Mandaatbesluit BAR-organisatie (De Bedrijfsvoeringspartner) 2024

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a.

  Bedrijfsvoeringsbudget: budgetten voor personeels-, opleidingskosten en overige kosten ten behoeve van personeelsbeleid uit de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling BAR-organisatie;

• b.

  De organisatie: de gezamenlijke ambtelijke organisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk per 1 januari 2024 en de bedrijfsvoeringsorganisatie als rechtsopvolger.

• c.

  Bestuur: het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de BAR-organisatie. Na omvorming van het openbaar lichaam van de BAR-organisatie naar een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt hieronder het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie verstaan;

• d.

  Directeur: de functionaris verantwoordelijk en belast met de dagelijkse leiding van de organisatie, als bedoeld in artikel 7 van de organisatieregeling;

• e.

  Concernmanager: functionaris verantwoordelijk en belast met de dagelijkse leiding van een cluster, als bedoeld in artikel 8 van de organisatieregeling;

• f.

  Teamleider: de functionaris verantwoordelijk en belast met de dagelijkse leiding van een team als bedoeld in artikel 10 van de organisatieregeling;

• g.

  Medewerker: een niet leidinggevend personeelslid werkzaam bij de organisatie op grond van een arbeids-, inhuur-, detacheringsovereenkomst, uitzendcontract, overeenkomst van opdracht (ZZP-er) ed.;

• h.

  Mandaat: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan een besluit te nemen in de zin van artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

• i.

  Volmacht: de bevoegdheid om in naam van een rechtspersoon privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten op grond van artikel 10:12 Algemene wet bestuursrecht juncto artikel 3:60 BW;

• j.

  Machtiging: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan of een rechtspersoon feitelijke handelingen te verrichten;

• k.

  Organisatieregeling: regels over de ambtelijke organisatie van de organisatie zoals bedoeld in artikel 33b. lid 1 sub c Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 2 Reikwijdte

• 1.

  Tenzij anders in dit besluit is bepaald, wordt in dit mandaatbesluit – en de daarop berustende onder-mandaatbesluiten – onder mandaat ook machtiging en volmacht verstaan.

• 2.

  Buiten het bereik van dit besluit vallen feitelijke handelingen en rechtshandelingen betreffende de rechtspositie van het personeel van de organisatie en de bevoegdheden ten aanzien van de treasury-functie.

Artikel 3 Algemeen mandaat Directeur

Aan de Directeur wordt een algemeen mandaat verleend voor de bevoegdheden van het Dagelijks Bestuur en de Voorzitter met uitzondering van:

• 1.

  Contact met het Algemeen Bestuur en gemeenten

  • a.

    het doen van voorstellen aan het Algemeen Bestuur;

  • b.

    het afleggen van verantwoording aan het Algemeen Bestuur;

  • c.

    het informeren van het Algemeen Bestuur;

  • d.

    het vaststellen van de prestatieafspraken van de Bedrijfsvoeringspartner gemaakt met de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling;

• 2.

  Regelgeving en beleid

  • a.

    het vaststellen, wijzigen of intrekken van algemeen verbindende voorschriften;

  • b.

    het vaststellen, wijzigen of intrekken van beleid(snota's), met uitzondering van beleid voor ICT, ICT-governance & beveiliging en privacy-borging;

  • c.

    het ondertekenen van besluiten van het Dagelijks Bestuur die niet zijn gemandateerd;

• 3.

  Financiën

  • a.

    besluiten tot overdracht van activa;

  • b.

    het vaststellen van Planning & Control-producten;

  • c.

    het vaststellen van het toetsingskader rechtmatigheid;

  • d.

    ieder besluit tot budgetafwijkingen;

  • e.

    aanpassen van maatwerk(uren) en projectbudgetten welke zijn verstrekt door de deelnemende gemeenten;

  • f.

    besluit tot wijziging van budgetten ten laste van de voorzieningen;

  • g.

    besluit tot wijziging van investeringsbudgetten;

  • h.

    besluit tot overheveling van budgetten naar volgend jaar;

• 4.

