Budgethoudersregeling gemeente Terneuzen 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling verstaan we onder:

• a.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Terneuzen;

• b.

  hoofdbudgethouder: degene die ambtelijk eindverantwoordelijk is voor het totale beheer van de gemeentelijke financiële middelen;

• c.

  budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor het beheren van de aan hem/haar toegekende

• budgetten en/of investeringskredieten;

• d.

  budgetbeheerder: een door de budgethouder aangewezen medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder bevoegd is om één of meer budgetten en/of investeringskredieten te beheren;

• e.

  codeerder: een door een budgethouder aangewezen medewerker die verplichtingen en/of facturen verwerkt in de financiële administratie en zorgdraagt voor de prestatieverklaring;

• f.

  budget: de middelen die via de begroting beschikbaar zijn voor het realiseren van een aantal doelstellingen, resultaat- en/of prestatieafspraken;

• g.

  centraal budget: budget dat dwars door alle budgetten van de begroting heen loopt en dat één budgethouder centraal bewaakt;

• h.

  investeringskrediet: de middelen die door de raad beschikbaar zijn gesteld om een investering te realiseren;

• i.

  begrotingsnummer: een onderdeel van een thema als onderdeel van een door de gemeenteraad geautoriseerde programma uit de begroting;

• j.

  medewerker: een ieder die werkzaam is bij de gemeente Terneuzen op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht dan wel op andere basis bij de gemeente Terneuzen werkzaam is;

• k.

  kapitaallasten: rente en afschrijvingen van een investering;

• l.

  voorziening: deel van het vermogen bestemd voor een toekomstige verplichting;

• m.

  BBV: Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten;

• n.

  categorie BBV: hoofdkostensoorten volgens de voorschriften BBV en uitgewerkt in de informatie voor derden (IV3) voorschriften.

   

Artikel 2 Aanwijzing hoofdbudgethouder en griffier

• 1.

  Het college wijst de gemeentesecretaris aan als hoofdbudgethouder, voor zover het niet de budgetten van de gemeenteraad betreft.

• 2.

  Het college wijst de griffier aan als budgethouder voor de budgetten die direct ten behoeve van de gemeenteraad beschikbaar zijn.

Artikel 3 Aanwijzing budgethouder

• 1.

  De hoofdbudgethouder wijst één of meer van de Strategische managers aan als vervanger.

• 2.

  De hoofdbudgethouder is bevoegd per budget en/of investeringskrediet een Strategisch manager of Tactisch leidinggevende als budgethouder aan te wijzen.

• 3.

  De budgethouder kan een budgetbeheerder aanwijzen, die onder zijn/haar eindverantwoordelijkheid het beheer voert over een deel van het budget en/of investeringskrediet.

• 4.

  De functie van budgethouder is niet verenigbaar met die van een codeerder.

• 5.

  De hoofdbudgethouder is bevoegd te bepalen dat voor aan te wijzen budgetten en/of investeringskredieten geldt dat er voor het aangaan van verplichtingen en/of het betaalbaar stellen van facturen toestemming nodig is van de concerncontroller.

• 6.

  De hoofdbudgethouder is bevoegd budgetbevoegdheid tijdelijk aan de concerncontroller toe te wijzen in geval een budget en/of investeringskrediet uit oogpunt van risicobeheersing tijdelijk centrale sturing of beheersing vereist.

• 7.

  De budgethouder kan een vervangend budgethouder voor zijn/haar budgetten en/of investeringskredieten aanwijzen. Bij het ontbreken van een aangewezen vervanger, wordt de budgethouder bij afwezigheid vervangen door de hoofdbudgethouder.

• 8.

  Van de aangewezen budgethouders en hun vervangers wordt een overzicht bijgehouden. De hoofdbudgethouder stelt jaarlijks voor 1 januari voorafgaand aan het begrotingsjaar dit overzicht vast. Bij nieuwe budgetten en/of investeringskredieten wordt automatisch de budgethouder aangewezen die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de doelstelling, resultaat- en/of prestatieafspraak van het desbetreffende budget of investeringskrediet.

Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder

Elke budgethouder heeft de volgende bevoegdheden en verantwoordelijkheden:

• 1.

  Het op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze realiseren van het budget. Dit betreft de prestaties met inzet van de geraamde middelen, met uitzondering van die onderdelen die door de budgethouder niet te beïnvloeden zijn. Als niet te beïnvloeden gelden: toerekening van kosten via kostenverdeling, salarissenverdeling, kapitaallasten en toevoegingen/vrijval voorzieningen.

• 2.

  Indien inkomsten onderdeel uitmaken van het budget is de budgethouder verantwoordelijk voor de realisatie daarvan. Hieronder worden tevens begrepen eventueel te ontvangen subsidies en inkomsten voortvloeiend uit door de budgethouder afgesloten contracten met derden.

• 3.

