Financiële verordening gemeente Hoorn 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• •

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie voor het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• •

  Financiële beheershandelingen: handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening moeten worden verantwoord.

• •

  Overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

• •

  Rechtmatigheidscriteria:

• •

  Voorwaardencriterium: het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de eisen en voorwaarden die worden gesteld aan de uitvoering van financiële beheershandelingen. Deze eisen en voorwaarden zijn afkomstig uit wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• •

  Begrotingscriterium: het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• •

  Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium: het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• •

  Rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Vaststelling Programma-indeling en paragrafen

• 1.

  De raad stelt een programma-indeling en eventuele aanvullende paragrafen vast.

• 2.

  De indeling van de programma’s en beleidsvelden kan bij aanvang van een nieuwe raadsperiode worden herzien.

Artikel 3 Inrichting begroting

• 1.

  In de begroting worden in ieder geval onder elk van de programma's de lasten en baten gegeven.

• 2.

  In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 100.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 4 Inrichting jaarstukken

• 1.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de jaarrekening wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het investeringskrediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 2.

  Bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten gegeven.

• 3.

  In het overzicht van de gerealiseerde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 100.000 afzonderlijk gespecificeerd.

• 4.

  In de jaarrekening worden individuele afwijkingen tussen begroting en rekening toegelicht vanaf € 50.000.

Artikel 5 Kaders begroting en meerjarenraming

• 1.

  Het college stuurt uiterlijk in het eerste kwartaal van het jaar een bestuurlijke planning van de cyclusdocumenten ter kennisname aan de gemeenteraad.

• 2.

  Het college biedt uiterlijk voor het zomerreces aan de raad een Kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de (financiële) kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 3.

  Van lid 2 kan worden afgeweken in een verkiezingsjaar. De kaders worden dan gelijktijdig met de begroting aangeboden.

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2.

  De raad stelt een regeling budgethouderschap vast, waarin:

• a.

  wordt beschreven wat de kaders zijn voor het vaststellen van de begroting (vastgelegd in wetgeving en mandaatbesluit).

• b.

  wordt vastgelegd wat de kaders zijn voor budgethouderschap en

• c.

  wordt vastgelegd wat de regels zijn voor het wijzigen van de begroting.

• 3.

  Voor het autoriseren van de investeringen zijn regels vastgelegd in de nota investerings- en afschrijvingsbeleid. Nieuwe niet budgetneutrale investeringen vanaf € 50.000 vereisen autorisatie op basis van een afzonderlijk raadsvoorstel. Nieuwe investeringen onder de € 50.000 kunnen worden geautoriseerd via een begrotingswijziging.

• 4.

  Van lid 3 kan in bepaalde situaties worden afgeweken. Deze situaties worden beschreven in de regeling budgethouderschap.

Artikel 7 Kadernota

• 1.

  Het college informeert de raad via de Kadernota over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar en geeft een vooruitzicht voor de volgende vier begrotingsjaren.

• 2.

  De Kadernota bevat - naast kaderstelling voor het komende begrotingsjaar - minimaal een uiteenzetting over de uitvoering en het bijstellen van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming.

Artikel 8 Najaarsbijstelling

• 1.

  Het college informeert de raad via de Najaarsbijstelling uiterlijk in december over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste negen maanden van het lopende boekjaar.

• 2.

  In de tussentijdse rapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van taakvelden, prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht.

Artikel 9 Jaarstukken

Voorafgaand aan het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Artikel 10 EMU-saldo

Als het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Artikel 11 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  De raad stelt hoe hij, in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3.

  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 250.000 nader toegelicht.

• 4.

  De rechtmatigheidscontrole door het college omvat de voorwaarden-, begrotings- en misbruik en oneigenlijk gebruik-criteria.

Artikel 12 Voorwaardencriterium

• 1.

  Het college biedt de raad jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit normenkader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

• 2.

  De rechtmatigheidscontrole door het college, op het voorwaardencriterium, beperkt zich tot de aspecten recht, hoogte en duur.

Artikel 13 Begrotingscriterium

• 1.

  Het college beoordeelt de begrotingsrechtmatigheid op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals opgenomen in artikel 6.

• 2.

  Het college beoordeelt bij investeringsprojecten de begrotingsrechtmatigheid op basis van het totaal geautoriseerde kredietbedrag over de gehele looptijd. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, is daarmee rechtmatig.

• 3.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a.

  Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

• b.

  Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

• c.

  De overschrijding is tussentijds geautoriseerd door de raad.

• 4.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden, maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 14 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 15 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Het college biedt de raad een nota Investerings- en afschrijvingsbeleid aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld. In deze nota staan de kaders voor de waardering en afschrijving van vaste activa en behandelt in ieder geval:

• a.

  de wijze waarop voorstellen voor investeringen worden aangeboden en geautoriseerd door de raad, in aanvulling op wat in deze verordening is vastgelegd;

• b.

  de gebruiksduur per categorie kapitaalgoederen ofwel de afschrijvingstermijn;

• c.

  het moment van starten met afschrijven;

• d.

  de afschrijvingsmethode en afschrijvingstermijn per categorie;

• e.

  de componentenbenadering;

• f.

  restwaarde;

• 2.

  Het college biedt de raad jaarlijks een meerjareninvesteringsplan aan als bijlage bij de begroting, waarbij inzicht wordt verschaft in de geplande investeringen en de daarmee gepaard gaande kapitaallasten voor de komende meerjarenperiode.

Artikel 16 Dubieuze debiteuren

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 17 Reserves en voorzieningen

• 1.

  De raad stelt eens in de vier jaar een geactualiseerde nota Reserves en voorzieningen vast. Deze nota bevat in ieder geval:

• a.

  de vorming, looptijd, maximale hoogte en besteding van reserves;

• b.

  de vorming, looptijd, maximale hoogte en besteding van voorzieningen.

• c.

  bij welke specifiek benoemde beleidsvelden het verschil tussen het geraamde saldo van baten en lasten en het gerealiseerde saldo van baten en lasten mogen worden verrekend met een daartoe in het leven geroepen reserve.

• 2.

  De reserves worden jaarlijks bij de jaarrekening getoetst en in de eerstvolgende kadernota aangepast.

Artikel 18 Kostprijsberekening

• 1.

  Het college stelt een nota Kostentoerekening vast waarin de wijze van de kostprijsberekening uiteengezet wordt.

• 2.

  Ieder jaar wordt in de begroting beschreven hoe het rente omslagpercentage wordt berekend.

• 3.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

Artikel 19 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten en werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht.

• 3.

  Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen.

• 4.

  Bij afwijking van het eerste, tweede of derde lid vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteiten wordt gemotiveerd.

• 5.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in het vorige lid zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en er sprake is van een van de uitzonderingen zoals genoemd in artikel 25h van de Mededingingswet.

Artikel 20 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college zorgt voor jaarlijks geactualiseerde verordeningen voor de hoogte van belastingen, rechten, heffingen en prijzen.

• 2.

  Deze verordeningen worden vastgesteld door de raad.

Artikel 21 Financieringsfunctie

De raad stelt de Nota uitvoeringsregels, garantie en lening en het Treasurystatuut vast. De Nota uitvoeringsregels, garantie en lening en het Treasurystatuut stellen onder andere de kaders voor de uitvoering van de financieringsfunctie vast met betrekking tot:

• 1.

  het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

• 2.

  het beheersen van alle risico’s verbonden aan de financieringsfunctie;

• 3.

  het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen

• 4.

  het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

• 5.

  het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 6.

  verstrekken van leningen en/of garanties en het aangaan van financiële participaties.

Artikel 22 Paragrafen

• 1.

  In de begroting en het jaarverslag worden in ieder geval aan de wettelijke bepalingen voor de paragrafen voldaan. Daarnaast kan de raad aanvullende bepalingen of paragrafen vaststellen

• 2.

  De begroting en jaarstukken bevatten in ieder geval de verplichte paragrafen en de paragraaf algemene uitkering.

• 3.

  Aanvullend op lid 2 bevatten de jaarstukken ook de paragraaf interbestuurlijk toezicht, het jaarverslag integriteitsbeleid en de openbaarheidsparagraaf van de wet open overheid.

Artikel 23 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college biedt de raad ten minste eens in de 6 jaar een onderhoudsplan openbare ruimte aan. Het onderhoudsplan openbare ruimte geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. De raad stelt het onderhoudsplan openbare ruimte vast.

• 2.

  Het college biedt de raad ten minste eens in de 6 jaar een rioleringsplan aan. Het rioleringsplan geeft het kader weer voor het beheer van het watersysteem, waaronder het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud. De raad stelt het rioleringsplan vast.

• 3.

  Het college biedt de raad ten minste eens in de 6 jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het onderhoudsplan gebouwen bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het onderhoudsplan gebouwen vast.

Artikel 24 Grondbeleid

Het college biedt de raad periodiek een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota grondbeleid vast.

Artikel 25 Financiële organisatie

Het college zorgt ervoor dat:

• 1.

  er een eenduidige indeling is van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen;

• 2.

  er een adequate scheiding is van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• 3.

  mandaten en volmachten zijn verleend voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4.

  er interne regels zijn voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5.

  er afspraken zijn gemaakt met de organisatie over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• 6.

  er beleid en interne regels zijn voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• 7.

  er beleid en interne regels zijn voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• 8.

  er beleid en interne regels zijn voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• 9.

  de gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten worden verzameld en vastgelegd zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 26 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval zorgt voor:

• 1.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de organisatieonderdelen;

• 2.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, et cetera;

• 3.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• 5.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• 6.

  het afleggen van verantwoording door het college aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 27 Interne controle

• 1.

  De raad stelt een controleprotocol vast. Hierin staan de kaders voor interne beheersing.

• 2.

  Het college stelt regels vast voor informatieveiligheid en privacy.

• 3.

  Het college zorgt voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het college de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 4.

  Het college zorgt voor een systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente, zoals de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden, de vorderingen van crediteuren, informatieveiligheid, privacy, registergoederen en bedrijfsmiddelen.

• 5.

  Bij afwijkingen (in de registratie) neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 28 Hardheidsclausules

• 1.

  Het is voorbehouden aan het college om in bepaalde gevallen, gemotiveerd, interne regelgeving buiten toepassing te laten of daarvan af te wijken voor zover:

• a.

  toepassing daarvan jegens derden, door bijzondere omstandigheden naar het oordeel van het college onbillijk of onredelijk uitwerkt;

• b.

  het door bijzondere en/of zwaarwegende omstandigheden, naar het oordeel van het college, niet realistisch is te voldoen aan de desbetreffende bepaling.

• 2.

  In die gevallen waarbij hardheidsclausules worden toegepast, wordt melding gemaakt aan de raad.

Artikel 29 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële Verordening gemeente Hoorn 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 30 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Hoorn 2023.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van

Hoorn, 14 december 2023

de griffier, de voorzitter,

Bekendmaking:

• •

  door opname in het Gemeenteblad