CVDR70978_2Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuningnlregelingEde2018-12-11EdeEde Stad 19-12-2012Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuningGemeentewet, art. 33, 149gemeenteraadbestuur en recht2012-12-13De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2013-01-012018-12-12art. 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13724273Nadere regel uitgaven fractieondersteuningGeenVerordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuningDe raad van de gemeente Ede;gelezen het voorstel van het Presidium op 29 oktober 2012, kenmerk
724239;gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;besluit1. vast te stellen de bijgevoegde Wijzigingsverordening van de verordening
op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning;1:Ambtelijke bijstand11.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn.
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en
moties of andere bijstand.
2.De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt
door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de
griffier door een ambtenaar gegeven.3.Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op
informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de
secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.4.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend
door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de
gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de
griffie kan worden verleend verzoekt de griffier de secretaris één
of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo
spoedig mogelijk verlenen. Dit gebeurt in overleg met het college
van burgemeester en wethouders.21.Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier ambtelijke
bijstand tenzij:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand
betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c,
betreft.
2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het
eerste lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt
de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het
raadslid dat het verzoek heeft ingediend.3Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris
wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek
voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig
mogelijk over het verzoek. Desgewenst doet de burgemeester dit in
overleg met het college.41.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar
verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan
de secretaris.2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide
partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de
burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de
zaak.5Indien het college of leden van het college of de burgemeester als
bestuursorgaan informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand
of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks
tot het betrokken raadslid.2:Fractieondersteuning6In deze paragraaf wordt verstaan onder:
fractie: de gezamenlijke leden van de raad zoals bedoeld in
artikel 5 van het reglement van orde;
zittingsjaar: de tijdsperiode van 1mei tot 1mei van het volgend
jaar;
zittingsperiode: de tijdsperiode van 1 mei van het jaar waarin
de raad in een nieuwe samenstelling aantreedt tot 1 mei van het
vierde daarop volgende jaar.
71.De fracties ontvangen jaarlijks van de raad een financiële bijdrage
als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de
fractie. Een betaling op grond van dit artikel vindt plaats zonder
dat dit bij beschikking is vastgesteld.2.Deze bijdrage bestaat voor een fractie per zittingsjaar uit:
een vast bedrag van € 2.500,--;
een bedrag van € 700,-- voor ieder lid van de fractie.
3.Het bedrag van de onder b. bedoelde tegemoetkoming wordt berekend
naar het aantal leden dat elke fractie in de eerste vergadering van
de raad in een nieuw zittingsjaar telt, opengevallen en niet
vervulde plaatsen daarbij inbegrepen.81. Er is een commissie Financiële Controle, voorgezeten door de
plaatsvervangend voorzitter van de raad. Zij bestaat verder uit de
fractievoorzitters die stemrecht bezitten. Elke fractievoorzitter
wijst een lid van de raad aan, dat hem bij zijn afwezigheid in het
presidium vervangt. 2. De commissie Financiële Controle heeft tot taak de besteding van de
bijdrage voor fractieondersteuning te controleren en de hoogte van
de bijdrage vast te stellen.3. De commissie Financiële Controle brengt haar besluiten ter kennis
van de raad.4. De leden van de raad hebben inzage in stukken waarvoor de commissie
Financiële Controle geheimhouding heeft opgelegd.91.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken;2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen
verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan
ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen)
geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een
gespecificeerde, reële declaratie;
3.De commissie Financiële Controle kan nadere regels stellen over
uitgaven waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt.101.Indien tijdens een zittingsperiode van de gemeenteraad een of meer
leden van een fractie als zelfstandige fractie gaan optreden, heeft
deze nieuw gevormde fractie geen recht op de fractievergoeding als
bedoeld in artikel 7, lid 3, sub a. De leden behouden de in artikel
7, lid 3, sub b aan hun toegekende individuele geldelijke
tegemoetkoming.2.Indien tijdens een zittingsperiode van de gemeenteraad twee of meer
fracties als een fractie gaan optreden, wordt - na mededeling aan de
voorzitter van de raad - met de daardoor veranderde situatie voor de
berekening van de in artikel 7 lid 3 sub a bedoelde
fractievergoeding eerst rekening gehouden bij de aanvang van het
eerstvolgende nieuwe zittingsjaar.3.Indien een fractie/politieke partij wordt opgeheven of anderszins
ophoudt te bestaan, dan verzorgt de griffier de terugvordering van
de toegekende financiële bijdrage. Het bedrag wordt als volgt
berekend:
het bedrag naar rato berekend over de maand of de maanden
van het lopende zittingsjaar, volgende op de maand van het
opheffen of de beëindiging van het bestaan van de
fractie/politieke partij;
het resterende bedrag van de rekening waarop de
fractiebijdrage in de zittingsperiode is gestort.
