Financiële verordening Gemeente Kapelle

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• -

  administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• -

  afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie;

• -

  overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

• -

  rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van burgemeester en wethouders waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op basis van de door burgemeester en wethouders aan de programma's toegewezen taakvelden de verdeling van de programma's in onderdelen vast.

• 3.

  De raad kan per programma naast de verplichte beleidsindicatoren, relevante (beleids)indicatoren vaststellen.

• 4.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 lnrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting worden onder elk programma, onder het overzicht van algemene dekkingsmiddelen, onder het overzicht van overhead en onder het bedrag voor de heffing van de vennootschapsbelasting naast het saldo van baten en lasten de mutaties in de reserves weergegeven.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het te autoriseren investeringsbudget weergegeven, waarbij voor de rioleringen en de wegen van een totaal investeringsbedrag wordt uitgegaan.

• 3.

  Bij het opstellen van de jaarrekening wordt aan de gemeenteraad gerapporteerd over de restant­ investeringsbudgetten en wordt aangegeven welke restant-investeringsbudgetten overgeheveld moeten worden naar het nieuwe begrotingsjaar, welke afgeboekt kunnen worden en welke restant­ investeringsbudgetten verhoogd moeten, met welk bedrag, de reden hiervan en de effecten voor de exploitatie.

Artikel 4 Kaders begroting

• 1.

  Voorafgaande aan de begroting neemt de raad kennis van de "Uitgangspunten voor de berekening van de budgetruimte".

• 2.

  De volgende uitgangspunten worden in ieder geval opgenomen:

  • -

    salarissen en sociale lasten;

  • -

    loon- en prijsstijgingen;

  • -

    inflatiepercentage voor subsidies, tarieven en belastingen;

  • -

    rente;

  • -

    VZG-richtlijn voor gemeenschappelijke regelingen;

  • -

    gemeentefonds.

Artikel 5 Autorisatie begroting, begrotingswijzigingen en investeringsbudgetten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma van het overzicht algemene dekkingsmiddelen, van het overzicht van de kosten van overhead en van het bedrag voor de heffing van de vennootschapsbelasting.

• 2.

  De investeringen worden bij het vaststellen van de begroting geautoriseerd en worden in het vaststellingsbesluit van de begroting expliciet benoemd. Bij de begrotingsbehandeling kan de raad aangeven van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip in de loop van het begrotingsjaar een apart voorstel voor autorisatie van het investeringsbudget wil ontvangen.

• 3.

  Voor een investering waarvan het investeringsbudget niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, leggen burgemeester en wethouders voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor het vaststellen van een investeringsbudget aan de raad voor.

• 4.

  Bij investeringen waarvan de dekking geheel of gedeeltelijk plaatsvindt uit een reserve, informeren burgemeester en wethouders de raad in het voorstel over de stand van zaken van de reserve.

• 5.

  Als een vastgesteld investeringsbudget binnen de aangegeven looptijd van 2 jaar niet heeft geleid tot een investering, vallen het investeringsbudget en de hiermee gemoeide exploitatielasten en/of exploitatiebaten vrij.

• 6.

  Een restantinvesteringsbudget vervalt 2 jaar na de eindoplevering.

• 7.

  Voor de budgetoverheveling naar het volgende begrotingsjaar worden in de tussentijdse rapportage de bedragen betreffende de baten en lasten gemotiveerd opgenomen die groter zijn dan € 15.000.

• 8.

  De raad stelt aan het begin van het nieuwe begrotingsjaar een begrotingswijziging vast waarin de overgehevelde bedragen uit het vorig begrotingsjaar zijn opgenomen, alsmede de over te hevelen investeringsbudgetten.

• 9.

  Burgemeester en wethouders voeren een activiteit, die meer exploitatielasten dan € 15.000 betekent pas uit, nadat de raad hierover een besluit heeft genomen, tenzij onvoorziene omstandigheden directe uitvoering noodzakelijk achten. Burgemeester en wethouders informeren de raad hierover.

• 10.

  Burgemeester en wethouders informeren de raad via nieuwsbrieven en/of besluitenlijsten over activiteiten die het bedrag van € 15.000 aan exploitatielasten niet overschrijden. De dekking van deze bedragen vindt plaats binnen het betreffende programma.

