| Organisatie | Kaag en Braassem |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatbesluit 2024 Kaag en Braassem |
| Citeertitel | Mandaatbesluit 2024 Kaag en Braassem |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Mandaatbesluit 2024 Kaag en Braassem |
Tot het moment dat de besluiten als bedoeld in artikel 4 lid 5 in werking zijn getreden, blijven de mandaten aan medewerkers uit het Mandaatbesluit Kaag en Braassem 2019 van kracht.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2024 | nieuwe regeling | 19-12-2023 | 577280 |
Het mandaat omvat naast het nemen van bestuursrechtelijke en privaatrechtelijke besluiten, het verrichten van rechtshandelingen en de vertegenwoordiging in en buiten rechte, tevens het verrichten van alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen die bij de uitoefening van de bevoegdheid behoren, zoals in ieder geval:
Artikel 3 Mandaat gemeentesecretaris en directeur
De gemeentesecretaris is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende medewerkers zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk intrekkingsbesluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt. Wanneer het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat volstaat mededeling aan de betrokken medewerker.
Artikel 4 Mandaat clustermanagers
Een clustermanager is bevoegd om mandaten die bij dit besluit aan onder hem ressorterende medewerkers zijn verleend, geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk, in te trekken. Een dergelijk intrekkingsbesluit wordt schriftelijk vastgelegd en bekendgemaakt. Wanneer het om een concrete, individuele en eenmalige aangelegenheid gaat volstaat mededeling aan de betrokken medewerker.
Voor de toepassing van deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt met mandaat gelijkgesteld de verlening van machtiging.
Artikel 10 Mandaat aan externen
Het verlenen van mandaat als bedoeld in artikel 10:4 Awb blijft voorbehouden aan het bevoegd bestuursorgaan.
Ondertekening
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Kaag en Braassem, gehouden op 19 december 2023.
De waarnemend secretaris,
J.J. Démoed
De burgemeester,
A. Heijstee-Bolt
Aldus vastgesteld door de burgemeester van de gemeente Kaag en Braassem op 19 december 2023.
De burgemeester,
A. Heijstee-Bolt
Bijlage 1 Voorbehouden aan het college van B&W of de burgemeester
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 3, lid 5 van het Mandaatbesluit Kaag en Braassem blijven voorbehouden aan het college respectievelijk de burgemeester.
A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden
Het vaststellen van ontwerpbesluiten tot wijziging van het Omgevingsplan, met dien verstande dat de wethouder, belast met de portefeuille ruimtelijke ordening, bevoegd is tot besluiten tot vaststelling van het voorontwerp, het nemen van het besluit over noodzaak MER, het starten van overleg en inspraak, het toesturen van de betreffende informatienota aan de raad, het vaststellen van de reactienota “Inspraak en overleg”, het starten van de vaststellingsprocedure door het vaststellen en ter inzage leggen van het ontwerp en het toesturen van de betreffende informatienota aan de raad.
Het nemen van besluiten waarbij wordt afgeweken van door het college dan wel de burgemeester vastgesteld beleid of waarbij gebruik wordt gemaakt van de uitzonderingsbepaling/hardheidsclausule in gemeentelijke verordeningen. Vorenstaande geldt niet voor het toepassen van de hardheidsclausule op grond van artikel 63 Algemene wet rijksbelastingen en het geheel of gedeeltelijk kwijtschelden van de bestuurlijke boete op grond van artikel 66 Algemene wet rijksbelastingen.
Aan de burgemeester blijft voorbehouden het nemen van een besluit op grond van de Wet tijdelijk huisverbod, het geven van bevelen op grond van artikel 172 Gemeentewet, het geven van een noodbevel op grond van artikel 175 Gemeentewet en het uitvaardigen van algemeen verbindende voorschriften op grond van artikel 176 Gemeentewet.
Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen
Bijlage 2 voorbehouden aan de gemeentesecretaris
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, lid 2 van het Mandaatbesluit 2024 Kaag en Braassem blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris.
A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden
Overige privaatrechtelijke rechtshandelingen
Bijlage 3 voorbehouden aan een clustermanager
Aangelegenheden welke ingevolge artikel 4, lid 6 van het Mandaatbesluit 2024 Kaag en Braassem blijven voorbehouden aan een clustermanager.
A. Bestuurlijk-Juridische aangelegenheden
Overige privaatrechtelijke handelingen
Toelichting op het Mandaatbesluit Kaag en Braassem
Artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) omschrijft mandaat als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Het kan een ambtenaar zijn, een bestuurder zelf, of zelfs iemand van buiten de gemeentelijke organisatie (bijv. politie of gemeenschappelijke regeling). De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het bestuursorgaan zelf. Het bestuursorgaan verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde doen. Ook betekent dit dat bezwaar en beroep tegen een in mandaat genomen besluit wordt ingesteld tegen het bestuursorgaan zelf en niet tegen de medewerker die het besluit feitelijk heeft genomen.