  Privacy

  • a.

    het vaststellen, wijzigen of intrekken van regels met betrekking bescherming van persoonsgegevens;

• 5.

  Overeenkomsten

  • a.

    het besluit tot het aangaan van een convenant of intentieovereenkomst;

  • b.

    het besluit tot het aangaan van een vaststellingsovereenkomst met de Belastingdienst;

  • c.

    het besluit tot het aangaan van een overeenkomst met een andere rechtspersoon van het BAR-concern, waaronder in ieder geval worden begrepen: de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk, NV BAR Afvalbeheer, Inge de Bruin zwembad BV, Sport Service Ridderkerk BV; De Directeur heeft wel mandaat voor het maken van aanvullende afspraken over de producten en diensten catalogus binnen de kaders van de Dienstverleningsovereenkomsten die De Bedrijfsvoeringspartner is aangegaan met de colleges van de deelnemende gemeenten voor zover een passende vergoeding wordt afgesproken voor eventuele extra diensten of producten;

  • d.

    het besluit tot het aangaan van huur- en verhuurovereenkomsten

• 6.

  Procedures

  • a.

    besluiten op bezwaar tegen besluiten van de Directeur in mandaat genomen;

  • b.

    het instemmen met alternatieve beslechting van het geschil met een partij die (hoger) beroep heeft ingesteld;

  • c.

    het besluit tot instellen en intrekken van (hoger) beroep;

  • d.

    het besluit om een procedure te starten bij de burgerlijke rechter;

  • e.

    het besluit om een procedure bij de burgerlijke rechter te beëindigen.

Voor de bevoegdheden c, d en e wordt mandaat verleend aan de Voorzitter van het openbaar lichaam.

Artikel 4 Mandaten aan leidinggevenden

• 1.

  Aan de Directeur, Concerncontroller, Concernmanagers en Teamleiders wordt mandaat verleend voor zowel de aansturing van de uitvoering van de aan hen toegewezen producten en diensten, taken en projecten als het aansturen van de clusters en teams zoals beschreven in de organisatieregeling.

• 2.

  Aan de naast hogere leidinggevende van de medewerker of leidinggevende die het primaire besluit heeft genomen, wordt mandaat verleend voor het gebruik van de bestuursrechtelijke bevoegdheid om te beslissen op bezwaar.

• 3.

  De naast hogere leidinggevende van de leidinggevende waarover een klacht is ingediend, neemt een besluit tot het afdoen van de klacht.

• 4.

  Aan de Concernmanager wordt mandaat verleend om een besluit te nemen tot:

  • a.

    aanbesteding en gunning;

  • b.

    aangaan van overeenkomsten;

  • c.

    aanvragen voor verlenen en vaststellen van subsidies en eventuele specifieke uitkeringen;

  • d.

    rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit (overdragen gegevens), besluit op bezwaar tegen verwerking en op het verzoek om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (artikelen 16-23 AVG en artikel 41 Uitvoeringswet AVG). De Directeur beslist indien meerdere clusters verantwoordelijk zijn en/of de Privacy Officer en/of de CISO negatief hebben geadviseerd;

  • e.

    aansprakelijkheidsstellingen voor en terugvordering van schade toegebracht aan goederen en bestuurders en medewerkers van De Bedrijfsvoeringspartner;

  • f.

    doen van aangifte bij de politie voor diefstal of schade aan goederen of (financiële) middelen van De Bedrijfsvoeringspartner, data-inbreuken, bedreigingen of toebrengen van letsel aan medewerkers van De Bedrijfsvoeringspartner.

• 5.