• 11.

  In de toelichting op het overzicht van baten en lasten van zowel de begroting als de jaarrekening worden de incidentele baten en lasten afzonderlijk per programma gespecificeerd indien een baat en/of een last meer bedraagt dan € 15.000. De posten lager dan dit bedrag worden in de exploitatie geboekt.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Burgemeester en wethouders informeren de raad door middel van tussentijdse rapportage(s) over de realisatie van de begroting.

• 2.

  De tussentijdse rapportage(s) bevat(ten) een uiteenzetting over de uitvoering en/of de bijstelling van het beleid incl. de investeringsbudgetten en een overzicht van de bijgestelde raming van:

  • a.

    de baten en lasten per programma en het saldo;

  • b.

    het overzicht van de geraamde algemene dekkingsmiddelen, de geraamde kosten van overhead en het geraamde bedrag van de heffing voor de vennootschapsbelasting;

  • c.

    het geraamde totaal saldo van baten en lasten, volgend uit de onderdelen a en b;

  • d.

    de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma en per overzicht;

  • e.

    het geraamde resultaat, volgend uit de onderdelen c en d.

Artikel 7 Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1.

  De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

• 2.

  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

Artikel 8 Voorwaardencriterium

• 1.

  Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2.

  Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks uiterlijk eind oktober ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 9 Begrotingscriterium

• 1.

  Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2.

  De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3.

  Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4.

  Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a.

    Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b.

    Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c.

    De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • d.

    Indien over- of onderschrijdingen op het programma lager zijn dan € 50.000.

• 5.

  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10 Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1.

  Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen;

• 2.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor en leggen vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

   

Artikel 11 Activering, waardering en afschrijving

• 1.

  Activering, waardering en afschrijving geschiedt zoals door de raad is vastgesteld in de Notitie activering, waardering en afschrijving vaste activa gemeente Kapelle.

• 2.

  Het bedrag waarboven vaste activa geactiveerd wordt, bedraagt € 25.000.

• 3.

  Vanaf het boekjaar volgend op het jaar waarin het kapitaalgoed gereed komt / verworven wordt, wordt gestart met de afschrijving.

Artikel 12 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden betrokken de bijdrage aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt uitgegaan van de volgende toerekening: ((Personeelslasten taakveld + inhuur derden taakveld)/ (totale personeelslasten alle taakvelden + inhuur derden alle taakvelden exclusief overhead)) x overhead= opslag taakveld.

• 4.

  Voor de inzet van materiele vaste activa worden naast de directe kosten, overheadkosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen. Het rentepercentage voor deze vergoeding wordt bij de behandeling van de begroting respectievelijk de jaarstukken vastgesteld.

   

Artikel 13 Lokale heffingen

Bij de berekening van de tarieven voor lokale heffingen wordt de methodiek voor de toerekening van overhead toegepast, zoals deze in artikel 12 lid 3 is opgenomen.

Artikel 14 Onderhoud kapitaalgoederen

De raad kan besluiten tot het instellen van een voorziening om de lasten groot onderhoud over meerdere begrotingsjaren te egaliseren.

Artikel 15 Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het BBV in ieder geval op:

• a.

  organisatiestructuur;

• b.

  formatie en inhuur;

• c.

  verzuimbeleid;

• d.

  opleidingen;

• e.

  informatiehuishouding.

• f.

  de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant; raad en college.

• g.

  een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• h.

  een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• i.

  rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of slechte documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• j.

  geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 16 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17 Financiële organisatie

Burgemeester en wethouders dragen in ieder geval zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

• h.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• i.

  het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 18 lnterne controle

• 1.

  Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in artikel 15 onder g. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2.

  Burgemeester en wethouders zorgen voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de administratie nemen burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

   

Artikel 19 lntrekking oude verordening

De Financiële verordening gemeente Kapelle, vastgesteld door de raad op 16 april 2019 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarstukken en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarop deze verordening van toepassing is.

Artikel 20 lnwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking in het gemeenteblad en is van toepassing op de begroting vanaf 2023.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening