Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijvenparken A-7;
overwegende dat de Financiële verordening op basis van artikel 212 Gemeentewet moet worden geactualiseerd;
gelet op hetgeen in artikel 212 in de Gemeentewet is beschreven,
BESLUIT:
Vast te stellen de Financiële Verordening 2023
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
- 1.
Gemeenschappelijke regeling: De gemeenschappelijke regeling Bedrijvenparken A-7 C.A.;
- 2.
administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie van de gemeenschappelijke regeling en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
- inkomsten: totaal van de baten voor onttrekking aan reserves;
- 1.
rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het dagelijks bestuur waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;
- 2.
uitgaven: totaal van de lasten voor stortingen aan reserves.
Hoofdstuk 2 Begroting en verantwoording
Artikel 2 Thema-indeling
- 1.
Het algemeen bestuur stelt op voorstel van het dagelijks bestuur de programma-indeling vast.
Artikel 3 Inrichting themabegroting en themarekening
- 1.
In de programmabegroting en de programmarekening worden de lasten en baten per programma weergegeven.
- 2.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de programmabegroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
- 3.
Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de programmabegroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de programmabegroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitaties.
- 4.
In de programmarekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven en inkomsten weergegeven.
Artikel 4 Autorisatie begroting en investeringskredieten
- 1.
Het dagelijks bestuur autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de baten en de lasten per taakveld.
- 2.
Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
- 3.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur als zij verwacht, dat de lasten van een taakveld de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden of de baten van een taakveld de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het algemeen bestuur geeft aan of hij een voorstel wil voor het wijzigen van de geautoriseerde lasten en/of baten, of voor het bijstellen van het beleid.
- 4.
Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad bedoeld in artikel 6, eerste lid, doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en het bijstellen van bestaand beleid. In geval van investeringen met een meerjarig karakter doet het college, indien nodig, ook bij iedere begroting op grond van geactualiseerde ramingen voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten.
- 5.
Het dagelijks bestuur is bevoegd om incidentele begrotingswijzigingen tot € 50.000 door te voeren. Deze wijzigingen worden achteraf door middel van de eerst volgende tussentijdse rapportage aan de raad ter autorisatie voorgelegd. Begrotingswijzigingen met een structureel effect of begrotingswijzigingen met een incidenteel effect groter dan € 50.000 worden vooraf en met een toelichting aan de raad ter autorisatie aangeboden.
Hoofdstuk 3 Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 5 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
- 1.
In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeenschappelijke, inclusief de dotaties aan de reserves.
- 2.
In de paragraaf grondbeleid worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000 nader toegelicht.
Artikel 6 Voorwaardencriterium
- 1.
Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
- 2.
Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks, doch uiterlijk op 31 december van het desbetreffende boekjaar een normenkader rechtmatigheid vast. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.
Artikel 7 Begrotingscriterium
- 1.
Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het algemeen bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;
- 2.
De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het algemeen bestuur is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.
- 3.
Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.
- 4.
Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
- 1.
Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
- 2.
Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
- 3.
De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
- 5.
Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het algemeen bestuur, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
- 6.
Met het vaststellen van de jaarstukken wordt door de raad ingestemd met alle begrotingsonrechtmatigheden zoals opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording van de jaarrekening.
Artikel 8 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
- 1.
Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling bij financiële beheershandelingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van eigendommen.
Hoofdstuk 4 Financieel beleid
Artikel 9 Voorziening voor oninbare vorderingen
- 1.
Voor publiekrechtelijke vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.
- 2.
Voor de privaatrechtelijke vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.
Artikel 10 Reserves en voorzieningen
- 1.
Het dagelijks bestuur neemt jaarlijks in de begroting het beleid en de uitgangspunten ten aanzien van de reserves en voorzieningen op.
- 2.
Het beleid en uitgangspunten omvatten:
- 1.
De vorming en besteding van reserves;
- 2.
de vorming en besteding van voorzieningen;
in relatie tot de paragraaf weerstandsvermogen bedoeld in artikel 14.
Artikel 11 Kostprijsberekening
- 1.
