deelnemende gemeenten vastgestelde doelen. Dat geschiedt door het verrichten van onderzoeken;

• b.

  De naleving van de toepasselijke wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen, inclusief verordeningen door het verrichten van verbijzonderde interne controle.

• c.

  De zorg voor het inzichtelijk maken van de risico’s van de deelnemende gemeenten.

Artikel 14 Taken PDC

Ten behoeve van de aan De Bedrijfsvoeringspartner deelnemende gemeenten heeft de concerncontroller de volgende taken conform opgenomen in de PDC:

• a.

  De concerncontroller is in opdracht van de gemeentecontroller verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle (derde lijn volgens het Three Lines model”), prestatie-en risicomanagement en het uitvoeren van (doelmatigheids-, doeltreffendheids- en rechtmatigheids)onderzoeken;

• b.

  Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de gemeentecontroller over de kwaliteit van processen en Verbijzonderde Interne Controle door de betreffende gemeente;

• c.

  Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de gemeentecontroller over het naleving van kaders en richtlijnen door de betreffende gemeenten, inclusief verordeningen;

• d.

  Het gevraagd en ongevraagd adviseren van de gemeentecontroller over de administratieve organisatie en het bestaan, de opzet en de werking van de interne controle van de betreffende gemeente;

• e.

  Erop toezien dat risico’s en beheersmaatregelen van de gemeenten periodiek worden geactualiseerd, dat risicorapportages worden opgesteld;

• f.

  het inzichtelijk maken van geleverde prestaties op door de raad gestelde doelen.

Artikel 15 Taakafbakening met de gemeentecontroller

• 1.

  Zoals gesteld in artikel 11, is de concerncontroller verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Verbijzonderde Interne Controle, het inzichtelijk maken van risico’s en het uitvoeren van (doelmatigheids-, doeltreffendheids-, en rechtmatigheids)onderzoeken. De concerncontroller rapporteert de uitkomsten hiervan aan de gemeentecontroller.

• 2.

  In het geval de concerncontroller constateert dat - zaken die specifiek betrekking hebben op de gemeente – niet of niet geheel rechtmatig verlopen of – er andere grote gemeentelijke risico’s worden gelopen, dan verwittigt de concerncontroller de gemeentecontroller van de betreffende gemeente.

• 3.

  Het informeren van, het rapporteren aan en het escaleren naar de gemeentebesturen behoort niet tot de bevoegdheid van de concerncontroller.

Artikel 16 Slot- en overgangsbepalingen

• 1.

  In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Bestuur van De Bedrijfsvoeringspartner.

• 2.

  De concerncontroller heeft toegang tot de informatie benodigd voor de uitoefening van zijn functie.

Artikel 17 Inwerkingtreding, citeertitel en intrekking

• 1.

  Dit Reglement treedt in werking op 1 januari 2024.

• 2.

  Dit Reglement wordt aangehaald als ‘Reglement Concerncontroller BAR-organisatie (De Bedrijfsvoeringspartner) 2024’.

• 3.

  Het Besluit van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam BAR-organisatie houdende regels omtrent de uitoefening van de functie van concerncontroller van 31 maart 2021 (Reglement van de concerncontroller van de BAR-organisatie) wordt ingetrokken.