In deze mandaatregeling worden publiekrechtelijke en privaatrechtelijke bevoegdheden aan medewerkers toegekend. Dat betekent dat mandaat wordt verleend om beslissingen te nemen en machtiging om handelingen te verrichten die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn (artikel 10:12 Awb). Volmacht om de gemeente in en buiten rechte te vertegenwoordigen (zie artikel 171 Gemeentewet) wordt afzonderlijk door de burgemeester verstrekt.
Ondertekening- en beslissingsmandaat
In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen.
Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van de Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit. In artikel 10:11 Awb wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt niet of nauwelijks gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.
De methodiek die in deze mandaatregeling wordt toegepast wijkt af van de methodiek die traditioneel wordt gehanteerd. Gebruikelijk is om in een mandaatregeling alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Deze methode heeft vanzelfsprekend positieve en negatieve gevolgen.
Positieve gevolgen zijn dat vrij nauwkeurig kan worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling (bijvoorbeeld uitvoeringsbesluiten op grond van een verordening van een latere datum dan de datum waarop de mandaatregeling is vastgesteld) dan is dus uitsluitend het college dan wel burgemeester bevoegd om die besluiten te nemen. Negatieve gevolgen van deze methodiek zijn dat dergelijke mandaatbesluiten snel “verouderen” en daardoor erg onderhoudsgevoelig zijn. Wetten worden voortdurend gewijzigd, en er komen steeds nieuwe wetten bij of wetten worden juist ingetrokken. Dit alles maakt dat de mandaatregeling vrijwel voortdurend aan wijzigingen onderhevig is.. In deze mandaatregeling wordt de omgekeerde methodiek toegepast. Alle college- dan wel burgemeesterbevoegdheden worden gemandateerd tot op niveau van de clustermanager, tenzij de bevoegdheid expliciet wordt voorbehouden aan het bestuursorgaan, de gemeentesecretaris of directeur. Die bevoegdheden zijn opgenomen in de bijlagen. Ook kunnen clustermanagers hun bevoegdheden ondermandateren aan medewerkers binnen hun cluster. Binnen de gemeentelijke praktijk is het gebruikelijk dat beslissingsbevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie worden uitgeoefend. De omgekeerde methodiek sluit hier goed op aan. Daarnaast wordt de mandaatregeling minder onderhoudsgevoelig doordat deze methode minder gevoelig is voor wijziging in wet- en regelgeving.
Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (art. 10:3 1e lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook moet worden nagegaan of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en dergelijke.
Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal criteria gegeven wanneer er terugkoppeling dient plaatst te vinden aan het bestuursorgaan dan wel portefeuillehouder. De criteria zijn niet allemaal even hard. Derhalve wordt een zeker inschattingsvermogen en bestuurlijke sensitiviteit verlangd van de betrokken medewerker. Als (na terugkoppeling) het bestuursorgaan aangeeft zelf te willen beslissen, wordt van het mandaat geen gebruik gemaakt.
Hier wordt bepaald dat waar de term mandaat wordt gebruikt het in voorkomende gevallen ook betrekking heeft op de machtiging en de volmacht.
Verder wordt hier aangegeven wat het mandaat in ieder geval inhoudt. De omschrijving is ruim van opzet. Dit geeft ook de bedoeling weer van dit mandaatbesluit om zoveel mogelijk bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie onder te brengen.
Artikel 3 Mandaat gemeentesecretaris en directeur
In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris en deels ook aan de directeur. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester “via” de gemeentesecretaris aan de overige in de regeling genoemde functionarissen gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdhedenniveau.
Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd. Een dergelijk besluit zal op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.
De in bijlage 2 genoemde bevoegdheden genoemd onder A lid 1 en B lid 1 en lid 2 zijn ook gemandateerd aan de directeur. De overig genoemde bevoegdheden blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris.
Lid 5: De in bijlage 1 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van gemeentesecretaris en lager.
Lid 6: Dit is een herhaling van artikel 10:6 Awb en hier vooral voor de volledigheid en duidelijkheid naar de eigen organisatie opgenomen.
Artikel 4 Mandaat clustermanager
Dit lid brengt de hiërarchische positie van de gemeentesecretaris tot uitdrukking. Alle bevoegdheden worden namelijk “via” hem aan de clustermanagers gemandateerd.