De opgeheven fractie/politieke partij is ervoor verantwoordelijk dat
het terugstorten binnen één maand na het verzoek daartoe van de
griffier plaatsvindt.4.Indien een fractie na de verkiezingen terugkeert in de gemeenteraad
wordt het saldo van de rekening waarop de fractiebijdrage in de
vorige zittingsperiode is gestort afgeroomd tot een bedrag van €
5.000,--. De griffier dient hiertoe een verzoek in bij de desbetreffende
fractie. De desbetreffende fractie is ervoor verantwoordelijk dat het
terugstorten binnen één maand na het verzoek daartoe van de griffier
plaatsvindt.111.Elke fractie legt verantwoording af over de besteding van de
bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een
verslag. Alle benodigde informatie wordt binnen drie maanden na het
einde van een kalenderjaar aangeleverd bij de griffier. De
resultaten van de controle op deze verantwoording worden door de
griffier voorgelegd aan de commissie Financiële Controle.2. De raad kan tot terugvordering van de bijdrage voor
fractieonder-steuning overgaan, voor zover deze is besteed in strijd
met het bepaalde bij of krachtens deze verordening.12Het totale bedrag van de tegemoetkoming per fractie wordt aan het begin
van elk zittingsjaar uitgekeerd op een door elke fractie te bepalen
rekeningnummer, van welk nummer aan de voorzitter van de raad mededeling
wordt gedaan.13Titel 4.2 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de
financiële middelen die een fractie ontvangt. Er wordt geen verslag als
bedoeld in artikel 4:24 van de Awb opgemaakt.3:Slotbepalingen14Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend
op die van de vaststelling. 15Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand
en fractieondersteuning.Vastgesteld bij raadsbesluit van 27 februari 2003, nr. V.R. 2003/8.Gewijzigd vastgesteld bij raadsbesluit van 12 april 2007, nr. V.R.
2007/18-f.Gewijzigd vastgesteld bij raadsbesluit van 16 december 2010, nr. V.R.
2010/96.Laatstelijk gewijzigd vastgesteld bij raadsbesluit van 13 december 2012, nr.
V.R. 2012/97.De laatste wijziging treedt in werking op 1 januari 2013.Toelichting artikelsgewijsArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het
verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van
openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het
verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke
organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis
die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld
openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare
documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de
Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor
de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de
raadscommissies. Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan
van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het
college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de
ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen
zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de
ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van
posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering
van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. Als het gaat om bijstand als bedoeld onder c van lid 1 zal de praktijk aangeven
of het verzoek direct door de secretaris kan worden ingewilligd. Bij omvangrijke
bijstand zal de secretaris overleg plegen met het
college beslissen.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet
griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de
griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris
weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het
eerste lid, onderdeel a en b betreft. Artikelen 2 en 3 Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet
vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de
reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de
uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is
voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg
voert met de secretaris en de griffier (en desgewenst ook met het betrokken
raadslid en het college). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg
hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180
Gemeentewet).Artikel 4Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of
haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, wordt de
zaak aan de burgemeester voorgelegd.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren
met de secretaris.Artikel 5Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen
gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk
opereert van het college. Dit is een gevolg van de door de dualisering tot stand
gebrachte ontvlechting van posities. De mogelijkheid wordt dan ook geopend dat
een raadslid aangeeft dat de inhoud van de verleende bijstand geheim wordt
gehouden. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk
wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over de inhoud van het verzoek
van een raadslid is in het tweede lid bepaald dat collegeleden zich voor
informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend
ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke
behandeling.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de
reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot
de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet
goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop
aan te spreken.Artikel 7Lid 1Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte
van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten
worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. Lid 2De fractieondersteuning bestaat uit een vast en variabel deel. Het vaste deel
garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten
ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair
gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding
krijgen. Artikel 8Voorheen werd het toezicht op de bestedingen van de fracties uitgevoerd door het
presidium. De wens van het presidium om nadere regels te kunnen stellen over de
uitgaven waarvoor de bijdrage mag worden gebruikt noodzaakt tot oprichting van
een aparte bestuurscommissie waaraan deze raadsbevoegdheid kan worden
overgedragen. De fractievoorzitters hebben stemrecht in de commissie. De
plaatsvervangend voorzitter van de raad heeft dat niet, tenzij hij tevens
fractievoorzitter is.De werkwijze van de commissie vindt verder plaats op de wijze zoals bepaald door
de Gemeentewet. De verantwoording aan de raad is ingevuld door de verplichting
om de raad te informeren over genomen besluiten. Gelet op het beperkte
werkterrein van de commissie Financiële Controle is er niet voorzien in
aanvullend toezicht (naast de bevoegdheid van de raad tot schorsing en
vernietiging op basis van artikel 85 van de Gemeentewet). De commissie kan met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet geheimhouding opleggen. In
dergelijke stukken hebben raadsleden inzage, zodat ook voor geheime stukken de
verantwoording aan de raad is gewaarborgd.Artikel 9De fracties hebben vrijheidom keuzes te maken voor de inhoudelijke besteding van
de fractieondersteuning binnen de kaders van de verordening en de regels gesteld
door het presidium.Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan het
raadswerkzaamheden. Het is uitdrukkelijk uitgesloten dat:
met de fractiebijdrage verkiezingsactiviteiten worden gefinancierd;
raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt
in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage
voor fractieondersteuning.
Het presidium kan nadere regels stellen over de besteding van de
fractieondersteuning om duidelijk te maken welke kosten daaruit wel en niet
kunnen worden bestreden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van
gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het
vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in
de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen. Artikel 10Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderende
verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die ontstaan
tijdens de zittingsperiode geen vast bedrag ontvangen. Het bedrag per lid
ontvangen zij wel. De desbetreffende fractie is ervoor verantwoordelijk dat het terugstorten binnen
één maand na het verzoek daartoe van de griffier plaatsvindt. Artikel 11Lid 1Fracties verantwoorden jaarlijks de besteding van de fractiebijdrage over een
kalenderjaar. Bij de verantwoording wordt gebruik gemaakt van een uniform
formulier. Aan dit uniforme formulier worden door de fracties belegstukken voor
uitgaven boven € 100,-- toegevoegd. Om een goede verantwoording mogelijk te maken heeft elke fractie de beschikking
over één bankrekening waar de te ontvangen fractiebijdrage op wordt gestort en
betalingen ten laste hiervan worden verricht.Lid 2Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval
een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven
worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet
kunnen worden onderbouwd of wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig
wordt ingediend. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van
terugvordering is stikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat
op grond van artikel 4:57 van de Awb. Aan een besluit tot terugvordering moet
altijd eerst een besluit tot (lagere) vaststelling of intrekking van de subsidie
voorafgaan.Artikel 13.Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van
een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Bij de invoering van het recht op
fractieondersteuning (amendement-De Cloe c.s.) is niet stilgestaan bij de
verhouding met de Awb. In veel gemeenten wordt echter inmiddels de
fractieondersteuning met toepassing van titel 4.2 Awb aangewend. Nu blijkt dat
dit een juiste wijze van handelen is. Wij hebben derhalve besloten in de
verordening een extra artikel toe te voegen, waarin het verkrijgen van
fractieondersteuning gelijk wordt gesteld aan het verkrijgen van subsidie. Naar zijn aard leent de bijdrage voor fractieondersteuning zich niet voor een
evaluatierapport als bedoeld in artikel 4:24 van de Awb. De doeltreffendheid en
effectiviteit van de subsidie vertaalt zich in het optreden van de fractie in de
raad. Het rapporteren over de kwaliteit van het optreden van een fractie zou een
dermate politiek karakter krijgen dat ervan wordt afgezien.