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeenschappelijke regeling, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.
Artikel 12 Prijzen economische activiteiten
- 1.
Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeenschappelijke regeling aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.
- 2.
Bij afwijking van het eerste lid vanwege een publiek belang doen het dagelijks bestuur vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een algemeen bestuur besluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.
- 3.
Algemeen bestuur besluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.
Artikel 13 Financieringsfunctie
1. Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:
- 1.
het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen het door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;
- 2.
het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;
2. Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie volgende richtlijnen in acht:
- 1.
het uitzetten van overtollige geldmiddelen en aantrekken van gelden gebeurt in eerste instantie bij de gemeente Heerenveen. Het is mogelijk dat specifieke financiering bij verschillende financiële instellingen wordt aangetrokken;
- 2.
voor het aantrekken van specifieke financiering (niet d.m.v. de gemeente Heerenveen) voor langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillenden financiële instellingen gevraagd;
- 3.
overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in Euro;
- 4.
voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. He dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.
3. Verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden niet toegestaan;
4. Het dagelijks bestuur stelt de regels op ter uitvoering van de gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een besluit treasurystatuut ter vaststelling aan het algemeen bestuur.
Hoofdstuk 5 Paragrafen
Artikel 14 Weerstandsvermogen & risicobeheersing
- 1.
Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen. Het degelijks bestuur brengt hierbij in elk geval de risico’s in beeld en actualiseert de risico’s genoemd in de paragraaf bedoeld in het eerste lid.
- 2.
Het dagelijks bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.
Artikel 15 Bedrijfsvoering
Het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting
en de jaarstukken naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:
- 1.
een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 9 overschrijden, en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;
- 2.
een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;
- 3.
rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;
- 4.
geconstateerde fraude, als dit voorkomt.
Artikel 16 Grondbeleid
- 1.
Het dagelijks bestuur biedt het algemeen bestuur middels de programmabegroting en programmarekening eens in de [aantal] jaar een nota grondbeleid aan. Het algemeen bestuur stelt de nota grondbeleid vast. De nota grondbeleid bevat in ieder geval:
- 1.
De strategische visie van het grondbeleid van de gemeenschappelijke regeling
- 2.
De doelen van het grondbeleid
- 3.
De uitgangspunten voor de verkoopprijzen van gronden;
- 4.
De wijze waarop het algemeen bestuur wordt geïnformeerd over de resultaten van het grondbedrijf.
- 5.
De wijze waarop met de toerekening van bovenwijkse voorzieningen wordt omgegaan;
- 6.
De afweging voor het tussentijds winst nemen tussen het voorzichtigheidsbeginsel en het realisatiebeginsel.
- 7.
De voorziening voor verliesgevende grondexploitaties wordt gewaardeerd tegen contante waarde.
Hoofdstuk 6 Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel 17 Administratie
De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
- 1.
Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de gemeenschappelijke regeling;
- 2.
Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;
- 3.
Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
- 4.
Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten door de gemeenschappelijke regeling en de maatschappelijke effecten van het beleid;
- 5.
Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;
- 6.
De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Artikel 18 Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur dragen in ieder geval zorg voor:
- 1.
Een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de taken;
- 2.
Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
- 3.
De interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;
- 4.
Het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;
- 5.
Het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;
- 6.
Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de regelingen en eigendommen van de gemeenschappelijke regeling, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.
Artikel 19 Interne controle
- 1.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het dagelijks bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 17 onder f. Daarnaast informeert het dagelijks bestuur het algemeen bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
- 2.
Het dagelijks bestuur zorgt voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeenschappelijke regelng met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vijf jaar. Bij afwijkingen in de administratie neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.
Hoofdstuk 7 Slotbepalingen
Artikel 20 Intrekken oude verordening en overgangsrecht
De Verordening op de uitgangspunten voor he financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeenscha.. elijke regeling Bedrijvenparken A7 c.a. wordt ingetrokken.
Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
De verordening treedt in werking op 1 januari 2023.
- 2.
Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeenschappelijke regeling Bedrijvenparken A-7 2023
Aldus besloten in de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 21 december 2023.