  De budgethouder mag slechts verplichtingen aangaan ten laste van een budget of investeringskrediet voor zover de beschikbare middelen hiervoor toereikend zijn. Indien de beschikbaar gestelde middelen niet toereikend zijn, kan de budgethouder aan het college en/of gemeenteraad een voorstel doen tot verruiming van de beschikbaar gestelde middelen. Uit een dergelijk voorstel dient uitdrukkelijk te blijken dat het aangaan van financiële verplichtingen noodzakelijk is voor realisatie van de resultaatverplichting en dat vast is komen te staan dat niet op andere wijze in de dekking van de uitgaven kan worden voorzien. Verplichtingen mogen vervolgens niet eerder worden aangegaan dan nadat het college en/of gemeenteraad besloten heeft tot budgetverruiming.

• 4.

  De budgethouder mag pas een overeenkomst voor levering goederen en/of diensten aangaan ten laste van een centraal budget als hij/zij daarover afstemming heeft gehad met de budgethouder van het centraal budget.

• 5.

  De hoofdbudgethouder mag binnen overhead budget van de categorie BBV 1.1 salarissen en sociale lasten en het vervangingsbudget overhevelen naar categorie BBV 3.5.1. ingeleend personeel en/of kostensoort uitbestede werkzaamheden.

• 6.

  De budgethouder mag binnen hetzelfde begrotingsnummer en kostensoorten die vallen onder de categorie BBV 3.8 overige goederen en diensten zijn of haar budget met elkaar compenseren. Dit geldt niet voor de centrale budgetten.

• 7.

  De budgethouder handelt volgens de door het college vastgestelde kaders, zoals de procedure inkoop en aanbesteding, afspraken over de jaarlijkse planning- en controlcyclus, bepalingen over de inrichting van de financiële administratie en het gebruik van de verplichtingenadministratie.

• 8.

  De budgethouder legt de op zijn of haar budget en/of investeringskrediet betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van het budget en/of investeringskrediet ten opzichte van het toegekende budget en/of investeringskrediet bekend is.

• 9.

  De budgethouder rapporteert over de realisatie van de budgetten en legt hierover verantwoording af volgens de afspraken in het kader van de door het college vastgestelde planning- en controlcyclus.

• 10.

  Voor het vastleggen van verplichtingen, zoals genoemd in lid 7, benutten we de module inkoop. De door de budgethouder aangewezen codeerders leggen vanaf € 5.000 verplichtingen vast. De budgethouder keurt deze verplichting goed, waarna de opdracht verstrekt mag worden. De hoofdbudgethouder is bevoegd om voor bepaalde kostensoorten het gebruik van de verplichtingenadministratie uit te zonderen bij besluit.

• 11.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor het vaststellen dat de goederen en/of diensten zijn geleverd en voldoen aan de vooraf overeengekomen prijs, kwaliteit en kwantiteit. Het bewijs (de prestatieverklaring) van leveringen van goederen en/of diensten legt de codeerder vanaf € 5.000 vast in de module inkoop.

•  

Artikel 5 Machtiging door budgethouder

• 1.

  De budgethouder kan het beheer van een aan hem toegewezen budget en/of investeringskrediet geheel of gedeeltelijk overdragen aan een door hem aan te wijzen budgetbeheerder. Door deze aanwijzing is de budgetbeheerder gemachtigd tot het aangaan en goedkeuren van verplichtingen ten laste van het aan hem in beheer overgedragen (deel)budget. Bij de overdracht van het beheer van een (deel)budget blijft de budgethouder verantwoordelijk voor het op een doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze realiseren van het budget.

• 2.

  De overdracht van de bevoegdheid als bedoeld in het eerste lid vindt plaats doordat de budgethouder het hiervoor bestemde machtigingsformulier digitaal invult via de applicatie TopDesk. De digitaal ingevulde machtiging wordt aangeboden aan het team Financiën, zodat de machtiging wordt verwerkt in het financiële systeem.

Artikel 6 Informatie-uitwisseling en ondersteuning

• 1.

  Het team Financiën stelt zodanige faciliteiten beschikbaar dat de budgethouder over de informatie kan beschikken die van belang is voor een goede invulling van het budgethouderschap.

• 2.

  De budgethouder informeert de hoofdbudgethouder tijdig over bijzonderheden met betrekking tot het budget en/of investeringskrediet.

• 3.

  De budgetbeheerder informeert de budgethouder tijdig over bijzonderheden met betrekking tot het aan hem of haar gemachtigd budget en/of investeringskrediet.

Artikel 7 Beëindiging van het budgethouderschap

De opdracht tot uitoefening van het budgethouderschap of budgetbeheerderschap kan worden beëindigd door een besluit van de hoofdbudgethouder of de intrekking van de machtiging door de budgethouder.

Artikel 8 Hardheidsclausule

Het college machtigt de hoofdbudgethouder om in bijzondere situaties in aanvulling op, dan wel in afwijking van deze regeling maatregelen te treffen die in het belang zijn van een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige bedrijfsvoering.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2024.

• 2.

  De ‘Budgethoudersregeling gemeente Terneuzen 2019’ vastgesteld op 9 juli 2019 wordt ingetrokken.

• 3.

  Deze regeling wordt aangehaald als ‘Budgethoudersregeling gemeente Terneuzen 2024’.