De in bijlagen 2 opgesomde bevoegdheden worden niet doorgemandateerd aan het niveau van een clustermanager en lager. Omdat de secretaris leiding geeft aan de clustermanager wordt een aantal bevoegdheden voorbehouden aan de secretaris en directeur.
In een aantal artikelen van de Gemeentewet (bijvoorbeeld 103, 104, 59a) wordt een aantal taken aan de gemeentesecretaris opgedragen. Dit lid is opgenomen om er geen misverstand over te laten bestaan dat de bevoegdheid die uit die taken voortvloeien niet onder het mandaat vallen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de bevoegdheid om stukken die van het college uitgaan mede te ondertekenen.
In het tweede lid wordt de koppeling gelegd tussen de gemandateerde bevoegdheden en de bevoegdheden van de verschillende clustermanagers. Het mandaat van een clustermanager geldt voor die aangelegenheden waar hij als clustermanager voor verantwoordelijk is.
Bevoegdheden van de clustermanager kunnen worden gemandateerd aan de medewerkers met die uitzondering dat de bevoegdheden zoals genoemd in bijlage 3 voorbehouden blijven aan de clustermanager en dus niet verder doorgemandateerd mogen worden aan medewerkers. De clustermanager legt het ondermandaat schriftelijk vast, dit wordt op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt.
Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval de secretaris en de clustermanager) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in artikel 2 tweede lid ook toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris en de clustermanager beslist dat hij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat hij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder hem ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en hij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd. Een dergelijk besluit zal op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig.
Artikel 5 Algemene uitzondering van mandaat
Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, voorschriften, verordeningen, raadsbesluiten, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, etc. in acht te worden genomen. Ten aanzien van bevoegdheden die ten laste van de gemeente financiële gevolgen hebben geldt bovendien dat hierin in de begroting van de gemeente moet zijn voorzien.
Uitgangspunt bij mandaat behoort te zijn dat het zaken betreft waaraan praktisch geen beleidsconsequenties zijn verbonden. Hierbij kunnen we denken aan gebonden beschikkingen, routinebesluiten en besluiten op basis van bekend gemaakt beleid. In bepaalde gevallen zal het bevoegde bestuursorgaan een terugkoppeling wensen alvorens er gebruik wordt gemaakt van de gemandateerde bevoegdheid. In het mandaatbesluit is een aantal begrenzingen opgesteld t.a.v. het gebruik van gemandateerde bevoegdheden.
Op grond van dit artikel kan bijvoorbeeld een portefeuillehouder beslissen dat een aangelegenheid door het college moet worden afgedaan. Dat impliceert dat gevoelige kwesties tijdig aan de portefeuillehouder moeten worden voorgelegd.
In grote lijnen betekent dat in de in dit artikel genoemde gevallen de verplichting bestaat de aangelegenheid te bespreken met een bestuurder, alvorens gebruik te maken van het mandaat. De criteria zijn niet allemaal even hard. Van de betrokken medewerker mag worden verwacht dat deze dergelijke begrippen op hun juiste waarde weet te schatten en daar op zorgvuldige wijze mee kan omgaan.
Als de mandaatgever na terugkoppeling heeft aangegeven zelf te willen beslissen, maakt de mandaathouder geen gebruik van zijn mandaat.
In artikel 10:11 Awb wordt ook de figuur van “ondertekeningsmandaat” genoemd. Dit betreft echter geen mandaat in de zin van het nemen van een besluit, maar ziet slechts op de administratieve handeling van het ondertekenen van een besluit, dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Binnen de gemeentelijke praktijk wordt niet of nauwelijks gebruik gemaakt van ondertekeningsmandaten. Degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen is hiermee tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen.
Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen.
Artikel 8 Vervanging mandaathouder
In lid 1 en 2 wordt de onderlinge vervanging van functionarissen geregeld. Dat gebeurt op basis van horizontale vervanging. Functionarissen van gelijk niveau kunnen elkaar vervangen.
Indien de gemeentesecretaris afwezig is, dan wordt deze vervangen door de door het college aangewezen functionaris.
Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijke handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook privaatrechtelijk en feitelijk handelen.
Artikel 10 Mandaat aan externen
Het verlenen van mandaat aan personen, niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college en burgemeester, blijft voorbehouden aan het verantwoordelijk bestuursorgaan.
Op het moment van besluitvorming over de mandaatregeling zijn de besluiten van de clustermanagers tot ondermandaat nog niet gereed. Omwille van praktische overwegingen blijft daarom het mandaatbesluit (laatst gewijzigd in 2019) nog van kracht, omdat anders medewerkers geen bevoegdheden zouden hebben en alle besluiten door clustermanagers, gemeentesecretaris/directeur of bestuursorgaan genomen zouden moeten worden.