| Organisatie | Noordoostpolder |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Controleprotocol van de gemeente Noordoostpolder 2023 |
| Citeertitel | Controleprotocol van de gemeente Noordoostpolder 2023 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-12-2023 | nieuwe regeling | 11-12-2023 |
De raad van de gemeente Noordoostpolder heeft aan de accountant de opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Noordoostpolder uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de raad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controleprotocol plaatsvindt.
Object van controle is de jaarrekening van het boekjaar 2023 en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder.
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente. Mede vanwege de ontwikkelingen rondom de rechtmatigheidsverantwoording wordt jaarlijks het controleprotocol aan de raad voorgesteld om vast te laten stellen.
Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft dit controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen.
Daarnaast is in dit controleprotocol ook het normenkader opgenomen hetgeen van belang is voor de interne beoordeling van de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en zal tevens door de accountant worden gehanteerd in zijn getrouwheidscontrole van de jaarrekening.
De Gemeentewet (GW), art. 213, schrijft voor dat de raad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de raad nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.
3. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)
Zoals in artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:
Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, zesde lid van de Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden (verder BADO)) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het BADO dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”.
4. Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties
Goedkeuringstolerantie (accountant)
De accountant volgt de voorgeschreven toleranties conform de BADO-notitie. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen met een belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie (ook wel bekend als materialiteit). De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.
Informatie is materieel of heeft een materieel belang, als deze informatie invloed kan hebben op de besluitvorming van de gebruiker van die informatie. Materialiteit is direct gekoppeld aan de gebruikers en het doel van de verstrekte informatie. Gebruikers zijn bijvoorbeeld raadsleden. De accountant gebruikt de materialiteit voor:
Voor controlejaar 2023 worden de goedkeuringstoleranties vastgesteld, zoals opgenomen in onderstaande tabel. De raad houdt zich hiermee aan de minimumeisen zoals deze zijn opgenomen in BADO.
Op basis van de jaarrekening 2022 van de gemeente Noordoostpolder houden de genoemde percentages in dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 2.000.000 en een totaal van onzekerheden van circa € 6.000.000 de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet zullen aantasten.
Rapporteringstolerantie (accountant)
De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering door de accountant plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.
De rapporteringstolerantie wordt gesteld op 20% van de goedkeuringstolerantie van 1%.
In overeenstemming met artikel 5 van BADO gelden er in het kader van Single information Single audit (SiSa) afwijkende rapporteringstoleranties. De rapporteringstoleranties zijn afhankelijk van de financiële omvang van de specifieke uitkering en worden als volgt bepaald:
Bij de uitvoering van de rechtmatigheidswerkzaamheden die betrekking hebben op de specifieke uitkeringen zal aansluiting worden gezocht bij bovenstaande.
5. Verantwoordings- en rapporteringsgrens rechtmatigheids-verantwoording
Verantwoordingsgrens (college)
De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de gemeente. De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen, wordt door de gemeenteraad bepaald en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage. Voor de jaarrekening 2023 stelt de gemeenteraad de verantwoordingsgrens vast op 1%. Hierbij vindt aansluiting plaats bij de goedkeuringstolerantie van 1% die de accountant hanteert voor de controle van de jaarrekening met vertaling naar de controleverklaring.
Het college licht de onrechtmatigheden toe in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening als de geconstateerde onrechtmatigheden de rapporteringsgrens overschrijden. Deze rapporteringsgrens is gesteld op 20% van de verantwoordingsgrens. Hierbij vindt eveneens aansluiting plaats bij de rapporteringstolerantie die gesteld is voor de rapportering van de bevindingen door de accountant. Deze toelichting is alleen aan de orde als het totaal van de afwijkingen de verantwoordingsgrens hebben overschreden.
6. Rechtmatigheidsverantwoording
In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden 9 rechtmatigheidscriteria onderkend. De meeste hiervan gelden ook voor het getrouwheidsonderzoek. De volgende rechtmatigheidscriteria gelden specifiek voor de rechtmatigheidsverantwoording: het begrotingscriterium, het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium en het voorwaardencriterium. Nadere duiding van in het algemeen de rechtmatigheidsverantwoording en specifiek de genoemde criteria is opgenomen in de nota rechtmatigheidsverantwoording.
Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december voorafgaand aan het jaar waarop de rechtmatigheidsverantwoording betrekking heeft ter vaststelling het normenkader rechtmatigheid aan.
Tot 2023 kon het college het normenkader vaststellen. Vanaf 2023, het ingangsjaar van de rechtmatigheidsverantwoording, is het verplicht (zoals vastgelegd in de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV) dat de raad het normenkader vaststelt. Het normenkader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Dit kader is van belang voor de interne beoordeling van de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen en zal tevens door de accountant worden gehanteerd in zijn getrouwheidscontrole van de jaarrekening.
Als bijlage van dit controleprotocol is het normenkader 2023 opgenomen.
Het college verwerkt het normenkader in een toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.
In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Het toetsingskader is ingedeeld naar processen. Het college stelt het toetsingskader vast.