  Aan de Teamleider wordt een mandaat verleend om:

  • a.

    een besluit te nemen op een verzoek tot informatie of documenten op grond van een wettelijke regeling;

  • b.

    een besluit te nemen tot het afdoen van een klacht of melding tenzij de klacht betrekking heeft op het handelen van een leidinggevende;

  • c.

    een besluit te nemen op een verzoek tot informatieverstrekking en inzage van een betrokkene (artikelen 13; 14 en 15 AVG) in overleg met de Privacy-Officer en/of CISO;

  • d.

    het aanwijzen van applicatiebeheerders.

• 6.

  Aan de Teamleider Informatieadvies wordt een mandaat verleend om overeenkomsten aan te gaan ter uitvoering van de taakstellingen van het team tot de grens van de Europese aanbesteding.

Artikel 5 mandaten voor financieel beheer

• 1.

  Aan de (hoofd- en sub-)budgethouder wordt mandaat verleend tot:

  • a.

    accorderen van betalingen binnen contractuele afspraken, het doel waarvoor het budget is verleend en voor zover het budget toereikend is;

  • b.

    het uitvoeren van verrekeningen;

  • c.

    het verrichten van administratieve overboekingen;

• binnen de kaders van door De Bedrijfsvoeringspartner gemaakte afspraken of aangegane verplichtingen, de financiële regeling, budgethoudersregeling, treasury-statuut ed.

• 2.

  Aan de hoofdbudgethouder wordt mandaat verleend voor het aanwijzen van de budgethouders binnen de voorschriften van de budgethoudersregeling.

• 3.

  Aan de budgethouder wordt mandaat verleend voor het aanwijzen van kredietbeheerders en sub-budgethouders binnen de voorschriften van de budgethoudersregeling.

• 4.

  Aan de Concernmanager van Cluster Financiën en Rechtmatigheid wordt mandaat verleend voor:

  • a.

    het indienen van de Vpb-aangifte en het doorgeven van correcties daarop;

  • b.

    uitwisselen van informatie, voeren van overleg en onderhandelingen met de Belastingdienst,

  • c.

    het verrichten van alle voorbereidende en uitvoerende handelingen voor het aangaan van vaststellingsovereenkomsten en convenant horizontaal toezicht met de Belastingdienst;

  • d.

    het besluit tot het instellen en het indienen van bezwaar en beroep tegen btw- en vennootschapsbelasting-aanslagen.

• 5.

  Aan de medewerker financiële administratie wordt mandaat verleend voor het verrichten van feitelijke betalingen nadat ze zijn geaccordeerd door (sub-)budgethouder, het indienen van de btw-aangifte, het doorgeven van correcties daarop en het voeren van overleg met de Belastingdienst over btw-aangelegenheden.

Artikel 6 Compenseren van budgetten

• 1.

  Aan de Directeur wordt mandaat verleend om incidenteel en binnen het begrotingsjaar overschrijdingen op bedrijfsvoeringsbudgetten van clusters te compenseren met onderschrijdingen op een bedrijfsvoeringsbudget van een ander cluster in overleg met de verantwoordelijke Concernmanagers.

• 2.

  Aan de Concernmanager wordt mandaat verleend om incidenteel en binnen het begrotingsjaar overschrijdingen op uitsluitend hun eigen bedrijfsvoeringsbudgetten te compenseren met onderschrijdingen op een ander bedrijfsvoeringsbudget van hun cluster.

Artikel 7 mandaten aan medewerkers

• 1.

  Aan medewerkers van De Bedrijfsvoeringspartner wordt mandaat verleend voor het verrichten van procedurele en feitelijke handelingen nodig voor de uitoefening van de opgedragen taken en rollen.

• 2.

  Aan medewerkers wordt mandaat verleend voor het aangaan van overeenkomsten tot een bedrag van € 2.500,- voor het aanschaffen van middelen en het geven van opdrachten voorzover dat binnen de normale uitoefening van hun taak valt.

• 3.

  Aan de voorzitter van de stuurgroep Programma Informatieveiligheid & Privacy wordt mandaat verleend om:

  • a.

    de richting en kaders van de bedrijfsvoering en processen rond informatiebeveiliging en privacy vast te stellen;

  • b.

    een besluit te nemen over beheersmaatregelen, de directeur hierover en over de acceptatie van (rest-)risico’s te adviseren;

  • c.

    verantwoordelijkheden voor beheersmaatregelen toe te wijzen aan functionarissen van De Bedrijfsvoeringspartner;

  • d.

    een besluit te nemen over het uitvoeren van een DPIA als deze niet wettelijk verplicht is;

  • e.

    vaststellen en goedkeuren van incidentele afwijkingen op basiseisen en sjabloon voor verwerkersoveenkomsten.

  • f.

    te besluiten over uitwerkingen van het informatiebeveiligingsbeleid in technische beleidsstukken, zoals toegangsbeleid, cryptografiebeleid, patchbeleid, etc.

  • g.

    te besluiten over verbeteringen in het managementsysteem en beheersmaatregelen

• 4.

  Aan de Coördinerende Privacy Officer wordt mandaat verleend om:

  • a.

    format voor DPIA’s en de definitieve versie van DPIA met het daarbij behorende advies vast te stellen;

• 5.

  Aan de procesbeheerders wordt mandaat verleend om:

  • a.

    de autorisatiematrix voor geautomatiseerde gegevensverwerking te autoriseren;

  • b.

    discretionaire besluiten te nemen over autorisaties in systemen;

  • c.

    mandaat te verlenen voor het autoriseren van verwerkers in bestanden en/of geautomatiseerde gegevensverwerkingen en het toekennen van verwerkingsrechten.

Artikel 8 Onder-mandatering

• 1.

  De Directeur mag binnen de kaders van dit mandaatbesluit onder-mandaat verlenen.

• 2.

  De mandaten uit artikel 4, 5 en 6 komen echter niet voor onder-mandatering in aanmerking.

Artikel 9 Kaders voor mandatering

• 1.

  De (onder-)gemandateerde oefent het mandaat uit binnen de normale inhoud van de functie, instructies, de opgedragen taken en werkzaamheden.

• 2.

  Onverminderd het bepaalde in het eerste lid wordt het mandaat uitgeoefend met inachtneming van de bepalingen uit dit mandaatbesluit en de specifieke voorwaarden, beperkingen en instructies die zijn vermeld in de (onder-)mandaatbesluiten.

• 3.

  De Mandaatgever en leidinggevende hebben de bevoegdheid om ook algemene instructies of instructies voor een bepaald geval te geven, die bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid in acht moeten worden genomen.

• 4.

  Het (onder-)mandaat omvat tevens het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de mandaatbevoegdheid horen, zoals:

  • a.

    het verstrekken van mondelinge en/ of schriftelijke informatie over gegevens van feitelijke en objectieve aard;

  • b.

    het verzenden van ontvangstbewijzen;

  • c.

    het voeren van overige correspondentie en verrichten van administratieve handelingen,

  • d.

    het vragen van adviezen en inwinnen van inlichtingen en informatie;

  • e.

    het verzorgen van bekendmakingen, kennisgevingen en andere publicaties;

  • f.

    zorg dragen voor voorlichting en plaatsen van berichten op internetpagina van de Bedrijfsvoeringspartner en de sociale media van De Bedrijfsvoeringspartner;

  • g.

    het verwerken van (persoons)gegevens nodig voor het uitvoeren van de opgedragen werkzaamheden en het verwerken van (persoons)gegevens in (geautomatiseerde) bestanden waartoe de leidinggevende of medewerker is geautoriseerd.

• 5.

  Het (onder-)mandaat omvat de bevoegdheid tot het nemen van besluiten, de ondertekening van de in mandaat genomen besluiten alsmede de ondertekening van andere namens het Bestuursorgaan ter zake van die bevoegdheid uitgaande stukken. De ondertekening van besluiten en stukken op grond van een verstrekt mandaat vindt plaats conform artikel 12.

• 6.

  De bevoegdheid die verleend is aan een gemandateerde mag ook door al zijn hogere leidinggevenden worden uitgeoefend.

Artikel 10 Beperkingen voor uitoefening mandaat

• 1.

  De (onder-)gemandateerde leidinggevende of medewerker mag geen gebruik maken van de gemandateerde bevoegdheid, indien:

  • a.

    er sprake is van (rechts)handeling dat op grond van artikel 3 van dit besluit niet mag worden gemandateerd;

  • b.

    het besluit een afwijking zou inhouden van zowel regelgeving, circulaires, jurisprudentie als lokale regelingen, beleid, richtlijnen, voorschriften, instructies en dergelijke;

  • c.

    het besluit een overschrijding van budgetten of kredieten zou inhouden en/ of de budgetten uit de meerjarenbegroting ontoereikend zijn om aan alle meerjarige verplichtingen te kunnen voldoen;

  • d.

    het besluit mogelijk grote financiële aansprakelijkheid tot gevolg kan hebben;

  • e.

    er mogelijk sprake is van een gevoelige politieke of bestuurlijke aangelegenheid, in welk geval er vooraf overleg plaatsvindt in het Directeuren Overleg;

  • f.

    een lid van het Bestuur of het concern MT heeft aangegeven dat hij/ zij de behandeling in het Bestuur of het concern MT wenselijk acht;

  • g.

    bij de uitvoering van een mandaat advies nodig is van een ander team van De Bedrijfsvoeringspartner, dit advies en het eigen standpunt van de gemandateerde niet op elkaar aansluiten of niet tot dezelfde conclusie leiden;

  • h.

    de (onder-)gemandateerde een particulier belang heeft bij het gebruik van het mandaat.

• 2.

  Indien een situatie omschreven in sub a tot en met e uit het eerste lid zich voordoet, dan neemt het bevoegde (bestuurs-)orgaan zelf het besluit. In geval van sub f tot en met h beslist de Directeur, tenzij het mandaat en particulier belang bij de directeur ligt, in welk geval het bevoegde (bestuurs)orgaan beslist.

Artikel 11 Vervanging van bevoegde personen

Wanneer de in dit besluit genoemde bevoegde leidinggevende of medewerker afwezig is, worden zijn/ haar bevoegdheden uitgeoefend door degene die hem kan vervangen op grond van de organisatieregeling.

Artikel 12 Ondertekening

• 1.

  Een krachtens mandaat en onder-mandaat genomen besluit of privaatrechtelijke rechtshandeling vermeldt als volgt namens welk bestuursorgaan het is genomen:

  Namens het Dagelijks Bestuur van de BAR-organisatie,

  Directeur van de BAR-organisatie

  [handtekening]

  [naam]

  of

   

  Namens het Dagelijks Bestuur van de BAR-organisatie,

  [handtekening gemandateerde]

  [naam gemandateerde]

  [functie van de gemandateerde]

• 2.

  De voorgeschreven aanhef in overeenkomsten aangegaan door de BAR-organisatie / De Bedrijfsvoeringspartner is:

  Het openbaar lichaam BAR-organisatie, h.o.d.n. De Bedrijfsvoeringspartner, gevestigd aan Koningsplein 1 (2981 EA) te Ridderkerk vertegenwoordigd door [roepnaam functie, cluster, naam functionaris], daartoe gevolmachtigd door de Voorzitter, handelend ter uitvoering van het besluit genomen krachtens het door de het Dagelijks Bestuur gegeven mandaat d.d. <…. November 2023>

Artikel 13 Inwerkingtreding en intrekking oude regeling

• 1.

  Het “Mandaatbesluit BAR-organisatie (De Bedrijfsvoeringspartner) 2024” treedt in werking op 1 januari 2024.

• 2.

  Tegelijkertijd wordt ingetrokken het “Mandaatbesluit BAR-organisatie 2021” d.d. 15 december 2021.